Si trabaja en una oficina, entonces las posibilidades sonpasas mucho tiempo tratando con el correo electrónico, probablemente en Microsoft Outlook. Vale la pena tomarse un poco de tiempo para que Outlook muestre la información que necesita. Para el correo electrónico, la mejor manera de hacerlo es con vistas de carpeta. Así es como funcionan.
¿Qué es una vista de carpeta?
Cada lugar donde guardas tu correo electrónicoOutlook, ya sea la bandeja de entrada, los elementos enviados, el archivo, los elementos eliminados o cualquier otro lugar, es una carpeta. Cada una de esas carpetas tiene el mismo aspecto por defecto, con columnas que contienen metadatos sobre el correo electrónico, como el remitente, el asunto, la fecha y la hora de recepción, y así sucesivamente. Outlook agrupa los correos electrónicos por fecha (con el último en la parte superior), da estilo a los mensajes no leídos en negrita con texto azul y muestra los mensajes que ha leído en una fuente negra normal.
Este es el vista de carpeta predeterminada.
Pero puede cambiar esa vista si lo desea. Puede crear una vista diferente para cada carpeta, o puede crear una vista de carpeta que desee y aplicarla a cada carpeta. Outlook incluso tiene algunas vistas integradas alternativas con las que puede comenzar.
Cómo cambiar a otra vista integrada
Para empezar, cambiemos a una de las otras vistas integradas haciendo clic en Ver> Cambiar vista.
La vista compacta es la vista predeterminada que usa cada carpeta, pero puede cambiar a cualquiera de las otras dos:
- Soltero: Esto elimina la agrupación Por fecha y muestra todos sus mensajes en una lista simple.
- Avance: Esto (de forma algo contraria a la intuición) elimina el panel Vista previa.
Cómo personalizar la vista existente
Puede personalizar la vista de la carpeta actual haciendo clic en Ver> Ver configuración.
Esto abre la ventana Configuración de vista avanzada, donde puede cambiar todo tipo de cosas sobre la vista.
Cambiaremos las columnas mostradas y la configuración de clasificación como ejemplo. Haga clic en "Columnas" para abrir la ventana Mostrar columnas.
Seleccione "Mencionar" en la columna de la derecha, haga clic en el botón "Eliminar" y luego haga clic en "Aceptar".
De vuelta en la ventana Configuración de vista avanzada, haga clic en el botón "Ordenar" para abrir la ventana Ordenar.
En el menú desplegable "Ordenar elementos por", elija "De" y luego haga clic en "Aceptar".
Ahora haga clic en "Aceptar" en la Configuración de vista avanzada. La vista de la carpeta ahora ha cambiado para que la columna "Mención" esté oculta y la persona que envió el correo ordene la carpeta.
Estos son solo dos ejemplos rápidos de lo que puedeshacer. Puede agregar o eliminar muchas columnas diferentes, agrupar y ordenar mensajes de diferentes maneras, e incluso cambiar las fuentes y estilos utilizados para mostrar mensajes. Juega con las diferentes opciones para encontrar lo que funciona mejor para ti.
Aplicar una vista a otras carpetas
Una vez que haya personalizado su vista, puede aplicarla misma vista a cualquier otra carpeta sin tener que personalizar cada una. Haga clic en Ver> Ver configuración nuevamente y esta vez, haga clic en el comando "Aplicar vista actual a otras carpetas".
Seleccione las carpetas a las que desea aplicar la vista y luego haga clic en "Aceptar".
Puede seleccionar tantas carpetas (o subcarpetas) como desee.
Guardar una vista de carpeta personalizada
También puede mantener su vista personalizada como plantilla para poder aplicarla a otras carpetas en el futuro. Haga clic en Ver> Ver configuración nuevamente y seleccione el comando "Guardar vista actual como una nueva vista".
Esto abre la ventana Copiar vista, donde puede asignarle un nombre a su vista y elegir quién puede verla. Haga clic en "Aceptar" cuando haya configurado todo.
Si vuelve a hacer clic en Ver> Ver configuración, Outlook muestra su nueva vista como una opción disponible. Haga clic en "Administrar vistas" para ver todas las vistas a las que tiene acceso.
La ventana Administrar todas las vistas le permite agregar, editar y eliminar vistas, así como ver la configuración aplicada a cada vista.
Crear una vista desde cero
Si desea crear una nueva vista, haga clic en el botón "Nuevo" en la ventana Administrar toda la vista. Esto abre la ventana Crear una nueva vista.
Seleccione el tipo de vista base que desea comenzarcon y haga clic en el botón "Aceptar". Se abre la ventana Configuración de vista avanzada, y puede personalizar su vista de la manera que desee. Cuando haya terminado, haga clic en "Aceptar" hasta que vuelva a la ventana Administrar todas las vistas y luego haga clic en "Aplicar vista" para aplicar la vista a la carpeta actual.
Una vez que haya creado una nueva vista, puede aplicarla a cualquier otra carpeta, personalizarla más o usarla como base para otra nueva vista.
Eliminar personalizaciones de una vista
Si ha realizado algunas personalizaciones en suvista existente, puede volver a la vista existente fácilmente. Esta es una buena manera de probar las cosas sin tener que preocuparse por deshacerlas si los cambios no funcionan para usted. Haga clic en Ver> Restablecer vista para eliminar las personalizaciones no guardadas de la carpeta actual.
Con estas herramientas de visualización a mano, puede hacer que sus carpetas funcionen exactamente de la manera que desee y comenzar a domesticar esa lista de mensajes desbordante.
