Microsoft Office umožňuje šifrování sady Officedokumenty a soubory PDF, takže nikdo nemůže zobrazit ani soubor, pokud nemá heslo. Moderní verze sady Office používají zabezpečené šifrování, na které se můžete spolehnout - za předpokladu, že nastavíte silné heslo.
Níže uvedené pokyny platí pro aplikace Microsoft Word, PowerPoint, Excel a Access 2016, ale postup by měl být podobný i v jiných posledních verzích sady Office.
Jak zabezpečená je ochrana heslem sady Microsoft Office?
Funkce Microsoft Office pro ochranu heslemdostali v minulosti špatný rap. Od Office 95 do Office 2003 bylo schéma šifrování velmi slabé. Pokud máte dokument chráněný heslem pomocí sady Office 2003 nebo starší verze, lze heslo snadno a rychle obejít pomocí široce dostupného softwaru pro praskání heslem.
S aplikací Office 2007 se společnost Microsoft stala vážnějšío bezpečnosti. Aplikace Office 2007 pomocí 128bitového klíče přešla na Advanced Encryption Standard (AES). Toto je obecně považováno za bezpečné a znamená to, že Office nyní používá skutečné, silné šifrování k ochraně vašich dokumentů, když nastavíte heslo. Testovali jsme funkci šifrování PDF a zjistili jsme, že používá 128bitové šifrování AES také na Office 2016.
Musíte si dát pozor na dvě velké věcipro. Nejprve jsou zabezpečena pouze hesla, která dokument plně šifrují. Office také umožňuje nastavit heslo na „Omezit úpravy“ souboru - teoreticky, což umožňuje lidem prohlížet si soubor, ale bez něj je upravovat. Tento typ hesla lze snadno rozbít a odstranit, což lidem umožní soubor upravit.
Šifrování sady Office také funguje dobře, pouze pokudukládáte do moderních formátů dokumentů, jako je .docx. Pokud uložíte do starších formátů dokumentů, jako je .doc, které jsou kompatibilní s Office 2003 a staršími, Office použije starší, nezabezpečenou verzi šifrování.
Dokud však soubory ukládáte v moderních formátech Office a používáte možnost „Šifrovat pomocí hesla“ namísto možnosti „Omezit úpravy“, měly by být vaše dokumenty zabezpečené.
Jak heslem chránit kancelářský dokument
Chcete-li dokument Office chránit heslem, nejprveotevřete jej v aplikaci Word, Excel, PowerPoint nebo Access. Klikněte na nabídku „Soubor“ v levém horním rohu obrazovky. V informačním podokně klikněte na tlačítko „Chránit dokument“ a vyberte „Šifrovat pomocí hesla“.
Tlačítko má název „Chránit dokument“ pouze vMicrosoft Word, ale v jiných aplikacích se jmenuje něco podobného. Vyhledejte „Protect Workbook“ v Microsoft Excelu a „Protect Presentation“ v Microsoft PowerPoint. V aplikaci Microsoft Access se na kartě Informace zobrazí pouze tlačítko „Šifrovat pomocí hesla“. Kroky budou jinak fungovat stejně.
POZNÁMKA: Pokud chcete pouze omezit úpravy dokumentu, můžete zde zvolit „Omezit úpravy“, ale jak jsme řekli, není to příliš bezpečné a lze jej snadno obejít. Pokud je to možné, raději šifrujete celý dokument.
PŘÍBUZNÝ: Jak vytvořit silné heslo (a zapamatovat si)
Zadejte heslo, pomocí kterého chcete dokument zašifrovat. Zde si budete chtít vybrat dobré heslo. Slabá hesla lze snadno uhodnout pomocí crackovacího softwaru, pokud někdo získá přístup k dokumentu.
Varování: Pokud zapomenete heslo, ztratíte přístup k tomuto dokumentu, takže jej udržujte v bezpečí! Společnost Microsoft doporučuje zapsat název dokumentu a jeho heslo a uložit jej na bezpečném místě.
Po zašifrování dokumentu se na informační obrazovce zobrazí zpráva „K otevření tohoto dokumentu je vyžadováno heslo“.
Při příštím otevření dokumentu se zobrazí pole „Zadejte heslo k otevření souboru“. Pokud nezadáte správné heslo, nebudete si dokument moci vůbec prohlédnout.
Odebrání ochrany heslem zklikněte na tlačítko „Chránit dokument“ a znovu vyberte „Šifrovat pomocí hesla“. Zadejte prázdné heslo a klikněte na „OK“. Office odstraní heslo z dokumentu.
Jak vytvořit soubor PDF chráněný heslem
Dokument Office můžete také exportovat do PDFsoubor a heslo chrání tento soubor PDF. Dokument PDF bude zašifrován pomocí vámi zadaného hesla. Funguje to v aplikacích Microsoft Word, Excel a PowerPoint.
Chcete-li to provést, otevřete dokument, klikněte na tlačítko nabídky „Soubor“ a vyberte „Export“. Klepnutím na tlačítko „Vytvořit PDF / XPS“ exportujte dokument jako soubor PDF.
Klikněte na tlačítko „Možnosti“ v dolní části zobrazeného dialogového okna pro uložení. V dolní části okna možností povolte možnost „Šifrovat dokument pomocí hesla“ a klikněte na „OK“.
Zadejte heslo, pomocí kterého chcete zašifrovat soubor PDF, a poté klikněte na „OK“.
Až budete hotovi, zadejte název souboru PDF a klikněte na tlačítko „Publikovat“. Office exportuje dokument do souboru PDF chráněného heslem.
Varování: Pokud zapomenete heslo, nebudete moci soubor PDF zobrazit. Nezapomeňte to sledovat, jinak ztratíte přístup k souboru PDF.
Kdy budete muset zadat heslo souboru PDFotevřete to. Pokud například otevřete soubor PDF v Microsoft Edge - výchozím prohlížeči PDF 10 v systému Windows -, budete vyzváni k zadání hesla, než si jej budete moci prohlédnout. Toto funguje také v jiných čtečkách PDF.
Tato funkce může pomoci chránit zvláště citlivé dokumenty, zejména pokud je ukládáte na jednotku USB nebo ve službě online úložiště, jako je Microsoft OneDrive.
Šifrování celého disku, jako je šifrování zařízení aNástroj BitLocker v počítači se systémem Windows nebo FileVault v počítači Mac je bezpečnější a bezbolestnější pro ochranu všech dokumentů v počítači - zejména v případě odcizení počítače.
