Ако използвате електронните таблици на Excel за събиране на данни от други хора, но откриете, че те често попълват внимателно планираните ви клетки с грешен вид информация, проверката на данните може да помогне.
Този инструмент ви позволява да ограничите конкретни клетки допозволяват само правилно форматирани данни. Ако някой въведе нещо, което не би трябвало да е там - например „обяд на летището“, вместо „15,68 долара“ в отчет за разходите - Excel отхвърля данните, докато не го оправят. Мислете за това като за пасивно-агресивен начин, за да сте сигурни, че хората не ви губят времето.
Като пример, ето основният отчет за разходитеработен лист за How-To Geek. Нека да кажем, че искаме да сме сигурни, че хората само въвеждат числови стойности, които са форматирани като валута (т.е. някои цифри, последвани от десетична запетая, последвани от още две цифри) в определени клетки.
Първо изберете всички клетки, които искате да ограничите.
Преминете към раздела „Данни“ на лентата ислед това щракнете върху бутона „Валидиране на данни“. Ако прозорецът ви не е в пълен размер и не виждате етикетите, това е иконата с две хоризонтални кутии, зелена отметка и червен кръстосан кръг.
В прозореца за валидиране на данни в „Настройки“щракнете върху падащото меню „Разрешаване“. Тук можете да зададете конкретен тип вход, който да позволява вашите избрани клетки. За нашия отчет за разходите ще настояваме потребителите да въведат число с две десетични стойности, така че ще изберем опцията „Десетични“. Можете също да изберете други критерии, като например да се уверите, че клетката съдържа текст, час или дата, текст с определена дължина или дори ваше собствено валидиране.
Какъвто и тип данни да изберете в „Разреши“падащото меню променя опциите, достъпни за вас в останалата част на раздела „Настройки“. Тъй като искаме числова стойност, съответстваща на валутата, задаваме падащото меню „Данни“ на настройката „между“. Тогава ние конфигурираме минимална стойност 0,00 и максимална стойност 10000,00, което е много повече от достатъчно, за да покрием нашите нужди.
За да го тестваме, щракнете върху „OK“, за да приложитенастройки за валидиране и след това опитайте да въведете неправилна стойност. Например, ако напишем „палачинки“ за стойността на закуската вместо цената на яденето, ще получите съобщение за грешка.
Въпреки че това ограничава хората да въвеждат само правилния тип данни, той не им дава обратна информация за това какъв тип данни са необходими. Така че, нека да настроим и това
Върнете се обратно към прозореца за валидиране на данни (Данни>Проверка на данни върху лентата). Тук имате две опции (и можете да използвате и двете, ако искате). Можете да използвате раздела „Съобщение за въвеждане“, за да имате изскачащ съвет с инструменти, който да показва на хората типа на данните, които искате, всеки път, когато изберат клетка, за която е включена проверка на данните. Можете също да използвате раздела „Error Alert“, за да персонализирате грешката, която виждат, когато въвеждат грешен тип данни.
Да преминем към раздела „Въвеждане на съобщение“на първо място. Тук се уверете, че е включена опцията „Покажи входно съобщение, когато е избрана клетката“. След това, дайте подсказка за въвеждане на заглавие и текст. Както можете да видите по-долу, само с щракване в една от клетките се появява съобщението, което позволява на хората да знаят какво се очаква.
В раздела „Предупреждение за грешка“ можете да персонализиратесъобщение за грешка хората виждат, когато въвеждат грешен тип данни. Уверете се, че опцията „Показване на сигнал за грешка след въвеждане на невалидни данни“ е включена. Изберете стил за съобщението си за грешка от падащото меню „Стил“. Можете да преминете със стоп (червеният кръг с X), предупреждение (жълт триъгълник с удивителен знак) или информация (син кръг с малка буква "i"), в зависимост от това колко силно искате съобщението да се натъкне.
Въведете заглавие на вашето съобщение, самия текст на съобщението и натиснете „OK“, за да завършите.
Сега, ако някой се опита да въведе неправилни данни, това съобщение за грешка е малко по-полезно (или саркастично, ако предпочитате).
Това е малко допълнителна настройка на данните за кракатавалидиране, но това може да ви спести много време по-късно, ако използвате електронни таблици за събиране на данни от други хора. Дори е полезно за предотвратяване на вашите собствени грешки. И това е двойно вярно, ако сте задали формули или всякакъв вид задачи за автоматизация, които разчитат на тези данни.
