Microsoft Word's Find og erstat-funktion er ikkebare til udskiftning af tekst. Du kan også bruge Find og Erstat til at finde specifikke formateringstyper i hele dit dokument og endda erstatte formateringen med noget andet.
Hvornår er det at finde og udskifte formatering nyttigt?
Der er mange måder at bruge Find og Erstat tilformatering, men hvornår skal du overveje at bruge Find og erstat i stedet for at anvende manuelle formateringsændringer eller bruge andre indstillinger som Formatmaler?
Nogle gange giver det mening at anvende formateringændres manuelt. For eksempel, hvis du har brug for at ændre farven på al tekst eller fjerne alle forekomster af fed tekst i dit dokument, kan du gøre dette ved at vælge alle (Ctrl + A) og derefter anvende den ønskede ændring. Hvis du har brug for at kontrollere, hvad der bliver ændret, og hvad der ikke gør mere præcist, er det måske bedre, at du går igennem dit dokument og foretager disse ændringer for hånd.
Der er dog tidspunkter, hvor Find og udskiftkan hjælpe dig med at spare tid ved at anvende formateringsændringer hurtigere og lettere end manuel formatering. Du kan bruge Find og Erstat til at søge efter og ændre formatering af karakter og afsnit.
Her er et par eksempler, når det kan være nyttigt:
- Du har brugt en type tegnformateringi hele dit dokument og vil ændre det til en anden formatering. Sig f.eks., At du brugte kursiv til vægt, og at du nu vil fjerne formateringen.
- Du har et bestemt ord eller en sætning, som du harvil anvende (eller ændre) tegnformatering. For eksempel kan du sige, at du gentager udtrykket "Lille Rødhætte" i hele dit dokument, og du har nu besluttet, at du gerne vil have den sætning til at bruge en anden skrifttype og rød tekst.
- Du har brugt en bestemt afsnitformatering(justering, indrykning, afstand osv.), og du vil ændre det. For eksempel kan du sige, at du indstiller bestemte afsnit, der skal justeres til venstre og have en bestemt indrykning, og at du nu vil fjerne denne indrykning og midterstille disse afsnit.
Nu ja, med en vis fremsyn kunne du have satop karakter- og afsnitstiler og anvend dem derefter nøje i hele dit dokument. Det ville gøre ændring af nogle af disse ting mere håndterbare. Men når fremsyn bliver bagpå, kan Find og udskift hjælpe dig med at få arbejdet gjort.
Klar til at se det i aktion?
Brug af Find og erstat for at ændre karakterformatering
Når det kommer til at finde og udskifteformatering, kan du oprette en søgning efter bare specifikke formateringstyper, eller du kan gøre det i kombination med at søge efter tekst (du kan endda blive smarte og kombinere den med jokertegn for yderligere at forfine dine søgninger).
Hvis du kun vil arbejde med tegnformatering
Hvis du vil søge efter formatering udenledsagende tekst, det er let. Lad os tage eksemplet fra tidligere, hvor vi har besluttet, at vi vil fjerne forekomster af kursiv tekst. Slå dialogboksen Find og erstat ud ved at gå til Hjem> Erstat eller tryk på Ctrl + H.
Klik på fanen Erstat for at placere dit indsættelsespunkt i feltet "Find hvad". Klik derefter på rullemenuen "Format" og vælg indstillingen "Font".
I vinduet Find skrifttype skal du klikke på indstillingen "Kursiv" (eller hvilken formatering du vil søge efter) og derefter klikke på "OK."
Tilbage i vinduet Find og udskift kan du se, at formateringsvalget nu er anført under "Find hvad" -boksen for at hjælpe dig med at holde styr på, hvad du søger.
Placer nu dit indsættelsespunkt i “ErstatMed ”-boksen, skal du gå tilbage Format> Font, og vælg denne gang" Regular ". Når du er færdig, vil du se, at formatering vises under boksen "Erstat med".
Læg mærke til, hvordan det står "Ikke fed" og "Ikke kursiv." Du kan ikke bruge denne teknik til at skifte fra en formateringstype til en anden - bare for at tilføje eller fjerne formatering.
I det mindste er du nu klar til at søge. Tryk på knappen "Find næste" for at få Word til at finde og fremhæve den næste forekomst af hvad du leder efter. Her har det fundet vores næste kursiverede ord. Klik på knappen "Erstat" for at foretage ændringen. Tryk på "Find næste" for at finde den næste forekomst og gentag. Hvis du føler dig heldig, kan du også trykke på knappen "Erstat alle" for at få Word til at fortsætte og erstatte alt, hvad det finder, uden at du behøver at kontrollere hver enkelt, men vi anbefaler at gemme eller oprette en kopi af dit dokument, før du gør dette.
Hvis du vil arbejde med tegnformatering og tekst
Let nok, men hvad nu hvis du vil arbejde med både formatering og tekst på samme tid? Lad os tage et større eksempel.
Sig, at du lige er færdig med at skrive og formatere arapporter, og for firmanavnet "Lorem Incorporated" anvendte du fed, kursiv og blå skriftfarve til vægt. Dit dokument ser sådan ud:
Din manager gennemgår din rapport og beder dig om detfjern den blå farve, fed og kursiv. Du skal også ændre “Lorem Incorporated” til “Lorem Inc.” Du skal foretage ændringerne hurtigt og derefter e-maile den reviderede rapport til din manager så hurtigt som muligt. Du kan gøre alt dette let via Find og erstat.
Slå dialogboksen Find og erstat ud ved at gå til Hjem> Erstat eller tryk på Ctrl + H.
Skriv "Lorem Incorporated" i boksen "Find hvad". Klik på knappen "Mere" for at udvide indstillingerne Find og udskift, hvis de ikke allerede vises.
Klik derefter på knappen "Format" nederst til venstre, og klik derefter på indstillingen "Font".
I vinduet Find skrifttype skal du klikke på skrifttypen "Fed skrift". I rullemenuen “Font Color” skal du vælge den blå farve (som i øjeblikket anvendes på teksten). Klik på "OK", når du er færdig.
Bemærk, at de formatvalg, du lige har foretaget, vises under boksen "Find hvad".
Næste type "Lorem Inc." i boksen "Erstat med". Klik på knappen "Format" igen, og klik derefter på "Font."
Vælg "Regelmæssig" skrifttype, og vælg "Automatisk" i rullemenuen "Fontfarve" (som standard er sort). Klik på "OK", når du er færdig.
Nu kan du bruge "Find næste" og "Erstat"knapper for at gå gennem hver forekomst i dit dokument, eller du kan klikke på knappen "Erstat alle" for at ændre alle forekomster på én gang. Hvis du bruger "Erstat alle", anbefaler vi, at du først gemmer eller opretter en kopi af dit dokument.
Brug af Find og erstat for at ændre afsnitformatering
Du kan også bruge Find og erstat at arbejde medafsnit-niveauformatering, og det fungerer stort set på samme måde som at arbejde med formatering på karakterniveau. Du kan endda bruge den til at finde og erstatte formatering af karakter og afsnit på samme tid, hvis du vil.
Men lad os tage et mere ligetil eksempel tilse hvordan det virker. Lad os sige, at vi har kopieret og indsat nogle afsnit fra et andet Word-dokument til brug i vores dokument. I vores dokument bruger vi standard linjeafstand, hvor der ikke er tilføjet plads før afsnit og 8pt afstand efter afsnit.
Af en eller anden grund er dokumentet, vi trækker afsnit fra, indstillet til at bruge 18pt-afstand begge før og efter afsnit. Vi indsætter teksten med formatering, fordi vi ønsker at bevare formatering af karakterniveau som en fed tekst.
Resultaterne ser ikke godt ud, fordi afsnittet, vi kopierede og indsatte har meget mere plads før og efter det end vores andre afsnit gør.
En måde at løse dette på ville være at ramme Ctrl + Afor at vælge hele dokumentet og derefter indstille linjeafstand for alle afsnit i dokumentet til deres standardværdier. Men hvad nu hvis vi havde nogle afsnit, hvor vi havde justeret linjeafstand og ville beholde det?
Du gættede det - Find og erstat til redning. Afbryd den igen fra Hjem> Udskift eller ved at trykke på Ctrl + H.
Placer dit indsættelsespunkt i feltet "Find hvad", åbn rullemenuen "Format", og vælg indstillingen "Afsnit".
I vinduet Find afsnit skal du vælgeformatering, som du vil søge efter. I vores tilfælde søger vi efter afsnit, hvor mellemrummet før og efter er 18 pkt. Når du er konfigureret, skal du klikke på "OK."
Du vil nu se den formatering, der er anført under feltet "Find hvad".
Placer nu dit indsættelsespunkt i boksen "Erstat med", åbn rullemenuen "Format" igen, og klik på "Afsnit."
Denne gang skal du konfigurere den formatering, du vil brugesom erstatning. Vi går med Words standard uden mellemrum før og 8 timer efter - det samme som i resten af vores dokument. Klik på "OK", når du har konfigureret det.
Nu er du klar til at søge. Tryk på knappen "Find næste" for at få Word til at finde og fremhæve den næste forekomst af hvad du leder efter. Her har det fundet vores underligt fordelt afsnit. Klik på knappen "Erstat" for at foretage ændringen. Tryk på "Find næste" for at finde den næste forekomst og gentag. Du kan også trykke på knappen "Erstat alle" for at få Word til at fortsætte og erstatte alt, hvad det finder, uden at du behøver at kontrollere hver enkelt, men vi anbefaler at gemme eller oprette en kopi af dit dokument, før du gør dette.
Og efter at have udført vores udskiftning, har vi nu fået et afsnit fordelt ligesom vores andre.
Du kan blive meget mere sofistikeret med dinsøgninger end de enkle eksempler, vi har givet her. Du kan kombinere flere forskellige typer karakter- og afsnitformatering i en enkelt søgning. Du kan endda bruge jokertegn og andre specialtegn for at blive mere kreativ med den specifikke tekst, du finder. Men det skulle være nok til at komme i gang!
