Никога не е лоша идея да премахнете личното сиинформация от файл, преди да го споделите. Офисните приложения могат да съхраняват лична информация във всеки създаден от вас файл, което означава, че всеки, който получи този файл, ще разполага с вашата информация. Ето как да го премахнете.
Запазете копие на файла си
Първо най-важното; ако планирате да премахнете някое отвашата лична информация от файл, може да не успеете да възстановите данните, след като са изчезнали. Имайки това предвид, че е добра идея да имате архивен файл под ръка. Освен че имате копие на оригиналния си документ, не забравяйте да му дадете различимо име, така че да знаете кой файл е кой.
Например, може да имате слайдшоу, което виепредставени на търговска конференция. След конференцията може да се наложи да изпратите тази презентация на вашите клиенти. В този случай бихте искали да направите копие на оригиналния файл и след това да премахнете личната си информация от копието на клиента. Освен това бихте искали да сте сигурни, че не изпратите грешно копие, така че дайте ясно име!
След като запазите копие на файла си, отворете го и премахнете информацията си.
Проверете вашата презентация за премахване на лична информация
След като отворите копието на файла, който стекато искате да премахнете вашата информация от, изберете раздела „Файл“. След като бъдете избрани, автоматично ще бъдете в подраздела „Информация“. Тук кликнете върху бутона „Проверка за проблеми“.
Изберете „Проверка на документ“ от менюто, което се показва.
След като бъде избран, ще се появи прозорецът „Инспектор на документи“. Кажете на PowerPoint кои видове съдържание искате да проверите, като поставите отметка в квадратчето до всяка опция.
След като сте готови, кликнете върху „Проверка“.
Ще се появят резултатите от проверката. Ако видите зелена отметка до секция, не са намерени елементи и не са необходими допълнителни действия. Ако обаче видите червен удивителен знак, това означава, че в тази секция е намерена информация. Прегледайте го, след това изберете „Премахване на всички“ от всяка група, която съдържа чувствителна информация.
Сега ще получите съобщение, което ви уведомяваинформацията бе успешно премахната. Като добра практика, прегледайте документа отново, за да сте сигурни, че всички данни са били премахнати. Продължете и щракнете върху „Reinspect.“
Той ще премине отново през процеса на проверка. Ако пропусна нещо, това ще ви уведоми. По време на нашето преразглеждане всичко е проверено. Въпреки това се случват грешки и технологията не е перфектна. Това допълнително подсилва защо винаги е добре да проверите и проверите отново, преди да изпратите нещо, особено що се отнася до личните ви данни.
Накрая запазете файла си. Може да забележите, че размерът на файла на PowerPoint е намален. Това е чудесно, тъй като не винаги е възможно да се изпращат изключително големи документи по имейл. Говорейки за това, това е последната ви стъпка И така, какво чакате? Споделете вашата презентация!
