I v těchto dobách rychlého internetového připojeníobrovské pevné disky a spousta volného cloudového úložiště, velikost souboru někdy záleží. Možná máte limit na velikost souborů, které můžete odesílat nebo přijímat e-mailem, nebo můžete mít nedostatek místa na disku. Ať už máte jakýkoli důvod, pokud máte dokumenty sady Office, které obsahují obrázky, můžete tyto soubory výrazně snížit.
PŘÍBUZNÝ: Prohlídka obrazovky: Co je nového v aplikaci Office 2016
Office již pracuje v zákulisí, aby pomohludržujte malé velikosti souborů. Novější typ souboru DOCX v podstatě funguje jako soubor ZIP, který komprimuje obsah souboru. Obrázky a text, které se v dokumentu objevují vícekrát, se do skutečného souboru uloží pouze jednou. Takže alespoň v novějších verzích aplikací sady Office zjistíte, že velké velikosti souborů jsou obvykle výsledkem mnoha různých obrázků v dokumentech.
Dobrou zprávou je, že některé aplikace sady Office také nabízejíšikovné nástroje pro udržení těchto velikostí obrazu pod kontrolou. V tomto článku používáme Office 2016 (konkrétněji Word 2016) jako náš příklad. Stejné nástroje, o kterých diskutujeme, však najdete v jiných aplikacích sady Office, jako jsou Excel a PowerPoint, a v předchozích verzích sady Office, které se vracejí alespoň k Office 2010.
Komprimujte obrázky v dokumentu vaší kanceláře
První krok, který byste měli udělat při pokusuzmenšit velikost souboru dokumentu s obrázky je komprimovat tyto obrázky. Každá aplikace sady Office nabízí praktický nástroj, jak toho dosáhnout. Používáme zde aplikaci Word (a na to se budeme odkazovat v následujících krocích), ale funkce najdete na stejném místě i v jiných aplikacích sady Office.
V dokumentu vyberte požadovaný obrázek. Po výběru obrázku klikněte na nabídku Formát, která se zobrazí na panelu nástrojů Office.
V nabídce Formát klepněte na tlačítko Komprimovat obrázky.
V okně Komprimovat obrázky klikněte na „Použítpouze na tento obrázek “, pokud chcete komprimovat pouze vybraný obrázek. Pokud tato možnost není zaškrtnuta, budou vaše akce platit pro všechny obrázky v dokumentu. Pokud jste v dokumentu ořízli obrázky a chcete odstranit oblasti, které jste ořízli, vyberte možnost „Odstranit oříznuté oblasti obrázků“. Nezapomeňte, že pokud vyberete tuto možnost, nebude možné oříznutí zrušit později, dokud znovu nevložíte původní obrázek. Můžete také zvolit rozlišení, do kterého se budou komprimovat obrázky. Vyberte nejnižší rozlišení, které pokryje vaše potřeby. Až budete hotovi, klikněte na OK.
V závislosti na počtu obrázků ve vašemdokumentu, Word může chvíli trvat, než je všechny zkomprimujete. Po dokončení uložte dokument a zkontrolujte novou velikost souboru. Pokud si nejste jisti, že se chcete držet změn, můžete dokument vždy uložit jako nový soubor a poté porovnat velikosti souborů s původní verzí.
Odstraňte informace o úpravách z obrázků
PŘÍBUZNÝ: Jak snížit velikost dokumentů Microsoft Office, které obsahují obrázky
Kancelářské aplikace nabízejí všechny druhy skvělého obrazuNástroje pro editaci vestavěné přímo. Když je používáte, Word si zachová původní obrázek a sleduje provedené úpravy, abyste je mohli vrátit zpět nebo se vrátit k původnímu obrázku, pokud to potřebujete. Pokud jste spokojeni s formátováním obrázků, všechny uložené informace o úpravách pouze zvětší velikost vašeho souboru. Pokud komprimace obrázků v dokumentu nedosáhla dostatečně velké velikosti souboru, můžete nechat Word, aby odstranil uložené informace o formátování. Než začnete, můžete chtít dokument uložit jako nový soubor, abyste se v případě potřeby mohli vrátit k původnímu dokumentu.
Při otevřeném dokumentu klikněte na nabídku Soubor.
V nabídce Soubor klepněte na příkaz Možnosti.
V okně Možnosti aplikace Word klikněte na výběr vlevo na tlačítko Upřesnit.
V okně Rozšířené možnosti Word přejděte dolůdo části „Velikost a kvalita obrazu“ na pravé straně. Chcete-li, aby aplikace Word ukládala informace o formátování při ukládání souboru, vyberte možnost „Zahodit data pro úpravy“. Další možnosti v této části umožňují chránit dokument před komprimací obrázků a vybrat výchozí rozlišení pro komprimaci obrázků (i když při komprimaci můžete vždy vybrat nové rozlišení).
Až to uděláte, uložte soubor (nebo jej uložte jako nový soubor) a podívejte se na novou velikost souboru. Pravděpodobně to trochu kleslo.
V našem příkladu jsme vzali soubor Word („Soubor 1.docx ”na následujícím obrázku), který obsahuje asi 20 obrázků v dobré kvalitě a váží téměř 48 MB. Mnoho z těchto obrazů bylo oříznuto, některé byly upraveny a některé byly upraveny jinými způsoby. Po zkomprimování obrázků a odstranění uložených informací o formátování je nyní nový soubor („Soubor 2 (komprimovaný) .docx“ v následujícím obrázku) těsně pod 35 MB, což je přibližně 27% zmenšení velikosti souboru. A pro ilustraci vestavěné komprese ve formátu DOCX jsme tento soubor také zipovali. Jak vidíte, rozdíl ve velikosti mezi soubory ZIP a ZIP není zanedbatelný.
A to je vše! Obrázky jsou velké a mohou rychle zvětšit velikost vašich dokumentů Office. Pomocí vestavěných nástrojů pro kompresi v aplikacích sady Office a odstraněním starých informací o úpravách však můžete bez větší námahy výrazně zmenšit velikost dokumentů sady Office, které obsahují obrázky.
