„Офисът без хартия“, за който ни беше обещано, изглежда никога не идва за много хора. Реалността обаче е, че днес офис без хартия е тук, ако искате да се възползвате от него.
Ако все още сте някой, който отпечатва имейли, уебстраници и други документи, можете да спрете сега. Има по-добри начини да проследявате информацията си и да получавате достъп до нея по-бързо - не можете да търсите думи на физически парчета хартия.
Делото срещу печат
Печатът е скъп и неудобен, изисква сечесто скъпи касети с мастило, хартия за принтер и нови принтери, когато този евтин мастиленоструен принтер неизбежно се провали. Цялата тази хартия се претрупва, която трябва да бъде правилно организирана, или никога няма да можете да намерите това, което търсите. Не можете да получите достъп до него, когато сте далеч от офиса си, не можете да търсите в него и имате само едно копие, така че да имате проблеми, ако нещо някога се случи с него.
Печатането беше необходимо, когато компютрите бяха тежкитухли, които седяха прикрепени към бюра. Сега се разхождаме с компютри в джобовете си, таблети, които могат да приближат размера на лист хартия, и облачни услуги, които могат да архивират и синхронизират всички ваши документи на всичките ви устройства. Можете да търсите запазени документи чрез думите, които съдържат, така че не е нужно да настройвате и овладявате сложна система за архивиране.
Как да не печатате
Ние отрепки може да сме спрели да печатаме отдавна, ноима много хора, които все още редовно печатат имейли и уеб страници. Ще се опитаме да предложим няколко съвета, които да ви насочат далеч от принтера и до нов начин за запазване и организиране на информация, която има смисъл.
- Създайте шкаф за цифрови файлове: Първо, ще искате да решите къде ще запишетенеща, вместо да ги отпечатвате. Помага да имате едно постоянно местоположение, където да запазите всичко. Ние препоръчваме някаква облачна услуга, която се синхронизира на всичките ви устройства, така че да имате достъп до тях на смартфони и таблети, както и на вашия компютър. Много хора използват Evernote като свой архив за всички свои бележки и документи, но можете също да изберете да запазите в облачна услуга за съхранение като Dropbox, Google Drive или Microsoft OneDrive. Ако наистина предпочитате локално съхранение, можете да запазите файловете си в една папка на вашия компютър - но не забравяйте да го архивирате. Това ще бъде по-малко удобно, тъй като ще трябва да копирате ръчно файловете на другите си устройства, ако искате да ги видите на друго място.
- Печат в PDF: Всичко, което може да искате да отпечатате - независимо далиразписка, документ, имейл или уеб страница - могат да бъдат отпечатани на PDF файл. Първо, ще трябва да инсталирате PDF принтер на вашия компютър с Windows. След това можете да преминете през процеса на печат като нормален, като изберете виртуалния PDF принтер. Ще получите файл, който можете да съхранявате в нещо като Evernote или Dropbox.
- Печат на имейли: Имейлите могат да бъдат отпечатани в PDF файл по същия начин. Можете също така да опитате да ги поставите със звезди (ако използвате Gmail) или да ги добавите в специална папка или етикет, където можете да се обърнете към тях по-късно. Можете да получите достъп до тези имейли по-късно от всяко устройство с имейл клиент - няма нужда от печат.
- Печат на уеб страници: Ако отпечатвате уеб страници, за да се обърнете към тях по-късно, виеможе вместо това да ги отпечатате в PDF. Можете също така да ги отметите, за да ги видите по-късно (отметките ви могат да се синхронизират на всички ваши устройства). Ако искате да прочетете уеб страницата по-късно, използвайте услуга като Pocket или Instapaper, за да създадете списък с неща, които искате да прочетете. Услуги като тези вземат уеб страница, преобразуват я в четена, само за текст статия и дори я съхраняват офлайн на мобилни устройства, за да можете да четете уеб страницата по-късно, без да се налага да печатате.
- Печат на карти: Не трябва да отпечатвате карти, ако иматесмартфон с GPS. Ако използвате Google Maps, можете да влезете в приложението Google Maps и да видите списък с търсения, които сте направили на уебсайта на Google Maps на вашия компютър. Можете също така просто да отпечатате картата в PDF, разбира се.
- Факс документи: Някои калцирани стари предприятия все още търсятфаксове. Можете да използвате услуга като HelloFax за изпращане на факсове по интернет. HelloFax предлага пет безплатни факса на месец - това трябва да е повече от достатъчно за домашните потребители, които само от време на време се нуждаят от факс за бизнес.
- Когато някой настоява за печатни документи: За съжаление някои организации все още настояват за печатни документи. Просто няма заобикаляне на това. Ако те няма да вземат PDF файл по имейл, може да се наложи да отпечатате.
- Какво да правите със старите си документи на хартия: По-лесно е да започнете напред в aначин без хартия, вместо да решите да преобразувате всичките си стари документи на хартия в цифрови версии - това може да бъде много работа. Независимо от това, можете да сканирате старите си документи в PDF файлове със скенер.
Използване на вашите цифрови файлове
Вашето цифрово работно пространство сега има редица предимства, които хартията няма:
- Резервно копие, помощ, подкрепа: Вашите файлове се архивират, ако сте ги съхранявали с услуга като Evernote, Dropbox, Google Drive или SkyDrive. Ако къщата ви изгори, няма да загубите важните си документи.
- Търсене: Можете лесно да търсите във всичките сиелектронни документи, за да намерите нужните документи, без да пресявате през планини хартия. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, дори Windows - всички те имат функции за пълнотекстово търсене.
- Достъп навсякъде: Документите ви могат да бъдат достъпни където и да стеот компютър, смартфон или таблет. Ако сте навън и трябва да потърсите нещо, можете да го направите от смартфона си, а не да се прибирате в къщи и да ровите в документите си.
- Без препятствия: Не е нужно да се притеснявате от съхраняването, организирането, създаването на място и съкращаването на вашите документи.
- Няма разходи за печат: Ако не е нужно да купувате скъпо мастило, евтини принтери и купчини хартия за принтер, ще спестите пари.
Разбира се, някои документи може да са твърде чувствителни къмда се съхраняват онлайн. В ситуации като тази винаги можете да използвате криптиране - създайте криптиран контейнер и го съхранявайте в услуга като Dropbox, Google Drive или SkyDrive. Хората ще се нуждаят от паролата, преди да имат достъп до вашите документи.
Кредитна снимка: Сара Колб-Уилямс на Flickr, cellanr на Flickr, jeremyfoo на Flickr
