Дзен и изкуството на организацията на файлове и папки

Вашият работен плот е парагон на спретнатост или е такапрепълнен с толкова много икони, че се страхуваш да го погледнеш? Ако отлагате да се организирате, защото задачата е твърде огромна или плашеща или не знаете откъде да започнете, имаме 40 съвета, които да ви насочат по пътя към овладяването на zen на вашата дигитална картотека.

За всички онези читатели, които биха искали да организират своите файлове и папки или, ако вече са организирани, По-добре организирано - съставихме цялостно ръководство за организиране и оставане на организирана, обширна статия, която ще се надяваме да обхване всички възможни съвети, които бихте могли да пожелаете.

Признаци, че вашият компютър е слабо организиран

Ако компютърът ви е в бъркотия, вероятно вече го знаете. Но само в случай, че не сте, ето няколко знаци за разказване:

• Вашият Desktop има над 40 икони на него
• „Моите документи“ съдържа над 300 файла и 60 папки, включително MP3 и цифрови снимки
• Използвате вграденото средство за търсене на Windows винаги, когато трябва да намерите файл
• Не можете да намерите програми в списъка на извън контрола на програмите в менюто си "Старт"
• Записвате всичките си документи в Word в една папка, всичките си електронни таблици във втора папка и т.н.
• Всеки даден файл, който търсите, може да бъде във всеки един от четирите различни набора папки

Но преди да започнем, ето няколко бързи бележки:

• Предполагаме, че знаете какви са файловете и папките и как да ги създавате, запазвате, преименувате, копирате и изтривате
• Принципите на организацията, описани в тази статия, се прилагат еднакво за всичко компютърни системи. Тук обаче екранните снимки ще отразяват как изглеждат нещата в Windows (обикновено Windows 7). Ще споменем и някои полезни функции на Windows, които могат да ви помогнат да се организирате.
• Всеки има своя любима методология за организиране и подаване на документи и е твърде лесно да влезете в аргументите „Моят път е по-добър от вашия път“. Реалността е такава е няма перфектен начин да се организират нещата. Когато написах тази статия, се опитах да поддържам общовалидна и обективна гледна точка. Считам себе си за необичайно добре организиран (до степен на мания, честно казано) и имах 25-годишен опит в събирането и организирането на файлове на компютри. Така че имам много да кажа по темата. Но съветите, които описах тук, са само еднопосочен на това. Надяваме се, че някои от тези съвети ще работят и за вас, но моля, не го четете като някакъв „правилен“ начин да го направите.

В края на статията ще ви помолим, читателят, за съвети за вашата собствена организация.

Защо да се занимавам с организиране изобщо?

За някои отговорът на този въпрос еочевидно. И все пак, в тази ера на мощен софтуер за търсене на работния плот (възможностите за търсене, вградени в менютата за стартиране на Windows Vista и Windows 7 и програми на трети страни като Google Desktop Search), въпросът трябва да бъде зададен и отговорен.

Имам приятел, който поставя всеки файл, който някога създава, получава или сваля в него Моите документи папка и не се притеснява да ги записваподпапки изобщо. Той разчита на функцията за търсене, вградена в неговата операционна система Windows, за да му помогне да намери всичко, което търси. И винаги го намира. Той е търсещ самурай. За него подаването е загуба на ценно време, което би могло да бъде прекарано, наслаждавайки се на живота!

Примамливо е да следваме примера. От друга страна, защо някой би си направил труда да отдели време да организира своя твърд диск, когато е наличен такъв отличен софтуер за търсене? Е, ако всичко, което някога искате да направите с притежаваните от вас файлове, е да ги намерите и отворите поотделно (за слушане, редактиране и т.н.), тогава няма причина изобщо да се притеснявате да правите един скрап от организацията. Но помислете за тези често срещани задачи, които не са постижими със софтуера за търсене на работния плот:

• Намерете файлове ръчно, Често не е удобно, бързо или равномерновъзможно е да използвате софтуера си за търсене на работния плот, за да намерите това, което искате. Той не работи 100% от времето или може дори да не сте го инсталирали. Понякога е просто по-бързо да отидете направо до желания от вас файл, ако знаете, че е в определена подпапка, а не да тъпчете в стотици резултати от търсенето.
• Намерете групи от подобни файлове (напр. всичките ви „работни“ файлове, всички снимки на вашата ваканция в Европа през 2008 г., всичките ви музикални видеоклипове, всички MP3 файлове от Тъмната страна на Луната, всичките си писма, които сте написали на жена си, всичкивашите данъчни декларации). Умно именуване на файловете ще ви стигне само досега. Понякога е важна датата, на която е създаден файлът, друг път е форматът на файла и друг път е целта на файла. Как да назовете колекция от файлове, така че да са лесни за изолиране въз основа който и да е от горните критерии? Кратък отговор, не можете.
• Преместете файловете на нов компютър, Време е да надстроите компютъра си. Как бързо вземете всички важни за вас файлове? Или решите да имате две компютри сега - един за вкъщи и един за работа. Как бързо изолирате само файловете, свързани с работата, за да ги преместите в работния компютър?
• Синхронизирайте файлове с други компютри, Ако имате повече от един компютър и виетрябва да огледате някои от вашите файлове на другия компютър (например вашата музикална колекция), тогава ви е необходим начин бързо да определите кои файлове да се синхронизират и кои не. Със сигурност не искате да синхронизирате всичко?
• Изберете кои файлове да архивирате, Ако вашият резервен режим изисква няколкоархивиране или изисква бързо архивиране, тогава ще трябва да можете да укажете кои файлове да бъдат архивирани и кои не. Това не е възможно, ако всички те са в една и съща папка.

И накрая, ако сте просто човек, който се наслаждава на организирането, подреждането и подреждането (аз! Мен!), Тогава дори не се нуждаете от причина. Да бъдеш неорганизиран е просто немислимо.

Съвети за организиране

Тук представяме нашите 40 най-добри съвета как да се организираме. Или, ако вече сте организирани, да вземете По-добре организиран.

Съвет №1. Изберете вашата организация система внимателно

Причината повечето хора да не са организирани е, че е необходимо път, И на първи нещо, което отнема време, е да вземе решение за система на организация. Това винаги е въпрос на лични предпочитания и е така не нещо, което момък в уебсайт може да ви каже. Винаги трябва да избирате собствена система въз основа на това как е организиран вашият собствен мозък (което прави предположението, че вашият мозък е всъщност организиран).

Не можем да ви инструктираме, но ние мога правя предложения:

• Може да искате да започнете със система, базирана напотребителите на компютъра. т.е. „Моите досиета“, „Файловете на моята съпруга“, Файловете на моя син “и т.н. Вътре в„ Моите файлове “, след това можете да го разбиете на„ Лични “и„ Бизнес “. След това може да разберете, че има припокривания. Например, всеки може да иска да сподели достъп до музикалната библиотека или снимките от училищната игра. Така че можете да създадете друга папка, наречена „Family“, за „общи“ файлове.
• Можете да решите, че разбиването на най-високо нивона вашите файлове се основава на "източника" на всеки файл. С други думи, кой създаде файловете. Може да имате „Файлове, създадени от мен (бизнес или лични)“, „Файлове, създадени от хора, които познавам (семейство, приятели и т.н.)“, и накрая „Файлове, създадени от останалия свят (MP3 музикални файлове, изтеглени или изтръгнати) филми или телевизионни предавания, инсталационни файлове на софтуер, великолепни изображения на тапети на работния плот, които сте събрали и т.н.). ”Тази система се случва да използвам аз. Виж отдолу:
  марка е за файлове, създадени от мен
  VC е за файлове, създадени от моята компания (Virtual Creations)
  Други е за файлове, създадени от моите приятели и семейство
  Данни е останалият свят
  Също, Настройки е мястото, където съхранявам конфигурационните файлове и други файлове с програмни данни за моя инсталиран софтуер (повече за това в съвет № 34 по-долу).
• Всяка папка ще представи свой специфичен набор от изисквания за по-нататък под-организация. Например, можете да решите да организирате своята музикална колекция в подпапки въз основа на името на изпълнителя, докато вашата цифрови снимки може да се организира въз основа на датата, на която са взети. Тя може да бъде различна за всяка подпапка!
• Друга стратегия ще се основава на „актуалност“. Файлове, които тепърва ще отваряте и гледате на живо в една папка. Онези, които са разгледани, но все още не са подадени на живо на друго място. Настоящите активни проекти живеят на още едно място. Всички останали файлове (вашият "архив", ако желаете) ще живеят в четвърта папка. (И разбира се, в тази последна папка трябва да създадете допълнителна подсистема въз основа на една от предишните точки на куршума).

Вкарайте някаква мисъл в това - да го промените, когато госе оказва непълна може да бъде голяма караница! Преди да преминете към проблемите с внедряването на която и да е система, която излезете, разгледайте широко напречно сечение на притежаваните от вас файлове и вижте дали всички те ще могат да намерят приятно логично място, където да се настанят във вашата система.

Бакшиш #2. Когато вземете решение за вашата система, Придържай се!

Няма нищо по-безсмислено от това да се сблъскате с всички проблеми със създаването на система и записването на всичките си файлове и след това, когато създавате, получавате или изтегляте нов файл, просто го зарежете на вашия работен плот. Трябва да бъдете дисциплинирани - завинаги! Всеки нов файл, който получите, отделете тези допълнителни няколко секунди, за да го подадете там, където му е мястото! В противен случай само след месец-два ще ви е по-лошо от преди - половината от файловете ви ще бъдат организирани, а половината - неорганизирани - и няма да знаете кое е кое!

Бакшиш #3. Изберете Root Folder на вашата структура внимателно

Всеки файл с данни (документ, снимка, музикален файл и т.н.), който създавате, притежавате или е важен за вас, независимо откъде е дошъл, трябва да бъде намерен в една единствена папка, и че една единствена папка трябва да бъде разположена в основата на вашия C: диск (като подпапка на ° С:). С други думи, направете не основата на структурата на папките ви в стандартни папкикато „Моите документи“. Ако го направите, вие го оставяте на инженерите на операционната система да решат коя структура на папките е най-подходяща за вас. И всяка операционна система има различна система! В Windows 7 вашите файлове се намират в C: UsersYourName, докато на Windows XP беше C: Документи и настройкиYourNameMy Documents, В UNIX системи това е често / Начало / YourName.

Тези стандартни папки по подразбиране обикновено се запълватс нежелани файлове и папки, които изобщо не са важни за вас. „Моите документи“ е най-лошият нарушител. Всеки втори софтуер, който инсталирате, изглежда обича да създава своя собствена папка в папката „Моите документи“. Тези папки обикновено не се вписват във вашата организационна структура, така че не ги използвайте! Всъщност изобщо не използвайте папката „Моите документи“. Оставете го да се напълни с боклуци и след това просто го игнорирайте. Звучи еретично, но: никога не посещавайте папката си „Моите документи“! Премахнете вашите икони / връзки към „Моите документи“ и ги заменете с връзки към папките ти създаден и ти грижа за!

Създайте своя собствена файлова система от нулата! Вероятно най-доброто място да го поставите би било на вашето Д: шофиране - ако имате такъв. По този начин, всички Вашият файловете живеят на едно устройство, докато всички работятсистемните и софтуерните компоненти на файловете живеят на C: устройството - просто и елегантно разделени. Ползите от това са дълбоки. Има не само очевидни организационни предимства (вижте съвет № 10, по-долу), но когато става въпрос за мигриране на вашите данни на нов компютър, можете (понякога) просто да изключите вашия D: диск и да го включите като устройството D: на вашия нов компютър (това означава, че D: устройството всъщност е отделен физически диск, а не дял на същия диск като C :). Освен това получавате леко подобрение на скоростта (отново, само ако вашите C: и D: дискове са на отделни физически дискове).

Внимание: От съвет № 12 по-долу ще видите, че всъщност е добра идея да имате точно същата структура на файловата система - включително устройството, на което е подадено - на всичко на компютрите, които притежавате Така че, ако решите да използвате Д: карам като система за съхранение на вашите собствени файлове, уверете се, че можете да използвате D: устройството всичко компютрите, които притежавате Ако не можете да гарантирате това, тогава все още можете да използвате хитър трик за съхраняване на вашите файлове в Д: диск, но все пак достъп до тях всички чрез ° С: задвижване (виж съвет № 17 по-долу).

Ако имате само един твърд диск (° С:), след това създайте специална папка, която ще съдържа всичко вашите файлове - нещо като C: Files, Името на папката не е важно, но я направете една кратка дума.

Има няколко причини за това:

• Когато създавате резервен режим, е лесно да решите кои файлове да бъдат архивирани - всички те са в една папка!
• Ако някога решите да търгувате с вашия компютър за нов, знаете точно кои файлове да мигрирате
• Винаги ще знаете откъде да започнете търсене на всеки файл
• Ако синхронизирате файлове с други компютри, топрави вашите синхронизационни процедури много прости. Това също кара всички ваши преки пътища да продължат да работят върху другите машини (повече за това в съвет № 24 по-долу).

След като решите къде трябва да отидат вашите файлове, след това поставете всичко вашите файлове там - Всичко! Напълно пренебрегвайте стандарта, по подразбиранепапки, които са създадени за вас от операционната система („Моята музика“, „Моите снимки“ и т.н.). Всъщност можете да преместите много от тези папки в собствената си структура (повече за това по-долу, в съвет № 6).

Колкото по-пълно получавате всичките си файлове с данни (документи, снимки, музика и т.н.) и всички ваши настройки за конфигурация в тази папка, толкова по-лесно ще бъде да изпълнявате всички по-горе задачи.

След като това е направено и всичко Вашият файлове на живо един папка, всички друг папки в C: могат да се разглеждат като папки „операционна система“ и следователно не представляват малък ежедневен интерес за нас.

Ето екранна снимка на добре организиран C: диск, където всички потребителски файлове се намират в файлове папка:

Бакшиш #4. Използвайте подпапки

Това би бил най-простият и очевиден съвет. Почти не се разбира. Всяка организационна система, която решите (вижте съвет №1), ще изисква да създадете подпапки за вашите файлове. Свикнете редовно да създавате папки.

Бакшиш #5. Не се срамувайте за дълбочината

Създайте толкова нива на подпапки, колкото са ви необходими. Не се страхувайте да го направите. Всеки път, когато забележите възможност да групирате набор от свързани файлове в подпапка, правете това. Примерите могат да включват: Всички MP3 от един музикален компактдиск, всички снимки от един празник или всички документи от един клиент.

Добре е да поставите файлове в папка, наречена C: ФайловеMeFrom ДругиУслугиWestCo BankStatements2009, Това е само седем нива. Десет нива не са рядкост. Разбира се, възможно е да се стигне до това твърде далеч Ако забележите, че създавате подпапка, за да държите само един файл, вероятно сте станали малко ревностни. От друга страна, ако просто създадете структура само с две нива (например C: FilesWork) тогава наистина не сте постигнали никакво нивоорганизация изобщо (освен ако не притежавате само шест файла!). Вашата папка „Работа“ ще се превърне в сметище, подобно на вашия работен плот, с най-вероятно стотици файлове в него.

Бакшиш #6. Преместете стандартните потребителски папки в собствената си структура на папки

Повечето операционни системи, включително Windows, създаватнабор от стандартни папки за всеки от неговите потребители. След това тези папки стават място по подразбиране за файлове като документи, музикални файлове, цифрови снимки и изтеглени интернет файлове. В Windows 7 пълният списък е показан по-долу:

Някои от тези папки, които никога няма да използвате, нито да ги интересувате (например Любими папка, ако не използвате Internet Explorer катовашия браузър). Онези, които можете да оставите там, където са. Но може да използвате някои от другите папки, за да съхранявате важни за вас файлове. Дори и да сте не използвайки ги, Windows все още често ще ги третиракато място за съхранение по подразбиране за много видове файлове. Когато отидете да запишете стандартен тип файл, може да ви стане досадно автоматично да бъдете подканени да го запишете в папка, която не е част от вашата собствена файлова структура.

Но има просто решение: Преместете папките, които ви интересуват, в собствената си структура на папки! Ако го направите, тогава следващия път, когато отидете да запишете файл от съответния тип, Windows ще ви подкани да го запишете в новото, преместено място.

Преместването на папките е лесно. Просто ги плъзнете и пуснете до новото място. Ето екранна снимка по подразбиране Моята музика папката се премества в моята персонализирана лична папка (марка):

Съвет №7, Име на файлове и папки интелигентно

Това е още едно, което почти не означава, но така или иначе ще го кажем: Направете не позволяват създаването на файлове, които имат безсмислени имена като Document1.docили извикани папки Нова папка (2), Вземете тези допълнителни 20 секунди и измислете име на файла / папката - такова, което точно разкрива съдържанието му, без да повтаря цялото съдържание в името.

Съвет №8, Внимавайте за дълги имена на файлове

Друг начин да разберете дали все още не сте създали достатъчно дълбочина в йерархията на папките е, че вашите файлове често изискват наистина дълги имена. Ако трябва да се обадите на файл Johnson Sales Figures март 2009.xls (което може да се случи да живее в същата папка като Abercrombie Report Report 2008.xls), тогава може да искате да създадете някои подпапки, така че първият файл да може да бъде извикан просто March.xlsи живеещи в КлиентиJohnsonSales фигури2009 папка.

Добре поставеният файл се нуждае само от кратко име на файла!

Съвет №9, Използвайте преки пътища! Навсякъде!

Това е може би единственият най-полезен и важен съвет, който можем да предложим. Пряк път позволява на файла да бъде на две места наведнъж.

Защо бихте искали това? Е, структурата на файловете и папките на всяка популярна операционна система на пазара днес е йерархически, Това означава, че всички обекти (файлове и папки) винаги живеят точно в тях един родителска папка. Прилича малко на дърво Дървото има клонове (папки) и листа (файлове). Всеки лист и всеки клон се поддържат от точно един родителски клон, чак до корена на дървото (което, между другото, е точно защо C: се нарича "коренна папка" на C: устройството).

Че твърдите дискове са структурирани по този начиночевидно и дори необходимо, но това е само един начин за организиране на данни. Има и други: Релационните бази данни например организират структурираните данни изцяло различно. Основното ограничение на йерархичните структури за архивиране е, че файлът може да бъде само в един клон на дървото - само в една папка - наведнъж. Защо това е проблем? Е, има две основни причини, поради които това ограничение е проблем за компютърните потребители:

1. „Правилното“ място за даден файл, според нашата организационна обосновка, много често е много неудобен място за този файл, който да бъде разположен. Това, че е правилно подадено, не означава, че е лесно да стигнете. Вашият файл може да е „правилно“ погребан на шест нива в структурата на вашата подпапка, но може да се нуждаете от редовен и бърз достъп до този файл всеки ден. Винаги можете да го преместите на по-удобно място, но това би означавало, че ще трябва да го изпращате отново на „правилното“ му местоположение всеки път, когато приключите да работите върху него. Повечето незадоволителни.
2. Един файл може просто да „принадлежи“ в две или повечеразлични места във вашата файлова структура. Например, кажете, че сте счетоводител и току-що сте попълнили данъчната декларация за 2009 г. за Джон Смит. Може да има смисъл да се обадите на този файл Данъчна декларация за 2009 г. и го подайте под Клиенти Джон Смит, Но може също да е важно за вас да имате данъчните декларации за 2009 г. от всичките си клиенти на едно място. Така че може също искам да се обадя на файла Джон Смит.doc и го подайте под Данъчни декларации2009, Проблемът е, че в чисто йерархична система за картотекиране не можете да го поставите и на двете места. Grrrrr!

За щастие, Windows (и повечето други операционни)системи) предлага начин да направите точно това: Той се нарича „пряк път“ (известен също като „псевдоним“ на Macs и „символна връзка“ в UNIX системи). Преки пътища позволяват на файл да съществува на едно място и икона, която представлява файла да бъде създаден и поставен навсякъде, където желаете. Всъщност можете да създадете дузина такива икони и да ги разпръснете по целия си твърд диск. Двойното щракване върху някоя от тези икони / преки пътища отваря оригиналния файл, точно както ако сте щракнали два пъти върху самия оригинален файл.

Помислете за следните две икони:

Този отляво е действителният документ на Word, докато този вдясно е пряк път, който Представлява документа на Word. Двойният щракване върху която и да е икона ще отвори един и същ файл. Има две основни визуални разлики между иконите:

1. Пътният път ще има малка стрелка в долния ляв ъгъл (в Windows, така или иначе)
2. На пряк път е разрешено да има име, което не включва разширението на файла (в този случай частта „.docx“)

Можете да изтриете прекия път по всяко време, без да губите реални данни. Оригиналът все още е непокътнат. Всичко, което губите е възможността да стигнете до тези данни от където и да е бил пряк път.

И така, защо преките пътища са толкова големи? Защото ни позволяват лесно да преодолеем основното ограничение на йерархичните файлови системи и да поставим файл на две (или повече) места едновременно. Ти ще винаги имат файлове, които не играят добре с вашитеорганизационна обосновка и не може да бъде подадена само на едно място. Те изискват да съществуват на две места. Преки пътища позволяват това! Освен това те ви позволяват да събирате най-често отворените файлове и папки заедно на едно място за удобен достъп. Хубавата част е, че оригиналните файлове остават там, където са, сигурни завинаги на перфектно организираното им място.

Така че вашата колекция от най-често отваряни файлове може - и Трябва - да стане колекция от клавишни комбинации!

Ако все още не сте убедени в полезността на преките пътища, помислете за следните добре познати области на типичен компютър с Windows:

• Стартовото меню (и всички програми, които живеят в него)
• Лента за бързо стартиране (или Superbar в Windows 7)
• Областта „Любими папки“ в горния ляв ъгъл на прозореца на Windows Explorer (в Windows Vista или Windows 7)
• Вашите любими Internet Explorer или отметки Firefox

Всеки елемент във всяка от тези области е пряк път! Всяка от тези области съществува само с една цел: За удобство - да ви предостави колекция от файлове и папки, до които най-често имате достъп.

Досега би било лесно да се види, че преките пътища са проектирани с една единствена цел: За да направите достъпът до вашите файлове по-удобен, Всеки път, когато щракнете двукратно върху пряк път, ви се спестяват проблемите с намирането на файла (или папка, програма, устройство или устройство, или иконата на контролния панел), който той представлява.

Преки пътища ни позволяват да измислим златно правило за организация на файлове и папки:

(Това правило не се прилага, разбира се, за копия, създадени за архивиране!)

Има и по-малки правила, като например „не мести афайл в работната си зона - вместо това създайте пряк път “и„ всеки път, когато се окажете разочарован от това колко време отнема да намерите файл, създайте пряк път до него и го поставете на удобно място. “

И така, как да създадем тези масово полезни преки пътища? Има два основни начина:

1. „Копирайте“ оригиналния файл или папка (щракнете върху него и напишете Ctrl-Cили щракнете с десния бутон върху него и изберете копие):
   
   След това щракнете с десния бутон на мишката в празна зона на папката на местоназначението (мястото, където искате да отиде пряк път) и изберете Поставяне на път за бърз достъп:
   
2. Плъзнете с десен плъзгане (плъзнете с десния бутон на мишката) файла от папката източник до папката на местоназначение. Когато пуснете бутона на мишката в папката на местоназначение, се появява меню:
   
   Изберете Тук създайте преки пътища.

Обърнете внимание, че когато се създават преки пътища, те често се наричат ​​нещо като Пряк път до Подробности за бюджета.doc (Windows XP) или Подробности за бюджета - Shortcut.doc (Windows 7). Ако не харесвате тези допълнителни думи, можете лесно да преименувате преките пътища, след като са създадени, или можете да конфигурирате Windows никога да не вмъква допълнителните думи на първо място (вижте нашата статия за това как да направите това).

И разбира се, можете да създавате и преки пътища към папки, а не само към файлове!

Долен ред:

Съвет №10, Отделни файлове на приложения от файлове с данни

Всеки гуру за дигитална организация ще изпълни това правиловъв вас. Приложните файлове са компонентите на инсталирания от вас софтуер (например Microsoft Word, Adobe Photoshop или Internet Explorer). Файловете с данни са файловете, които сте създали за себе си с помощта на този софтуер (например Word Documents, цифрови снимки, имейли или плейлисти).

Софтуерът се инсталира, деинсталира и надграждапрез цялото време. Надяваме се, че винаги имате оригиналния инсталационен носител (или изтегления инсталационен файл), съхраняван някъде на сигурно място, и по този начин можете да инсталирате отново софтуера си по всяко време. Това означава, че файловете на софтуерните компоненти имат малко значение. Докато файловете, които сте създали с този софтуер, са по дефиниция важни. Добро правило е винаги да отделяте маловажни файлове от важни файлове.

Така че, когато софтуерът ви подкани да запазите файлтоку-що създадохте, отделете малко време и проверете къде предлага да запазите файла. Ако предлагате да запазите файла в същата папка като самия софтуер, определено не следвайте това предложение. Запишете го във вашия собствен папка! Всъщност вижте дали можете да намерите опцията за конфигуриране на програмата, която определя къде файловете се запаметяват по подразбиране (ако има такъв), и я променете.

Съвет №11. Организирайте файлове въз основа на Предназначение, Не от типа на файла

Ако имате например папка, наречена WorkClientsJohnsonи в тази папка имате две подпапки, Word документи и Електронни таблици (с други думи, разделяте „doc ”файлове от„ .xls ”файлове), тогава има вероятност да не сте оптимално организирани. Няма смисъл да организирате вашите файлове въз основа на програмата, която ги е създала. Вместо това създайте подпапките си въз основа на предназначение от преписката. Например, би имало по-смисъл да се създават подпапки, наречени кореспонденция и Финанси, Възможно е всички файлове в дадена подпапка да са от един и същи тип файл, но това трябва да е по-скоро съвпадение и по-малко на дизайнерска функция на вашата организация система.

Бакшиш #12. Поддържайте една и съща структура на папки на всичките си компютри

С други думи, каквато и организационна система да създадете, приложете я на всеки компютър, който можете. Има няколко предимства за това:

• Има по-малко за запомняне. Независимо къде се намирате, винаги знаете къде да търсите вашите файлове
• Ако копирате или синхронизирате файлове от един компютър на друг, тогава настройката на заданието за синхронизация става много проста
• Преки пътища могат да бъдат копирани или преместени от единкомпютър с друг с лекота (ако предположим, че оригиналните файлове също се копират / преместват). Не е необходимо отново да намирате целта на прекия път на втория компютър
• Dto за свързани файлове (например Word документи, които се свързват към данни в отделен файл на Excel), плейлисти и който и да е файлове, които препращат точното местоположение на други файлове.

Това важи дори за устройството, на което се съхраняват вашите файлове. Ако вашите файлове се съхраняват в ° С: на един компютър, уверете се, че те се съхраняват на ° С: На всичко вашите компютри. В противен случай всичките ви преки пътища, плейлисти и свързани файлове ще спрат да работят!

Бакшиш #13. Създайте папка "Входяща"

Създайте си папка, в която съхранявате всичкифайлове, над които работите в момента или които още не сте се досетили да завеждате. Можете да мислите за тази папка като вашия списък със задачи. Можете да го наречете „Inbox“ (което го прави същата метафора като вашата електронна система за електронна поща), или „Work“, „To-Do“, или „Scratch“, или каквото и да е име има смисъл за вас. Няма значение как го наричате - просто се уверете, че имате такъв!

След като приключите да работите върху файл, след това го премествате от „Вх. Поща“ на правилното му местоположение в рамките на вашата организационна структура.

Може да искате да използвате вашия работен плот като тази папка „Вх. Поща“. Правилно или погрешно го правят повечето хора. Не е лошо място да поставяте такива файлове, но внимавайте: ако сте правя решете, че вашият работен плот представлява вашето „задача“списък, след това се уверете, че няма други файлове да намерят пътя си там. С други думи, уверете се, че вашата „Входяща кутия“, където и да е, Desktop или по друг начин, не се съхранява от боклуци - бездомни файлове, които не принадлежат там.

И така, къде трябва да поставите тази папка, която почти по дефиниция живее извън структурата на останалата ви система за подаване? Е, на първо място, трябва да е някъде сръчен, Това ще бъде една от най-посещаваните ви папки,така че удобството е ключово. Поставянето му на работния плот е чудесна опция - особено ако нямате други папки на вашия работен плот: папката след това става изключително лесна за намиране в Windows Explorer:

След това ще създадете преки пътища към тази папка на удобни места по целия си компютър („Любими връзки“, „Бързо стартиране“ и т.н.).

Бакшиш #14. Уверете се, че имате само една папка „Inbox“

След като създадете папката си „Входяща кутия“, не използвайте друго местоположение на папката като „списък със задачи“. хвърлям всеки входящ или създаден файл в папката Inbox катосъздавате / получавате го. Това поддържа останалата част от вашия компютър девствена и без произволно създадени или изтеглени боклуци. Последното нещо, което искате да направите, е да проверите няколко папки, за да видите всичките си текущи задачи и проекти. Съберете ги всички заедно в една папка.

Ето няколко съвета, за да гарантирате, че имате само една вх. Поща:

• Задайте местоположението за запазване по подразбиране на всичките си програми в тази папка.
• Задайте местоположението за изтегляне по подразбиране за вашия браузър на тази папка.
• Ако тази папка е не вашият работен плот (препоръчително), след това също вижте дали можете да направите смисъл да не поставяте файлове „да се правят“ на вашия работен плот. Това поддържа десктопа ви незабразен и подобен на дзен:

(най- Входящи папката е в долния десен ъгъл)

Бакшиш #15. Бъдете внимателни относно изчистването на вашата папка „Входящи“

Това е един от ключовете за оставането организиран. Ако оставите вашата „Входяща кутия“ да се препълни (т.е. позволете да има повече от, да речем, 30 файла или папки там), тогава вероятно ще започнете да се чувствате като претоварени: не сте в крак със списъка си със задачи. След като вашата пощенска кутия надхвърли определен момент (около 30 файла, показани проучвания), тогава просто ще започнете да я избягвате. Можете да продължите да поставяте файлове там, но ще се уплашите да го погледнете, страхувайки се от „извън контрол“ чувството, което всички претоварени, хаотични или просто обикновени неорганизирани хора редовно изпитват.

И така, ето какво можете да направите:

• Посетете вашата папка „Вх. Поща“ редовно (поне пет пъти на ден).
• Редовно сканирайте папката за файлове, над които сте работили и които са готови за записване. Подайте ги веднага.
• Направете го източник на гордост да поддържате броя на файловете в тази папка възможно най-малък. Ако цените спокойствието, направете празнотата в тази папка един от най-високите си (компютърни) приоритети
• Ако знаете, че определен файл е бил впапката за повече от, да речем, шест седмици, след което признайте, че всъщност няма да заобиколите да я обработите, и я преместете до крайното си място за почивка.

Бакшиш #16. Подайте незабавно всичко и използвайте Shortcuts за вашите активни проекти

Веднага след като създадете, получите или изтеглите нов файл, го съхранявайте в неговата „правилна“ папка веднага, След това, винаги когато трябва да работите върху него(възможно е веднага), създайте пряк път до него в папката „Входяща“ („да се направи“) или на вашия работен плот. По този начин всички ваши файлове са винаги на техните "правилни" места, но все пак имате незабавен и удобен достъп до текущите ви активни файлове. Когато приключите да работите върху файл, просто изтрийте прекия път.

В идеалния случай папката ви „Входяща кутия“ - и вашият Desktop - не трябва да съдържат действителни файлове или папки. Те просто трябва да съдържат преки пътища.

Бакшиш #17. Използвайте Символни връзки в директория (или връзки) за поддържане на една единна структура на папки

Използвайки този съвет, можем да заобиколим потенциалхълцане, с което можем да се сблъскаме при създаването на нашата организационна структура - въпросът да имаме повече от едно устройство на нашия компютър (C:, D: и т.н.). Може да имаме файлове, които трябва да съхраняваме на D: устройството по космически причини, но все пак искаме да базираме нашата организирана структура на папки на C: устройството (или обратно).

Избраната от вас организация може да диктува, че всичките ви файлове трябва да бъдат достъпни от ° С: диск (например, основната папка на всички ваши файлове може да е нещо като C: Files). И все пак може да имате още Д: шофиране и желаят да се възползват от стотицитеот резервните гигабайти, които предлага. Знаете ли, че всъщност е възможно да съхранявате вашите файлове на D: устройството и въпреки това да осъществявате достъп до тях, сякаш са на C: устройството? И не, тук не говорим за преки пътища (въпреки че концепцията е много подобна).

С помощта на командата shell mklink, можете по същество да вземете папка, която живее един управлявайте и създайте псевдоним за него на a различен шофиране (можете да направите много повече от това с mklink - за пълно изчерпване на възможностите на тази програма, вижте нашата специализирана статия). Тези псевдоними се наричат символни връзки на директория (и се използва като известен като кръстовища). Можете да мислите за тях като за „виртуални“ папки. Те функционират точно като обикновени папки, освен че са физически разположени някъде другаде.

Например, можете да решите, че цялата си Д: диск съдържа вашата цялостна организационна файлова структура, но трябва да препратите всички тези файлове, сякаш са на ° С: карам, под C: Files, Ако това беше случаят, който можете да създадете C: Files като символна връзка на директория - връзка към Д:, както следва:

Или може би е единствените файлове, които искате да съхранявате в Д: диск са вашата филмова колекция. Можете да намерите всичките си филмови файлове в корена на вашия Д: карам и след това го свържете C: FilesMediaMovies, както следва:

(Излишно е да казвате, че трябва да стартирате тези команди от командния ред - щракнете върху бутона Старт, въведете ПМС и натиснете Въведете)

Бакшиш #18. Персонализирайте иконите на папките си

Това не е строго казано организационната съвет, но с уникални икони за всяка папка прави ви позволяват по-бързо визуално да идентифицирате коипапка е която и по този начин ви спестява време, когато намирате файлове. Пример е по-долу (от папката ми, която съдържа всички файлове, изтеглени от интернет):

За да научите как да промените иконите на папките си, моля, вижте нашата специална статия по темата.

Бакшиш #19. Подредете стартовото си меню

Стартовото меню на Windows обикновено е едно отmessiest части на всеки компютър с Windows. Изглежда, че всяка инсталирана програма възприема напълно различен подход към поставянето на икони в това меню. Някои просто поставят една икона на програма. Други създават папка въз основа на името на софтуера. И други създават папка въз основа на името на производителя на софтуера. Това е хаос и може да затрудни намирането на софтуера, който искате да стартирате.

За щастие можем да избегнем този хаос с полезни функции на операционната система като Бързо стартиране, Superbar или фиксирани елементи от стартовото меню.

Въпреки това би имало много смисъл да влизатевътрешностите на самото меню "Старт" и го дайте добър веднъж. Всичко, което наистина трябва да решите, е как ще организирате своите приложения. Структура, основана на целта на заявлението, е очевиден кандидат. По-долу е даден пример за една такава структура:

В тази структура, комунални услуги означава софтуер, чиято работа е да поддържа безпроблемно функционирането на самия компютър (инструменти за конфигуриране, софтуер за архивиране, Zip програми и т.н.). Приложения се отнася до всеки софтуер за производителност, който не се побира под заглавията мултимедия, Graphics, интернети т.н.

В случай, че не сте наясно, всяка икона в менюто "Старт" е a пряк път и може да се манипулира като всеки друг пряк път (копиран, преместен, изтрит и т.н.).

С Windows Start Menu (всички версии на Windows) Microsoft реши, че има такива две паралелни структури на папки, за да съхранявате вашите команди за бърз достъп. Един за ти (влезлият потребител на компютъра) и един за всички потребители на компютъра. Наличието на две успоредни структури често може да бъде излишно: Ако сте единственият потребител на компютъра, то да имате две успоредни структури е напълно излишни. Дори ако имате няколко потребители, които редовно влизат в компютъра, по-голямата част от инсталирания софтуер ще трябва да бъде предоставен на всички потребители и по този начин трябва да бъде преместен от версията „само вие“ на менюто „Старт“ и в „всички потребители ”.

За да поемете контрола над менюто си "Старт", за да можетезапочнете да го организирате, ще трябва да знаете как да получите достъп до действителните папки и файлове за бърз достъп, които съставят менюто "Старт" (и двете негови версии). За да намерите тези папки и файлове, щракнете върху начало и след това щракнете с десния бутон върху Всички програми текст (Потребителите на Windows XP трябва да щракнат с десния бутон върху начало самия бутон):

Най- отворено опцията се отнася до версията "само ти" на менюто "Старт", докато Отворете всички потребители опцията се отнася до версията „всички потребители“. Кликнете върху този, който искате да организирате.

След това се отваря прозорец на Windows Explorer с избраната от вас версия на менюто "Старт". Оттам е лесно. Кликнете два пъти върху програми папка и ще видите всичките си папки и преки пътища. Сега можете да изтриете / преименувате / преместите, докато не е точно така, както искате.

Забележка: Когато реорганизирате менюто "Старт", може да искате да имате две Прозорецът на Explorer се отваря едновременно - един показва версията „само ти“ и един показва версията „всички потребители“. Можете да плъзгате и пускате между прозорците.

Съвет №20. Пазя Стартовото ви меню подредено

След като имате перфектно организирано Start меню,опитайте се да бъдете малко бдителни относно това да го запазите по този начин. Всеки път, когато инсталирате нов софтуер, иконите, които се създават, почти сигурно нарушават вашата организационна структура.

Така че, за да запазите вашето Start Menu девствени и организирани, не забравяйте да направите следното, когато инсталирате нов софтуер

• Проверете дали софтуерът е инсталиран в зоната „само вие“ на менюто „Старт“ или в областта „всички потребители“ и след това го преместете в правилната област.
• Премахнете всички ненужни икони (като „Прочетете“аз “, иконата„ Помощ “(винаги можете да отворите помощта от самия софтуер, когато се изпълнява), иконата„ Деинсталиране “, връзката (ите) към уебсайта на производителя и т.н.)
• Преименувайте основната икона на софтуера на нещо кратко, което има смисъл за вас. Например, може да искате да преименувате Microsoft Office Word 2010 просто дума
• Преместете иконата (ите) в правилната папка въз основа на организационната си структура на Start Menu

И не забравяйте: когато вие деинсталиране софтуер, деинсталирането на софтуерарутината вече няма да може да премахне иконата на софтуера от менюто "Старт" (защото сте го преместили и / или преименували), така че ще трябва да премахнете тази икона ръчно.

Бакшиш #21. Tidy C:

Коренът на вашия C: диск (° С:) е често срещано място за изхвърляне на файлове и папки - както от потребителите на вашия компютър, така и от софтуера, който инсталирате на вашия компютър. Може да се превърне в каша.

Днес почти няма софтуер, който да изисква да бъде инсталиран ° С:, 99% от времето, в което може и трябва да се инсталира В: Програмни файлове, А що се отнася до вашите собствени файлове, добре, ясно е, че те могат (и почти винаги би трябвало) да се съхраняват някъде другаде.

В идеален свят, твоят ° С: папката трябва да изглежда така (в Windows 7):

Обърнете внимание, че има някои системни файлове и папки в ° С: които обикновено и умишлено са „скрити“ (например файла за виртуална памет на Windows pagefile.sys, файлът за зареждане Bootmgr, и на Информация за обема на системата папка). Скриването на тези файлове и папки е добра идея, тъй като те трябва да останат там, където са и почти никога не е необходимо да бъдат отваряни или дори виждани от вас, потребителя. Скриването им не позволява случайно да се забъркате с тях и подобрява вашето чувство за ред и благополучие, когато погледнете вашата папка C: drive.

Бакшиш #22. Подредете вашия работен плот

Desktop е може би най-злоупотребяваната част от aWindows компютър (от организационна гледна точка). Обикновено служи като място за изхвърляне на всички входящи файлове, както и задържане на икони към често използвани приложения, плюс някои редовно отворени файлове и папки. Често се превръща в неконтролирана каша. Вижте дали можете да избегнете това. Ето защо ...

• Икони на приложения (Word, Internet Explorer и т.н.)често се срещат на работния плот, но е малко вероятно това да е оптималното място за тях. Лента „Бързо стартиране“ (или Superbar в Windows 7) е винаги видима и затова представлява перфектно място за поставяне на вашите икони. Ще можете да виждате иконите на вашия работен плот само когато всичките ви програми са сведени до минимум. Може да е време да извадите иконите на приложението си от работния плот ...
• Може би сте решили, че папката "Входяща / To-do"на вашия компютър (вижте съвет № 13 по-горе) трябва да бъде вашия работен плот. Ако е така, значи достатъчно казано. Просто бъдете внимателни относно изчистването и предотвратяването на замърсяване от нежелани файлове (вижте съвет № 15 по-горе). От друга страна, ако вашият Desktop е не действа като папка „Вх. поща“, тогава няма причина за това който и да е файлове с данни или папки в него изобщо, с изключение наможе би няколко преки пътища към често отваряни файлове и папки (текущи или текущи проекти). Всичко останало трябва да бъде преместено във вашата папка „Входящи“.

В идеален свят може да изглежда така:

Бакшиш #23. Преместете постоянните елементи на вашия работен плот далеч от горния ляв ъгъл

Когато файлове / папки се влачат на работния плотв прозорец на Windows Explorer или когато се създават преки пътища на вашия работен плот от Internet Explorer, тези икони винаги се поставят в горния ляв ъгъл - или възможно най-близо. Ако имате други файлове, папки или преки пътища, които съхранявате на работния плот постоянно, тогава е добра идея да ги разделитепостоянни икони от преходните, за да можете бързо да идентифицирате кои са преходните. Един лесен начин да направите това е да преместите всичките си постоянни икони към дясна страна на вашия работен плот. Това трябва да ги отделя от входящите елементи.

Съвет №24, Синхронизиране

Ако имате повече от един компютър, ще сте почтисъс сигурност искате да споделяте файлове между тях. Ако компютрите са постоянно прикрепени към една и съща локална мрежа, няма нужда да съхранявате няколко копия на всеки един файл или папка - преки пътища ще са достатъчни. Ако обаче са компютрите не винаги в една и съща мрежа, тогава в един момент ще трябва да копирате файлове между тях. За файлове, които трябва постоянно да живеят на двата компютъра, идеалният начин да направите това е да синхронизиране файловете, за разлика от простото им копиране.

Тук имаме място само да напишем кратко резюме на синхронизацията, а не пълна статия. Накратко, има няколко различни типа синхронизация:

1. Където съдържанието на една папка е достъпно навсякъде, например с Dropbox
2. Където съдържанието на произволен брой папки е достъпно навсякъде, например с Windows Live Mesh
3. Където който и да е файлове или папки от всяко място на вашия компютърсе синхронизират с точно един друг компютър, например с „Портфейла“ на Windows, Microsoft SyncToy или (много по-мощен, но все още безплатен) SyncBack от 2BrightSparks. Това работи само когато и двата компютъра са в една и съща локална мрежа, поне временно.

Голямо предимство на решенията за синхронизация ече след като го конфигурирате по желания от вас начин, процесът на синхронизиране се случва автоматично всеки път. Кликнете върху бутон (или планирайте да се случи автоматично) и всичките ви файлове автоматично се поставят там, където трябва да бъдат.

Ако поддържате една и съща структура на файлове и папки и на двата компютъра, можете също така да синхронизирате файлове, зависещи от правилното местоположение на друг файлове, като преки пътища, плейлисти и офис документи, които се свързват към друг офис документи и синхронизираните файлове все още работят на другия компютър!

Съвет №25, Скриване на файлове, които никога не е нужно да виждате

Ако имате добре организирани файлове, ще го направитечесто можете да разберете дали даден файл не е на мястото си само като погледнете съдържанието на папка (например, трябва да е доста очевидно, ако погледнете в папка, която съдържа всички MP3 файлове от един музикален компактдиск и видите документ на Word вътре). Това е добро нещо - позволява ви да определите дали има файлове на място с бърз поглед. Но понякога има файлове в папка, които Изглежда не на място, но всъщност трябва да са тамкато JPEG „папка на изкуството“ в папки с музика и различни файлове в корена на C: устройството. Ако такива файлове никога не трябва да бъдат отваряни от вас, тогава добра идея е просто да ги скриете. След това, следващия път, когато погледнете папката, няма да трябва да си спомняте дали този файл е трябвало да е там или не, защото изобщо няма да го видите!

За да скриете файл, просто щракнете с десния бутон върху него и изберете Имоти:

След това просто поставете отметка скрит отбележите кутийката:

Бакшиш #26. Съхранявайте всеки файл за настройка

В наши дни повечето софтуер се изтегля от Интернет. Всеки път, когато изтеглите част от софтуера, запази го, Никога няма да разберете кога трябва да преинсталирате софтуера.

Освен това, поддържайте с него пряк път в Интернет, който връзва обратно към уебсайта, където сте го първоначално изтеглили, в случай че някога се наложи да проверите за актуализации.

Вижте съвет № 33 по-долу за пълно описание на отличните качества на организирането на вашите инсталационни файлове.

Съвет №27, Опитайте се да сведете до минимум броя папки, които съдържат както файлове, така и подпапки

Някои от папките в организационната ви структура ще съдържат само файлове. Други ще съдържат само подпапки. И вие също ще имате някои папки, които съдържат и двата файла и подпапки. Ще забележите леки подобрения в това колко време ви отнема да намерите файл, ако се опитате да избегнете този трети тип папка. Това не винаги е възможно, разбира се - винаги ще имаш някои от тези папки, но вижте дали можете да го избегнете.

Един от начините за това е да се вземат всички останали файлове, които не са били съхранени в подпапка и да се създаде специална папка „Разни“ или „Друго“ за тях.

Бакшиш #28. Стартирането на име на файл с подчертаване го извежда в началото на списъка

Освен предишния съвет, ако посочите тази папка „Разни“ или „Друго“ по такъв начин, че името й да започва с подчертаване „_“, тогава тя ще се появи в горната част на списъка с файлове / папки.

Снимката по-долу е пример за това. Всяка папка в списъка съдържа набор от цифрови снимки. Папката в горната част на списъка, _Misc, съдържа произволни снимки, които не заслужават собствена специална папка:

Бакшиш #29. Почистете тези CD-ROM и (треперещи!) Дискети

Имате ли купчина CD-ROM, подредени на рафтна вашия офис? Стари снимки или файлове, които сте архивирали на CD-ROM (или още по-лошо, дискети!), Защото тогава нямахте достатъчно дисково пространство? Междувременно надградихте компютъра си и сега имате 500 гигабайта пространство, което не знаете какво да правите? Ако е така, не е ли време да подредите този стек дискове и да ги занесете в своята прекрасна нова структура на папки?

И така, какво чакате? Ухапете куршума, копирайте ги всичките си обратно на вашия компютър, запишете ги в съответните им папки и след това върнете цялата партида на лъскав нов 1000Gig външен твърд диск!

Полезни папки за създаване

Следващият раздел предлага някои полезни папки, които може да искате да създадете в структурата на вашата папка. Лично съм ги намерил за незаменими.

Първите три са всички удобство - удобни папки, които да създадете и след това поставете някъде, до които винаги можете да получите достъп незабавно. За всеки от тях не е толкова важно къде се намира действителната папка, но е много важно къде поставяте пряк път (и) към папката. Може да искате да намерите преките пътища:

• На вашия работен плот
• В областта „Бързо стартиране“ (или прикрепена към вашия Windows 7 Superbar)
• Във вашия Windows Explorer „Любими връзки“

Съвет №30, Създайте папка „Inbox“ („To-Do“)

Това вече беше споменато в дълбочина (виж съвет# 13), но тук искахме да повторим значението му. Тази папка съдържа всички наскоро създадени, получени или изтеглени файлове, които все още не сте имали възможност да ги архивирате правилно, а също така може да съдържа файлове, които все още не сте обработили. Всъщност тя се превръща в своеобразен „списък със задачи“. Не е необходимо да се нарича „Вх. Поща“ - можете да го наречете каквото искате.

Съвет №31, Създайте папка, в която се събират текущите ви проекти

Вместо да ходят непрекъснато на лов за тях,или ги изхвърляте на работния плот, създайте специална папка, в която поставяте връзки (или работни папки) за всеки от проектите, по които работите в момента.

Можете да намерите тази папка във „Вх. Поща“папка, на вашия работен плот или изобщо където и да е - стига да има начин да стигнете до нея бързо, като например да поставите връзка към нея в областта „Любими връзки“ на Windows Explorer:

Бакшиш #32. Създайте папка за файлове и папки, които редовно отваряте

Винаги ще имате няколко файла, които отворитередовно, независимо дали става въпрос за електронна таблица на текущите ви акаунти или за любим плейлист. Това не са непременно „текущи проекти“, а просто файлове, които винаги откривате. Обикновено такива файлове ще бъдат разположени на вашия работен плот (или още по-добре, преки пътища към тези файлове). Защо да не съберем всички такива преки пътища заедно и да ги сложим в собствената си специална папка?

Както при папката „Текущи проекти“ (по-горе),бихте искали да намерите тази папка някъде удобно. По-долу е даден пример на папка, наречена „Бързи връзки“, с около седем файла (преки пътища) в нея, която е достъпна през лентата за бързо стартиране на Windows:

Вижте съвет № 37 по-долу за пълно обяснение на мощността на лентата за бързо стартиране.

Бакшиш #33. Създайте папка „Настройки“

Типичният компютър има десетки приложения, инсталирани на него. За всяко парче софтуер често има много различни информации, които трябва да следите, включително:

• Оригиналните инсталационни файлове за инсталиране. Това може да бъде всичко, от обикновен файл от 100Kb setup.exe, който сте изтеглили от уебсайт, чак до 4Gig ISO файл, който сте копирали от DVD-ROM, който сте закупили.
• Началната страница на производителя на софтуера (в случай, че трябва да потърсите нещо на техните страници за поддръжка, техния форум или тяхната онлайн помощ)
• Страницата, съдържаща връзката за изтегляне на вашия действителен файл (в случай, че трябва да го изтеглите отново или да изтеглите подобрена версия)
• Серийният номер
• Вашата документация за доказателство за покупка
• Всички други шаблонови файлове, приставки, теми и т.н., които също трябва да бъдат инсталирани

За всяко парче софтуер е чудесна идеясъберете всички тези файлове заедно и ги поставете в една папка. Папката може да бъде името на софтуера (плюс евентуално много кратко описание за какво е той - в случай, че не можете да си спомните какво прави софтуерът, базирано на неговото име). След това ще съберете всички тези папки на едно място и ще го наречете нещо като „Софтуер“ или „Настройки“.

Ако имате достатъчно от тези папки (имамняколко стотин, като маниак, събран над 20 години), тогава може да искате да ги категоризирате допълнително. Моята собствена категоризационна структура се основава на „платформа“ (операционна система):

Последните седем папки представляват една платформа / операционна система, докато _Операционна система съдържа файлове за настройка за инсталиране на самите операционни системи. _Hardware съдържа ROM-та за хардуер, който притежавам, като рутери.

В рамките на Windows папка (по-горе), можете да видите началото на огромната библиотека от софтуер, която съставих през годините:

Пример за типична папка с приложения изглежда така:

Съвет №34, Имате папка „Настройки“

Всички знаем, че нашите документи са важни. Така са и нашите снимки и музикални файлове. Записваме всички тези файлове в папки и след това ги намираме и щракнете двукратно върху тях, за да ги отворите. Но има много важни за нас файлове, които не могат да бъдат записани в папки, а след това потърсени и щракнати два пъти по-късно. Тези файлове със сигурност съдържат важна информация, от която се нуждаем, но често се създават вътрешно от приложение и се запазват, където това приложение смята за подходящо.

Добър пример за това е "PST" файлът, койтоOutlook създава за нас и използва за съхраняване на всички наши имейли, контакти, срещи и така нататък. Друг пример е колекцията от отметки, които Firefox съхранява от ваше име.

И още един пример би бил персонализираниятнастройки и конфигурационни файлове на целия ни софтуер. Разбира се, повечето програми на Windows съхраняват конфигурацията си в системния регистър, но все още има много програми, които използват конфигурационни файлове, за да съхраняват настройките си.

Представете си, ако сте загубили всички горепосочени файлове! И все пак, когато хората създават резервно копие на компютрите си, те обикновено архивират само файловете, за които знаят - тези, които се съхраняват в папката „Моите документи“ и т.н. , техните архивни файлове няма да включват някои от най-важните файлове, които притежават. Освен това, когато мигрирате към нов компютър, е жизненоважно да се гарантира, че тези файлове ще направят пътуването.

Може да бъде много полезна идея да си създадете aпапка, в която да съхранявате всичките си „настройки“ - важни за вас файлове, но които всъщност никога не търсите по име и щракнете двукратно върху, за да ги отворите. В противен случай следващия път, когато отидете да настроите нов компютър точно както искате, ще трябва да прекарате часове, пресъздавайки конфигурацията на предишния си компютър!

И така, как да вкараме нашите важни файлове в тази папка? Е, имаме няколко възможности:

• Някои програми (като Outlook и неговите PST файлове)ви позволяват да поставяте тези файлове, където искате. Ако се задълбочите в опциите на програмата, ще намерите някъде настройка, която контролира местоположението на важните файлове с настройки (или „лично хранилище“ - PST - когато става въпрос за Outlook)
• Някои програми не ви позволяват да ги променятеместа по лесен начин, но ако влезете в Регистъра, понякога можете да намерите ключ на системния регистър, който се отнася до местоположението на файла (ите). Просто преместете файла в папката си Настройки и коригирайте ключа на системния регистър, за да се обърнете към новото място.
• Някои програми упорито отказват да разрешат своетофайлове с настройки, които да бъдат поставени навсякъде другаде, освен когато са предвидени. Когато се сблъсквате с програми като тези, имате три възможности: (1) Можете да игнорирате тези файлове, (2) Можете копие файловете в вашата папка Настройки (нека бъдем лицетова - настройките не се променят много често) или (3) можете да използвате софтуер за синхронизация, като например портфейла на Windows, за да направите синхронизирани копия на всичките си файлове в папката си с настройки. След това трябва само да не забравяте да стартирате софтуера за синхронизация периодично (може би точно преди да стартирате софтуера за архивиране!).

Има някои други неща, които можете да решите да намерите в тази нова папка „Настройки“:

• Експорт на ключове от системния регистър (от многото приложения, които съхраняват конфигурациите им в системния регистър). Това е полезно за архивиране или за миграция към нов компютър
• Забележки, които направихте относно всички специфични персонализиране, които сте направили за определен софтуер (така че да знаете как да направите всичко това отново на вашия следващия компютър)
• Преки пътища към уеб страници, които подробно описват как да оправитенякои аспекти на вашата операционна система или приложения, така че те са точно по начина, по който ги харесвате (например как да премахнете думите „Пряк път до“ от началото на новосъздадените преки пътища). С други думи, бихте искали да създадете преки пътища до половината страници на уебсайта How-To Geek!

Ето пример за папка „Настройки“:

Функции на Windows, които помагат при организацията

Този раздел подробно описва някои от функциите на Microsoft Windows, които са благодат за всеки, който се надява да остане оптимално организиран.

Бакшиш #35. Използвайте зоната „Любими връзки“, за да получите достъп до затворени папки

След като създадете вашата нова страхотна система за подаване,проучете кои папки най-редовно получавате достъп или които служат като чудесни изходни точки за намиране на останалите файлове в структурата на вашата папка и след това поставете връзки към тези папки в областта „Любими връзки“ от лявата страна на лявата страна Прозорец на Windows Explorer (наричан просто „Любими“ в Windows 7):

Някои идеи за папки, които може да искате да добавите там, включват:

• Вашата папка „Входяща“ (или каквото сте я нарекли) - най-много важно!
• Основата на вашата архивна структура (напр. C: Files)
• Папка, съдържаща преки пътища до често достъпни папки на други компютри в мрежата (показана по-горе като Мрежови папки)
• Папка, съдържаща преки пътища към текущите ви проекти (освен ако тази папка не е във вашата „Входяща папка“)

Влизането на папки в тази област е много просто - просто намерете папката, която ви интересува, и я плъзнете там!

Съвет № 36, Персонализирайте лентата за места във полетата File / Open и File / Save

Помислете за екрана по-долу:

Откроените икони (наричани общо "лентата на местата") могат да бъдат персонализирани, за да се отнасят до всяко местоположение на папката, което искате, което позволява незабавен достъп до всяка част от организационната ви структура.

Забележка: Тези File / Open и File / Save кутиите са заменени от нови версии, които използват „Любими връзки“ на Windows Vista / Windows 7, но по-старите версии (показани по-горе) все още се използват от изненадващо голям брой приложения.

Най-лесният начин да персонализирате тези икони е да използвате редактора на групови правила, но не всеки има достъп до тази програма. Ако го направите, отворете го и отворете:

Конфигурация на потребителя> Административни шаблони> Компоненти на Windows> Windows Explorer> Общ диалогов прозорец на отворени файлове

Ако нямате достъп до редактора на групови правила, ще трябва да влезете в регистъра. Навигирайте до:

HKEY_CURRENT_USER Софтуер Microsoft Windows CurrentVersion Политики comdlg32 Placesbar

След това трябва да е лесно да направите желаните промени. Излезте и влезте отново, за да позволите на промените да влязат в сила.

Бакшиш #37. Използвайте лентата за бързо стартиране като програма за стартиране на приложения и файлове

Тази лента за бързо стартиране (вдясно от Стартабутон) е много по-полезно, отколкото хората го отдават на кредит. Повечето хора просто имат половин дузина икони в нея и я използват за стартиране само на тези програми. Но всъщност може да се използва за незабавен достъп до почти всичко във вашата картотека:

За пълни инструкции как да настроите това, посетете нашата специализирана статия по тази тема.

Съвет № 38, Поставете пряк път към Windows Explorer в лентата за бързо стартиране

Това е необходимо само в Windows Vista и Windows XP. Най-накрая Microsoft Boffins се разбра и го добави към Windows 7 Superbar по подразбиране.

Windows Explorer - програмата, използвана за управлениевашите файлове и папки - е една от най-полезните програми в Windows. Всеки, който се смята за сериозен за организирането, се нуждае от незабавен достъп до тази програма по всяко време. Чудесно място за създаване на пряк път към тази програма е в лентата „Бързо стартиране“ на Windows XP и Windows Vista:

За да го получите, намерете го в менюто "Старт" (обикновено под "Аксесоари") и след това го плъзнете надясно в лентата за бързо стартиране (и създайте копие).

Съвет № 39, Персонализирайте началната папка за вашата икона на Windows 7 Superbar

Ако сте в Windows 7, Superbar щевключвайте икона на Windows Explorer. Щракването върху иконата ще стартира Windows Explorer (разбира се) и ще ви стартира в папката „Библиотеки“. Библиотеките може да са добре като начална точка, но ако сте създали папка „Входяща кутия“, тогава вероятно ще има по-голям смисъл да стартирате в тази папка всеки път, когато стартирате Windows Explorer.

За да промените това местоположение на папка по подразбиране / стартиране, първо щракнете с десния бутон върху иконата Explorer в Superbar и след това щракнете с десния бутон на мишката Имоти:

След това, в Цел поле на Свойства на Windows Explorer полето, което се показва, въведете % Windir% explorer.exe последван от пътя на папката, в която искате да започнете. Например:

% windir% explor.exe C: Файлове

Ако тази папка се е намирала на работния плот (и е наречена, да речем, „Входяща поща“), тогава ще използвате следната хитрост:

% windir% explor.exe обвивка: desktopInbox

След това щракнете Добре и го тествайте.

Съвет №40. Ummmmm ....

Не, това е всичко. Не мога да се сетя за друг. Това са всички съвети, които мога да измисля. Създадох само този, защото 40 е толкова хубаво кръгло число ...

Case Study - Организиран компютър

За да завърша статията, включих няколко скрийншота на моя (основен) компютър (работещ с Vista). Целта тук е двойна:

1. За да ви даде представа как изглежда, когато горните, понякога абстрактни съвети се прилагат към компютър в реалния живот и
2. За да предложите няколко идеи за папки и структура, които може да искате да откраднете, за да използвате на вашия собствен компютър.

Да започнем с ° С: карам себе си. Много минимално. Всичките ми файлове се съдържат в C: Files, Ще огранича останалата част от казуса до тази папка:

Тази папка съдържа следното:

• марка: Моите лични досиета
• VC: Моят бизнес (Virtual Creations, Австралия)
• Други съдържа файлове, създадени от приятели и семейство
• Данни съдържа файлове от останалия свят (може да се мисли като „обществени“ файлове, обикновено изтеглени от мрежата)
• Настройки е описано по-горе в съвет № 34

Най- Данни папка съдържа следните подпапки:

• звуков: Радио игра, аудио книги, подкасти и т.н.
• развитие: Ресурси на програмист и програмист, примерен изходен код и т.н. (вижте по-долу)
• хумор: Вицове, смешки (онези имейли, които всички получаваме)
• кино: Изтеглени и изтръгнати филми (всички законни, разбира се!), Техните сценарии, корици на DVD и т.н.
• музика: (виж отдолу)
• Настройки: Инсталационни файлове за софтуер (обяснено изцяло в съвет № 33)
• Система: (виж отдолу)
• телевизия: Изтеглени телевизионни предавания
• писания: Книги, ръководства за инструкции и т.н. (вижте по-долу)

Най- музика папка съдържа следните подпапки:

• Корици на албуми: JPEG сканира
• Раздели за китара: Текстови файлове на ноти на китара
• списъци: напр. „Топ 1000 песни на всички времена“
• Текстове на песни: Текстови файлове
• MIDI: Електронни музикални файлове
• MP3 (представляваща 99% от музика папка): MP3, или извадени от компактдискове или изтеглени, сортирани по име на изпълнител / албум
• Музикален клип: Видео клип
• Нота: обикновено PDF файлове

Най- DataWritings папка съдържа следните подпапки:

(всички са доста обясними)

Най- DataDevelopment папка съдържа следните подпапки:

Отново всички доста обясняващи себе си (ако сте маниер)

Най- DataSystem папка съдържа следните подпапки:

Това обикновено са теми, приставки и други ресурси за изтегляне, които могат да се изтеглят.

Най- марка папка съдържа следните подпапки:

• От други: Обикновено писма, които са ми писали други хора (приятели, семейство и т.н.)
• За другите: Писма и други неща, които съм създал за други хора
• Зелена книга: Не е твоя работа
• Списъци: M3U файлове, които съм компилирал от любимите си песни (плюс един файл за плейлисти M3U за всеки албум, който притежавам)
• писане: Художествена литература, философия и други мисления
• Маркирайте документи: Пряк път до C: UsersMark
• Настройки: Пряк път до C: FilesSettingsMark

Най- Други папка съдържа следните подпапки:

Най- VC (Virtual Creations, моя бизнес - разработвам уебсайтове) папка съдържа следните подпапки:

И отново, всички те са доста обясними.

заключение

Тези съвети ми спасиха здравината и помогнаха да се запазямен продуктивен маниер, но какво ще кажете за вас? Какви съвети и трикове трябва да поддържате файловете си организирани? Моля, споделете ги с нас в коментарите. Хайде, не се срамувай ...