Zen και η τέχνη της οργάνωσης φακέλων και φακέλων

Είναι η επιφάνεια εργασίας σας ένα κομμάτι της καθαριότητας, ή είναιξεχειλίζει με τόσα πολλά εικονίδια που φοβάσαι να το κοιτάξεις; Εάν έχετε αναβληθεί να οργανωθείτε επειδή η εργασία είναι πολύ τεράστια ή αποθαρρυντική ή δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε, έχουμε 40 συμβουλές για να φτάσετε στο δρόμο για την κατοχύρωση του ψηφιακού σας συστήματος αρχειοθέτησης.

Για όλους τους αναγνώστες που θα ήθελαν να οργανώσουν τα αρχεία και τους φακέλους τους ή, εάν είναι ήδη οργανωμένοι, καλύτερα οργανωμένοι - έχουμε συντάξει έναν πλήρη οδηγό για να οργανωθεί και να παραμείνει οργανωμένος, ένα πλήρες άρθρο που ελπίζουμε να καλύψει κάθε πιθανή συμβουλή που θα θέλατε.

Σημάδια ότι ο υπολογιστής σας είναι ανεπαρκώς οργανωμένος

Εάν ο υπολογιστής σας είναι ένα χάος, πιθανότατα το γνωρίζετε ήδη. Αλλά μόνο σε περίπτωση που δεν είστε, εδώ είναι μερικές πινακίδες:

• Η επιφάνεια εργασίας σας διαθέτει πάνω από 40 εικονίδια
• Το "My Documents" περιέχει πάνω από 300 αρχεία και 60 φακέλους, συμπεριλαμβανομένων MP3 και ψηφιακών φωτογραφιών
• Χρησιμοποιείτε την ενσωματωμένη δυνατότητα αναζήτησης των Windows όποτε χρειάζεται να βρείτε ένα αρχείο
• Δεν μπορείτε να βρείτε προγράμματα στη λίστα ελέγχου εκτός ελέγχου από το μενού "Έναρξη"
• Μπορείτε να αποθηκεύσετε όλα τα έγγραφά σας σε ένα φάκελο, όλα τα υπολογιστικά φύλλα σας σε ένα δεύτερο φάκελο κ.λπ.
• Κάθε δεδομένο αρχείο που αναζητάτε μπορεί να βρίσκεται σε οποιοδήποτε από τα τέσσερα διαφορετικά σύνολα φακέλων

Αλλά πριν ξεκινήσουμε, εδώ είναι μερικές γρήγορες σημειώσεις:

• Υποθέτουμε ότι γνωρίζετε τα αρχεία και τους φακέλους και πώς μπορείτε να δημιουργήσετε, να αποθηκεύσετε, να μετονομάσετε, να τα αντιγράψετε και να τα διαγράψετε
• Οι αρχές οργάνωσης που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο ισχύουν εξίσου όλα συστήματα πληροφορικής. Ωστόσο, τα στιγμιότυπα οθόνης εδώ θα αντικατοπτρίζουν πώς φαίνονται τα πράγματα στα Windows (συνήθως τα Windows 7). Θα αναφέρουμε επίσης ορισμένα χρήσιμα χαρακτηριστικά των Windows που μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανωθείτε.
• Ο καθένας έχει τη δική του αγαπημένη μεθοδολογία οργάνωσης και αρχειοθέτησης και είναι πολύ εύκολο να μπεις στα επιχειρήματα "Το δρόμο μου είναι καλύτερο από το δρόμο σου". Η πραγματικότητα είναι ότι εκεί είναι δεν είναι ένας τέλειος τρόπος να οργανωθούν τα πράγματα. Όταν έγραψα αυτό το άρθρο, προσπάθησα να διατηρήσω μια γενική και αντικειμενική άποψη. Θεωρώ τον εαυτό μου ασυνήθιστα καλά οργανωμένο (μέχρι το σημείο της εμμονής, της αλήθειας) και είχα 25 χρόνια εμπειρίας στη συλλογή και οργάνωση αρχείων σε υπολογιστές. Έχω πολλά να πω σχετικά με το θέμα. Αλλά οι συμβουλές που περιέγραψα εδώ είναι μόνο με έναν τρόπο να το κάνει. Ας ελπίσουμε ότι μερικές από αυτές τις συμβουλές θα λειτουργήσουν και για σας, αλλά παρακαλούμε να μην το διαβάσετε ως οποιοδήποτε "σωστό" τρόπο για να το κάνετε.

Στο τέλος του άρθρου θα σας ζητήσουμε, τον αναγνώστη, για τις δικές σας συμβουλές.

Γιατί να ασχοληθούμε καθόλου με την οργάνωση;

Για μερικούς, η απάντηση στο ερώτημα αυτό είναιαυτονόητο. Και όμως, σε αυτή την εποχή του ισχυρού λογισμικού αναζήτησης επιφάνειας εργασίας (οι δυνατότητες αναζήτησης ενσωματωμένες στα Windows Vista και Windows 7 Start Menus και σε προγράμματα τρίτων όπως η Αναζήτηση Google Desktop), πρέπει να ζητηθεί και να απαντηθεί η ερώτηση.

Έχω έναν φίλο που βάζει κάθε αρχείο που δημιουργεί, λαμβάνει ή μεταφορτώνει στο δικό του Τα αρχεία μου φάκελο και δεν ενοχλεί την αρχειοθέτηση τουςυποφάκελοι καθόλου. Βασίζεται στη λειτουργικότητα αναζήτησης ενσωματωμένη στο λειτουργικό σύστημα των Windows για να τον βοηθήσει να βρει ό, τι ψάχνει. Και πάντα το βρίσκει. Είναι ένας Σαμουράι αναζήτησης. Για αυτόν, η αρχειοθέτηση είναι ένα χάσιμο πολύτιμου χρόνου που θα μπορούσε να δαπανηθεί απολαμβάνοντας τη ζωή!

Είναι δελεαστικό να ακολουθήσουμε το παράδειγμά του. Στο πρόσωπο, γιατί κάποιος θα έκανε τον κόπο να πάρει το χρόνο για να οργανώσει το σκληρό δίσκο τους όταν είναι διαθέσιμο αυτό το εξαιρετικό λογισμικό αναζήτησης; Λοιπόν, αν το μόνο που θέλετε να κάνετε με τα αρχεία που έχετε είναι να τα εντοπίσετε και να τα ανοίξετε μεμονωμένα (για ακρόαση, επεξεργασία κ.λπ.), τότε δεν υπάρχει κανένας λόγος να ενοχλείτε ποτέ να κάνετε ένα σκάλισμα της οργάνωσης. Αλλά εξετάστε αυτές τις συνήθεις εργασίες που δεν είναι εφικτές με το λογισμικό αναζήτησης επιφάνειας εργασίας:

• Εύρεση αρχείων με μη αυτόματο τρόπο. Συχνά δεν είναι βολικό, γρήγορο ή ομοιόμορφομπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό αναζήτησης επιφάνειας εργασίας για να βρείτε αυτό που θέλετε. Δεν λειτουργεί το 100% του χρόνου, ή ίσως να μην το έχετε εγκαταστήσει. Μερικές φορές είναι απλά πιο γρήγορο να πηγαίνεις κατευθείαν στο αρχείο που θέλεις, αν ξέρεις ότι είναι σε έναν συγκεκριμένο υποφάκελο, αντί να τράβεις εκατοντάδες αποτελέσματα αναζήτησης.
• Βρείτε ομάδες παρόμοιων αρχείων (π.χ. όλα τα αρχεία "εργασίας" σας, όλες τις φωτογραφίες των διακοπών σας στην Ευρώπη το 2008, όλα τα μουσικά σας βίντεο, όλα τα MP3 από Σκοτεινή πλευρά της Σελήνης, όλα τα γράμματα που γράψατε στη σύζυγό σας, όλαφορολογικές δηλώσεις σας). Η έξυπνη ονομασία των αρχείων θα σας φτάσει μέχρι τώρα. Μερικές φορές είναι η ημερομηνία που το αρχείο δημιουργήθηκε ότι είναι σημαντικό, άλλες φορές είναι η μορφή αρχείου, και άλλες φορές είναι ο σκοπός του αρχείου. Πώς ονομάζετε μια συλλογή αρχείων, ώστε να είναι εύκολο να απομονωθούν με βάση όποιος των ανωτέρω κριτηρίων; Σύντομη απάντηση, δεν μπορείτε.
• Μετακίνηση αρχείων σε νέο υπολογιστή. Ήρθε η ώρα να αναβαθμίσετε τον υπολογιστή σας. Πώς μπορείτε γρήγορα να αρπάξετε όλα τα αρχεία που είναι σημαντικά για σας; Ή εσείς αποφασίζετε να έχετε δύο υπολογιστές τώρα - ένας για το σπίτι και ένας για εργασία. Πώς απομονώνετε γρήγορα μόνο τα αρχεία που σχετίζονται με την εργασία για να τα μετακινήσετε στον υπολογιστή εργασίας;
• Συγχρονίστε αρχεία σε άλλους υπολογιστές. Αν έχετε περισσότερους από έναν υπολογιστές, και εσείςπρέπει να αντικατοπτρίσετε μερικά από τα αρχεία σας στον άλλο υπολογιστή (π.χ. τη μουσική σας συλλογή), τότε χρειάζεστε έναν τρόπο να προσδιορίσετε γρήγορα ποια αρχεία πρόκειται να συγχρονιστούν και ποια όχι. Σίγουρα δεν θέλετε να συγχρονίσετε τα παντα?
• Επιλέξτε ποια αρχεία θα δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας. Εάν το εφεδρικό σας σύστημα απαιτεί πολλαπλάσιαδημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας ή απαιτεί ταχύτατα αντίγραφα ασφαλείας, τότε θα πρέπει να είστε σε θέση να προσδιορίσετε ποια αρχεία θα δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας και ποια όχι. Αυτό δεν είναι εφικτό αν είναι όλοι στον ίδιο φάκελο.

Τέλος, αν είστε απλώς κάποιος που έχει την ευχαρίστηση να είναι οργανωμένος, τακτοποιημένος και να παραγγείλει (εμένα!), Τότε δεν χρειάζεται καν κανένας λόγος. Η αποδιοργάνωση είναι απλά αδιανόητη.

Συμβουλές για την οργάνωση

Εδώ παρουσιάζουμε τις 40 καλύτερες συμβουλές μας για το πώς θα οργανωθείτε. Ή, αν είστε ήδη οργανωμένοι, να πάρετε καλύτερα οργάνωσε.

Συμβουλή # 1. Επιλέξτε το σύστημα του οργανισμού σας προσεκτικά

Ο λόγος που οι περισσότεροι άνθρωποι δεν είναι οργανωμένοι είναι ότι χρειάζεται χρόνος. Και το πρώτα κάτι που απαιτεί χρόνο αποφασίζει για ένα σύστημα οργάνωσης. Αυτό είναι πάντα θέμα προσωπικής προτίμησης, και είναι δεν κάτι που ένας geek σε έναν ιστότοπο μπορεί να σας πει. Θα πρέπει πάντα να επιλέγετε το δικό σας σύστημα, με βάση το πώς οργανώνεται ο δικός σας εγκέφαλος (πράγμα που κάνει την υπόθεση ότι ο εγκέφαλός σας είναι στην πραγματικότητα οργανωμένος).

Δεν μπορούμε να σας διδάξουμε, αλλά εμείς μπορώ κάνω προτάσεις:

• Ίσως θελήσετε να ξεκινήσετε με ένα σύστημα βασισμένο σεχρήστες του υπολογιστή. δηλ. "Τα αρχεία μου", "Τα αρχεία της συζύγου μου", "Τα αρχεία του υιού μου" κ.λπ. Μέσα στα "Τα αρχεία μου", τότε μπορείτε να τα κατατάξετε σε "Προσωπικά" και "Επιχειρήσεις". Τότε μπορεί να συνειδητοποιήσετε ότι υπάρχουν επικαλύψεις. Για παράδειγμα, όλοι μπορεί να θέλουν να μοιραστούν πρόσβαση στη μουσική βιβλιοθήκη ή στις φωτογραφίες από το σχολικό παιχνίδι. Έτσι μπορείτε να δημιουργήσετε ένα άλλο φάκελο που ονομάζεται "Οικογένεια", για τα "κοινά" αρχεία.
• Μπορείτε να αποφασίσετε ότι η κατανομή του υψηλότερου επιπέδουτων αρχείων σας βασίζεται στην "πηγή" κάθε αρχείου. Με άλλα λόγια, ποιος δημιούργησε τα αρχεία. Θα μπορούσατε να έχετε "Αρχεία που δημιουργήθηκαν από ME (επαγγελματικά ή προσωπικά)", "Αρχεία που δημιουργήθηκαν από ανθρώπους που γνωρίζω (οικογένεια, φίλοι κ.λπ.)" και τέλος "Αρχεία που δημιουργήθηκαν από τον υπόλοιπο κόσμο (αρχεία μουσικής MP3, ταινίες ή τηλεοπτικές εκπομπές, αρχεία εγκατάστασης λογισμικού, υπέροχες εικόνες ταπετσαριών στην επιφάνεια εργασίας που έχετε συλλέξει κλπ.) "Αυτό το σύστημα συμβαίνει να είναι αυτό που χρησιμοποιώ. Δες παρακάτω:
  Σημάδι είναι για τα αρχεία που δημιουργούνται από εμένα
  VC είναι για αρχεία που δημιουργούνται από την εταιρεία μου (Virtual Creations)
  Οι υπολοιποι είναι για αρχεία που δημιουργούνται από τους φίλους και την οικογένειά μου
  Δεδομένα είναι ο υπόλοιπος κόσμος
  Επίσης, Ρυθμίσεις είναι όπου αποθηκεύω τα αρχεία ρυθμίσεων και άλλα αρχεία δεδομένων προγράμματος για το εγκατεστημένο λογισμικό μου (περισσότερα για αυτό στο tip # 34, παρακάτω).
• Κάθε φάκελος θα παρουσιάσει το δικό του συγκεκριμένο σύνολο απαιτήσεων για περαιτέρω υπο-οργάνωση. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποφασίσετε να οργανώσετε τη μουσική σας συλλογή σε υποφακέλους με βάση το όνομα του καλλιτέχνη, ενώ το δικό σας ψηφιακές φωτογραφίες μπορεί να οργανωθεί με βάση την ημερομηνία λήψης τους. Μπορεί να είναι διαφορετική για κάθε υποφάκελο!
• Μια άλλη στρατηγική θα βασιζόταν στην "τρέχουσα κατάσταση". Αρχεία που δεν έχετε ανοίξει και δείτε ζωντανά σε ένα φάκελο. Τα άτομα που έχουν εξεταστεί αλλά δεν έχουν ακόμα κατατεθεί ζουν σε άλλη θέση. Τρέχοντα, ενεργά έργα ζουν σε ένα ακόμη μέρος. Όλα τα άλλα αρχεία (το "αρχείο σας", αν θέλετε) θα ζουν σε έναν τέταρτο φάκελο. (Και φυσικά μέσα σε αυτόν τον τελευταίο φάκελο θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα επιπλέον υποσύστημα βασισμένο σε ένα από τα προηγούμενα σημεία).

Σκεφτείτε κάτι τέτοιο - αλλάξτε το όταν το κάνετεαποδεικνύεται ελλιπής μπορεί να είναι μια μεγάλη ταλαιπωρία! Πριν πάτε στον κόπο να εφαρμόσετε οποιοδήποτε σύστημα συναντάτε, εξετάστε μια ευρεία διατομή των αρχείων που έχετε στην κατοχή σας και δείτε αν όλοι θα μπορούν να βρουν ένα ωραίο λογικό μέρος για να καθίσουν στο σύστημά σας.

Υπόδειξη #2. Όταν αποφασίζετε για το σύστημά σας, Παρέμεινε σ 'αυτό!

Δεν υπάρχει τίποτα πιο άσκοπο από το να πηγαίνετε σε όλο το πρόβλημα της δημιουργίας ενός συστήματος και την αρχειοθέτηση όλων των αρχείων σας, και στη συνέχεια κάθε φορά που δημιουργείτε, λαμβάνετε ή κατεβάζετε ένα νέος αρχειοθετήστε απλά στην επιφάνεια εργασίας σας. Πρέπει να είστε πειθαρχημένοι - για πάντα! Κάθε νέο αρχείο που λαμβάνετε, ξοδέψτε τα επιπλέον λίγα δευτερόλεπτα για να το καταχωρήσετε εκεί που ανήκει! Διαφορετικά, σε μόλις ένα ή δύο μήνες, θα είστε χειρότεροι από πριν - τα μισά σας αρχεία θα οργανωθούν και τα μισά θα αποδιοργανωθούν - και δεν θα ξέρετε ποια είναι ποια!

Υπόδειξη #3. Επιλέξτε προσεκτικά τον ριζικό φάκελο της δομής σας

Κάθε αρχείο δεδομένων (έγγραφο, φωτογραφία, μουσικό αρχείο κ.λπ.) που δημιουργείτε, είστε ιδιοκτήτης ή είναι σημαντικό για εσάς, ανεξάρτητα από το πού προέρχεται, πρέπει να βρίσκεται μέσα ένα μόνο φάκελο, και ότι ένας μόνο φάκελος πρέπει να βρίσκεται στη ρίζα της μονάδας C: (ως υποφάκελος του ΝΤΟ:). Με άλλα λόγια, το κάνετε δεν βασίστε τη δομή του φακέλου σας στους τυπικούς φακέλουςόπως "Τα έγγραφά μου". Αν το κάνετε, τότε αφήνετε τους μηχανικούς του λειτουργικού συστήματος να αποφασίσουν ποια δομή φακέλων είναι καλύτερη για εσάς. Και κάθε λειτουργικό σύστημα έχει διαφορετικό σύστημα! Στα Windows 7 τα αρχεία σας βρίσκονται στο C: ΧρήστεςNameName, ενώ στα Windows XP ήταν C: Έγγραφα και ρυθμίσειςYourNameMy Documents. Στα συστήματα UNIX είναι συχνά / home / YourName.

Αυτοί οι τυπικοί προεπιλεγμένοι φάκελοι τείνουν να γεμίζουνμε αρχεία και φακέλους ανεπιθύμητης αλληλογραφίας που δεν είναι καθόλου σημαντικά για εσάς. "Τα έγγραφά μου" είναι ο χειρότερος δράστης. Κάθε δεύτερο λογισμικό που εγκαθιστάτε, φαίνεται ότι θέλει να δημιουργήσει το δικό του φάκελο στο φάκελο "Τα έγγραφά μου". Αυτοί οι φάκελοι συνήθως δεν ταιριάζουν στην οργανωτική σας δομή, γι 'αυτό μην τις χρησιμοποιήσετε! Στην πραγματικότητα, μην χρησιμοποιείτε καθόλου το φάκελο "Τα έγγραφά μου". Αφήστε το να γεμίσει με σκουπίδια και απλά να το αγνοήσετε. Ακούγεται αιρετικό, αλλά: Μην επισκέπτεστε ποτέ το φάκελο "Τα έγγραφά μου"! Καταργήστε τα εικονίδια / συνδέσεις σας στα "Τα έγγραφά μου" και τα αντικαταστήστε με συνδέσμους στους φακέλους εσύ δημιουργήθηκε και εσύ ΝΟΙΑΖΟΜΑΙ για!

Δημιουργήστε το δικό σας σύστημα αρχείων από το μηδέν! Ίσως το καλύτερο μέρος για να το βάλετε θα ήταν για σας ΡΕ: drive - αν έχετε ένα. Με αυτόν τον τρόπο, όλα τα δικα σου τα αρχεία ζουν σε μία κίνηση, ενώ όλα λειτουργούντο σύστημα και τα αρχεία εξαρτημάτων λογισμικού ζουν στη μονάδα δίσκου C: απλά και κομψά χωρισμένα. Τα οφέλη είναι βαθιά. Όχι μόνο υπάρχουν προφανή οργανωτικά οφέλη (βλέπε συμβουλή # 10, παρακάτω), αλλά όταν πρόκειται να μεταφέρετε τα δεδομένα σας σε έναν νέο υπολογιστή, μπορείτε (μερικές φορές) απλά να αποσυνδέσετε τη μονάδα δίσκου D: και να την συνδέσετε ως μονάδα D: τον νέο σας υπολογιστή (αυτό σημαίνει ότι η μονάδα D: είναι στην πραγματικότητα ένα ξεχωριστό φυσικό δίσκο και όχι ένα διαμέρισμα στον ίδιο δίσκο με το C :). Παίρνετε επίσης μια μικρή βελτίωση ταχύτητας (και πάλι, μόνο εάν οι μονάδες C: και D: βρίσκονται σε ξεχωριστούς φυσικούς δίσκους).

Προειδοποίηση: Από την άκρη # 12, παρακάτω, θα δείτε ότι είναι στην πραγματικότητα μια καλή ιδέα να έχετε ακριβώς την ίδια δομή συστήματος αρχείων - συμπεριλαμβανομένης της μονάδας δίσκου που έχει καταχωρηθεί σε - on όλα των υπολογιστών που έχετε στην κατοχή σας. Έτσι αν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε το ΡΕ: οδηγείτε ως σύστημα αποθήκευσης για τα δικά σας αρχεία, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μονάδα D: ενεργοποιημένη όλα τους υπολογιστές που έχετε στην κατοχή σας. Εάν δεν μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ακόμα ένα έξυπνο τέχνασμα geeky για να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας στο ΡΕ: αλλά εξακολουθείτε να έχετε πρόσβαση σε όλα μέσω του ΝΤΟ: (δείτε την άκρη # 17, παρακάτω).

Εάν έχετε μόνο έναν σκληρό δίσκο (ΝΤΟ:), στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν ειδικό φάκελο που θα περιέχει όλα τα αρχεία σας - κάτι σαν C: Αρχεία. Το όνομα του φακέλου δεν είναι σημαντικό, αλλά κάνει μια ενιαία, σύντομη λέξη.

Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για αυτό:

• Κατά τη δημιουργία ενός εφεδρικού καθεστώτος, είναι εύκολο να αποφασίσετε ποια αρχεία θα πρέπει να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας - είναι όλα στον ίδιο φάκελο!
• Εάν αποφασίσετε ποτέ να κάνετε συναλλαγές στον υπολογιστή σας για ένα καινούργιο, γνωρίζετε ακριβώς ποια αρχεία θα μεταναστεύσουν
• Θα γνωρίζετε πάντα πού να ξεκινήσετε την αναζήτηση για οποιοδήποτε αρχείο
• Εάν συγχρονίζετε αρχεία με άλλους υπολογιστές, αυτόκάνει τις ρουτίνες συγχρονισμού σας πολύ απλές. Προκαλεί επίσης όλες τις συντομεύσεις σας να συνεχίσουν να εργάζονται στα υπόλοιπα μηχανήματα (περισσότερα για αυτό στο tip # 24, παρακάτω).

Μόλις αποφασίσετε πού πρέπει να πάτε τα αρχεία σας, στη συνέχεια τοποθετήστε τα όλα τα αρχεία σας εκεί - Τα παντα! Αγνοήστε εντελώς το πρότυπο, προεπιλογήφακέλους που δημιουργούνται για εσάς από το λειτουργικό σύστημα ("Η μουσική μου", "Οι εικόνες μου", κ.λπ.). Στην πραγματικότητα, μπορείτε στην πραγματικότητα να μεταφέρετε πολλούς από αυτούς τους φακέλους στη δική σας δομή (περισσότερα για αυτό κάτω, στην άκρη # 6).

Όσο πιο ολοκληρωμένα θα έχετε όλα τα αρχεία δεδομένων σας (έγγραφα, φωτογραφίες, μουσική κλπ) και όλες τις ρυθμίσεις διαμόρφωσης σε αυτόν τον φάκελο, τότε τόσο πιο εύκολο θα είναι να εκτελέσετε όλες τις παραπάνω εργασίες.

Μόλις γίνει αυτό, και όλα αυτά τα δικα σου αρχεία ζωντανά μέσα ένας φάκελο, όλα τα άλλα οι φάκελοι στον C: μπορούν να θεωρηθούν ως φάκελοι "λειτουργικού συστήματος" και ως εκ τούτου για μικρό καθημερινό ενδιαφέρον για εμάς.

Ακολουθεί ένα στιγμιότυπο οθόνης με μια όμορφα οργανωμένη μονάδα δίσκου C: όπου όλα τα αρχεία χρηστών βρίσκονται μέσα στο Αρχεία ντοσιέ:

Υπόδειξη #4. Χρησιμοποιήστε τους υπο-φακέλους

Αυτή θα ήταν η απλούστερη και πιο προφανής συμβουλή μας. Είναι σχεδόν αυτονόητο. Οποιοδήποτε οργανωτικό σύστημα αποφασίζετε (βλέπε συμβουλή # 1) θα απαιτήσει τη δημιουργία υποφακέλων για τα αρχεία σας. Συνηθίστε να δημιουργείτε φακέλους σε τακτική βάση.

Υπόδειξη #5. Μην ντροπιάζεστε στο βάθος

Δημιουργήστε όσα επίπεδα υπο-φακέλων χρειάζεστε. Μην φοβάστε να το κάνετε. Κάθε φορά που παρατηρείτε την ευκαιρία να ομαδοποιήσετε ένα σύνολο σχετικών αρχείων σε έναν υποφάκελο, κάντε το. Παραδείγματα ενδέχεται να περιλαμβάνουν: Όλα τα αρχεία MP3 από ένα CD μουσικής, όλες τις φωτογραφίες από μία αργία ή όλα τα έγγραφα από έναν πελάτη.

Είναι εντάξει να τοποθετήσετε αρχεία σε ένα φάκελο που ονομάζεται C: FilesMeFrom ΆλλαΥπηρεσίεςWestCo BankStatements2009. Αυτό είναι μόνο επτά επίπεδα βαθιά. Δέκα επίπεδα δεν είναι ασυνήθιστο. Φυσικά, είναι δυνατόν να το πάρετε αυτό πολύ μακριά. Εάν παρατηρήσετε τον εαυτό σας δημιουργώντας έναν υποφάκελο για να κρατήσετε μόνο ένα αρχείο, τότε πιθανότατα να γίνει λίγο υπερβολικά ζήλος. Από την άλλη πλευρά, αν απλά δημιουργείτε μια δομή με μόνο δύο επίπεδα (για παράδειγμα C: FilesWork) τότε πραγματικά δεν έχετε επιτύχει κανένα επίπεδοοργάνωση (εκτός αν έχετε μόνο έξι αρχεία!). Ο φάκελος "Εργασία" θα έχει γίνει έδαφος απομάκρυνσης, όπως ακριβώς και η επιφάνεια εργασίας σας, με πιθανότατα εκατοντάδες αρχεία σε αυτό.

Υπόδειξη #6. Μετακινήστε τους τυπικούς φακέλους χρηστών στη δική σας δομή φακέλων

Τα περισσότερα λειτουργικά συστήματα, συμπεριλαμβανομένων των Windows, δημιουργούνένα σύνολο τυπικών φακέλων για καθέναν από τους χρήστες του. Αυτοί οι φάκελοι γίνονται έπειτα η προεπιλεγμένη θέση για αρχεία όπως έγγραφα, αρχεία μουσικής, ψηφιακές φωτογραφίες και αρχεία Internet που έχουν ληφθεί. Στα Windows 7, η πλήρης λίστα εμφανίζεται παρακάτω:

Μερικοί από αυτούς τους φακέλους που δεν μπορείτε ποτέ να χρησιμοποιήσετε ή να τους προσέξετε (για παράδειγμα, το Αγαπημένα εάν δεν χρησιμοποιείτε τον Internet Explorer ωςτο πρόγραμμα περιήγησής σας). Εκείνοι που μπορείτε να αφήσετε εκεί που είναι. Αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μερικούς από τους άλλους φακέλους για να αποθηκεύσετε αρχεία που είναι σημαντικά για εσάς. Ακόμα κι αν είσαι δεν χρησιμοποιώντας τα, τα Windows θα τα αντιμετωπίζουν συχνάως προεπιλεγμένη θέση αποθήκευσης για πολλούς τύπους αρχείων. Όταν πηγαίνετε για να αποθηκεύσετε έναν τυπικό τύπο αρχείου, μπορεί να γίνει ενοχλητικό να σας ζητηθεί αυτόματα να το αποθηκεύσετε σε ένα φάκελο που δεν ανήκει στη δική σας δομή αρχείων.

Αλλά υπάρχει μια απλή λύση: Μετακινήστε τους φακέλους που σας ενδιαφέρουν στη δομή του φακέλου σας! Εάν το κάνετε, τότε την επόμενη φορά που θα αποθηκεύσετε ένα αρχείο του αντίστοιχου τύπου, τα Windows θα σας ζητήσουν να το αποθηκεύσετε στη νέα, μετακινούμενη τοποθεσία.

Η μετακίνηση των φακέλων είναι εύκολη. Απλά μεταφέρετε και αποθέστε τα στη νέα τοποθεσία. Ακολουθεί ένα στιγμιότυπο οθόνης της προεπιλογής Η μουσική μου μεταφέρεται στον προσωπικό μου φάκελο (Σημάδι):

Συμβουλή # 7. Ονομάστε αρχεία και φακέλους έξυπνα

Αυτό είναι ένα άλλο που σχεδόν είναι αυτονόητο, αλλά θα το πούμε ούτως ή άλλως: Να το κάνουμε δεν επιτρέψτε την δημιουργία αρχείων που έχουν νόημα ονόματα όπως Document1.doc, ή φακέλους που ονομάζονται Νέος φάκελος (2). Πάρτε αυτά τα επιπλέον 20 δευτερόλεπτα και βρείτε ένα σημαντικό όνομα για το αρχείο / φάκελο - ένα που αποκαλύπτει με ακρίβεια το περιεχόμενό του χωρίς να επαναλάβει ολόκληρο το περιεχόμενο στο όνομα.

Συμβουλή # 8. Προσέξτε για τα μακροχρόνια ονόματα αρχείων

Ένας άλλος τρόπος για να διαπιστώσετε εάν δεν έχετε δημιουργήσει ακόμη αρκετά βάθος στην ιεραρχία του φακέλου σας είναι ότι τα αρχεία σας απαιτούν συχνά πολύ μεγάλα ονόματα. Αν χρειαστεί να καλέσετε ένα αρχείο Στοιχεία πωλήσεων της Johnson Μάρτιος 2009.xls (που μπορεί να συμβεί να ζουν στον ίδιο φάκελο με το Abercrombie Budget Report 2008.xls), τότε ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε μερικούς υποφάκελους έτσι ώστε να μπορεί να καλείται απλά το πρώτο αρχείο March.xls, και που ζουν στο ClientsJohnsonSales Figures2009 ντοσιέ.

Ένα καλά τοποθετημένο αρχείο χρειάζεται μόνο ένα σύντομο όνομα αρχείου!

Συμβουλή # 9. Χρήση συντομεύσεων! Παντού!

Αυτή είναι ίσως η πιο χρήσιμη και σημαντική συμβουλή που μπορούμε να προσφέρουμε. Μια συντόμευση επιτρέπει σε ένα αρχείο να βρίσκεται σε δύο μέρη ταυτόχρονα.

Γιατί θα το θέλατε αυτό; Λοιπόν, η δομή αρχείων και φακέλων κάθε δημοφιλούς λειτουργικού συστήματος στην αγορά σήμερα είναι ιεραρχικός. Αυτό σημαίνει ότι όλα τα αντικείμενα (αρχεία και φάκελοι) ζουν πάντα μέσα ακριβώς ένας γονικού φακέλου. Είναι λίγο σαν ένα δέντρο. Ένα δέντρο έχει κλαδιά (φακέλους) και φύλλα (αρχεία). Κάθε φύλλο και κάθε κλάδος υποστηρίζονται από ακριβώς έναν γονικό κλάδο, όλος ο τρόπος πίσω στη ρίζα του δέντρου (ο οποίος, παρεμπιπτόντως, είναι ακριβώς γιατί ο C: ονομάζεται "ριζικός φάκελος" της μονάδας C:).

Ότι οι σκληροί δίσκοι είναι δομημένοι με αυτόν τον τρόπο μπορεί να φαίνονταιπροφανή και ακόμη και αναγκαία, αλλά είναι μόνο ένας τρόπος για την οργάνωση δεδομένων. Υπάρχουν και άλλα: Οι σχεσιακές βάσεις δεδομένων, για παράδειγμα, οργανώνουν τα δομημένα δεδομένα εντελώς διαφορετικά. Ο κύριος περιορισμός των δομών ιεραρχικής αρχειοθέτησης είναι ότι ένα αρχείο μπορεί να είναι πάντα σε ένα κλάδο του δέντρου - σε ένα μόνο φάκελο - κάθε φορά. Γιατί αυτό είναι ένα πρόβλημα; Λοιπόν, υπάρχουν δύο βασικοί λόγοι για τους οποίους ο περιορισμός αυτός αποτελεί πρόβλημα για τους χρήστες ηλεκτρονικών υπολογιστών:

1. Ο "σωστός" τόπος για ένα αρχείο, σύμφωνα με την οργανωτική λογική μας, είναι πολύ συχνά πολύ άβολος θέση για να βρίσκεται το αρχείο αυτό. Ακριβώς επειδή έχει κατατεθεί σωστά δεν σημαίνει ότι είναι εύκολο να φτάσετε. Το αρχείο σας μπορεί να είναι "σωστά" θαμμένο έξι επίπεδα βαθιά στη δομή του υποφακέλου σας, αλλά ίσως χρειαστεί τακτική και γρήγορη πρόσβαση σε αυτό το αρχείο κάθε μέρα. Θα μπορούσατε πάντα να το μετακινήσετε σε μια πιο βολική τοποθεσία, αλλά αυτό θα σήμαινε ότι θα χρειαστεί να επαναλάβετε την αρχειοθέτησή σας στην "σωστή" θέση κάθε φορά που τελειώσατε να εργάζεστε σε αυτό. Το πιο μη ικανοποιητικό.
2. Ένα αρχείο μπορεί απλά να "ανήκει" σε δύο ή περισσότεραδιαφορετικές τοποθεσίες μέσα στη δομή του αρχείου σας. Για παράδειγμα, λέτε ότι είστε λογιστής και μόλις ολοκληρώσατε τη φορολογική δήλωση του 2009 για τον John Smith. Μπορεί να έχει νόημα να καλέσετε αυτό το αρχείο 2009 Tax Return.doc και αρχειοθετήστε το κάτω ΠελάτεςJohn Smith. Αλλά μπορεί επίσης να είναι σημαντικό για εσάς να έχετε τα φορολογικά δελτία 2009 από όλους τους πελάτες σας μαζί στο ένα μέρος. Έτσι, ίσως επίσης θέλετε να καλέσετε το αρχείο John Smith.doc και αρχειοθετήστε το κάτω Φορολογικές Αποδόσεις2009. Το πρόβλημα είναι ότι, σε ένα καθαρά ιεραρχικό σύστημα αρχειοθέτησης, δεν μπορείτε να το βάλετε και στα δύο μέρη. Grrrrr!

Ευτυχώς, τα Windows (και τα περισσότερα άλλα λειτουργούνσυστήματα) προσφέρει έναν τρόπο για να κάνετε ακριβώς αυτό: Ονομάζεται "συντόμευση" (επίσης γνωστό ως "ψευδώνυμο" για Mac και "συμβολική σύνδεση" στα συστήματα UNIX). Οι συντομεύσεις επιτρέπουν την ύπαρξη ενός αρχείου σε ένα σημείο και ένα εικονίδιο που αντιπροσωπεύει το αρχείο να δημιουργηθεί και να τοποθετηθεί οπουδήποτε αλλού σας παρακαλώ. Στην πραγματικότητα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δωδεκάδα τέτοιων εικονιδίων και να τα διασκορπίσετε σε όλο τον σκληρό σας δίσκο. Κάνοντας διπλό κλικ σε ένα από αυτά τα εικονίδια / συντομεύσεις ανοίγει το αρχικό αρχείο, σαν να είχατε κάνει διπλό κλικ στο ίδιο το αρχικό αρχείο.

Εξετάστε τα ακόλουθα δύο εικονίδια:

Το ένα στα αριστερά είναι το πραγματικό έγγραφο του Word, ενώ το ένα στα δεξιά είναι μια συντόμευση που αντιπροσωπεύει το έγγραφο του Word. Με το διπλό κλικ σε οποιοδήποτε εικονίδιο θα ανοίξει το ίδιο αρχείο. Υπάρχουν δύο κύριες οπτικές διαφορές μεταξύ των εικονιδίων:

1. Η συντόμευση θα έχει ένα μικρό βέλος στην κάτω αριστερή γωνία (στα Windows, ούτως ή άλλως)
2. Η συντόμευση επιτρέπεται να έχει ένα όνομα που δεν περιλαμβάνει την επέκταση αρχείου (το τμήμα ".docx", σε αυτή την περίπτωση)

Μπορείτε να διαγράψετε τη συντόμευση ανά πάσα στιγμή χωρίς να χάσετε οποιαδήποτε πραγματικά δεδομένα. Το πρωτότυπο είναι ακόμα άθικτο. Το μόνο που χάνετε είναι η δυνατότητα να φτάσετε σε αυτά τα δεδομένα από όπου και αν ήταν η συντόμευση.

Γιατί λοιπόν οι συντομεύσεις είναι τόσο μεγάλες; Επειδή μας επιτρέπουν να ξεπεραστεί εύκολα ο κύριος περιορισμός των ιεραρχικών συστημάτων αρχείων και να βάλουμε ένα αρχείο σε δύο (ή περισσότερα) μέρη την ίδια στιγμή. Εσύ θα πάντα έχετε αρχεία που δεν παίζουν ωραία με σαςοργανωτική λογική και δεν μπορεί να κατατεθεί σε ένα μόνο μέρος. Απαιτούν να υπάρχουν σε δύο μέρη. Οι συντομεύσεις επιτρέπουν αυτό! Επιπλέον, σας επιτρέπουν να συλλέγετε τα πιο συχνά ανοίγονται αρχεία και φακέλους μαζί σε ένα σημείο για εύκολη πρόσβαση. Το δροσερό μέρος είναι ότι οι αρχικοί φάκελοι μένουν εκεί όπου είναι, ασφαλείς για πάντα στην απόλυτα οργανωμένη θέση τους.

Έτσι, η συλλογή σας των αρχείων που συνήθως ανοίγονται μπορεί - και πρέπει - να γίνει μια συλλογή από συντομεύσεις!

Εάν δεν είστε ακόμη πεπεισμένοι για τη χρησιμότητα των συντομεύσεων, εξετάστε τις ακόλουθες γνωστές περιοχές ενός τυπικού υπολογιστή με Windows:

• Το μενού Έναρξη (και όλα τα προγράμματα που ζουν μέσα σε αυτό)
• Η γραμμή γρήγορης εκκίνησης (ή το Superbar στα Windows 7)
• Η περιοχή "Αγαπημένα φάκελοι" στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου της Εξερεύνησης των Windows (στα Windows Vista ή Windows 7)
• Τα αγαπημένα σας Internet Explorer ή οι σελιδοδείκτες του Firefox

Κάθε στοιχείο σε κάθε μία από αυτές τις περιοχές είναι μια συντόμευση! Κάθε μία από αυτές τις περιοχές υπάρχει για ένα μόνο σκοπό: Για την ευκολία - να σας παρέχουμε μια συλλογή από τα αρχεία και τους φακέλους στους οποίους έχετε πρόσβαση πιο συχνά.

Θα πρέπει να είναι εύκολο να δείτε μέχρι τώρα ότι οι συντομεύσεις έχουν σχεδιαστεί για ένα μόνο σκοπό: Για να διευκολύνετε την πρόσβαση στα αρχεία σας. Κάθε φορά που κάνετε διπλό κλικ σε μια συντόμευση, έχετε αποθηκεύσει την ταλαιπωρία του εντοπισμού του αρχείου (ή του φακέλου ή του προγράμματος ή του δίσκου ή του εικονιδίου του πίνακα ελέγχου) που αντιπροσωπεύει.

Οι συντομεύσεις μας επιτρέπουν να εφεύρουμε έναν χρυσό κανόνα της οργάνωσης αρχείων και φακέλων:

(αυτός ο κανόνας δεν ισχύει για αντίγραφα που δημιουργήθηκαν για σκοπούς δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, φυσικά!)

Υπάρχουν επίσης λιγότεροι κανόνες, όπως "μην κινείστεαρχειοθέτησης στον χώρο εργασίας σας - δημιουργήστε μια συντόμευση εκεί "και" κάθε φορά που βρίσκεστε απογοητευμένος με το πόσο χρόνο χρειάζεται για να εντοπίσετε ένα αρχείο, να δημιουργήσετε μια συντόμευση σε αυτό και να τοποθετήσετε τη συντόμευση σε μια βολική τοποθεσία ".

Πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε αυτές τις μαζικά χρήσιμες συντομεύσεις; Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι:

1. "Αντιγραφή" του αρχικού αρχείου ή φακέλου (κάντε κλικ πάνω του και πληκτρολογήστε Ctrl-C, ή κάντε δεξί κλικ σε αυτό και επιλέξτε αντίγραφο):
   
   Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ σε μια κενή περιοχή του φακέλου προορισμού (όπου θέλετε να μεταβείτε στη συντόμευση) και επιλέξτε Επικόλληση συντόμευσης:
   
2. Σύρετε το δεξί κουμπί (σύρετε με το δεξί κουμπί του ποντικιού) το αρχείο από το φάκελο προέλευσης στον φάκελο προορισμού. Όταν αφήσετε το κουμπί του ποντικιού στον φάκελο προορισμού, εμφανίζεται ένα μενού:
   
   Επιλέγω Δημιουργήστε εδώ συντομεύσεις.

Σημειώστε ότι όταν δημιουργούνται συντομεύσεις, ονομάζονται συχνά κάτι σαν Συντόμευση προς Λεπτομέρεια Προϋπολογισμού.doc (Windows XP) ή Λεπτομέρειες προϋπολογισμού - Συντόμευση.doc (Windows 7). Αν δεν σας αρέσουν αυτές οι επιπλέον λέξεις, μπορείτε εύκολα να μετονομάσετε τις συντομεύσεις μετά τη δημιουργία τους ή μπορείτε να ρυθμίσετε τα παράθυρα ώστε να μην εισάγετε ποτέ τις επιπλέον λέξεις στην πρώτη θέση (δείτε το άρθρο μας για το πώς να το κάνετε αυτό).

Και φυσικά, μπορείτε να δημιουργήσετε συντομεύσεις σε φακέλους επίσης, όχι μόνο σε αρχεία!

Συμπέρασμα:

Συμβουλή # 10. Ξεχωριστά αρχεία εφαρμογών από αρχεία δεδομένων

Οποιοσδήποτε ψηφιακός οργανωτικός γκουρού θα τροφοδοτήσει αυτόν τον κανόναμέσα σου. Τα αρχεία εφαρμογών είναι τα συστατικά του λογισμικού που έχετε εγκαταστήσει (π.χ. Microsoft Word, Adobe Photoshop ή Internet Explorer). Τα αρχεία δεδομένων είναι τα αρχεία που έχετε δημιουργήσει για εσάς χρησιμοποιώντας αυτό το λογισμικό (π.χ. έγγραφα Word, ψηφιακές φωτογραφίες, ηλεκτρονικά ταχυδρομεία ή playlist).

Το λογισμικό εγκαθίσταται, απεγκαθίσταται και αναβαθμίζεταιόλη την ώρα. Ας ελπίσουμε ότι έχετε πάντα το αρχικό μέσο εγκατάστασης (ή το κατεβασμένο αρχείο ρύθμισης) που είναι κάπου ασφαλές και έτσι μπορείτε να επανεγκαταστήσετε το λογισμικό σας ανά πάσα στιγμή. Αυτό σημαίνει ότι τα αρχεία εξαρτημάτων λογισμικού δεν έχουν μεγάλη σημασία. Ενώ τα αρχεία που έχετε δημιουργήσει με αυτό το λογισμικό είναι, εξ ορισμού, σημαντικά. Είναι ένας καλός κανόνας να διαχωρίζετε πάντα τα ασήμαντα αρχεία από σημαντικά αρχεία.

Έτσι, όταν το λογισμικό σας σας ζητά να αποθηκεύσετε ένα αρχείομόλις δημιουργήσατε, αφιερώστε μια στιγμή και ελέγξτε από πού υποδηλώνει ότι αποθηκεύετε το αρχείο. Αν υποδηλώνει ότι αποθηκεύετε το αρχείο στον ίδιο φάκελο με το ίδιο το λογισμικό, τότε σίγουρα δεν ακολουθείτε αυτήν την πρόταση. Αρχειοθετήστε το στο το δικό ντοσιέ! Στην πραγματικότητα, δείτε αν μπορείτε να βρείτε την επιλογή διαμόρφωσης του προγράμματος που καθορίζει την προεπιλεγμένη αποθήκευση των αρχείων (εάν έχει κάποια) και να την αλλάξετε.

Συμβουλή # 11. Οργανώστε τα αρχεία με βάση το Σκοπός, Δεν στον τύπο αρχείου

Αν έχετε, για παράδειγμα, ένα φάκελο που ονομάζεται WorkClientsJohnson, και μέσα σε αυτόν τον φάκελο έχετε δύο υποφακέλους, Έγγραφα Word και ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ (με άλλα λόγια, χωρίζετε ").doc "από αρχεία" .xls "), τότε οι πιθανότητες είναι ότι δεν είστε βέλτιστα οργανωμένοι. Δεν έχει νόημα να οργανώνετε τα αρχεία σας με βάση το πρόγραμμα που τα δημιούργησε. Αντ 'αυτού, δημιουργήστε τους υποφακέλους σας με βάση το σκοπός του αρχείου. Για παράδειγμα, θα ήταν πιο λογικό να δημιουργηθούν υπο-φάκελοι που ονομάζονται Αλληλογραφία και Οικονομικά. Μπορεί να είναι ότι όλα τα αρχεία σε έναν συγκεκριμένο υποφάκελο έχουν τον ίδιο τύπο αρχείου, αλλά αυτό θα πρέπει να είναι περισσότερο σύμπτωση και λιγότερο χαρακτηριστικό του συστήματος του οργανισμού σας.

Υπόδειξη #12. Διατηρήστε την ίδια δομή φακέλου σε όλους τους υπολογιστές σας

Με άλλα λόγια, ανεξάρτητα από το οργανωτικό σύστημα που δημιουργείτε, το εφαρμόζετε σε κάθε υπολογιστή που μπορείτε. Υπάρχουν πολλά οφέλη σε αυτό:

• Δεν θυμάμαι τίποτα. Όπου και αν βρίσκεστε, ξέρετε πάντα πού να ψάξετε τα αρχεία σας
• Εάν αντιγράφετε ή συγχρονίζετε αρχεία από έναν υπολογιστή σε άλλο, η ρύθμιση της εργασίας συγχρονισμού γίνεται πολύ απλή
• Οι συντομεύσεις μπορούν να αντιγραφούν ή να μετακινηθούν από ένα(με την παραδοχή ότι τα πρωτότυπα αρχεία αντιγράφονται επίσης / μετακινούνται). Δεν χρειάζεται να βρείτε ξανά τον στόχο της συντόμευσης στον δεύτερο υπολογιστή
• Ditto για συνδεδεμένα αρχεία (π.χ. έγγραφα του Word που συνδέονται με δεδομένα σε ξεχωριστό αρχείο Excel), λίστες αναπαραγωγής και όποιος αρχεία που αναφέρονται στις ακριβείς τοποθεσίες αρχείων άλλων αρχείων.

Αυτό ισχύει και για τη μονάδα δίσκου στα οποία αποθηκεύονται τα αρχεία σας. Εάν τα αρχεία σας είναι αποθηκευμένα ΝΤΟ: σε έναν υπολογιστή, βεβαιωθείτε ότι είναι αποθηκευμένοι ΝΤΟ: επί όλα υπολογιστές σας. Διαφορετικά, όλες οι συντομεύσεις, οι λίστες αναπαραγωγής και τα συνδεδεμένα αρχεία θα σταματήσουν να λειτουργούν!

Υπόδειξη #13. Δημιουργήστε ένα φάκελο "Εισερχόμενα"

Δημιουργήστε τον εαυτό σας ένα φάκελο όπου αποθηκεύετε όλατα αρχεία στα οποία εργάζεστε αυτήν την περίοδο ή ότι δεν έχετε φτάσει ακόμα στην κατάθεση. Μπορείτε να σκεφτείτε αυτό το φάκελο ως τη λίστα "σας". Μπορείτε να το ονομάσετε "Εισερχόμενα" (κάνοντας την ίδια μεταφορά με το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας) ή "Εργασία" ή "To-Do" ή "Ξυστό" ή ό, τι όνομα σας έχει νόημα. Δεν έχει σημασία τι λέτε - βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα!

Μόλις τελειώσετε να εργάζεστε σε ένα αρχείο, στη συνέχεια μεταφέρετέ το από το "Εισερχόμενα" στη σωστή του θέση μέσα στην οργανωτική σας δομή.

Ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε την επιφάνεια εργασίας σας ως αυτό το φάκελο "Εισερχόμενα". Δικαίως ή λανθασμένα, οι περισσότεροι άνθρωποι κάνουν. Δεν είναι κακό μέρος να τοποθετήσετε τέτοια αρχεία, αλλά να είστε προσεκτικοί: αν εσείς κάνω να αποφασίσετε ότι η επιφάνεια εργασίας σας αντιπροσωπεύει το "to-do"λίστα, στη συνέχεια βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν άλλα αρχεία που βρίσκονται εκεί. Με άλλα λόγια, βεβαιωθείτε ότι τα "Εισερχόμενα", όπου και αν βρίσκεστε, Desktop ή αλλιώς, είναι απαλλαγμένα από ανεπιθύμητα αρχεία που δεν ανήκουν εκεί.

Έτσι πού πρέπει να βάλετε αυτό το φάκελο, ο οποίος, σχεδόν εξ ορισμού, ζει εξω απο τη δομή του υπόλοιπου συστήματος αρχειοθέτησής σας; Λοιπόν, πρώτα απ 'όλα, πρέπει να είναι κάπου εύχρηστος. Αυτό θα είναι ένας από τους περισσότερους φακέλους που έχετε επισκεφθεί,έτσι ευκολία είναι το κλειδί. Η τοποθέτησή του στην επιφάνεια εργασίας είναι μια εξαιρετική επιλογή - ειδικά αν δεν έχετε άλλους φακέλους στην επιφάνεια εργασίας σας: ο φάκελος γίνεται εξαιρετικά εύκολος στην εφαρμογή Windows Explorer:

Στη συνέχεια θα δημιουργήσετε συντομεύσεις σε αυτό το φάκελο σε βολικές θέσεις σε όλο τον υπολογιστή σας ("αγαπημένοι σύνδεσμοι", "γρήγορη εκκίνηση", κλπ).

Υπόδειξη #14. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μόνο ένα φάκελο "Εισερχόμενα"

Αφού δημιουργήσετε το φάκελο "Εισερχόμενα", μην χρησιμοποιείτε άλλη τοποθεσία φακέλου ως "λίστα υποχρεώσεων". Πετώ κάθε εισερχόμενο ή δημιουργημένο αρχείο στο φάκελο Εισερχόμενα ωςμπορείτε να το δημιουργήσετε / λάβετε. Αυτό κρατά το υπόλοιπο του υπολογιστή σας παρθένο και απαλλαγμένο από τυχαία δημιουργημένο ή κατεβασμένο σκουπίδια. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να ελέγξετε πολλούς φακέλους για να δείτε όλες τις τρέχουσες εργασίες και τα έργα σας. Συγκεντρώστε τα όλα μαζί σε ένα φάκελο.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να διασφαλίσετε ότι έχετε μόνο ένα Εισερχόμενα:

• Ορίστε την προεπιλεγμένη θέση "αποθήκευσης" όλων των προγραμμάτων σας σε αυτόν το φάκελο.
• Ορίστε την προεπιλεγμένη τοποθεσία "λήψης" για το πρόγραμμα περιήγησής σας σε αυτόν το φάκελο.
• Αν αυτός ο φάκελος είναι δεν στην επιφάνεια εργασίας σας (συνιστάται) και, στη συνέχεια, δείτε επίσης εάν μπορείτε να κάνετε ένα σημείο να μην βάζετε "to-do" αρχεία στην επιφάνεια εργασίας σας. Αυτό κρατά την επιφάνεια εργασίας σας καθαρή και όπως το Zen:

(ο Inbox φάκελο βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία)

Υπόδειξη #15. Να είστε προσεκτικοί για την εκκαθάριση του φακέλου "Εισερχόμενα"

Αυτό είναι ένα από τα κλειδιά για να διαμονή οργάνωσε. Εάν αφήσετε την υπερχείλιση του "Εισερχομένου" (δηλ. επιτρέψτε να υπάρχουν περισσότερα από 30 αρχεία ή φάκελοι), τότε πιθανότατα θα αρχίσετε να αισθάνεστε σαν να είστε συγκλονισμένοι: Δεν συμβαδίζετε με τη λίστα των υποχρεώσεών σας. Μόλις τα Εισερχόμενά σας ξεπεράσουν ένα συγκεκριμένο σημείο (περίπου 30 αρχεία, έχουν δείξει μελέτες), τότε απλά θα αρχίσετε να το αποφύγετε. Μπορείτε να συνεχίσετε να βάζετε τα αρχεία εκεί μέσα, αλλά θα φοβηθείτε να το κοιτάξετε, φοβούμενος την αίσθηση "εκτός ελέγχου" ότι όλοι οι άνθρωποι που εργάζονται υπερβολικά, χαοτικά ή απλά αποδιοργανωμένοι αισθάνονται τακτικά.

Έτσι, εδώ μπορείτε να κάνετε:

• Επισκεφθείτε το φάκελο Εισερχομένων / υποχρεώσεων τακτικά (τουλάχιστον πέντε φορές την ημέρα).
• Σαρώστε το φάκελο τακτικά για τα αρχεία που έχετε ολοκληρώσει να εργάζεστε και είναι έτοιμα για αρχειοθέτηση. Καταγράψτε τα αμέσως.
• Καταστήστε την πηγή υπερηφάνειας για να διατηρήσετε όσο το δυνατόν μικρότερο αριθμό αρχείων σε αυτόν τον φάκελο. Εάν εκτιμάτε την ειρήνη του μυαλού, τότε κάνετε το κενό αυτού του φακέλου μία από τις υψηλότερες προτεραιότητες του υπολογιστή σας
• Αν γνωρίζετε ότι ένα συγκεκριμένο αρχείο έχει εισέλθειτο φάκελο για περισσότερο από, ας πούμε, έξι εβδομάδες, τότε παραδέχεστε ότι δεν πρόκειται πραγματικά να πάρετε γύρω για την επεξεργασία του, και να το μετακινήσετε στο τελευταίο σημείο ανάπαυσης.

Υπόδειξη #16. Αρχείο όλα αμέσως, και Χρήση Συντομεύσεις για τα ενεργά έργα σας

Μόλις δημιουργήσετε, λάβετε ή κατεβάσετε ένα νέο αρχείο, αποθηκεύστε το στο φάκελο "σωστά" αμέσως. Στη συνέχεια, κάθε φορά που πρέπει να εργαστείτε σε αυτό(ίσως αμέσως), δημιουργήστε μια συντόμευση σε αυτό στο φάκελο "Εισερχόμενα" ("to-do") ή στην επιφάνεια εργασίας σας. Με αυτόν τον τρόπο, όλα τα αρχεία σας βρίσκονται πάντα στις "σωστές" θέσεις τους, αλλά εξακολουθείτε να έχετε άμεση και άνετη πρόσβαση στα τρέχοντα ενεργά αρχεία σας. Όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία ενός αρχείου, απλά διαγράψτε τη συντόμευση.

Στην ιδανική περίπτωση, ο φάκελος "Εισερχόμενα" και η επιφάνεια εργασίας σας δεν πρέπει να περιέχουν πραγματικά αρχεία ή φακέλους. Θα πρέπει απλά να περιέχουν συντομεύσεις.

Υπόδειξη #17. Χρησιμοποιήστε Κατάλογος συμβολικών συνδέσεων (ή συνδέσεων) να διατηρήσετε μια ενοποιημένη δομή φακέλων

Χρησιμοποιώντας αυτή την άκρη, μπορούμε να εκμεταλλευτούμε ένα δυναμικόhiccup που μπορούμε να αντιμετωπίσουμε όταν δημιουργούμε την οργανωτική δομή μας - το θέμα της ύπαρξης περισσότερων από μία μονάδων στον υπολογιστή μας (C :, D :, etc). Ενδέχεται να έχουμε αρχεία που πρέπει να αποθηκεύσουμε στη μονάδα δίσκου D: για λόγους διαστήματος, και ωστόσο θέλουμε να βασίσουμε τη δομή του οργανωμένου φακέλου στη μονάδα δίσκου C: (ή αντίστροφα).

Η οργανωτική δομή που επιλέξατε μπορεί να υπαγορεύει ότι όλα τα αρχεία σας πρέπει να έχουν πρόσβαση από το ΝΤΟ: drive (για παράδειγμα, ο ριζικός φάκελος όλων των αρχείων σας μπορεί να είναι κάτι σαν C: Αρχεία). Και όμως μπορεί να έχετε ακόμα ένα ΡΕ: οδηγείτε και επιθυμείτε να επωφεληθείτε από τις εκατοντάδεςτων δωρεάν Gigabytes που προσφέρει. Γνωρίζατε ότι είναι πραγματικά δυνατό να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας στη μονάδα δίσκου D: και να τα έχετε πρόσβαση, σαν να ήταν στη μονάδα δίσκου C: Και όχι, δεν μιλάμε για συντομεύσεις εδώ (αν και η ιδέα είναι πολύ παρόμοια).

Χρησιμοποιώντας την εντολή shell mklink, μπορείτε ουσιαστικά να πάρετε ένα φάκελο που ζει ένας οδηγείτε και δημιουργείτε ένα ψευδώνυμο για αυτό σε ένα διαφορετικός drive (μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα από αυτό με mklink - για πλήρη περιγραφή των δυνατοτήτων αυτών των προγραμμάτων, δείτε το ειδικό άρθρο μας). Αυτά τα ψευδώνυμα ονομάζονται συμβολικών συνδέσμων καταλόγου (και χρησιμοποιείται για να είναι γνωστή ως διασταυρώσεις). Μπορείτε να τους θεωρήσετε ως "εικονικούς" φακέλους. Λειτουργούν ακριβώς όπως οι κανονικοί φάκελοι, εκτός από το ότι βρίσκονται φυσικά κάπου αλλού.

Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσετε ότι ολόκληρη η σας ΡΕ: drive περιέχει την πλήρη οργανωτική δομή του αρχείου σας, αλλά ότι πρέπει να αναφέρετε όλα αυτά τα αρχεία σαν να ήταν στο ΝΤΟ: οδήγηση, κάτω από C: Αρχεία. Αν συνέβαινε αυτό, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε C: Αρχεία ως συμβολική σύνδεση καταλόγου - ένας σύνδεσμος προς ΡΕ:, ως εξής:

Ή ίσως να είναι τα μοναδικά αρχεία που θέλετε να αποθηκεύσετε στο ΡΕ: drive είναι η συλλογή ταινιών σας. Θα μπορούσατε να εντοπίσετε όλα τα αρχεία ταινιών στη ρίζα σας ΡΕ: οδηγείτε και μετά συνδέστε το C: FilesMediaMovies, ως εξής:

(Περιττό να πούμε ότι πρέπει να εκτελέσετε αυτές τις εντολές από μια γραμμή εντολών - κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη, πληκτρολογήστε cmd και πατήστε Εισαγω)

Υπόδειξη #18. Προσαρμόστε τα εικονίδια του φακέλου σας

Αυτό δεν είναι αυστηρά ένα οργανωτικός αλλά έχουν μοναδικά εικονίδια για κάθε φάκελο κάνει σας επιτρέπει να προσδιορίσετε ταχύτερα οπτικά ποιαφάκελο είναι αυτό, και έτσι σας εξοικονομεί χρόνο όταν βρίσκετε αρχεία. Ένα παράδειγμα είναι παρακάτω (από τον φάκελο που περιέχει όλα τα αρχεία που έχουν ληφθεί από το Internet):

Για να μάθετε πώς να αλλάζετε τα εικονίδια του φακέλου σας, ανατρέξτε στο ειδικό άρθρο για το θέμα.

Υπόδειξη #19. Προσαρμόστε το μενού "Έναρξη"

Το Μενού Έναρξης των Windows είναι συνήθως ένα από ταπιο δύσκολα μέρη οποιουδήποτε υπολογιστή των Windows. Κάθε πρόγραμμα που εγκαθιστάτε φαίνεται να υιοθετεί μια εντελώς διαφορετική προσέγγιση για την τοποθέτηση εικονιδίων σε αυτό το μενού. Μερικοί απλά βάζουν ένα εικονίδιο ενός προγράμματος. Άλλοι δημιουργούν ένα φάκελο με βάση το όνομα του λογισμικού. Και άλλοι δημιουργούν ένα φάκελο με βάση το όνομα του κατασκευαστή του λογισμικού. Είναι χάος και μπορεί να σας δυσκολευτεί να βρείτε το λογισμικό που θέλετε να εκτελέσετε.

Ευτυχώς μπορούμε να αποφύγουμε αυτό το χάος με χρήσιμες λειτουργίες του λειτουργικού συστήματος, όπως το Quick Launch, το Superbar ή τα στοιχεία του μενού εκκίνησης.

Ακόμα κι έτσι, θα είχε πολύ νόημα να μπει σετα κόπρανα του ίδιου του μενού Έναρξης και να του δώσετε μια καλή καλοσύνη. Το μόνο που χρειάζεται πραγματικά να αποφασίσετε είναι πώς θα οργανώσετε τις αιτήσεις σας. Μια δομή που βασίζεται στον σκοπό της αίτησης είναι ένας προφανής υποψήφιος. Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα μιας τέτοιας δομής:

Σε αυτή τη δομή, Βοηθητικά προγράμματα (λογισμικό δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, προγράμματα Zip, κ.λπ.). Εφαρμογές αναφέρεται σε οποιοδήποτε λογισμικό παραγωγικότητας που δεν ταιριάζει κάτω από τις επικεφαλίδες ΠΟΛΥΜΕΣΑ, Γραφικά, Διαδίκτυο, και τα λοιπά.

Σε περίπτωση που δεν γνωρίζετε, κάθε εικονίδιο στο μενού "Έναρξη" είναι α συντομότερος τρόπος και μπορεί να χειριστεί όπως οποιαδήποτε άλλη συντόμευση (αντιγραφή, μετακίνηση, διαγραφή κ.λπ.).

Με το μενού "Έναρξη" των Windows (όλες οι εκδόσεις των Windows), η Microsoft αποφάσισε ότι υπάρχει δύο παράλληλες δομές φακέλου για να αποθηκεύσετε τις συντομεύσεις του μενού "Έναρξη". Ενα για εσύ (ο συνδεδεμένος χρήστης του υπολογιστή) και ένας για όλοι οι χρήστες του υπολογιστή. Έχοντας δύο παράλληλες δομές μπορεί συχνά να είναι περιττή: Εάν είστε ο μόνος χρήστης του υπολογιστή, τότε έχετε δύο παράλληλες δομές εντελώς περιττός. Ακόμα και αν έχετε αρκετούς χρήστες που συνδέονται τακτικά στον υπολογιστή, το μεγαλύτερο μέρος του εγκατεστημένου λογισμικού θα πρέπει να είναι διαθέσιμο σε όλους τους χρήστες και επομένως πρέπει να μετακινηθεί από την έκδοση "just you" του μενού Start και στο "all χρήστες ".

Για να πάρετε τον έλεγχο του μενού "Έναρξη", μπορείτε να το κάνετεξεκινήστε να το οργανώνετε, θα πρέπει να ξέρετε πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στους πραγματικούς φακέλους και τα αρχεία συντόμευσης που αποτελούν το μενού Έναρξη (και οι δύο εκδόσεις του). Για να βρείτε αυτούς τους φακέλους και τα αρχεία, κάντε κλικ στο Αρχή και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ στο Ολα τα προγράμματα (οι χρήστες των Windows XP πρέπει να κάνουν δεξί κλικ στο Αρχή το ίδιο το κουμπί):

ο Ανοιξε επιλογή "" παραπέμπει στην έκδοση "Μόνο εσύ" του μενού "Έναρξη", ενώ το Ανοίξτε όλους τους χρήστες επιλογή αναφέρεται στην έκδοση "όλων των χρηστών". Κάντε κλικ σε εκείνο που θέλετε να οργανώσετε.

Ακολούθως ανοίγει ένα παράθυρο της Εξερεύνησης των Windows με την επιλεγμένη έκδοση του επιλεγμένου μενού "Έναρξη". Από εκεί είναι εύκολο. Κάντε διπλό κλικ στο Προγράμματα και θα δείτε όλους τους φακέλους και τις συντομεύσεις σας. Τώρα μπορείτε να διαγράψετε / μετονομάσετε / μετακινήσετε μέχρι να είναι ακριβώς όπως θέλετε.

Σημείωση: Όταν αναδιοργανώνετε το μενού "Έναρξη", ίσως να θέλετε να το έχετε δύο Τα παράθυρα του Explorer ανοίγουν την ίδια στιγμή - μία που δείχνει την έκδοση "just you" και μία που δείχνει την έκδοση "all users". Μπορείτε να κάνετε drag-and-drop μεταξύ των παραθύρων.

Συμβουλή # 20. Διατήρηση Το μενού "Έναρξη" σας

Μόλις έχετε ένα άρτια οργανωμένο μενού Start,προσπαθήστε να είστε λίγο προσεκτικοί σχετικά με τη διατήρηση αυτού του τρόπου. Κάθε φορά που εγκαθιστάτε ένα νέο λογισμικό, τα εικονίδια που δημιουργούνται θα σίγουρα παραβιάζουν την οργανωτική σας δομή.

Για να διατηρήσετε το μενού "Έναρξη" παρθένο και οργανωμένο, βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει τα εξής όταν εγκαθιστάτε ένα νέο λογισμικό:

• Ελέγξτε αν το λογισμικό έχει εγκατασταθεί στην περιοχή "Μόνο εσύ" του μενού "Έναρξη" ή στην περιοχή "Όλοι οι χρήστες" και, στη συνέχεια, μετακινήστε το στη σωστή περιοχή.
• Καταργήστε όλα τα περιττά εικονίδια (όπως το "Διαβάστεme ", το εικονίδιο" Βοήθεια "(μπορείτε πάντα να ανοίξετε τη βοήθεια από το ίδιο το λογισμικό όταν εκτελείται), το εικονίδιο" Κατάργηση εγκατάστασης ", τους συνδέσμους στον ιστότοπο του κατασκευαστή κ.λπ.)
• Μετονομάστε το κύριο εικονίδιο (εικονίδια) του λογισμικού σε κάτι σύντομο που σας έχει νόημα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να μετονομάσετε Το Microsoft Office Word 2010 απλά Λέξη
• Μετακινήστε το εικονίδιο (ες) στο σωστό φάκελο με βάση την οργανωτική δομή του μενού "Έναρξη"

Και μην ξεχνάτε: όταν εσείς απεγκατάσταση ένα κομμάτι του λογισμικού, την απεγκατάσταση του λογισμικούη ρουτίνα δεν θα είναι πλέον σε θέση να αφαιρέσει το εικονίδιο του λογισμικού από το μενού Έναρξης (επειδή μετακινήσατε ή / και μετονομάσατε το), επομένως θα χρειαστεί να αφαιρέσετε αυτό το εικονίδιο με μη αυτόματο τρόπο.

Υπόδειξη #21. Tidy C:

Η ρίζα της μονάδας C: (ΝΤΟ:) είναι ένα κοινό σημείο αποτύπωσης για αρχεία και φακέλους - τόσο από τους χρήστες του υπολογιστή σας όσο και από το λογισμικό που εγκαθιστάτε στον υπολογιστή σας. Μπορεί να γίνει ένα χάος.

Δεν υπάρχει σχεδόν κανένα λογισμικό αυτές τις μέρες που απαιτεί την εγκατάσταση του ΝΤΟ:. 99% του χρόνου που μπορεί και πρέπει να εγκατασταθεί σε C: Αρχεία προγράμματος. Και όσο αφορά τα αρχεία σας, είναι σαφές ότι μπορούν (και σχεδόν πάντα πρέπει) να αποθηκευτούν κάπου αλλού.

Σε έναν ιδανικό κόσμο, το δικό σου ΝΤΟ: φάκελο θα πρέπει να μοιάζει με αυτό (στα Windows 7):

Σημειώστε ότι υπάρχουν ορισμένα αρχεία και φάκελοι συστήματος στο ΝΤΟ: που είναι συνήθως και σκόπιμα "κρυμμένα" (όπως το αρχείο εικονικής μνήμης των Windows pagefile.sys, το αρχείο φορτωτή εκκίνησης bootmgr, και το Πληροφορίες όγκου συστήματος ντοσιέ). Η απόκρυψη αυτών των αρχείων και φακέλων είναι μια καλή ιδέα, καθώς πρέπει να παραμείνουν εκεί που είναι και σχεδόν ποτέ δεν χρειάζεται να ανοίξουν ή ακόμα και να δουν από εσάς, τον χρήστη. Η απόκρυψη αυτών σας εμποδίζει να τα μεταφέρετε τυχαία και βελτιώνει την αίσθηση της τάξης και της ευημερίας σας όταν κοιτάξετε το φάκελο C: drive.

Υπόδειξη #22. Τακτοποιήστε την επιφάνεια εργασίας σας

Η επιφάνεια εργασίας είναι ίσως το πιο κακοποιημένο τμήμα ενόςΥπολογιστής Windows (από την άποψη του οργανισμού). Συνήθως χρησιμεύει ως σημείο εκφόρτωσης για όλα τα εισερχόμενα αρχεία, καθώς επίσης και κρατώντας εικονίδια σε εφαρμογές που χρησιμοποιούνται συχνά, συν μερικά αρχεία και φακέλους που ανοίγουν τακτικά. Συχνά καταλήγει να γίνει ένα ανεξέλεγκτο χάος. Δείτε αν μπορείτε να αποφύγετε αυτό. Εδώ γιατί ...

• Εικονίδια εφαρμογών (Word, Internet Explorer, κλπ)βρίσκονται συχνά στην επιφάνεια εργασίας, αλλά είναι απίθανο ότι αυτό είναι το ιδανικό μέρος για αυτούς. Η γραμμή "Γρήγορη εκκίνηση" (ή το Superbar στα Windows 7) είναι πάντα ορατή και αντιπροσωπεύει έτσι την τέλεια θέση για να τοποθετήσετε τα εικονίδια σας. Θα μπορείτε να βλέπετε τα εικονίδια στην επιφάνεια εργασίας σας μόνο όταν ελαχιστοποιούνται όλα τα προγράμματα. Ίσως είναι καιρός να αποκτήσετε τα εικονίδια της εφαρμογής σας εκτός της επιφάνειας εργασίας σας ...
• Μπορεί να έχετε αποφασίσει ότι ο φάκελος "Εισερχόμενα / Υποβολή"στον υπολογιστή σας (βλ. συμβουλή # 13, παραπάνω) θα πρέπει να είναι η επιφάνεια εργασίας σας. Αν ναι, τότε είπε αρκετά. Απλά να είστε προσεκτικοί σχετικά με την εκκαθάριση και την αποτροπή της μόλυνσης από τα ανεπιθύμητα αρχεία (δείτε την άκρη # 15, παραπάνω). Από την άλλη πλευρά, εάν η επιφάνεια εργασίας σας είναι δεν ενεργώντας ως φάκελος "Εισερχόμενα", τότε δεν υπάρχει λόγος να έχει όποιος αρχεία δεδομένων ή φακέλους σε αυτό, εκτός από αυτόίσως μερικές συντομεύσεις σε συχνά ανοιγμένα αρχεία και φακέλους (είτε τρέχοντα είτε τρέχοντα έργα). Όλα τα υπόλοιπα πρέπει να μεταφερθούν στο φάκελο "Εισερχόμενα".

Σε έναν ιδανικό κόσμο, μπορεί να μοιάζει με αυτό:

Υπόδειξη #23. Μετακινήστε μόνιμα αντικείμενα στην επιφάνεια εργασίας σας μακριά από την κορυφαία αριστερή γωνία

Όταν αρχεία / φακέλους μεταφέρονται στην επιφάνεια εργασίας σαςσε ένα παράθυρο της Εξερεύνησης των Windows ή όταν δημιουργούνται συντομεύσεις στην επιφάνεια εργασίας σας από τον Internet Explorer, αυτά τα εικονίδια τοποθετούνται πάντα στην επάνω αριστερή γωνία - ή όσο πιο κοντά μπορούν να πάρουν. Αν έχετε άλλα αρχεία, φακέλους ή συντομεύσεις που διατηρείτε στην επιφάνεια εργασίας μόνιμα, τότε είναι καλή ιδέα να τα διαχωρίσετεμόνιμα εικονίδια από τα παροδικά, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα ποια είναι τα μεταβατικά. Ένας εύκολος τρόπος να το κάνετε αυτό είναι να μετακινήσετε όλα τα μόνιμα εικονίδια σας στο η δεξιά πλευρά της επιφάνειας εργασίας σας. Αυτό θα πρέπει να τους κρατήσει χωριστά από τα εισερχόμενα στοιχεία.

Συμβουλή # 24. Συγχρονίζω

Αν έχετε περισσότερους από έναν υπολογιστές, θα είστε σχεδόν βέβαιοισίγουρα θέλουν να μοιράζονται αρχεία μεταξύ τους. Αν οι υπολογιστές είναι μόνιμα συνδεδεμένοι στο ίδιο τοπικό δίκτυο, τότε δεν χρειάζεται να αποθηκεύετε πολλαπλά αντίγραφα οποιουδήποτε αρχείου ή φακέλου - οι συντομεύσεις θα αρκούν. Ωστόσο, εάν οι υπολογιστές είναι δεν πάντα στο ίδιο δίκτυο, θα πρέπει κάποτε να αντιγράψετε αρχεία μεταξύ τους. Για αρχεία που πρέπει να ζουν μόνιμα και στους δύο υπολογιστές, ο ιδανικός τρόπος για να γίνει αυτό είναι να συγχρονίζω τα αρχεία, σε αντίθεση με την απλή αντιγραφή τους.

Έχουμε μόνο χώρο εδώ για να γράψουμε μια σύντομη περίληψη του συγχρονισμού, όχι ένα πλήρες άρθρο. Εν ολίγοις, υπάρχουν διάφοροι τύποι συγχρονισμού:

1. Όπου τα περιεχόμενα ενός φακέλου είναι προσβάσιμα οπουδήποτε, όπως με το Dropbox
2. Όπου τα περιεχόμενα οποιουδήποτε αριθμού φακέλων είναι προσβάσιμα οπουδήποτε, όπως με το Windows Live Mesh
3. Που όποιος αρχείων ή φακέλων από οπουδήποτε στον υπολογιστή σαςσυγχρονίζονται με ακριβώς έναν άλλο υπολογιστή, όπως το "Χαρτοφύλακα" των Windows, το Microsoft SyncToy ή (πολύ πιο ισχυρό, αλλά ακόμα δωρεάν) SyncBack από 2BrightSparks. Αυτό λειτουργεί μόνο όταν και οι δύο υπολογιστές βρίσκονται στο ίδιο τοπικό δίκτυο, τουλάχιστον προσωρινά.

Ένα μεγάλο πλεονέκτημα των λύσεων συγχρονισμού είναιότι μόλις το έχετε διαμορφώσει με τον τρόπο που θέλετε, τότε η διαδικασία συγχρονισμού γίνεται αυτόματα, κάθε φορά. Κάντε κλικ σε ένα κουμπί (ή προγραμματίστε αυτό να συμβεί αυτόματα) και όλα τα αρχεία σας τοποθετούνται αυτόματα όπου πρέπει να είναι.

Εάν διατηρείτε το ίδιο αρχείο και δομή φακέλου και στους δύο υπολογιστές, τότε μπορείτε επίσης να συγχρονίσετε αρχεία εξαρτάται από τη σωστή θέση του άλλα αρχεία, όπως συντομεύσεις, λίστες αναπαραγωγής και έγγραφα γραφείου με τα οποία γίνεται σύνδεση άλλα τα έγγραφα γραφείου και τα συγχρονισμένα αρχεία εξακολουθούν να λειτουργούν στον άλλο υπολογιστή!

Συμβουλή # 25. Απόκρυψη αρχείων που δεν χρειάζεται να δείτε ποτέ

Εάν έχετε τα αρχεία σας καλά οργανωμένα, θα το κάνετεμπορεί συχνά να είναι σε θέση να πει εάν ένα αρχείο είναι εκτός χώρου απλά κοιτάζοντας τα περιεχόμενα ενός φακέλου (για παράδειγμα, θα πρέπει να είναι αρκετά προφανές αν κοιτάξετε σε ένα φάκελο που περιέχει όλα τα MP3 από ένα CD μουσικής και δείτε ένα έγγραφο του Word εκεί μέσα). Αυτό είναι ένα καλό πράγμα - σας επιτρέπει να προσδιορίσετε αν υπάρχουν αρχεία χωρίς θέση με μια γρήγορη ματιά. Ωστόσο, μερικές φορές υπάρχουν αρχεία σε ένα φάκελο που φαίνομαι εκτός τόπου, αλλά στην πραγματικότητα πρέπει να είναι εκεί, όπωςως "αρχεία φακέλου" JPEG σε μουσικούς φακέλους και διάφορα αρχεία στη ρίζα της μονάδας C: Αν τέτοια αρχεία δεν χρειάζεται να ανοίξουν ποτέ από εσάς, τότε μια καλή ιδέα είναι να τα κρύψετε απλά. Στη συνέχεια, την επόμενη φορά που θα ρίξετε μια ματιά στο φάκελο, δεν θα πρέπει να θυμάστε αν θα έπρεπε να υπάρχει εκεί το αρχείο ή όχι, επειδή δεν θα το δείτε καθόλου!

Για να αποκρύψετε ένα αρχείο, απλά κάντε δεξί κλικ σε αυτό και επιλέξτε Ιδιότητες:

Στη συνέχεια, απλά σημειώστε το Κρυμμένος κουτί τσεκαρίσματος:

Υπόδειξη #26. Διατηρείτε κάθε αρχείο εγκατάστασης

Αυτές τις μέρες το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού κατεβάζεται από το Internet. Κάθε φορά που κατεβάζετε ένα κομμάτι λογισμικού, κράτα το. Ποτέ δεν θα ξέρετε πότε πρέπει να επανεγκαταστήσετε το λογισμικό.

Επιπλέον, κρατήστε μαζί του μια συντόμευση στο Διαδίκτυο που συνδέει πίσω στον ιστότοπο όπου αρχικά το κατεβάσατε, σε περίπτωση που χρειαστεί να ελέγξετε για ενημερώσεις.

Δείτε την άκρη # 33 παρακάτω για μια πλήρη περιγραφή της αριστείας της οργάνωσης των αρχείων εγκατάστασης.

Συμβουλή # 27. Προσπαθήστε να ελαχιστοποιήσετε τον αριθμό φακέλων που περιέχουν τόσο αρχεία όσο και υποφακέλους

Μερικοί από τους φακέλους της οργανωτικής δομής σας θα περιέχουν μόνο αρχεία. Άλλοι θα περιέχουν μόνο υποφακέλους. Και θα έχετε επίσης μερικούς φακέλους που περιέχουν και τα δύο αρχεία και υποφακέλους. Θα παρατηρήσετε ελαφρές βελτιώσεις στο χρονικό διάστημα που χρειάζεται για να εντοπίσετε ένα αρχείο αν προσπαθήσετε να αποφύγετε αυτόν τον τρίτο τύπο φακέλου. Δεν είναι πάντοτε δυνατό, φυσικά - πάντα θα έχετε μερικοί από αυτούς τους φακέλους, αλλά δείτε αν μπορείτε να το αποφύγετε.

Ένας τρόπος για να γίνει αυτό είναι να ληφθούν όλα τα αρχεία που απομένουν που δεν κατέληξαν να αποθηκευτούν σε έναν υποφάκελο και να δημιουργήσουν ένα ειδικό φάκελο "Διάφορα" ή "Άλλα" για αυτούς.

Υπόδειξη #28. Ξεκινώντας ένα όνομα αρχείου με ένα Underscore το φέρνει στην κορυφή μιας λίστας

Εκτός από την προηγούμενη συμβουλή, εάν ονομάσετε το φάκελο "Διάφορα" ή "Άλλα" με τέτοιο τρόπο ώστε το όνομά του ξεκινά με μια υπογράμμιση "_", τότε θα εμφανίζεται στο επάνω μέρος της λίστας αρχείων / φακέλων.

Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης είναι ένα παράδειγμα αυτού. Κάθε φάκελος στη λίστα περιέχει ένα σύνολο ψηφιακών φωτογραφιών. Ο φάκελος στο επάνω μέρος της λίστας, _Misc, περιέχει τυχαίες φωτογραφίες που δεν άξιζαν το δικό τους αφιερωμένο φάκελο:

Υπόδειξη #29. Καθαρίστε τα CD-ROM και τα δισκέτα (shudder!)

Έχετε ένα σωρό CD-ROM που στοιβάζονται σε ένα ράφιτου γραφείου σας; Παλιές φωτογραφίες ή αρχεία που αρχειοθετήσατε σε CD-ROM (ή ακόμα χειρότερα, δισκέτες!) Επειδή δεν είχατε αρκετό χώρο στο δίσκο εκείνη τη στιγμή; Εν τω μεταξύ έχετε αναβαθμίσει τον υπολογιστή σας και τώρα έχετε 500 Gigabytes χώρου που δεν ξέρετε τι να κάνετε; Αν ναι, δεν είναι καιρός να διορθώσετε τη στοίβα των δίσκων και να τα καταθέσετε στην πανέμορφη νέα δομή των φακέλων σας;

Λοιπόν, τι περιμένετε; Χτυπήστε τη σφαίρα, αντιγράψτε τα όλα πίσω στον υπολογιστή σας, αρχεία τους στους κατάλληλους φακέλους τους, και στη συνέχεια πίσω όλη την παρτίδα επάνω σε ένα γυαλιστερό νέο 1000Gig εξωτερικό σκληρό δίσκο!

Χρήσιμοι φάκελοι για δημιουργία

Αυτή η επόμενη ενότητα προτείνει ορισμένους χρήσιμους φακέλους που ίσως θέλετε να δημιουργήσετε στη δομή του φακέλου σας. Έχω βρει προσωπικά ότι είναι απαραίτητες.

Τα πρώτα τρία είναι όλα ευκολία - εύχρηστοι φάκελοι για να δημιουργήσετε και στη συνέχεια να βάλετε κάπου ότι μπορείτε πάντα να έχετε πρόσβαση αμέσως. Για καθένα, δεν είναι τόσο σημαντικό πού βρίσκεται ο πραγματικός φάκελος, αλλά είναι πολύ σημαντικό όταν βάζετε το συντόμευση (-ες) στο φάκελο. Ενδεχομένως να θέλετε να εντοπίσετε τις συντομεύσεις:

• Στην επιφάνεια εργασίας σας
• Στην περιοχή "γρήγορης εκκίνησης" (ή συνδεδεμένη στο Windows 7 Superbar)
• Στην περιοχή "Αγαπημένες συνδέσεις" της Εξερεύνησης των Windows

Συμβουλή # 30. Δημιουργήστε ένα φάκελο "Εισερχόμενα" ("Εισερχόμενα")

Αυτό έχει ήδη αναφερθεί σε βάθος (βλ# 13), αλλά θέλαμε να επαναλάβουμε τη σημασία της εδώ. Αυτός ο φάκελος περιέχει όλα τα πρόσφατα δημιουργημένα, ληφθέντα ή ληφθέντα αρχεία που δεν έχετε ακόμα την ευκαιρία να καταθέσετε σωστά και ενδέχεται επίσης να περιέχουν αρχεία που δεν έχετε επεξεργαστεί ακόμα. Στην πραγματικότητα, γίνεται ένα είδος "λίστα υποχρεώσεων". Δεν χρειάζεται να ονομάζεται "Εισερχόμενα" - μπορείτε να το ονομάσετε ό, τι θέλετε.

Συμβουλή # 31. Δημιουργήστε ένα φάκελο όπου συλλέγονται τα τρέχοντα έργα σας

Αντί να το κυνήγετε όλη την ώρα,ή να τα απορρίψετε όλα στην επιφάνεια εργασίας σας, δημιουργήστε έναν ειδικό φάκελο στον οποίο τοποθετείτε συνδέσμους (ή φακέλους εργασίας) για κάθε ένα από τα έργα στα οποία εργάζεστε αυτήν τη στιγμή.

Μπορείτε να εντοπίσετε αυτόν τον φάκελο στα "Εισερχόμενα"φάκελο, στην επιφάνεια εργασίας σας ή οπουδήποτε αλλού - αρκεί να υπάρχει ένας τρόπος να φτάσετε σε αυτό γρήγορα, όπως η τοποθέτηση ενός συνδέσμου σε αυτό στην περιοχή "αγαπημένες συνδέσεις" του Windows Explorer:

Υπόδειξη #32. Δημιουργήστε έναν φάκελο για αρχεία και φακέλους που ανοίγετε τακτικά

Θα έχετε πάντα μερικά αρχεία που ανοίγετεκανονικά, είτε πρόκειται για ένα υπολογιστικό φύλλο των τρεχόντων λογαριασμών σας είτε για ένα αγαπημένο playlist. Αυτά δεν είναι απαραίτητα "τρέχοντα έργα", μάλλον είναι απλά αρχεία που πάντα βρίσκεστε να ανοίγετε. Συνήθως τέτοια αρχεία θα βρίσκονται στην επιφάνεια εργασίας σας (ή ακόμα καλύτερα, συντομεύσεις σε αυτά τα αρχεία). Γιατί να μην συγκεντρώσετε όλες αυτές τις συντομεύσεις μαζί και να τις τοποθετήσετε στο δικό τους ειδικό φάκελο;

Όπως και με το φάκελο "Τρέχοντα Έργα" (παραπάνω),θα θέλατε να εντοπίσετε το φάκελο κάπου βολικό. Ακολουθεί ένα παράδειγμα ενός φακέλου που ονομάζεται "Γρήγοροι σύνδεσμοι", με περίπου επτά αρχεία (συντομεύσεις) σε αυτό, τα οποία είναι προσβάσιμα μέσω της γραμμής γρήγορης εκκίνησης των Windows:

Δείτε την άκρη # 37 παρακάτω για μια πλήρη εξήγηση της ισχύος της γραμμής γρήγορης εκκίνησης.

Υπόδειξη #33. Δημιουργήστε ένα φάκελο "Ρυθμίσεις"

Ένας τυπικός υπολογιστής έχει δεκάδες εφαρμογές εγκατεστημένες σε αυτό. Για κάθε κομμάτι του λογισμικού, υπάρχουν συχνά πολλά διαφορετικά κομμάτια πληροφοριών που πρέπει να παρακολουθήσετε, όπως:

• Το αρχικό αρχείο εγκατάστασης εγκατάστασης. Αυτό μπορεί να είναι οτιδήποτε από ένα απλό αρχείο 100kb setup.exe που κατεβάσατε από έναν ιστότοπο, μέχρι το αρχείο ISO 4Gig που αντιγράψατε από ένα DVD-ROM που αγοράσατε.
• Η αρχική σελίδα του κατασκευαστή του λογισμικού (σε περίπτωση που πρέπει να αναζητήσετε κάτι στις σελίδες υποστήριξής τους, στο φόρουμ τους ή στην ηλεκτρονική βοήθεια τους)
• Η σελίδα που περιέχει τη σύνδεση λήψης για το πραγματικό σας αρχείο (σε περίπτωση που χρειαστεί να το κατεβάσετε ξανά ή να κατεβάσετε μια αναβαθμισμένη έκδοση)
• Ο σειριακός αριθμός
• Η τεκμηρίωση της απόδειξης αγοράς
• Οποιαδήποτε άλλα αρχεία προτύπων, προσθήκες, θέματα, κ.λπ. που πρέπει επίσης να εγκατασταθούν

Για κάθε κομμάτι του λογισμικού, είναι μια μεγάλη ιδέα νασυγκεντρώστε όλα αυτά τα αρχεία μαζί και τα βάλτε σε ένα μόνο φάκελο. Ο φάκελος μπορεί να είναι το όνομα του λογισμικού (συν ενδεχομένως μια πολύ σύντομη περιγραφή του τι είναι για - σε περίπτωση που δεν μπορείτε να θυμηθείτε τι το λογισμικό κάνει με βάση το όνομά του). Στη συνέχεια θα συγκεντρώσετε όλους αυτούς τους φακέλους μαζί σε ένα μέρος και θα το ονομάσετε "Λογισμικό" ή "Ρυθμίσεις".

Εάν έχετε αρκετούς από αυτούς τους φακέλους (έχωμερικές εκατοντάδες, που είναι ένας geek, που συλλέγονται για 20 χρόνια), τότε μπορεί να θέλετε να τα κατηγοριοποιήσετε περαιτέρω. Η δική μου δομή κατηγοριοποίησης βασίζεται σε "πλατφόρμα" (λειτουργικό σύστημα):

Οι τελευταίοι επτά φακέλοι αντιπροσωπεύουν το καθένα μια πλατφόρμα / λειτουργικό σύστημα, ενώ _Λειτουργικά συστήματα περιέχει αρχεία ρύθμισης για την εγκατάσταση των ίδιων των λειτουργικών συστημάτων. _Σκεύη, εξαρτήματα περιέχει ROMs για υλικό που κατέχω, όπως δρομολογητές.

Μέσα στο Windows φάκελο (παραπάνω), μπορείτε να δείτε τις απαρχές της τεράστιας βιβλιοθήκης λογισμικού που έχω συντάξει με τα χρόνια:

Ένα παράδειγμα ενός τυπικού φακέλου εφαρμογής μοιάζει με αυτό:

Συμβουλή # 34. Έχετε ένα φάκελο "Ρυθμίσεις"

Όλοι γνωρίζουμε ότι τα έγγραφά μας είναι σημαντικά. Αυτές είναι και οι φωτογραφίες και τα αρχεία μουσικής μας. Αποθηκεύουμε όλα αυτά τα αρχεία σε φακέλους και στη συνέχεια εντοπίστε τα παρακάτω και κάντε διπλό κλικ πάνω τους για να τα ανοίξετε. Αλλά υπάρχουν πολλά αρχεία που είναι σημαντικά για εμάς που δεν μπορούν να αποθηκευτούν σε φακέλους, και στη συνέχεια αναζητήθηκαν και με διπλό κλικ αργότερα. Αυτά τα αρχεία περιέχουν ασφαλώς σημαντικές πληροφορίες που χρειαζόμαστε, αλλά συχνά δημιουργούνται εσωτερικά από μια εφαρμογή και αποθηκεύονται όποτε κρίνεται σκόπιμη η εφαρμογή.

Ένα καλό παράδειγμα αυτού είναι το αρχείο "PST" το οποίοΤο Outlook δημιουργεί για εμάς και χρησιμοποιεί για την αποθήκευση όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των επαφών, των συναντήσεων και ούτω καθεξής. Ένα άλλο παράδειγμα θα ήταν η συλλογή των Σελιδοδεικτών που αποθηκεύει ο Firefox εκ μέρους σας.

Και ακόμη ένα άλλο παράδειγμα θα είναι το προσαρμοσμένοτις ρυθμίσεις και τα αρχεία ρυθμίσεων του λογισμικού μας. Με την επιφύλαξη ότι τα περισσότερα προγράμματα των Windows αποθηκεύουν τη διαμόρφωσή τους στο μητρώο, υπάρχουν ακόμα πολλά προγράμματα που χρησιμοποιούν αρχεία ρυθμίσεων για την αποθήκευση των ρυθμίσεών τους.

Φανταστείτε εάν χάσατε όλα τα παραπάνω αρχεία! Και όμως, όταν οι άνθρωποι δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας των υπολογιστών τους, συνήθως δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας μόνο για τα αρχεία που γνωρίζουν - αυτά που είναι αποθηκευμένα στο φάκελο "Τα έγγραφά μου" κ.λπ. Εάν είχαν αποτύχει στο σκληρό δίσκο ή ο υπολογιστής τους χάθηκε ή κλαπηθή , τα αρχεία αντιγράφων ασφαλείας τους δεν θα περιλαμβάνουν μερικά από τα πιο ζωτικά αρχεία που ανήκουν. Επίσης, κατά τη μετάβαση σε έναν νέο υπολογιστή, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι τα αρχεία αυτά θα κάνουν το ταξίδι.

Μπορεί να είναι μια πολύ χρήσιμη ιδέα να δημιουργήσετε τον εαυτό σας αφάκελο για να αποθηκεύσετε όλες τις "ρυθμίσεις" - αρχεία που είναι σημαντικά για εσάς αλλά τα οποία ποτέ δεν ψάχνετε πραγματικά με το όνομα και κάντε διπλό κλικ στο για να τα ανοίξετε. Διαφορετικά, την επόμενη φορά που θα εγκαταστήσετε έναν νέο υπολογιστή όπως ακριβώς θέλετε, θα χρειαστεί να περάσετε ώρες αναδημιουργώντας τη διαμόρφωση του προηγούμενου υπολογιστή σας!

Πώς λοιπόν να βγάλουμε τα σημαντικά αρχεία μας σε αυτόν το φάκελο; Λοιπόν, έχουμε μερικές επιλογές:

• Ορισμένα προγράμματα (όπως το Outlook και τα αρχεία PST)σας επιτρέπουν να τοποθετήσετε αυτά τα αρχεία όπου θέλετε. Αν ασχολείστε με τις επιλογές του προγράμματος, θα βρείτε μια ρύθμιση κάπου που ελέγχει τη θέση των σημαντικών αρχείων ρυθμίσεων (ή "προσωπική αποθήκευση" - PST - όταν πρόκειται για το Outlook)
• Ορισμένα προγράμματα δεν σας επιτρέπουν να τα αλλάξετεμε οποιοδήποτε εύκολο τρόπο, αλλά εάν μπείτε στο Μητρώο, μπορείτε μερικές φορές να βρείτε ένα κλειδί μητρώου που αναφέρεται στην τοποθεσία των αρχείων. Απλά μετακινήστε το αρχείο στο φάκελο "Ρυθμίσεις" και προσαρμόστε το κλειδί μητρώου για να ανατρέξετε στη νέα τοποθεσία.
• Ορισμένα προγράμματα αρνούνται πεισματικά να επιτρέψουν τη δική τουςτα αρχεία ρυθμίσεων που πρέπει να τοποθετούνται οπουδήποτε αλλού, όπου καθορίζουν. Όταν αντιμετωπίζετε τέτοια προγράμματα, έχετε τρεις επιλογές: (1) Μπορείτε να αγνοήσετε αυτά τα αρχεία, (2) Μπορείτε αντίγραφο τα αρχεία στο φάκελο "Ρυθμίσεις" (ας το αντιμετωπίσουμε- οι ρυθμίσεις δεν αλλάζουν πολύ συχνά) ή (3) μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό συγχρονισμού, όπως το χαρτοφύλακα των Windows, για να κάνετε συγχρονισμένα αντίγραφα όλων των αρχείων σας στο φάκελο "Ρυθμίσεις". Το μόνο που έχετε στη συνέχεια να κάνετε είναι να θυμάστε να τρέχετε το λογισμικό συγχρονισμού σας περιοδικά (ίσως λίγο πριν εκτελέσετε το λογισμικό δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας!).

Υπάρχουν μερικά άλλα πράγματα που μπορείτε να αποφασίσετε να εντοπίσετε μέσα σε αυτό το νέο φάκελο "Ρυθμίσεις":

• Εξαγωγή κλειδιών μητρώου (από τις πολλές εφαρμογές που αποθηκεύουν τις διαμορφώσεις τους στο μητρώο). Αυτό είναι χρήσιμο για σκοπούς δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ή για τη μετεγκατάσταση σε νέο υπολογιστή
• Σημειώσεις που έχετε κάνει σχετικά με όλες τις συγκεκριμένες προσαρμογές που κάνατε σε ένα συγκεκριμένο λογισμικό (ώστε να ξέρετε πώς να το κάνετε ξανά στο Επόμενο υπολογιστή)
• Συντομεύσεις σε ιστοσελίδες που περιγράφουν λεπτομερώς πώς να τσίμπημαορισμένες πτυχές του λειτουργικού συστήματος ή των εφαρμογών σας, έτσι ώστε να είναι ακριβώς όπως σας αρέσουν (όπως για παράδειγμα, πώς μπορείτε να αφαιρέσετε τις λέξεις "Συντόμευση σε" από την αρχή των συντομεύσεων που δημιουργήσατε πρόσφατα). Με άλλα λόγια, θα θέλατε να δημιουργήσετε συντομεύσεις στις μισές σελίδες στην ιστοσελίδα How-To Geek!

Ακολουθεί ένα παράδειγμα ενός φακέλου "Ρυθμίσεις":

Χαρακτηριστικά των Windows που βοηθούν στην οργάνωση

Αυτή η ενότητα περιγράφει κάποιες από τις λειτουργίες των Microsoft Windows που αποτελούν ευχαρίστηση σε όσους επιθυμούν να μείνουν όσο το δυνατόν καλύτερα οργανωμένοι.

Υπόδειξη #35. Χρησιμοποιήστε την περιοχή "Αγαπημένες συνδέσεις" για να αποκτήσετε πρόσβαση σε φακέλους που χρησιμοποιούνται εκτός χρήσης

Μόλις δημιουργήσετε το νέο σας σύστημα αρχειοθέτησης,να επεξεργαστείτε ποιοι φάκελοι έχετε πρόσβαση πιο συχνά ή που χρησιμεύουν ως εξαιρετικά σημεία εκκίνησης για τον εντοπισμό των υπόλοιπων αρχείων στη δομή των φακέλων σας και στη συνέχεια τοποθετήστε τους συνδέσμους σε αυτούς τους φακέλους στην περιοχή "Αγαπημένες συνδέσεις" της αριστερής πλευράς Παράθυρο της Εξερεύνησης των Windows (απλά ονομάζεται "Αγαπημένα" στα Windows 7):

Ορισμένες ιδέες για φακέλους που ίσως θέλετε να προσθέσετε περιλαμβάνουν:

• Ο φάκελος "Εισερχόμενα" (ή ό, τι το έχετε ονομάσει) - πλέον σπουδαίος!
• Η βάση της δομής αρχειοθέτησης (π.χ. C: Αρχεία)
• Ένας φάκελος που περιέχει συντομεύσεις σε φακέλους με συχνά προσπέλαση σε άλλους υπολογιστές γύρω από το δίκτυο (που εμφανίζονται παραπάνω ως Φάκελοι δικτύου)
• Ένας φάκελος που περιέχει συντομεύσεις στα τρέχοντα έργα σας (εκτός αν ο φάκελος βρίσκεται στο φάκελο "Εισερχόμενα")

Η δημιουργία φακέλων σε αυτόν τον τομέα είναι πολύ απλή - εντοπίστε ακριβώς το φάκελο που σας ενδιαφέρει και σύρετε εκεί!

Συμβουλή # 36. Προσαρμόστε τη Γραμμή Τοποθεσιών στα πλαίσια Αρχείο / Άνοιγμα και Αρχείο / Αποθήκευση

Εξετάστε το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:

Τα επισημασμένα εικονίδια (συλλογικά γνωστά ως "Γραμμή τοποθεσιών") μπορούν να προσαρμοστούν ώστε να αναφέρονται σε οποιαδήποτε θέση φακέλου θέλετε, επιτρέποντας την άμεση πρόσβαση σε οποιοδήποτε τμήμα της οργανωτικής σας δομής.

Σημείωση: Αυτά Αρχείο / Άνοιγμα και Αρχείο / Αποθήκευση τα κουτιά έχουν αντικατασταθεί από νέες εκδόσεις που χρησιμοποιούν τους "αγαπημένους συνδέσμους" των Windows Vista / Windows 7, αλλά οι παλαιότερες εκδόσεις (που εμφανίζονται παραπάνω) εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται από έναν εκπληκτικά μεγάλο αριθμό εφαρμογών.

Ο ευκολότερος τρόπος για να προσαρμόσετε αυτά τα εικονίδια είναι να χρησιμοποιήσετε τον Επεξεργαστή πολιτικής ομάδας, αλλά δεν έχουν όλοι πρόσβαση σε αυτό το πρόγραμμα. Αν το κάνετε, ανοίξτε το και μεταβείτε στο:

Διαμόρφωση χρήστη> Πρότυπα διαχείρισης> Στοιχεία των Windows> Εξερεύνηση των Windows> Κοινό παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου

Εάν δεν έχετε πρόσβαση στον Επεξεργαστή πολιτικής ομάδας, τότε θα χρειαστεί να μπείτε στο Μητρώο. Πλοηγηθείτε στο:

Λογισμικό HKEY_CURRENT_USER Λογισμικό Microsoft Windows CurrentVersion Policies comdlg32 Γραμμή τοποθεσίας

Θα πρέπει τότε να είναι εύκολο να κάνετε τις επιθυμητές αλλαγές. Αποσυνδεθείτε και συνδεθείτε ξανά για να ενεργοποιήσετε τις αλλαγές.

Υπόδειξη #37. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή γρήγορης εκκίνησης ως εφαρμογή και εκκίνηση αρχείων

Αυτή η γραμμή γρήγορης εκκίνησης (στα δεξιά της γραμμής εκκίνησηςκουμπί) είναι πολύ πιο χρήσιμη από ό, τι οι άνθρωποι δίνουν την πίστωση για. Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν απλά μισή δωδεκάδα εικονιδίων σε αυτό, και το χρησιμοποιούν για να ξεκινήσουν μόνο αυτά τα προγράμματα. Αλλά μπορεί πραγματικά να χρησιμοποιηθεί για την άμεση πρόσβαση σχεδόν οτιδήποτε στο σύστημα αρχειοθέτησής σας:

Για πλήρεις οδηγίες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης αυτού, επισκεφθείτε το ειδικό άρθρο μας σχετικά με αυτό το θέμα.

Συμβουλή # 38. Τοποθετήστε μια συντόμευση στην Εξερεύνηση των Windows στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης

Αυτό είναι απαραίτητο μόνο στα Windows Vista και στα Windows XP. Η Microsoft boffins πήρε τελικά σοφή και την πρόσθεσε στο Windows 7 Superbar από προεπιλογή.

Windows Explorer - το πρόγραμμα που χρησιμοποιείται για τη διαχείρισητα αρχεία και τους φακέλους σας - είναι ένα από τα πιο χρήσιμα προγράμματα στα Windows. Όποιος θεωρεί τον εαυτό του σοβαρό να είναι οργανωμένος χρειάζεται άμεση πρόσβαση σε αυτό το πρόγραμμα ανά πάσα στιγμή. Ένα εξαιρετικό μέρος για να δημιουργήσετε μια συντόμευση σε αυτό το πρόγραμμα είναι στη γραμμή "Quick Launch" των Windows XP και των Windows Vista:

Για να το πάρετε εκεί, εντοπίστε το στο μενού "Έναρξη" (συνήθως κάτω από το "Αξεσουάρ") και, στη συνέχεια, σύρετε το δεξί μέρος στη γραμμή Quick Launch (και δημιουργήστε μια αντίγραφο).

Συμβουλή # 39. Προσαρμογή του αρχικού φακέλου για το εικονίδιο Superbar της Εξερεύνησης των Windows 7

Εάν βρίσκεστε στα Windows 7, το Superbar σας θαπεριλαμβάνει ένα εικονίδιο της Εξερεύνησης των Windows. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο θα ξεκινήσει η Εξερεύνηση των Windows (φυσικά) και θα σας ξεκινήσει στο φάκελο "Βιβλιοθήκες". Οι βιβλιοθήκες μπορεί να είναι ωραία ως σημείο εκκίνησης, αλλά αν έχετε δημιουργήσει τον εαυτό σας ένα φάκελο "Εισερχόμενα", τότε θα ήταν πιθανότατα πιο λογικό να ξεκινήσετε σε αυτό το φάκελο κάθε φορά που ξεκινάτε την Εξερεύνηση των Windows.

Για να αλλάξετε αυτήν την προεπιλεγμένη / αρχική τοποθεσία του φακέλου, κάντε πρώτα δεξί κλικ στο εικονίδιο του Explorer στη γραμμή Superbar και στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ Ιδιότητες:

Στη συνέχεια, στο Στόχος τομέα της Ιδιότητες του Windows Explorer που εμφανίζεται, πληκτρολογήστε % windir% explorer.exe ακολουθούμενη από τη διαδρομή του φακέλου που θέλετε να ξεκινήσετε. Για παράδειγμα:

% windir% explorer.exe Γ: Αρχεία

Αν αυτός ο φάκελος συνέβαινε στην επιφάνεια εργασίας (και κάλεσε, για παράδειγμα, "Εισερχόμενα"), τότε θα χρησιμοποιούσατε την ακόλουθη έξυπνη γνώση:

% windir% explorer.exe κέλυφος: desktopInbox

Στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Εντάξει και δοκιμάστε το.

Συμβουλή # 40. Ummmmm ....

ΟΧΙ αυτο είναι. Δεν μπορώ να σκεφτώ άλλο. Αυτές είναι όλες οι συμβουλές που μπορώ να βρω. Δημιούργησα μόνο αυτό γιατί το 40 είναι ένας πολύ καλός γύρος ...

Μελέτη περίπτωσης - οργανωμένος υπολογιστής

Για να τελειώσω το άρθρο, έχω συμπεριλάβει μερικά screenshots του (κύριου) υπολογιστή μου (τρέχοντας Vista). Ο στόχος εδώ είναι διπλός:

1. Για να σας δώσει μια αίσθηση του τι φαίνεται όταν οι παραπάνω, μερικές φορές αφηρημένες, συμβουλές εφαρμόζονται σε έναν υπολογιστή πραγματικής ζωής, και
2. Για να δώσετε κάποιες ιδέες σχετικά με τους φακέλους και τη δομή που μπορεί να θέλετε να κλέψετε για χρήση στον υπολογιστή σας.

Ας ξεκινήσουμε με το ΝΤΟ: οδηγήστε το ίδιο. Πολύ ελάχιστη. Όλα τα αρχεία μου περιέχονται μέσα C: Αρχεία. Θα περιορίσω την υπόλοιπη μελέτη περίπτωσης σε αυτόν το φάκελο:

Αυτός ο φάκελος περιέχει τα εξής:

• Σημάδι: Τα προσωπικά μου αρχεία
• VC: Η επιχείρησή μου (Virtual Creations, Australia)
• Οι υπολοιποι περιέχει αρχεία που δημιουργούνται από φίλους και οικογένεια
• Δεδομένα περιέχει αρχεία από τον υπόλοιπο κόσμο (μπορεί να θεωρηθεί ως "δημόσια" αρχεία, συνήθως κατεβάσει από το Δίκτυο)
• Ρυθμίσεις περιγράφεται παραπάνω στην άκρη # 34

ο Δεδομένα φάκελο περιέχει τους ακόλουθους υποφακέλους:

• Ήχος: Ραδιόφωνο, ακουστικά βιβλία, podcasts κ.λπ.
• Ανάπτυξη: Προγραμματισμός και πόροι προγραμματιστών, δείγμα πηγαίου κώδικα κ.λπ. (βλ. Παρακάτω)
• Χιούμορ: Αστεία, funnies (αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουμε όλοι)
• Κινηματογράφος: Κατεβασμένες και εξαντλημένες ταινίες (όλα νομικά, βέβαια!), Τα σενάρια τους, τα DVD καλύμματα κλπ.
• ΜΟΥΣΙΚΗ: (Δες παρακάτω)
• Ρυθμίσεις: Αρχεία εγκατάστασης για το λογισμικό (εξηγείται πλήρως στην συμβουλή # 33)
• Σύστημα: (Δες παρακάτω)
• τηλεόραση: Λήψεις τηλεοπτικών εκπομπών
• Εγγραφές: Βιβλία, εγχειρίδια οδηγιών κ.λπ. (βλ. Παρακάτω)

ο ΜΟΥΣΙΚΗ φάκελο περιέχει τους ακόλουθους υποφακέλους:

• Καλύμματα λευκωμάτων: Σάρωση JPEG
• Καρτέλες κιθάρας: Αρχεία κειμένου μουσικής φύλλων κιθάρας
• Κονίστρα: π.χ. "Κορυφαία 1000 τραγούδια όλων των εποχών"
• Στίχοι: Αρχεία κειμένου
• MIDI: Ηλεκτρονικά αρχεία μουσικής
• MP3 (που αντιπροσωπεύει το 99% του ΑΕΠ) ΜΟΥΣΙΚΗ φάκελο): Μορφές MP3, είτε αποσπασμένες από CD είτε μεταφορτωμένες, ταξινομημένες ανά όνομα καλλιτέχνη / άλμπουμ
• Μουσικο βιντεο: ΒΙΝΤΕΟ κλιπς
• Sheet Music: συνήθως αρχεία PDF

ο Επεξεργασία δεδομένων φάκελο περιέχει τους ακόλουθους υποφακέλους:

(όλα αρκετά αυτονόητα)

ο DataDevelopment φάκελο περιέχει τους ακόλουθους υποφακέλους:

Και πάλι, όλα αρκετά αυταρχικά (αν είστε geek)

ο DataSystem φάκελο περιέχει τους ακόλουθους υποφακέλους:

Αυτά είναι συνήθως θέματα, plug-ins και άλλοι διαθέσιμοι για το πρόγραμμα πόροι.

ο Σημάδι φάκελο περιέχει τους ακόλουθους υποφακέλους:

• Από τους άλλους: Συνήθως γράμματα που έγραψαν σε εμένα άλλοι άνθρωποι (φίλοι, οικογένεια, κ.λπ.)
• Για άλλους: Επιστολές και άλλα πράγματα που έχω δημιουργήσει για άλλους ανθρώπους
• Πράσινο βιβλίο: Δεν είναι δουλειά σου
• Λίστα αναπαραγωγής: M3U αρχεία που έχω συντάξει από τα αγαπημένα μου τραγούδια (συν ένα αρχείο καταγραφής λίστας αναπαραγωγής M3U για κάθε άλμπουμ που έχω)
• Γραφή: Φαντασία, φιλοσοφία και άλλα μου μυαλά
• Mark Docs: Συντόμευση προς C: UsersMark
• Ρυθμίσεις: Συντόμευση προς C: FilesSettingsMark

ο Οι υπολοιποι φάκελο περιέχει τους ακόλουθους υποφακέλους:

ο VC (Οι εικονικές δημιουργίες, η επιχείρησή μου - αναπτύσσω ιστότοπους) το φάκελο περιέχει τους ακόλουθους υποφακέλους:

Και πάλι, όλα αυτά είναι αρκετά αυτονόητα.

συμπέρασμα

Αυτές οι συμβουλές έσωσαν τη λογική μου και βοήθησα να κρατήσωμου ένα παραγωγικό geek, αλλά τι γίνεται με εσάς; Ποιες συμβουλές και κόλπα πρέπει να κρατήσετε οργανωμένα τα αρχεία σας; Παρακαλούμε να τα μοιραστείτε μαζί μας στα σχόλια. Έλα, μην είσαι ντροπαλός ...