Cuando envía un correo electrónico a un contacto de Outlookgrupo (conocido formalmente como una lista de distribución), es posible que desee ocultar las direcciones de correo electrónico en el grupo de los destinatarios. Esta es la forma más fácil de proteger la información privada de las personas.
¿Qué es un grupo de contacto?
En Office 365 (O365), la versión de suscripción de Microsoft de Office, dos grupos separados han reemplazado las listas de distribución:
- Grupos O365: Diseñado para la colaboración sobre la marcha entre ungrupo de personas, estos grupos incluyen un buzón compartido, calendario, almacén de archivos, Planner y OneNote Notebook. Estos son excelentes para equipos de proyectos pequeños, organizar los ensayos de su grupo de teatro local o cualquier otro escenario en el que necesite herramientas de colaboración rápidas y simples.
- Grupos de contacto: Estas son un montón de direcciones de correo electrónico agregadas a ungrupo. En lugar de tener que agregar cada uno de ellos individualmente a un correo electrónico, puede enviar el nombre del grupo por correo electrónico, y todos en ese grupo se agregarán como destinatario. Si crees que esto suena exactamente como una lista de distribución, tendría razón, conUna excepción notable: de forma predeterminada, las listas de distribución (y los grupos O365) aparecen en la libreta de direcciones global de su organización para que todos la vean. Los grupos de contacto son personales para usted.
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Si no tiene O365 y está utilizando unversión independiente de Office sin aplicaciones web, aún puede tener listas de distribución disponibles para usted. Le mostraremos cómo ocultar los nombres de los destinatarios en un grupo de contacto, pero los mismos pasos funcionan para las listas de distribución.
¿Por qué ocultaría los nombres en un grupo de contacto?
A veces es solo cortesía común. Es posible que sus amigos estén de acuerdo con que los contacte por correo electrónico, pero es probable que no quieran que su información de contacto se comparta con todas las personas a las que envía correos electrónicos masivos.
Un montón de problemas de protección de datos y cumplimientoproporcionar buenas razones para ocultar la dirección de correo electrónico de alguien. Si maneja información confidencial, especialmente financiera o médica, probablemente esté obligado a mantener en privado la identidad de las personas.
Las direcciones de correo electrónico a menudo son fáciles de vincular a un verdaderopersona, ya que HIPAA en los Estados Unidos y GDPR en Europa los consideran "información de identificación individual". Entonces, si envía un correo electrónico a un grupo de apoyo, por ejemplo, no debe compartir la información de contacto del destinatario.
¿Cómo se ocultan los nombres en un grupo de contacto?
La buena noticia es que ocultar los nombres utilizando la opción BCC cuando crea su correo electrónico es simple.
BCC significa copia oculta al carbón. Es casi seguro que ha utilizado la opción CC (copia al carbón) cuando desea incluir a alguien que no es el destinatario principal de un correo electrónico. BCC funciona exactamente igual que CC, excepto que los destinatarios de BCC solo ven el nombre del remitente y el nombre de la persona en el campo "Para".
Las personas que han sido BCC tampoco verán si alguien ha recibido CC y no recibirán ninguna respuesta si alguien hace clic en "Responder a todos".
El campo BCC no es visible de forma predeterminada cuando crea un nuevo correo electrónico, pero acceder a él es fácil. Abra un nuevo correo en Outlook y haga clic en Opciones> CCO.
Esto mostrará el campo BCC en el nuevo correo.
Tienes que hacer esto solo una vez. En el futuro, todos los correos electrónicos mostrarán la opción BCC. Si desea ocultar el campo BCC, haga clic en Opciones> BCC de cualquier correo electrónico y no volverá a aparecer.
Ahora que está visible, ingrese su nombre en el campo "Para" y su grupo de contactos en el campo "CCO".
Todos los miembros del grupo de contacto recibirán el correo electrónico, pero solo podrán ver la persona que lo envió (usted) y la persona en el campo "Para" (también usted).
La primera vez que haces esto, considera poner unNota en el correo electrónico que explica a las personas que está utilizando BCC para proteger su privacidad. ¡Esto evitará que sus destinatarios menos expertos en tecnología se pregunten por qué reciben un correo electrónico que parece que es de usted para usted!
