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So schützen Sie Dokumente und PDF-Dateien mit Besitzer- und Benutzerkennwörtern in LibreOffice

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Es gibt zwei Möglichkeiten, eine PDF-Datei zu schützen: ein Besitzerkennwort und ein Benutzerkennwort. Wir erläutern den jeweiligen Zweck und zeigen Ihnen, wie Sie sie auf Ihre PDF-Dateien anwenden können.

Das Besitzerkennwort oder das Berechtigungskennwort ermöglicht Ihnen diesWenden Sie Berechtigungen auf eine PDF-Datei an. Wenn Sie beispielsweise nicht zulassen möchten, dass eine PDF-Datei gedruckt oder Seiten extrahiert werden, können Sie auswählen, was Sie zulassen möchten, und ein Besitzerkennwort nicht zulassen und auf die PDF-Datei anwenden. Das Besitzerkennwort kann auch als Master-Kennwort bezeichnet werden. Hiermit können Sie diese Berechtigungen ändern.

Mit dem Benutzer- oder Öffnungskennwort können Sie festlegen, dass der Benutzer ein Kennwort eingeben muss, um die PDF-Datei anzeigen zu können. Wenn sie nicht das richtige Passwort eingeben, wird die PDF-Datei nicht geöffnet.

Es gibt verschiedene Online-Dienste zum SchutzPDF-Dateien, z. B. PDFProtect, aber wenn Sie einem vertraulichen Dokument ein Kennwort hinzufügen möchten, können Sie es möglicherweise nicht problemlos zu einem Dienst hochladen, den Sie nicht kennen. Daher konzentrieren wir uns in diesem Handbuch auf die beste Offline-Option.

VERBUNDEN: Kennwortschutz für Dokumente und PDFs mit Microsoft Office

Wir haben erläutert, wie Sie ein passwortgeschütztes Passwort erstellenPDF-Datei in Microsoft Word, aber das fügt nur ein Benutzerkennwort. Es gibt keine Möglichkeit, ein Besitzerkennwort hinzuzufügen. Wir haben einige Nachforschungen angestellt und festgestellt, dass die kostenlose Office-Suite LibreOffice die beste Option zum Offline-Schutz Ihrer PDF-Dateien ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein Microsoft Word- oder LibreOffice Writer-Dokument mit einem Kennwort schützen und aus einem Dokument eine kennwortgeschützte PDF-Datei erstellen.

HINWEIS: In unserem Beispiel wird eine Word-Datei verwendet, aber Sie können dasselbe mit LibreOffice Writer-Dokumenten (ODT-Dateien) tun. Sie können PDF-Dateien auch in LibreOffice öffnen. Sie werden in LibreOffice Draw geöffnet, auch wenn Sie sich in Writer, Calc oder Impress befinden. Das Verfahren zum Kennwortschutz in Draw ist jedoch dasselbe wie in den anderen LibreOffice-Programmen Passwortgeschützte PDF-Datei “weiter unten. Sie würden eine ungeschützte PDF-Datei in eine kennwortgeschützte konvertieren.

Hinzufügen von Öffnungs- und Berechtigungskennwörtern zu einem Dokument

Laden Sie LibreOffice und herunter, bevor Sie beginnenInstallieren Sie es oder laden Sie die portable Version herunter, wenn Sie LibreOffice nicht installieren möchten. Öffnen Sie LibreOffice Writer und öffnen Sie dann eine Word-Datei. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil auf der Schaltfläche "Speichern" in der Symbolleiste und wählen Sie "Speichern unter" aus dem Dropdown-Menü.

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Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu Ihrer Positionmöchte das geschützte Dokument speichern. In unserem Beispiel ersetzen wir das Originaldokument. Wenn Sie das geschützte Dokument als neue Datei speichern möchten, geben Sie im Feld „Dateiname“ einen anderen Namen für die Datei ein. Um das Dokument mit einem Kennwort zu schützen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Mit Kennwort speichern". Klicken Sie dann auf "Speichern".

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Wenn Sie die Originaldatei ersetzen, wird das Dialogfeld Speichern unter bestätigen angezeigt. Klicken Sie auf "Ja", um die Datei zu ersetzen.

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Im Dialogfeld Kennwort festlegen können Sie angebenzwei Arten von Passwörtern, genau wie die Benutzer- und Besitzerkennwörter für PDF-Dateien. Geben Sie ein Kennwort in das Feld "Kennwort zum Öffnen eingeben" und in das Feld "Kennwort bestätigen" unter "Dateiverschlüsselungskennwort" ein, damit der Benutzer ein Kennwort eingeben muss, um das Dokument anzuzeigen (z. B. das Benutzerkennwort). Wenn Sie das Dokument auch vor Bearbeitung schützen möchten (z. B. durch das Besitzerkennwort), klicken Sie in der Mitte des Dialogfelds auf „Optionen“ und geben Sie ein Kennwort in das Feld „Kennwort eingeben, um die Bearbeitung zuzulassen“ und in das Feld „Kennwort bestätigen“ unter ein Dateifreigabe-Passwort.

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HINWEIS: Das Kennwort für die Dateifreigabe funktioniert nur für LibreOffice Writer-Dokumente, nicht für Word-Dokumente. Wenn Sie das Kennwort für die Dateifreigabe verwenden möchten, speichern Sie Ihr Dokument als ODT-Datei. Dies ist die erste Option in der Dropdown-Liste "Dateityp" im Dialogfeld "Speichern unter" (siehe Abbildung oben).

Eingabe eines Passworts zum BearbeitenDas Dokument wird automatisch im schreibgeschützten Modus geöffnet. Wenn Sie die Datei standardmäßig im schreibgeschützten Modus ohne Kennwort öffnen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Datei schreibgeschützt öffnen" und lassen Sie die Kennwortfelder unter "Kennwort für Dateifreigabe" leer.

OK klicken".

Wenn Sie dem Dokument ein offenes Kennwort zugewiesen haben, werden Sie beim nächsten Öffnen der Datei aufgefordert, das offene Kennwort einzugeben.

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Wenn Ihre Datei ein LibreOffice Writer-Dokument ist (.odt) und Sie haben ein File-Sharing-Passwort vergeben, wird das Dokument schreibgeschützt geöffnet. Klicken Sie zum Bearbeiten des Dokuments in der gelben Leiste auf die Schaltfläche „Dokument bearbeiten“.

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Sie werden aufgefordert, das Kennwort für die Dateifreigabe einzugeben, um die Datei ändern zu können.

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So konvertieren Sie ein Dokument in eine kennwortgeschützte PDF-Datei

Sie können auch ein Word-Dokument oder einLibreOffice-Dokument in eine kennwortgeschützte PDF-Datei umwandeln und Benutzer- und Besitzerkennwörter darauf anwenden. Öffnen Sie dazu das Dokument und wählen Sie im Menü Datei den Befehl Als PDF exportieren.

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Klicken Sie im Dialogfeld PDF-Optionen auf die Registerkarte "Sicherheit".

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Unter "Dateiverschlüsselung und -berechtigung" befinden sich anfänglich "Kein offenes Kennwort festgelegt" (Benutzerkennwort) und "Kein Berechtigungskennwort festgelegt" (Besitzerkennwort). Klicken Sie zum Festlegen dieser Kennwörter auf "Kennwörter festlegen".

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Klicken Sie im Dialogfeld Kennwörter festlegen unter Festlegen auf ÖffnenGeben Sie das Benutzerpasswort zweimal ein, um die PDF-Datei anzuzeigen. Geben Sie unter Berechtigungskennwort festlegen das Besitzerkennwort ein, das verhindert, dass die PDF-Datei gedruckt, bearbeitet oder Inhalte daraus extrahiert werden. OK klicken".

HINWEIS: Sie müssen nicht beide Kennwörter verwenden, wir empfehlen jedoch, dies aus Sicherheitsgründen zu tun. Eine PDF-Datei mit nur einem der beiden angewendeten Kennwörter (eines davon) ist nicht so sicher wie eines mit beiden angewendeten Kennwörtern. Planet PDF erklärt, warum beim Sichern von PDF-Dateien zwei Kennwörter besser sind als eins.

04_set_passwords_dialog

Sie kehren zum Dialogfeld PDF-Optionen zurückDer Status der von Ihnen festgelegten Kennwörter wird unter der Schaltfläche "Kennwörter festlegen" angezeigt. Wenn Sie ein Berechtigungskennwort (Eigentümerkennwort) festgelegt haben, werden die Optionen auf der rechten Seite des Dialogfelds aktiviert. Wenn Sie nicht möchten, dass jemand das Dokument druckt oder Änderungen am Dokument vornimmt, wählen Sie unter "Drucken und Änderungen" die Option "Nicht zulässig". Wenn Sie nur die Art des Druckens und die möglichen Änderungen einschränken möchten, wählen Sie unter Drucken und Ändern eine andere Option aus. Wenn Sie nicht möchten, dass jemand Inhalte aus Ihrer PDF-Datei kopiert, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Kopieren von Inhalten aktivieren" deaktiviert ist. Aus Gründen der Barrierefreiheit empfiehlt es sich, das Kontrollkästchen "Textzugriff für Barrierefreiheits-Tools aktivieren" aktiviert zu lassen. Klicken Sie auf "Exportieren".

05_klicken_exportieren

Navigieren Sie im Dialogfeld "Exportieren" zu dem Ordner, in dem Sie die kennwortgeschützte PDF-Datei speichern möchten. Geben Sie einen Namen für die Datei in das Feld "Dateiname" ein und klicken Sie auf "Speichern".

06_export_dialog

Wenn Sie der PDF-Datei ein offenes (Benutzer-) Kennwort zugewiesen haben, werden Sie beim nächsten Öffnen nach diesem Kennwort gefragt.

07_eingabe_kennwort

In der Titelleiste wird rechts neben dem Dateinamen "(SICHER)" angezeigt, um anzuzeigen, dass es sich um eine verschlüsselte PDF-Datei handelt.

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Wenn Sie ein Berechtigungskennwort (Eigentümerkennwort) auf die PDF-Datei angewendet und das Drucken nicht zugelassen haben, wird die Option "Drucken" abgeblendet, wenn Sie auf die Registerkarte "Datei" klicken.

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Die Verfahren zum Hinzufügen von Öffnungs- und Berechtigungskennwörtern zu einem Dokument und zum Konvertieren eines Dokuments in eine kennwortgeschützte PDF-Datei sind auch in LibreOffice Calc, Impress und Draw identisch.