Υπάρχουν δύο τρόποι για την προστασία ενός αρχείου PDF: ένας κωδικός πρόσβασης κατόχου και ένας κωδικός πρόσβασης χρήστη. Θα εξηγήσουμε το σκοπό του καθενός και θα σας δείξουμε πώς να τα εφαρμόσετε στα αρχεία PDF.
Ο ιδιοκτήτης ή ο κωδικός πρόσβασης σας επιτρέπει να κάνετεεφαρμόστε δικαιώματα σε ένα αρχείο PDF. Για παράδειγμα, εάν δεν θέλετε να επιτρέψετε την εκτύπωση ενός αρχείου PDF ή των σελίδων προς εξαγωγή, μπορείτε να επιλέξετε αυτό που θέλετε να επιτρέψετε και να μην επιτρέψετε και να εφαρμόσετε έναν κωδικό πρόσβασης κατόχου στο αρχείο PDF. Ο κωδικός πρόσβασης ιδιοκτήτη μπορεί επίσης να ονομάζεται κύριος κωδικός πρόσβασης. Είναι αυτό που σας επιτρέπει να αλλάξετε αυτά τα δικαιώματα.
Ο κωδικός πρόσβασης Χρήστης ή Άνοιγμα, σας επιτρέπει να ζητήσετε από τον χρήστη να εισάγει έναν κωδικό πρόσβασης για να προβάλετε ακόμη και το PDF. Εάν δεν εισαγάγουν τον σωστό κωδικό πρόσβασης, το αρχείο PDF δεν θα ανοίξει.
Υπάρχουν πολλές ηλεκτρονικές υπηρεσίες για προστασίαΑρχεία PDF, όπως το PDFProtect, αλλά εάν θέλετε να προσθέσετε έναν κωδικό πρόσβασης σε ένα ευαίσθητο έγγραφο, ίσως δεν είναι άνετο να το μεταφορτώσετε σε μια υπηρεσία που δεν γνωρίζετε. Έτσι, θα επικεντρωθούμε στην καλύτερη επιλογή offline σε αυτόν τον οδηγό.
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης τα έγγραφα και τα αρχεία PDF με το Microsoft Office
Έχουμε καλύψει τον τρόπο δημιουργίας ενός κωδικού πρόσβασης που προστατεύεταιΑρχείου PDF στο Microsoft Word, αλλά αυτό προσθέτει μόνο έναν κωδικό πρόσβασης χρήστη. Δεν υπάρχει επιλογή προσθήκης κωδικού πρόσβασης κατόχου. Κάναμε κάποια έρευνα και βρήκαμε ότι η καλύτερη επιλογή για την προστασία των αρχείων PDF σας είναι η ελεύθερη σουίτα γραφείου LibreOffice. Θα σας δείξουμε πώς να προστατεύσετε ένα έγγραφο Microsoft Word ή LibreOffice Writer με έναν κωδικό πρόσβασης και πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό από ένα έγγραφο.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Χρησιμοποιούμε ένα αρχείο Word στο παράδειγμά μας, αλλά μπορείτε να κάνετε το ίδιο με τα αρχεία του LibreOffice Writer (αρχεία .odt). Μπορείτε επίσης να ανοίξετε αρχεία PDF στο LibreOffice. Ανοίγουν στο LibreOffice Draw ακόμα και αν βρίσκεστε σε Writer, Calc ή Impress αλλά η διαδικασία για την προστασία τους με κωδικό στο Draw είναι ίδια με τα άλλα προγράμματα LibreOffice και περιγράφεται στην ενότητα "Πώς να μετατρέψετε ένα έγγραφο σε ένα PDF Protected PDF File "παρακάτω. Θα μετατρέπετε ένα μη προστατευμένο αρχείο PDF σε ένα προστατευμένο με κωδικό πρόσβασης.
Πώς να προσθέσετε κωδικούς πρόσβασης ανοικτού κώδικα και αδειών σε ένα έγγραφο
Πριν ξεκινήσετε, κατεβάστε το LibreOffice και τοεγκαταστήστε το ή μπορείτε να κάνετε λήψη της φορητής έκδοσης, αν προτιμάτε να μην εγκαταστήσετε το LibreOffice. Ανοίξτε τον LibreOffice Writer και στη συνέχεια ανοίξτε ένα αρχείο Word. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο κουμπί "Αποθήκευση" στη γραμμή εργαλείων και επιλέξτε "Αποθήκευση ως" από το αναπτυσσόμενο μενού.
Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, μεταβείτε στο σημείο όπου βρίσκεστεθέλετε να αποθηκεύσετε το προστατευμένο έγγραφο. Για παράδειγμα, πρόκειται να αντικαταστήσουμε το πρωτότυπο έγγραφο. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το προστατευμένο έγγραφο ως νέο αρχείο, πληκτρολογήστε ένα διαφορετικό όνομα για το αρχείο στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου". Για να προστατεύσετε το έγγραφο με κωδικό πρόσβασης, επιλέξτε το πλαίσιο "Αποθήκευση με κωδικό πρόσβασης". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".
Αν αντικαθιστάτε το αρχικό αρχείο, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιβεβαίωση αποθήκευσης ως. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι" για να αντικαταστήσετε το αρχείο.
Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός κωδικού πρόσβασης, μπορείτε να καθορίσετεδύο τύπους κωδικών πρόσβασης, όπως και οι κωδικοί πρόσβασης χρηστών και κατόχων αρχείων PDF. Για να ζητήσετε από τον χρήστη να εισαγάγει έναν κωδικό πρόσβασης για να δει το έγγραφο (όπως ο κωδικός πρόσβασης χρήστη), πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο "Εισαγωγή κωδικού πρόσβασης για άνοιγμα" και το πλαίσιο "Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης" στο πεδίο "Κωδικός πρόσβασης κρυπτογράφησης αρχείων". Εάν θέλετε επίσης να προστατεύσετε το έγγραφο από την επεξεργασία (όπως ο κωδικός πρόσβασης ιδιοκτήτη), κάντε κλικ στο "Επιλογές" στο μέσο του παραθύρου διαλόγου και πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο "Εισαγωγή κωδικού πρόσβασης για επεξεργασία" και στο πλαίσιο "Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης" Κωδικός πρόσβασης κοινής χρήσης αρχείων.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ο κωδικός πρόσβασης κοινής χρήσης αρχείων λειτουργεί μόνο για έγγραφα του LibreOffice Writer, όχι για έγγραφα του Word. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τον Κωδικό πρόσβασης για κοινή χρήση αρχείων, αποθηκεύστε το έγγραφό σας ως αρχείο .odt, η οποία είναι η πρώτη επιλογή στην αναπτυσσόμενη λίστα "Αποθήκευση ως τύπος" στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως παραπάνω.
Εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης για να επιτρέψετε την επεξεργασίααυτόματα προκαλεί το άνοιγμα του εγγράφου σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση. Εάν θέλετε να ανοίξετε το αρχείο σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση χωρίς προεπιλογή χωρίς κωδικό, ελέγξτε το πλαίσιο "Άνοιγμα αρχείου μόνο για ανάγνωση" και αφήστε τα πλαίσια κωδικού πρόσβασης κάτω από τον κενό κωδικό πρόσβασης Κοινή χρήση.
Κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
Αν έχετε εφαρμόσει έναν ανοικτό κωδικό πρόσβασης στο έγγραφο, την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το αρχείο, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον ανοικτό κωδικό πρόσβασης.
Εάν το αρχείο σας είναι ένα έγγραφο LibreOffice Writer (.odt) και έχετε αντιστοιχίσει έναν κωδικό πρόσβασης για την κοινή χρήση αρχείων, το έγγραφο θα ανοίξει σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση. Για να επεξεργαστείτε το έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί "Επεξεργασία εγγράφου" στην κίτρινη γραμμή.
Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης για κοινή χρήση αρχείων για να μπορέσετε να τροποποιήσετε το αρχείο.
Πώς να μετατρέψετε ένα έγγραφο σε αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης
Μπορείτε επίσης να μετατρέψετε ένα έγγραφο του Word ή έναΤο έγγραφο LibreOffice σε ένα αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης και χρησιμοποιεί κωδικούς πρόσβασης χρήστη και κατόχου σε αυτό. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το έγγραφο και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Εξαγωγή ως PDF" από το μενού Αρχείο.
Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές PDF, κάντε κλικ στην καρτέλα "Ασφάλεια".
Στην περιοχή "Αρχείο κρυπτογράφησης και αδειοδότησης αρχείων", υπάρχει αρχικά "Δεν έχει οριστεί ανοιχτός κωδικός πρόσβασης" (κωδικός χρήστη) και "Δεν έχει οριστεί κωδικός πρόσβασης" (κωδικός πρόσβασης ιδιοκτήτη). Για να ορίσετε αυτούς τους κωδικούς πρόσβασης, κάντε κλικ στην επιλογή "Ορισμός κωδικών πρόσβασης".
Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός κωδικών πρόσβασης, στο πλαίσιο Ορισμός ανοιχτούπληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης χρήστη δύο φορές που θα χρειαστεί για να δείτε το αρχείο PDF. Στην περιοχή Ορισμός κωδικού πρόσβασης, εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης ιδιοκτήτη που θα εμποδίσει την εκτύπωση, την επεξεργασία ή την εξαγωγή περιεχομένου από το αρχείο PDF. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε και τους δύο κωδικούς πρόσβασης, αλλά συνιστούμε να το κάνετε για περισσότερη ασφάλεια. Ένα αρχείο PDF με μόνο ένα από τους δύο κωδικούς πρόσβασης που έχουν εφαρμοστεί (είτε ένα) δεν είναι τόσο ασφαλές όσο ένα με δύο κωδικούς πρόσβασης. Το Planet PDF εξηγεί γιατί δύο κωδικοί πρόσβασης είναι καλύτεροι από έναν όταν εξασφαλίζετε αρχεία PDF.
Θα επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές PDFκαι η κατάσταση του κωδικού πρόσβασης που ορίσατε εμφανίζεται κάτω από το κουμπί Ορισμός κωδικών πρόσβασης. Αν επιλέξετε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης (ιδιοκτήτη), ενεργοποιούνται οι επιλογές στη δεξιά πλευρά του πλαισίου διαλόγου. Αν δεν θέλετε να εκτυπώσετε το έγγραφο ή να κάνετε κάποιες αλλαγές στο έγγραφο, επιλέξτε "Δεν επιτρέπεται" στο τμήμα Εκτύπωση και αλλαγές. Αν θέλετε απλώς να περιορίσετε τον τύπο εκτύπωσης και τις αλλαγές που μπορούν να γίνουν, επιλέξτε μια άλλη επιλογή κάτω από την επιλογή Εκτύπωση και αλλαγές. Εάν δεν θέλετε να αντιγράψετε κάποιον περιεχόμενο από το αρχείο PDF, βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο "Ενεργοποίηση αντιγραφής περιεχομένου" δεν είναι επιλεγμένο. Για λόγους προσβασιμότητας, είναι καλό να αφήσετε το πλαίσιο ελέγχου "Ενεργοποίηση πρόσβασης κειμένου για εργαλεία προσβασιμότητας". Κάντε κλικ στην επιλογή "Εξαγωγή".
Στο παράθυρο διαλόγου "Εξαγωγή", μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης. Καταχωρίστε ένα όνομα για το αρχείο στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου" και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".
Αν έχετε αντιστοιχίσει έναν ανοικτό (χρήστη) κωδικό πρόσβασης στο αρχείο PDF, θα σας ζητηθεί αυτός ο κωδικός πρόσβασης την επόμενη φορά που θα το ανοίξετε.
Θα δείτε "(SECURED)" στα δεξιά του ονόματος αρχείου στη γραμμή τίτλου, υποδεικνύοντας ότι πρόκειται για κρυπτογραφημένο αρχείο PDF.
Αν εφαρμόσατε έναν κωδικό πρόσβασης (ιδιοκτήτη) στο αρχείο PDF και επιλέξατε να μην επιτρέψετε την εκτύπωση, θα παρατηρήσετε ότι η επιλογή "Εκτύπωση" είναι γκρίζα όταν κάνετε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".
Οι διαδικασίες για την προσθήκη κωδικών πρόσβασης ανοιχτών και αδειών σε ένα έγγραφο και η μετατροπή ενός εγγράφου σε αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό είναι οι ίδιες στο LibreOffice Calc, Impress και Draw.
