Sdílení kalendáře aplikace Outlook je snadné, ale jakzáleží na tom, jestli nechcete, aby lidé, se kterými je sdílíte, se snažili o přístup. Pojďme se podívat, jak sdílet kalendář aplikace Outlook, ať už je příjemce ve stejné organizaci jako vy nebo ne.
Ať už sdílíte svůj kalendář aplikace Outlookněkdo ve vaší organizaci (tj. lidé se stejnou e-mailovou doménou jako vy) mimo vaši organizaci, proces sdílení je podobný. Způsob přístupu příjemce ke sdílenému kalendáři je však poněkud odlišný, zejména pokud osoba mimo vaši organizaci Outlook nepoužívá. Je to však stále docela jednoduché a my vám vysvětlíme, jak to funguje, abyste zde mohli nasměrovat lidi, pokud se snaží o přístup ke sdílenému kalendáři.
Sdílení kalendáře s kolegou
Pokud chcete sdílet kalendář s někým, kdo pracuje pro stejnou organizaci, je tento proces poměrně jednoduchý. Otevřete kalendář v aplikaci Outlook a poté klikněte na Domů> Sdílet kalendář> Kalendář.
Pokud používáte aplikaci Outlook pro více než jeden účet, vyberte kalendář pro účet, který chcete sdílet.
Na obrazovce se otevře okno „Vlastnosti kalendáře“Karta „Oprávnění“ ukazuje, kdo má aktuálně přístup k vašemu kalendáři. Ve výchozím nastavení je aplikace Outlook nastavena tak, aby kdokoli ve vaší organizaci viděl, když jste zaneprázdněni, ale nic jiného. Vaši IT pracovníci to mohli změnit několika různými způsoby, proto se zaměříme na sdílení vašeho kalendáře s jednotlivcem ve vaší organizaci.
Chcete-li kalendář sdílet s někým, klikněte na tlačítko „Přidat“.
Tím se otevře váš adresář a ve výchozím nastavení se zobrazí lidé ve vaší organizaci. Přidejte osobu, se kterou chcete kalendář sdílet, a potom klikněte na „OK“.
Vybraná osoba se zobrazí v okně Oprávnění. Ve výchozím nastavení mají úroveň oprávnění „Může zobrazit všechny podrobnosti“, kterou můžete změnit, pokud chcete.
Až budete hotovi, klikněte na „OK“ a sdílejte svůj kalendář.
Chcete-li zobrazit kalendář, který s vámi někdo sdílí, klikněte na Domů> Přidat kalendář> Otevřít sdílený kalendář.
V okně, které se otevře, zadejte jméno osoby, která s vámi sdílí kalendář a klikněte na OK.
Kalendář se nyní zobrazí v seznamu „Sdílené kalendáře“ na levé straně.
Sdílení kalendáře s někým externím
Pokud chcete sdílet kalendář s někým, kdo pracuje mimo vaši organizaci, proces je velmi podobný. Otevřete kalendář v aplikaci Outlook a poté klikněte na Domů> Sdílet kalendář> Kalendář.
Pokud používáte aplikaci Outlook pro více než jeden účet, vyberte kalendář pro účet, který chcete sdílet.
Na kartě „Oprávnění“ se otevře okno „Vlastnosti kalendáře“, které vám ukáže, kdo má aktuálně přístup k vašemu kalendáři.
Chcete-li kalendář sdílet s někým, klikněte na tlačítko „Přidat“.
Tím se otevře váš adresář. V rozbalovací nabídce „Adresář“ klikněte na „Kontakty“.
Zobrazí se všechny externí kontakty v adresáři. Pokud chcete svůj kalendář sdílet s externí osobou a nejsou zde zobrazeny, musíte je nejprve přidat jako kontakt.
Přidejte osobu, se kterou chcete kalendář sdílet, a potom klikněte na „OK“.
Osoba, kterou jste vybrali, bude přidána doOkno oprávnění. Ve výchozím nastavení mají úroveň oprávnění „Může zobrazit všechny podrobnosti“, kterou můžete změnit, pokud chcete. Na rozdíl od sdílení s lidmi ve vaší organizaci nemůžete externím lidem udělit práva „moci upravovat“ nebo „delegovat“.
Až budete hotovi, klikněte na „OK“ a sdílejte svůj kalendář.
Jak příjemce přijímá vaše pozvání k zobrazení kalendáře, je ten proces, který se liší od sdílení s někým uvnitř vaší organizace.
Osobě, kterou sdílíte svůj kalendář, se pošle e-mail.
Pokud kliknou na „Přijmout a zobrazit kalendář“, budou přesměrováni na Outlook.com k přihlášení k účtu Microsoft, kde bude sdílený kalendář zpřístupněn.
Tento proces je docela plynulý, ale ne mocpomoc, pokud váš příjemce používá produkt jiného výrobce než Microsoft. Ukážeme vám, jak přidat sdílený kalendář do kalendáře Google, protože se jedná o nejoblíbenější aplikaci kalendáře, ale sdílený kalendář můžete přidat do téměř jakékoli slušné kalendářové aplikace, kterou byste si rádi všimli.
Ve spodní části e-mailu je odkaz „tato adresa URL“.
Klikněte pravým tlačítkem myši na tuto adresu URL a klikněte na příkaz „Kopírovat umístění odkazu“ (nebo na ekvivalentní příkaz v závislosti na programu, který používáte k prohlížení pošty).
Otevřete svůj Kalendář Google, klikněte na tři tečky vedle položky „Přidat kalendář“ a poté vyberte možnost „Z adresy URL“.
Vložte adresu URL, kterou jste zkopírovali z e-mailu, a klikněte na „Přidat kalendář“.
Kalendář se zobrazí na levé straně v seznamu „Jiné kalendáře“.
Nejedná se však o velmi přátelský formát,zejména pokud existuje více než jeden sdílený kalendář. Můžete jej přejmenovat tak, že umístíte kurzor myši na jméno, kliknete na tři tečky, které se objeví na konci, a poté kliknete na „Nastavení“.
Změňte pole Název tak, jak chcete, a poté klikněte na šipku zpět vedle položky „Nastavení“.
Nyní máte mnohem příjemnější název kalendáře.
Adresa URL, kterou jste zkopírovali z e-mailu, je adresa URLsdílený kalendář ve formátu iCalendar (.ics), který i přes pojmenování podobnosti nemá nic společného s Apple. Místo toho se jedná o otevřený formát pro informace o kalendáři, který existuje již více než 20 let. Každá aplikace kalendáře, kterou pravděpodobně použijete, přijme kalendář ve formátu .ics, takže zatímco jsme tento proces přidali do kalendáře Google, měl by odkaz fungovat v Apple Calendar, Yahoo! Kalendář, Lightning pro Thunderbird nebo jakoukoli jinou aplikaci kalendáře, kterou používáte.
