Når du ved, vil du være ude afi et par dage, kan du indstille Out of Office Assistant til at svare automatisk og fortælle folk, at du nyder din ferie, mens de sidder fast på arbejdet.
RELATEREDE: Sådan bedre styres e-mail i Outlook med hurtige trin og regler
For at oprette et out-office svar i Outlook, viopretter en e-mail-skabelon med den meddelelse, vi vil bruge, og derefter oprette en regel, der sender et svar med den meddelelse til alle e-mails, vi modtager i et specifikt datointerval.
BEMÆRK: Outlook skal være åben for, at reglen kan køre, og dit ukontoret svar skal sendes. Så sørg for at lade din computer være tændt og Outlook kører, mens du ikke er på kontoret.
Trin én: Opret en beskedskabelon
For at oprette en beskedskabelon i Outlook skal du sikre dig, at fanen "Hjem" er aktiv og klikke på knappen "Ny e-mail" i afsnittet Ny.
Indtast den besked, du vil have sendt som et automatisk svar i meddelelsesfeltet. Indtast ikke en til e-mail-adresse eller et emne. Klik derefter på fanen “File”.
Klik på “Gem som” på listen over indstillinger i venstre side af skærmbilledet backstage.
I dialogboksen Gem som skal du vælge “Outlook Template (* .oft)” i rullemenuen “Save as type”.
Du føres til mappen med brugerskabeloner. Indtast et navn til skabelonen i boksen "Filnavn", hold udvidelsen ".oft", og klik på "Gem".
Hvis du vil kopiere din out-office-svar-e-mail-skabelon til en anden pc eller sikkerhedskopiere den, er den fulde sti til mappen med brugerskabeloner C:Users<username>AppDataRoamingMicrosoftTemplates . Erstatte <username> med dit Windows-brugernavn.
Luk meddelelsesvinduet ved at klikke på “X” -knappen i øverste højre hjørne.
Der vises en dialogboks, der spørger, om du vil gemmeet udkast til beskeden. Det behøver du ikke, fordi du gemte den som en skabelon, men du kan, hvis du vil. Klik på "Ja", hvis du vil gemme kladden, eller "Nej", hvis du ikke gør det.
Trin to: Opret en regel til automatisk at svare på nye e-mail-meddelelser
Nu, hvor vi har vores ubesvarede e-mailskabelon, opretter vi en regel til at bruge den skabelon til at svare på alle meddelelser, der kommer ind i et specifikt datointerval. Sørg for, at fanen “Hjem” er aktiv.
I sektionen Flyt skal du klikke på knappen "Regler" og vælge "Administrer regler og advarsler" i rullemenuen.
Du kan også klikke på fanen “File” for at få adgang til skærmbilledet bag scenen. Sørg for, at skærmbilledet “Info” er aktiv (klik “Info” til venstre om nødvendigt), og klik derefter på knappen ”Administrer regler og advarsler”.
I dialogboksen Regler og advarsler skal du sikre dig, ate-mail-adresse, som du vil anvende denne regel til, vælges i rullemenuen "Anvend ændringer til denne mappe". Hvis du ønsker, at denne regel skal gælde for alle dine konti i Outlook, viser vi dig, hvordan du gør det senere i denne artikel. Klik på fanen "E-mail-regler", hvis den ikke allerede er aktiv, og klik derefter på knappen "Ny regel".
På den første skærm i dialogboksen Regelguideskal du klikke på "Anvend regel på meddelelser, jeg modtager" i afsnittet "Start fra en tom regel". Indstillingen føjes til feltet "Trin 2: Rediger regelbeskrivelsen (klik på en understreget værdi)". Der er intet at redigere for denne del af reglen, så klik på "Næste" -knappen for at fortsætte.
Det andet skærmbillede i dialogboksen Regelguidegiver dig mulighed for at vælge betingelserne for at kontrollere, når du modtager e-mails. Hvis du vil have din uden svar på kontoret sendt ud i løbet af et specifikt datointerval, skal du markere afkrydsningsfeltet "modtaget i et specifikt tidsrum" i "Trin 1: Vælg betingelser". Betingelsen føjes til feltet "Trin 2: Rediger regelbeskrivelsen (klik på en understreget værdi)" som før, men denne gang er der en del af beskrivelsen, der skal redigeres. For at tilføje et datointerval skal du klikke på linket "i et specifikt datointerval" i trin 2-boksen.
I dialogboksen Dato modtaget skal du kontrollere"Efter" -boksen, klik på rullemenuen, og klik på den dato, hvorefter du vil have det automatiske out-office-svar sendt. Hvis du f.eks. Vil have, at dit ubesvarede svar skal begynde at blive sendt den 8. februar, skal du vælge 7. februar til After-datoen.
Marker derefter afkrydsningsfeltet “Før”, vælg en dato fradatafeltet til højre for afkrydsningsfeltet Før. Den dato, du vælger, skal være dagen efter, at du vil have svaret, der er ude af kontor, skal stoppe med at blive sendt. Hvis du for eksempel ønsker, at 15. februar skal være den sidste dag, hvor dit svar, der er ude af kontor, sendes, skal du vælge 16. februar som før-dato.
De valgte datoer føjes til betingelsen i feltet Trin 2. Klik på knappen "Næste" i dialogboksen Guiden for regler for at fortsætte.
På det tredje skærmbillede i dialogboksen Regler-guideboks, vælger du, hvad du vil gøre med indgående e-mails i datointervallet. Vi vil svare på alle e-mails ved hjælp af skabelonen, vi oprettede i det første afsnit, så vi markerer afkrydsningsfeltet "svar ved hjælp af en bestemt skabelon" i boksen "Trin 1: Vælg handling (er)". For at vælge den skabelon, vi oprettede, skal du klikke på linket "en bestemt skabelon" i boksen "Trin 2: Rediger regelbeskrivelsen (klik på en understreget værdi)".
I dialogboksen Vælg en svarskabelon skal du vælge "Brugerskabeloner i filsystem" i rullemenuen "Se ind".
Vælg den skabelon, du oprettede (i vores tilfælde skabelonen "Out of Office Answer"), og klik på knappen "Åbn".
Den fulde sti til den valgte skabelon føjes til den valgte handling. Klik på knappen "Næste" for at fortsætte.
På det fjerde skærmbillede af guiden Regler kan du vælgeeventuelle undtagelser, du vil anvende til reglen, f.eks. hvis du vil udelukke bestemte personer eller grupper ("undtagen fra personer eller offentlig gruppe"). Vi vil ikke tilføje nogen undtagelser til vores regel, så klik på "Næste" -knappen for at fortsætte.
Indtast et navn på reglen i “Trin 1: Angiv et navn til denne regel ”. Afkrydsningsfeltet "Tænd for denne regel" markeres som standard, så reglen tændes automatisk. Men rolig. Det kører først efter den efter dato, du har angivet.
Vi ønsker ikke at køre reglen for meddelelser alleredei vores indbakke, så lad "Kør denne regel nu på meddelelser, der allerede er inde i indbakke", ikke være markeret. Hvis du vil køre denne regel på alle dine e-mail-konti i Outlook, skal du markere afkrydsningsfeltet "Opret denne regel på alle konti". Klik på knappen "Færdig".
Reglen føjes til listen. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen Regler og advarsler.
Når nogen nu sender dig en e-mail i den angivne dato, modtager de automatisk beskeden i den e-mail-skabelon, du oprettede.
Selvom afsenderen modtager en automatisksvar, der siger, at du er ude af kontoret, du får stadig deres e-mail med et ikon, der angiver, at et automatisk svar er blevet sendt. Du kan dog føle dig retfærdig i at ignorere det, indtil du kommer tilbage.
Når datointervallet på reglen er gået,regel gælder ikke for indgående e-mails. Du kan dog stadig slukke for reglen. For at gøre dette skal du åbne dialogboksen Regler og advarsler igen som beskrevet tidligere og fjerne markeringen i boksen til venstre for reglen på listen. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen.
Når du bruger denne regel til at sende en automatiseret udmed office-svar, sendes svaret én gang til hver afsender under en enkelt Outlook-session. En session er, når du åbner Outlook, indtil du afslutter applikationen. Dette forhindrer, at duplikatsvar sendes til den samme afsender, der sender dig flere meddelelser. Outlook sporer, der har modtaget et automatisk svar under hver session, men denne liste nulstilles, når du afslutter Outlook. Så lad Outlook være åbent (ikke afslutte og åbne igen), så reglen kører, og det automatiske out-office-svar sendes til alle, der e-mailer dig, så afsendere ikke modtager flere svar, der er uden for kontoret.
