Hakemisto antaa lukijoille tavan löytää tärkeitäsanat helposti asiakirjassamme, mutta hakemiston luominen käsin on erittäin työlästä ja aikaa vievää. Onneksi voit luoda automaattisesti hakemistotaulukon Wordissa.
Kuva Ifijay
Yhteinen lähestymistapa hakemistotaulukon luomiseenSana on merkitä jokainen sana, jonka haluamme indeksoida, manuaalisesti, mutta toinen vaihtoehto on käyttää yhtäpitävyysasiakirjaa indeksoidaksesi automaattisesti pääasiakirjamme, mitä käsittelemme tämänpäiväisessä artikkelissa.
Hakemiston luominen
Aloitetaan luomalla kahden sarakkeen taulukko meidänyhteensopivuustiedosto. Kirjoita vasempaan sarakkeeseen sanat, jotka haluat merkitä indeksointia varten. Kirjoita teksti, jota haluat käyttää, pääasiakirjan hakemistotaulukkoon oikeaan sarakkeeseen.
Sulje vastaavuustiedosto ja avaa pääasiakirjan viitevälilehti indeksoidaksesi pääasiakirjamme.
Napsauta “AutoMark” -painiketta ja valitse yhtäpitävyysasiakirja, kun Word kehottaa sinua määrittämään AutoMark-tiedoston.
Heti kun olet napsauttanut OK-painiketta, näet, että Word luo joitain hakemistokenttiä asiakirjaamme.
Voimme piilottaa nämä kentät napsauttamalla kotisivun “Näytä / piilota kappale” -painiketta.
Siirry pääasiakirjan loppuun ja napsauta "Lisää hakemisto" -painiketta vielä kerran ja napsauta OK-painiketta tällä kertaa luodaksesi hakemiston.
Siinä kaikki, mitä meillä on luotaessa hakemistotaulukko yhdenmukaisuustiedostolla. Katsotaanpa tarkemmin, kuinka voimme mukauttaa hakemistotyyliä.
Ristiviittausten luominen hakemistoon
Word antaa meille mahdollisuuden luoda erityyppisiä hakemistoja. Täällä on indeksi alajaksolla, joka on erityisen hyödyllinen, kun haluamme ryhmitellä joukon läheisesti liittyviä käsitteitä asiakirjamme.
Alakohdan luomisen temppu on mennessäerottamalla teksti yhdenmukaisuusasiakirjan taulukon oikeanpuoleisesta sarakkeesta kaksoispisteellä (:). Word käsittelee kaikkia koolonin jälkeen tulleita sanoja hakemiston alamomenttina.
Toinen hyödyllinen indeksityyppi on ristiviittausindeksi, joka tulee yleensä muodossa ”Katso myös…”
Valitettavasti emme voi luoda ristiviittauksiahakemistotaulukkomme käyttämällä vastaavuustiedostoa, joten meidän on muokattava hakemistokenttää manuaalisesti lisäämällä ”t” indeksoidun sanan jälkeen ja ristiviittauksen jälkeen.
Indeksin ylläpitäminen
Yksi haasteista indeksin ylläpitämisessä Wordissa on se, että Word ei anna meille painiketta tai valikkoa, jota voimme napsauttaa tyhjentääksesi hakemistokentät, jos päätämme tehdä uudelleen konkordanssitiedostomme.
Meidän on käytettävä Visual Basic -komentosarjaa tyhjentääksesihakemistokentät dokumentissamme. Suurimman osan teistä on ajateltava “Visual Basic Script, en ole ohjelmoija! Mikä tuo on ?". Älä huolestu, se ei ole niin paha kuin miltä se kuulostaa. Kopioi ja liitä tämä yksinkertainen TechRepublic-tyyppisten kavereiden kirjoittama skripti Wordin Visual Basic -editoriin ja suorita se puhdistaaksesi pääasiakirjan hakemistokentät.
Sub DeleteIndexEntries()
Dim doc As Document
Dim fld As Field
Set doc = ActiveDocument
For Each fld In doc.Fields
fld.Select
If fld.Type = wdFieldIndexEntry Then
fld.Delete
End If
Next
Set fld = Nothing
Set doc = Nothing
End Sub
Avaa Visual Basic -editori painamalla Alt + F11 ja aseta tämä komentosarja editoriin. Suorita skripti napsauttamalla “Suorita-painiketta” puhdistaaksesi pääasiakirjan hakemistokentät.
Pääasiakirjassa ei enää pitäisi olla hakemistokenttiä. Voimme nyt indeksoida pääasiakirjan uudelleen ja luoda hakemistotaulukon uudelleen käyttämällä ”Lisää hakemisto” -valikkoa.
Eri hakemistotaulukkomuotojen käyttäminen
Kyllä-hakemisto on ehdottomasti hyödyllinen lukijallesi,mutta luultavasti jotkut teistä ajattelevat: “Miksi hakemistotaulukko näyttää niin tylsältä. Voinko muuttaa sen ulkonäköä tehdäkseen siitä houkuttelevamman? ”. Vastaus on Joo, hakemistotaulukon ei tarvitse näyttää yksinkertaiselta.
Voimme säätää hakemistotaulukon tyyliä valitsemalla yhden käytettävissä olevan muodon mukauttaaksesi hakemistotaulun ulkoasua.
Tässä on esimerkki siitä, miten Klassikko hakemistomuoto näyttää.
Voimme jopa soveltaa omaa tyyliä hakemistotaulukkoon valitsemalla "Mallineesta" ja napsauttamalla "Muokkaa" -painiketta.
Valitse yksi käytettävissä olevista hakemistotyyleistä ja napsauta “Muokkaa” -painiketta luodaksesi oman tyylimme.
Voimme säätää hakemistotaulukon kirjasintyyliä.
Antaa hakemistotaulukolle joitain reunoja tai numerointia;
… Antaa hakemistotaulukolle erityisen ilmeen.
Se on kaikki, mitä meillä on hakemistotaulukon luomiseksi Microsoft Wordilla. Onko sinulla hienoja vinkkejä asiakirjojen rakentamiseen? Jaa asiantuntemuksesi kommentteissa.
