Kun lähetät sähköpostia Outlook-yhteystiedolleRyhmä (tunnetaan muodollisesti jakelulistana), saatat haluta piilottaa ryhmän sähköpostiosoitteet vastaanottajilta. Tämä on helpoin tapa suojata ihmisten yksityisiä tietoja.
Mikä on yhteysryhmä?
Office 365: n (O365), Microsoftin tilaamassa Office-versiossa, kaksi erillistä ryhmää on korvannut jakelulistat:
- O365 Ryhmät: Suunniteltu lennossa tapahtuvaa yhteistyötä vartenihmisryhmä, näihin ryhmiin kuuluu jaettu postilaatikko, kalenteri, tiedostovarasto, suunnittelija ja OneNote-muistikirja. Ne ovat upeita pienille projektiryhmille, paikallisen teatteriryhmän harjoitusten järjestämiselle tai muille skenaarioille, joissa tarvitset nopeita ja yksinkertaisia yhteistyövälineitä.
- Yhteysryhmät: Nämä ovat joukko sähköpostiosoitteita, jotka on lisättyryhmä. Sen sijaan, että tarvitsisit lisätä kutakin niistä erikseen sähköpostiin, voit lähettää ryhmän nimen sähköpostitse, ja kaikki kyseisen ryhmän jäsenet lisätään vastaanottajaksi. Jos luulet tämän kuulostavan tarkalleen kuten jakelulista, olisit oikeassa kanssasiyksi merkittävä poikkeus: Oletusarvoisesti jakelulistat (ja O365-ryhmät) näkyvät organisaation globaalissa osoitekirjassa kaikkien nähtäväksi. Yhteysryhmät ovat henkilökohtaisia sinulle.
SAMANKALTAISET Mikä ero on Office 365: n ja Office 2016: n välillä?
Jos sinulla ei ole O365: tä ja käytäterillinen Office-versio ilman verkkosovelluksia, saatat olla edelleen jakeluluetteloita käytettävissäsi. Osoitamme sinulle, kuinka piilottaa yhteyshenkilöiden vastaanottajien nimet, mutta samat vaiheet toimivat jakeluluetteloissa.
Miksi piilottaisit nimet yhteysryhmässä?
Joskus se on vain tavallista kohteliaisuutta. Ystäväsi saattavat olla kunnossa sen kanssa, että otat heihin yhteyttä sähköpostitse, mutta he eivät todennäköisesti halua, että heidän yhteystietonsa jaettaisiin kaikkien kanssa, joille lähetät joukkoviestejä.
Paljon tietosuojaa ja noudattamista koskevia kysymyksiätarjoa hyviä syitä piilottaa jonkun sähköpostiosoite. Jos käsittelet arkaluontoisia tietoja, erityisesti taloudellisia tai lääketieteellisiä tietoja, sinun on todennäköisesti pidettävä ihmisten henkilöllisyys yksityisenä.
Sähköpostiosoitteet on usein helppo linkittää oikeaanhenkilö, koska sekä HIPAA Yhdysvalloissa että GDPR Euroopassa pitävät niitä “yksilöitävissä olevina tietoina”. Joten jos lähetät sähköpostia esimerkiksi tukiryhmälle, sinun ei pitäisi jakaa vastaanottajan yhteystietoja.
Kuinka piilotat nimet yhteysryhmässä?
Hyvä uutinen on, että nimien piilottaminen käyttämällä BCC-vaihtoehtoa sähköpostin luonnissa on helppoa.
BCC tarkoittaa sokeaa kopiointia. Olet melkein varmasti käyttänyt CC (kopio) -vaihtoehtoa, kun haluat sisällyttää jonkun, joka ei ole sähköpostin ensisijainen vastaanottaja. BCC toimii täsmälleen kuten CC, paitsi että BCC-vastaanottajat näkevät vain lähettäjän nimen ja henkilön nimen Vastaanottaja-kentässä.
Ihmiset, jotka ovat olleet BCC: tä, eivät myöskään näe, onko joku ollut CC: n jäsen, eivätkä saa vastauksia, jos joku napsauttaa Vastaa kaikille.
BCC-kenttä ei ole oletuksena näkyvissä, kun luot uuden sähköpostin, mutta päästä siihen on helppoa. Avaa uusi posti Outlookissa ja napsauta Valinnat> BCC.
Tämä näyttää BCC-kentän uudessa postissa.
Sinun on tehtävä tämä vain kerran. Jatkossa kaikissa sähköposteissa näkyy BCC-vaihtoehto. Jos haluat piilottaa BCC-kentän, napsauta Valinnat> BCC mistä tahansa sähköpostiviestistä, eikä sitä enää näytetä.
Nyt kun se on näkyvissä, kirjoita nimesi Vastaanottaja-kenttään ja yhteystietoryhmäsi BCC-kenttään.
Kaikki yhteysryhmässä olevat henkilöt saavat sähköpostin, mutta he voivat nähdä vain sen lähettäneen henkilön (sinut) ja Vastaanottaja-kentässä olevan henkilön (myös sinut).
Harkitse ensimmäistä kertaa tätä tekemällämerkitse sähköpostiviestissä selitys ihmisille, joita käytät BCC: llä heidän yksityisyytensä suojelemiseksi. Tämä estää vähemmän tekniikan taitavia vastaanottajia ihmettelemästä, miksi he saavat sähköpostin, joka näyttää siltä, että se on sinulta sinulle!
