Microsoft Office giver dig mulighed for at kryptere dit Officedokumenter og PDF-filer, så ingen kan engang se filen, medmindre de har adgangskoden. Moderne versioner af Office bruger sikker kryptering, som du kan stole på - forudsat at du angiver en stærk adgangskode.
Instruktionerne herunder gælder for Microsoft Word, PowerPoint, Excel og Access 2016, men processen skal være den samme i andre nylige versioner af Office.
Hvor sikker er Microsoft Office's adgangskodebeskyttelse?
Microsoft Office's adgangskodebeskyttelsesfunktionerhar fået en dårlig rap i fortiden. Fra Office 95 til Office 2003 var krypteringsplanen meget svag. Hvis du har et dokument, der er adgangskodebeskyttet med Office 2003 eller en tidligere version, kan adgangskoden nemt og hurtigt omgås med bredt tilgængeligt adgangskodekraftsoftware.
Med Office 2007 blev Microsoft mere alvorligom sikkerhed. Office 2007 skiftede til Advanced Encryption Standard (AES) med en 128-bit nøgle. Dette betragtes bredt som sikkert og betyder, at Office nu bruger ægte, stærk kryptering til at beskytte dine dokumenter, når du angiver en adgangskode. Vi testede PDF-krypteringsfunktionen og fandt, at den bruger 128-bit AES-kryptering også på Office 2016.
Der er to store ting, du skal holde øje medtil. Først er det kun adgangskoder, der fuldstændigt krypterer dokumentet, som er sikre. Office giver dig også mulighed for at indstille en adgangskode til "Begræns redigering" af en fil - i teorien, så folk kan se en fil, men ikke redigere den uden en adgangskode. Denne type adgangskode kan nemt knækkes og fjernes, så folk kan redigere filen.
Office's kryptering fungerer også kun, hvisdu gemmer i moderne dokumentformater som .docx. Hvis du gemmer i ældre dokumentformater som .doc - som er kompatible med Office 2003 og tidligere - bruger Office den ældre, ikke-sikre version af krypteringen.
Men så længe du gemmer dine filer i moderne Office-formater og bruger indstillingen "Krypter med adgangskode" i stedet for "Begræns redigering", skal dine dokumenter være sikre.
Sådan beskyttes et kontordokument med en adgangskode
Først til at beskytte et Office-dokument til en adgangskodeåbn det i Word, Excel, PowerPoint eller Access. Klik på menuen "File" øverst til venstre på skærmen. Klik på knappen "Beskyt dokument" i informationsruden og vælg "Krypter med adgangskode."
Knappen hedder kun “Protect Document” iMicrosoft Word, men det hedder noget lignende i andre apps. Se efter "Protect Workbook" i Microsoft Excel og "Protect Presentation" i Microsoft PowerPoint. I Microsoft Access ser du bare en knappen "Krypter med adgangskode" på fanen Info. Trinnene fungerer ellers det samme.
BEMÆRK: Hvis du kun ønsker at begrænse redigering af dokumentet, kan du vælge "Begræns redigering" her, men som vi sagde, er det ikke særlig sikkert og kan let omgås. Du har det bedre med at kryptere hele dokumentet, hvis du kan.
RELATEREDE: Sådan opretter du en stærk adgangskode (og husk det)
Indtast det adgangskode, du vil kryptere dokumentet med. Du vil vælge en god adgangskode her. Svage adgangskoder kan nemt gættes ved at knække software, hvis nogen får adgang til dokumentet.
Advarsel: Du mister adgang til dokumentet, hvis du nogensinde har glemt din adgangskode, så hold det sikkert! Microsoft rådgiver dig om at nedskrive navnet på dokumentet og dets adgangskode og opbevare det på et sikkert sted.
Når et dokument er krypteret, ser du meddelelsen "Der kræves en adgangskode for at åbne dette dokument" på infoskærmen.
Næste gang du åbner dokumentet, ser du en boks "Indtast adgangskode til åbning af fil". Hvis du ikke indtaster den rigtige adgangskode, vil du overhovedet ikke kunne se dokumentet.
Sådan fjerner du adgangskodebeskyttelsen fra adokument, skal du klikke på knappen "Beskyt dokument" og vælge "Krypter med adgangskode" igen. Indtast en tom adgangskode, og klik på "OK." Office fjerner adgangskoden fra dokumentet.
Sådan opretter du en adgangskodebeskyttet PDF-fil
Du kan også eksportere et Office-dokument til en PDFfil og adgangskode beskytter denne PDF-fil. PDF-dokumentet krypteres med det adgangskode, du giver. Dette fungerer i Microsoft Word, Excel og PowerPoint.
For at gøre dette skal du åbne dokumentet, klikke på "File" -menuknappen og vælge "Export". Klik på knappen "Create PDF / XPS" for at eksportere dokumentet som en PDF-fil.
Klik på knappen "Indstillinger" i bunden af det gemte dialogvindue, der vises. I bunden af indstillingsvinduet skal du aktivere indstillingen "Krypter dokumentet med en adgangskode" og klikke på "OK."
Indtast det adgangskode, du vil kryptere PDF-filen med, og klik derefter på "OK."
Når du er færdig, skal du indtaste et navn til PDF-filen og klikke på knappen "Publicer". Office eksporterer dokumentet til en adgangskodebeskyttet PDF-fil.
Advarsel: Du kan ikke se PDF-filen, hvis du glemmer adgangskoden. Sørg for at holde styr på det, ellers mister du adgang til din PDF-fil.
Du skal indtaste PDF-filens adgangskode hvornårdu åbner det. Hvis du for eksempel åbner PDF-filen i Microsoft Edge – Windows 10s standard PDF-visning - bliver du bedt om at indtaste adgangskoden, før du kan se den. Dette fungerer også i andre PDF-læsere.
Denne funktion kan hjælpe med at beskytte særligt følsomme dokumenter, især når du gemmer dem på et USB-drev eller i en online lagringstjeneste som Microsoft OneDrive.
Fuld-disk kryptering som Enhedskryptering ogBitLocker på en Windows-pc eller FileVault på en Mac er mere sikker og smertefri til at beskytte alle dokumenter på din computer, dog - især hvis din computer er stjålet.
