اعتقدت مايكروسوفت أنها كانت مفيدة عندماقاموا بإعداد إعلامات للبريد الإلكتروني الجديد. ومع ذلك ، فإن مجموعة كبيرة من الإخطارات يمكن أن تؤدي أيضًا إلى تعطيل قطار التفكير لديك. يمكنك إيقاف تشغيل الإشعارات تمامًا ، أو الأفضل من ذلك - يمكنك إعداد Outlook لإعلامك فقط برسائل البريد الإلكتروني المهمة.
كيفية إنشاء قاعدة بسيطة
ذات صلة: كيفية تعطيل إشعارات سطح المكتب في Outlook 2013
إذا كنت بحاجة إلى أن تكون مستجيبًا لبعض الأشخاص ،مثل العملاء أو رئيسك أو أفراد عائلتك ، يمكنك استخدام القواعد في Outlook لتلقي إعلامات حول رسائل معينة فقط. إليك كيفية إعداد قاعدة تعرض إشعارات البريد الإلكتروني فقط من مرسل معين.
أسهل طريقة لإعداد هذه القاعدة هي العثور علىالبريد الإلكتروني من هذا الشخص. على سبيل المثال ، سوف أضع قاعدة لإخطاري عندما أتلقى رسالة بريد إلكتروني من مديري ، لأن رسائل البريد الإلكتروني من رئيسك مهمة دائمًا ، أليس كذلك؟ لذا ، انقر بزر الماوس الأيمن على البريد الإلكتروني من رئيس تحرير How-To Geek ، Whitson Gordon ، وحدد "Rules" ثم "Create Rule" من القائمة المنبثقة.
في مربع الحوار "إنشاء قاعدة" ، حددالشروط التي تريد تلقي إعلامات حول البريد الإلكتروني الجديد عليها. أريد الحصول على إشعارات فورية حول رسائل البريد الإلكتروني التي أتلقاها من Whitson ، لذلك حدد خانة الاختيار الأولى.
أنا أيضا حدد خانة الاختيار "إرسال إلى" وجعلتأكد من تحديد اسمي من القائمة المنسدلة ، لذلك سأتلقى إعلامات حول رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من Whitson مباشرة إلي. إذا كنت لا تريد أن يتم إخطارك برسائل البريد الإلكتروني التي كنت فيها CC أو أحد المستلمين العدة ، فحدد "أنا فقط" من القائمة المنسدلة "إرسال إلى". انقر فوق "موافق" بمجرد تحديد اختياراتك.
يعرض مربع الحوار "Success" مع خيار"قم بتشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في المجلد الحالي". انقر فوق موافق". أريد معرفة رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في صندوق الوارد الخاص بي من Whitson ، لذلك حدد خانة الاختيار.
سيظهر مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" ،مطالبين بعمل فوري. لدي حاليًا بريد إلكتروني واحد فقط من Whitson في صندوق الوارد الخاص بي ، بحيث تكون الرسالة الوحيدة المدرجة في مربع الحوار هذا. ومع ذلك ، إذا كان هناك المزيد من رسائل البريد الإلكتروني من Whitson ، فسيتم سردها جميعًا هنا. إذا كنت ترغب في عرض بريد إلكتروني مباشرة من مربع الحوار هذا ، فحدد البريد الإلكتروني لعرضه وانقر فوق "فتح عنصر". انقر فوق "إغلاق" لإغلاق مربع الحوار.
يبقى مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" مفتوحًا حتى تقوم بالنقر فوق "إغلاق" ، حتى عند فتح رسالة بريد إلكتروني من مربع الحوار ثم إغلاق الرسالة.
كيفية إنشاء المزيد من القواعد المتقدمة
عند إنشاء القواعد ، يمكنك الاختيار من بينهاخيارات إضافية أكثر تحديدًا من الخيارات المتاحة في مربع الحوار "إنشاء قاعدة" الرئيسي. للقيام بذلك ، افتح مربع الحوار "إنشاء قاعدة" ، كما هو موضح سابقًا في هذه المقالة. ثم انقر فوق "خيارات متقدمة".
الشاشة الأولى في مربع الحوار "معالج القواعد"يعرض قائمة من الشروط التفصيلية للتحقق. حدد خانات الاختيار للشروط التي تريد التحقق من إشعارات البريد الإلكتروني. أرغب في تلقي إعلامات عندما أتلقى رسائل بريد إلكتروني من Whitson تم إرسالها إلي فقط ، لذلك حدد هذه الشروط.
النص المسطر الأزرق هو روابط تنقر عليهاحدد القيمة (القيم) التي تريد التحقق منها في هذه الحالة. بمجرد تحديد هذا الشرط ، انقر فوق الرابط الأزرق على هذا الشرط في مربع "الخطوة 2" لتحرير القيم.
بمجرد تحديد الشروط التي تريد التحقق منها ، انقر فوق "التالي".
الآن ، حدد خيارات للإشارة إلى ما يجب أن يكونيتم ذلك مع رسالة تتلقى يطابق الشروط المحددة. يمكنك القيام بأشياء مثل نقل الرسالة إلى مجلد معين ، أو إعادة توجيهها إلى شخص أو أكثر ، أو الرد باستخدام قالب ، أو وضع علامة عليها كمقروءة. أرغب في تلقي تنبيه سطح المكتب عندما أتلقى رسالة بريد إلكتروني من Whitson ، لذلك حدد الخيار الأخير في القائمة "عرض تنبيه سطح المكتب". بمجرد تحديد ما تريد القيام به مع الرسالة ، انقر فوق "التالي".
توفر الشاشة التالية خيارات للإعداداستثناءات من القاعدة ، مثل إذا كنت لا ترغب في الحصول على إشعار إذا كانت الرسالة دعوة إلى اجتماع أو تحديث. اختر أي استثناءات تريد تطبيقها على القاعدة الخاصة بك وانقر فوق "التالي". لا أريد أي استثناءات ، لذلك أنا فقط انقر فوق "التالي" لتخطي هذه الشاشة.
تسمح لك الشاشة الأخيرة بتحديد اسمالقاعدة ، وإعداد بعض خيارات القاعدة ، بما في ذلك خيار "تشغيل هذه القاعدة" على الفور. إذا كنت تريد تشغيل القاعدة فورًا على الرسائل الموجودة بالفعل في البريد الوارد ، فحدد "تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في" البريد الوارد "".
راجع وصف القاعدة ضمن "الخطوة 3" وانقر على "إنهاء" عند الانتهاء.
الآن ، عندما أتلقى رسالة بريد إلكتروني من ويتسن ، أيعرض تنبيه سطح المكتب على سطح مكتب Windows. لاحظ أن هذا يختلف عن مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" - بدلاً من ذلك ، إنه إخطار أصلي لـ Windows. إذا كنت تفضل نمط الإخطار هذا ، فسيتعين عليك الانتقال إلى "الخيارات المتقدمة" لكل قاعدة تنشئها ".
كيفية تعديل القواعد الخاصة بك
تعديل ، حذف ، أو حتى تحول مؤقتقبالة القواعد الخاصة بك هو سهل. أريد تعديل القاعدة لعرض مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" بدلاً من "تنبيه سطح المكتب". للقيام بذلك ، انقر فوق علامة التبويب "الصفحة الرئيسية".
انقر على زر "القواعد" في قسم "نقل" وحدد "إدارة القواعد والتنبيهات" من القائمة المنسدلة.
يعرض مربع الحوار "القواعد والتنبيهات". في علامة التبويب "قواعد البريد الإلكتروني" ، انقر فوق "تغيير القاعدة" وحدد "تحرير إعدادات القاعدة" من القائمة المنسدلة.
كما نوقش في وقت سابق ، الشاشة الأولى لليعرض "معالج القواعد" قائمة بالشروط التي يمكنك التحقق منها على رسائل البريد الإلكتروني الواردة. يتم عرض التحديدات التي قمت بها عند إعداد القاعدة لأول مرة في أعلى القائمة ، بينما يتم عرض الوصف مع الإعدادات الحالية في المربع الموجود تحت "الخطوة 2". لا أريد تغيير الشروط ، لذلك انقر فوق "التالي". إذا كنت ترغب في تغيير الشروط على القاعدة الخاصة بك ، قم بإجراء التغييرات الخاصة بك ثم انقر فوق "التالي".
على الشاشة سرد الإجراءات التي يجب اتخاذهارسائل البريد الإلكتروني الواردة (حسب الظروف) ، أقوم بتعطيل خيار "عرض تنبيه سطح المكتب" ، والذي يتم عرضه في أعلى القائمة ، ثم انقر فوق "التالي".
لنفترض أنك تريد عرض المزيدمربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" في وجهك بدلاً من ذلك. قم بالتمرير لأسفل إلى أسفل قائمة الإجراءات وحدد خانة الاختيار "عرض رسالة محددة في نافذة" تنبيه عنصر جديد "". لتخصيص الرسالة التي يتم عرضها في مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" ، انقر فوق الارتباط "رسالة محددة" في المربع ضمن "الخطوة 2".
في مربع الحوار "Message Alert" ، أدخل رسالة لعرضها في مربع الحوار "New Mail Alerts" وانقر على "OK".
إذا كنت ترغب في إضافة أو إزالة أي استثناءات ،انقر فوق "التالي" للوصول إلى قائمة الاستثناءات وإجراء تغييراتك. لتغيير اسم القاعدة أو تغيير الخيارات الأخرى على الشاشة الأخيرة من "معالج القواعد" ، انقر فوق "التالي" مرة أخرى على شاشة الاستثناءات. لا أريد تغيير أي شيء آخر ، لذلك انقر فوق "إنهاء" على شاشة الإجراءات لقبول التغييرات وإغلاق "معالج القواعد".
عدت إلى مربع الحوار "القواعد والتنبيهات". انقر فوق "موافق" لإغلاقه. لتشغيل القاعدة فورًا ، انقر فوق "تشغيل القواعد الآن" أعلى علامة التبويب "قواعد البريد الإلكتروني".
في مربع الحوار "تشغيل القواعد الآن" ، في مربع "تحديد قواعد للتشغيل" ، حدد خانة الاختيار للقاعدة التي تريد تشغيلها وانقر فوق "تشغيل الآن".
ملحوظة: بمجرد تشغيل القاعدة ، لا يتم إغلاق مربع الحوار "تشغيل القواعد الآن" تلقائيًا. يجب عليك النقر فوق "إغلاق" لإغلاقه. لا يتم إغلاق مربع الحوار "القواعد والتنبيهات" تلقائيًا أيضًا ، لذلك انقر فوق "موافق" لإغلاقه.
يتم عرض مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" مع ظهور الرسالة المخصصة في الأعلى.
توفر ميزة القواعد في Outlook الكثيرخيارات لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تلقائيا. يمكنك نقل رسائل محددة إلى مجلدات محددة ، أو تنفيذ إجراءات على رسائل البريد الإلكتروني بنص معين في سطر الموضوع ، أو حتى حذف الرسائل تلقائيًا وفقًا لشروط معينة. قد تبدو قواعد Outlook غامرة في البداية بسبب كل الخيارات المتاحة. ومع ذلك ، إذا كنت تعرف كيف تريد إدارة رسائل بريد إلكتروني معينة ، فليس من الصعب عليك إنشاء وإدارة قواعدك الخاصة.
