Když víte, že budete mimov kanceláři na několik dní, můžete nastavit pomocníka mimo kancelář tak, aby odpovídal automaticky, aby lidé věděli, že si užíváte dovolenou, zatímco jsou uvíznutí v práci.
PŘÍBUZNÝ: Jak lépe spravovat e-mail v aplikaci Outlook pomocí rychlých kroků a pravidel
Chcete-li vytvořit odpověď v kanceláři v aplikaci Outlook, jsmevytvoří e-mailovou šablonu se zprávou, kterou chceme použít, a poté vytvoří pravidlo, které odešle odpověď s touto zprávou na všechny e-maily, které dostáváme během konkrétního časového období.
Poznámka: Outlook musí být otevřen pro pravidlo spustit a vaše mimo kancelář odpověď musí být odeslána. Ujistěte se tedy, že necháte počítač zapnutý a Outlook spuštěný, když jste mimo kancelář.
Krok 1: Vytvořte šablonu zprávy
Chcete-li vytvořit šablonu zprávy v aplikaci Outlook, ujistěte se, že je aktivní karta „Domovská stránka“ a v části Nová klepněte na tlačítko „Nový e-mail“.
Do pole se zprávou zadejte zprávu, kterou chcete odeslat jako automatickou odpověď. Nezadávejte e-mailovou adresu nebo předmět. Poté klikněte na záložku „Soubor“.
V seznamu možností na levé straně obrazovky zákulisí klikněte na „Uložit jako“.
V dialogovém okně Uložit jako vyberte z rozbalovací nabídky „Uložit jako typ“ „Šablona aplikace Outlook (* .oft)“.
Budete přesměrováni do složky uživatelských šablon. Do pole „Název souboru“ zadejte název šablony, ponechte příponu „.oft“ a klikněte na „Uložit“.
Pokud chcete zkopírovat svou e-mailovou šablonu s odpovědí mimo kancelář na jiné PC nebo ji zálohovat, úplná cesta ke složce uživatelských šablon je C:Users<username>AppDataRoamingMicrosoftTemplates . Nahradit <username> s vaším uživatelským jménem Windows.
Zavřete okno zprávy kliknutím na tlačítko „X“ v pravém horním rohu.
Zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda chcete uložitkoncept zprávy. Nemusíte, protože jste jej uložili jako šablonu, ale můžete, pokud chcete. Pokud chcete koncept uložit, klikněte na „Ano“, nebo pokud ne, klikněte na „Ne“.
Krok 2: Vytvořte pravidlo pro automatickou odpověď na nové e-mailové zprávy
Nyní máme odpověď mimo kancelářšablony, vytvoříme pravidlo, pomocí něhož bude tato šablona odpovídat na všechny zprávy, které přicházejí během konkrétního časového období. Ujistěte se, že je aktivní karta „Domů“.
V části Přesunout klikněte na tlačítko „Pravidla“ a v rozevírací nabídce vyberte „Spravovat pravidla a upozornění“.
Klepnutím na kartu „File“ (Soubor) se dostanete na obrazovku zákulisí. Ujistěte se, že je aktivní obrazovka „Info“ (v případě potřeby klikněte na „Info“ vlevo) a poté klikněte na tlačítko „Spravovat pravidla a upozornění“.
V dialogovém okně Pravidla a upozornění zkontrolujte, zdae-mailová adresa, na kterou chcete použít toto pravidlo, je vybrána v rozbalovací nabídce „Použít změny v této složce“. Pokud chcete, aby se toto pravidlo vztahovalo na všechny vaše účty v aplikaci Outlook, ukážeme vám, jak to provést později v tomto článku. Pokud ještě není aktivní, klikněte na kartu Pravidla e-mailu a poté klikněte na tlačítko Nové pravidlo.
Na první obrazovce dialogu Průvodce pravidlyklikněte na „Použít pravidlo pro zprávy, které dostávám“ v části „Začít od prázdného pravidla“. Možnost je přidána do pole „Krok 2: Upravit popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu)“. Pro tuto část pravidla není co upravovat, takže pokračujte kliknutím na tlačítko „Další“.
Druhá obrazovka v dialogovém okně Průvodce pravidlyumožňuje vybrat podmínky, které chcete zkontrolovat při přijímání e-mailů. Chcete-li, aby byla vaše odpověď mimo kancelář zaslána v určitém časovém období, zaškrtněte políčko „přijato v určitém časovém období“ v poli „Krok 1: Vyberte podmínky“. Podmínka je přidána do pole „Krok 2: Upravit popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu)“, stejně jako dříve, ale tentokrát je část popisu, kterou chcete upravit. Chcete-li přidat časové období, klikněte v poli Krok 2 na odkaz „v určitém časovém období“.
V dialogovém okně Datum přijetí zaškrtněte políčkoDo pole „Po“ klikněte na rozbalovací nabídku a poté na datum, po kterém chcete odeslat automatickou odpověď mimo kancelář. Například, pokud chcete, aby se vaše odpověď mimo kancelář začala odesílat 8. února, vyberte 7. Datum pro Datum po.
Poté zaškrtněte políčko „Před“ a vyberte datumrozbalovací nabídka napravo od políčka Před. Datum, které vyberete, by mělo být den poté, co chcete, aby se přestal odesílat odpověď mimo kancelář. Pokud například chcete, aby byl 15. únor posledním dnem odeslání odpovědi mimo kancelář, vyberte jako datum Před 16. únor.
Vybraná data se přidají do podmínky v poli Krok 2. Pokračujte kliknutím na tlačítko „Další“ v dialogovém okně Průvodce pravidly.
Na třetí obrazovce v dialogu Průvodce pravidlyvyberte, co chcete dělat s příchozími e-maily během časového období. Chceme odpovědět na všechny e-maily pomocí šablony, kterou jsme vytvořili v první části, a proto zaškrtneme políčko „odpověď pomocí konkrétní šablony“ v poli „Krok 1: Vyberte akci“. Chcete-li vybrat šablonu, kterou jsme vytvořili, klikněte v poli „Krok 2: Upravit popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu)“ na odkaz „konkrétní šablona“.
V dialogovém okně Vybrat šablonu odpovědi vyberte z rozevíracího seznamu „Vyhledat“ položku „Uživatelské šablony v systému souborů“.
Vyberte šablonu, kterou jste vytvořili (v našem případě šablonu „Mimo kancelář“) a klikněte na tlačítko „Otevřít“.
K vybrané akci se přidá úplná cesta k vybrané šabloně. Pokračujte kliknutím na tlačítko „Další“.
Na čtvrté obrazovce Průvodce pravidly můžete vybratjakékoli výjimky, které chcete použít pro pravidlo, jako například pokud chcete vyloučit určité osoby nebo skupiny („s výjimkou případů od lidí nebo veřejné skupiny“). Nebudeme do našeho pravidla přidávat žádné výjimky, takže pokračujte kliknutím na tlačítko „Další“.
Zadejte název pravidla v kroku 1: Zadejte název tohoto pravidla “. Ve výchozím nastavení je zaškrtnuto políčko „Zapnout toto pravidlo“, takže pravidlo se automaticky zapne. Ale nebojte se. Bude spuštěn až po zadaném datu After.
Už nechceme používat pravidlo pro zprávyv naší doručené poště, proto ponechte políčko „Spustit toto pravidlo nyní u zpráv již ve složce Doručená pošta“ nezaškrtnuté. Pokud chcete toto pravidlo spustit na všech svých e-mailových účtech v aplikaci Outlook, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo na všech účtech. Klikněte na tlačítko „Dokončit“.
Pravidlo se přidá do seznamu. Klepnutím na „OK“ zavřete dialogové okno Pravidla a upozornění.
Nyní, když vám někdo pošle e-mail během zadaného data, automaticky obdrží zprávu ve vytvořené e-mailové šabloně.
Přestože odesílatel obdrží automatickýodpověď říká, že jste mimo kancelář, stále dostáváte e-mail s ikonou označující, že byla odeslána automatická odpověď. Můžete se však cítit oprávněně ignorovat, dokud se nevrátíte.
Po uplynutí časového období v pravidlepravidlo se nebude vztahovat na příchozí e-maily. Pravidlo však stále můžete vypnout. Chcete-li tak učinit, znovu otevřete dialogové okno Pravidla a upozornění, jak je popsáno výše, a zrušte zaškrtnutí políčka nalevo od pravidla v seznamu. Klepnutím na „OK“ dialogové okno zavřete.
Použijete-li toto pravidlo k odeslání automatizovaného výstupuz kancelářské odpovědi se odpověď odesílá jednou odesílateli během jedné relace aplikace Outlook. Relace je při otevření aplikace Outlook do ukončení aplikace. Tím se zabrání odesílání duplicitních odpovědí stejnému odesílateli, který vám pošle více zpráv. Aplikace Outlook sleduje, kdo obdržel automatickou odpověď během každé relace, ale tento seznam je resetován při ukončení aplikace Outlook. Ponechte tedy aplikaci Outlook otevřenou (neopouštějte ji a znovu ji neotevírejte), takže pravidlo bude spuštěno a automatická odpověď mimo kancelář bude zaslána všem, kdo vám pošlou e-maily, a tak odesílatelé nebudou dostávat více odpovědí mimo kancelář.
