La "oficina sin papeles" que nos prometieron nunca parece llegar para muchas personas. La realidad, sin embargo, es que una oficina sin papeles está aquí hoy si quieres aprovecharla.
Si todavía eres alguien que imprime correos electrónicos, webpáginas y otros documentos, puede detenerse ahora. Hay mejores formas de realizar un seguimiento de su información y acceder a ella más rápidamente: después de todo, no puede buscar palabras en trozos de papel físicos.
El caso contra la impresión
La impresión es costosa e inconveniente, ya que requierecartuchos de tinta, papel de impresora y nuevas impresoras a menudo caros cuando esa impresora de inyección de tinta barata falla inevitablemente. Todo ese papel se convierte en un desorden que debe organizarse adecuadamente, o nunca podrá encontrar lo que está buscando. No puede acceder a ella cuando está fuera de su oficina, no puede buscar en ella y solo tiene una copia, por lo que tiene problemas si alguna vez le sucede algo.
La impresión era necesaria cuando las computadoras eran pesadasladrillos que se sentaron unidos a escritorios Ahora caminamos con computadoras en nuestros bolsillos, tabletas que pueden aproximarse al tamaño de una hoja de papel y servicios en la nube que pueden hacer copias de seguridad y sincronizar todos sus documentos en todos sus dispositivos. Puede buscar documentos que haya guardado con las palabras que contienen para no tener que configurar y dominar un sistema de archivo complicado.
Cómo no imprimir
Los geeks pueden haber dejado de imprimir hace mucho tiempo, peroHay muchas personas que todavía imprimen correos electrónicos y páginas web con regularidad. Trataremos de ofrecer algunos consejos para guiarlo lejos de la impresora y hacia una nueva forma de guardar y organizar información que tenga sentido.
- Crear un archivador digital: Primero, querrás decidir dónde guardaráscosas en lugar de imprimirlas. Ayuda a tener una ubicación coherente donde guardar todo. Recomendamos algún tipo de servicio en la nube que se sincronice en todos sus dispositivos para que pueda acceder a ellos en teléfonos inteligentes y tabletas, así como en su PC. Muchas personas usan Evernote como archivo para todas sus notas y documentos, pero también puede optar por guardar en un servicio de almacenamiento en la nube como Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive. Si realmente prefiere el almacenamiento local, puede guardar sus archivos en una sola carpeta en su PC, pero asegúrese de hacer una copia de seguridad. Esto será menos conveniente ya que tendrá que copiar manualmente los archivos a sus otros dispositivos si desea verlos en otro lugar.
- Imprimir a PDF: Cualquier cosa que desee imprimir, ya seaun recibo, documento, correo electrónico o página web: se puede imprimir en un archivo PDF. Primero, necesitará instalar una impresora PDF en su computadora con Windows. Luego puede pasar por el proceso de impresión de forma normal, seleccionando la impresora virtual PDF. Obtendrá un archivo que puede almacenar en algo como Evernote o Dropbox.
- Imprimir correos electrónicos: Los correos electrónicos se pueden imprimir en PDF de la misma manera. También puede intentar destacarlos (si usa Gmail) o agregarlos a una carpeta o etiqueta especial donde pueda consultarlos más adelante. Puede acceder a estos correos electrónicos más tarde desde cualquier dispositivo con un cliente de correo electrónico, sin necesidad de imprimir.
- Imprimir páginas web: Si imprime páginas web para consultarlas más adelante, ustedpuede imprimirlos en PDF en su lugar. También puede marcarlos para verlos más tarde (sus marcadores pueden sincronizarse en todos sus dispositivos). Si desea leer la página web más tarde, use un servicio como Pocket o Instapaper para crear una lista de las cosas que desea leer. Servicios como estos toman una página web, la convierten en un artículo legible y de solo texto, e incluso lo almacenan sin conexión en dispositivos móviles para que pueda leer la página web más tarde sin tener que imprimir.
- Imprimir mapas: No debería tener que imprimir mapas si tiene unSmartphone con GPS. Si está utilizando Google Maps, puede iniciar sesión en la aplicación Google Maps y ver una lista de búsquedas que ha realizado en el sitio web de Google Maps en su PC. También puede imprimir el mapa a PDF, por supuesto.
- Documentos de fax: Algunas empresas antiguas calcificadas todavía demandanfaxes Puede utilizar un servicio como HelloFax para enviar faxes a través de la web. HelloFax ofrece cinco faxes gratis por mes; esto debería ser más que suficiente para los usuarios domésticos que solo ocasionalmente necesitan enviar un fax a una empresa.
- Cuando alguien insiste en documentos impresos: Lamentablemente, algunas organizaciones todavía insisten en documentos impresos. Simplemente no hay forma de evitar esto. Si no van a tomar un PDF por correo electrónico, es posible que tenga que imprimir.
- Qué hacer con sus viejos documentos en papel: Es más fácil comenzar a avanzar en unsin papel en lugar de decidir convertir metódicamente todos sus documentos en papel viejos a versiones digitales, eso puede ser mucho trabajo. Sin embargo, puede escanear sus documentos antiguos a archivos PDF con un escáner.
Usando sus archivos digitales
Su espacio de trabajo digital ahora tiene una serie de ventajas que el papel no tiene:
- Apoyo: Sus archivos se respaldan si los almacenó con un servicio como Evernote, Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Si su casa se incendia, no perderá sus documentos importantes.
- Buscar: Puede buscar fácilmente en todos susdocumentos electrónicos para encontrar los documentos que necesita sin pasar por montañas de papel. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, incluso Windows: todos tienen funciones de búsqueda de texto completo.
- Acceda a todas partes: Puede acceder a sus documentos desde cualquier lugardesde una PC, teléfono inteligente o tableta. Si está fuera y necesita buscar algo, puede hacerlo desde su teléfono inteligente en lugar de irse a casa y buscar en sus papeles.
- Sin desorden: No tiene que preocuparse por almacenar, organizar, hacer espacio y ordenar sus documentos.
- Sin costos de impresión: Si no necesita comprar tinta costosa, impresoras baratas y montones de papel para impresora, ahorrará dinero.
Por supuesto, algunos documentos pueden ser demasiado sensibles aser almacenado en línea En situaciones como esta, siempre puede usar el cifrado: cree un contenedor cifrado y guárdelo en un servicio como Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Las personas necesitarán la contraseña antes de poder acceder a sus documentos.
Crédito de la imagen: Sarah Kolb-Williams en Flickr, cellanr en Flickr, jeremyfoo en Flickr
