Outlookia ei käytetä paljon, jos sinulla ei ole yhteystietoja. Toki, voit kirjoittaa sähköpostiosoitteita käydessäsi, mutta se on aikaa vievää ja virheille altistavaa. On parempi, että yhteystietosi ovat jo Outlookissa, joten voit raaputtaa pikaviestin vain muutamalla napsautuksella.
Äskettäisessä artikkelissa keskustelimme kuinka saadaaloitti Outlookin käytön, ja tänään haluamme laajentaa sen koskemaan myös työtä kontaktien kanssa. Yhteystietosi ovat keskellä Outlook-kokemustasi, niille, joiden kanssa olet yhteydessä ja kuinka käytät sovellusta.
Kuten saatat odottaa, voit tehdä paljon yhteydenhallintaa Outlookin kanssa, ja osoitekirjan luominen ennen sen käyttämistä on paljon järkevää.
Osoitekirjan luominen
Ensimmäinen asia aloittaaksesi yhteystietojesi hallintahaluat avata People-tilan, jotta pääset töihin. Yhteystietoja voi lisätä osoitekirjaasi melko monella tapaa. Aluksi tulet todennäköisesti osoitekirjaasi jostakin muusta lähteestä, kuten verkkopostilistasi tai muusta sähköpostiohjelmasta.
Huomaa, että jokaisella sähköpostitililläsi oletmenossa osoitekirjaan. Tässä erityisessä tilanteessa meillä on paikallinen osoitekirja paikalliselle Outlook-tiedostollemme, ja meillä on toinen sähköpostiosoitteeseemme liittyvä.
Joka tapauksessa, katsotaanpa perusteet niin, että jossinulla ei ole osoitekirjaa tuotavaksi, voit aloittaa yhteystietojen lisäämisen manuaalisesti. Seuraavassa kuvakaappauksessa näemme osan uudesta osoitekirjastamme, joka on nyt täysin tyhjä.
Aloita napsauttamalla ”Uusi yhteyshenkilö” -painiketta jase avaa uuden yhteysikkunan. Ensimmäinen asia, joka voi hypätä sinuun, on vain kuinka kiireinen se näyttää, mutta älä pelkää. Jos katselet nauhan monia ominaisuuksia, huomaat, että kyseessä on melko vakio, huippuluokan yhteyshenkilömuoto.
Leikkaa sitten jahdata ja luo yhteysohjeelle How-To Geek täyttämällä asianmukaiset arvot. Voit myös lisätä kuvan, joka on tarpeeton, mutta silti mukava kosketus vaaleaan, tylsään osoitekirjaan.
Kun olet antanut yhteystietosi taiYhteystiedot, sinun on joko napsautettava “Tallenna ja sulje” tai napsauttamalla “Tallenna ja uusi” luodaksesi uuden yhteystiedon. Tehdään niin. Meillä on mahdollisuus luoda kokonaan uusi yhteyshenkilö vai uusi yhteyshenkilö samalle yritykselle.
Tässä tapauksessa valitsemme jälkimmäisen säästääksesi kirjoittamisen aikaa, minkä jälkeen napsautamme Tallenna ja sulje -painiketta paljastaaksemme uudet osoitekirjan merkinnät.
Ei paha, meillä on jo kaksi kontaktia, joille voimme lähettää sähköpostia, mutta ihminen, tämä on aikaa vievää. Olisi paljon helpompaa, jos voimme siirtää yhteystiedot toisesta lähteestä Outlookiin.
Jos käytät verkkopostipalvelua tai toista, sinunyhteystiedot ovat todennäköisimmin siellä ja ne on tuotava Outlookiin. Jos haluat kirjoittaa jokaisen yhteyshenkilön yksi kerrallaan, olet varmasti tervetullut siihen, mutta suosittelemme tuomaan tärkeimmät yhteystietoluettelosi, olipa kyse sitten Thunderbirdista, Gmailista tai muusta sähköpostipalvelusta.
Yhteystietojen tuonti ja vienti
Riippumatta siitä, käytätkö Gmailia tai Yahoo Mailia!, tai sinulla on vuodesta 1997 lähtien sähköpostitili, jota olet huolellisesti pitänyt ja ylläpitänyt, yhteystietoja ja kaikkia, väistämättä joudut ehkä lisäämään yhteystiedot Outlook-yhteystietoihisi massiivisesti.
Voit tehdä tämän viemällä yhteystietoja toisestalähde ja tuo sitten ne Outlookiin. Yleensä tämä on helppo suorittaa yksinkertaisesti avaamalla asetukset tai asetukset sähköpostitililtäsi tai asiakkaalta ja valitsemalla sitten vie yhteystiedot.
Yleensä sitten kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä, on sitten tuodane Outlookiin. Tämä on melko yksinkertainen prosessi, ja se tulee olemaan samanlainen useimmissa sähköpostisovelluksissa. Suosittelemme lukemaan artikkelimme, joka selittää kuinka viedä ja tuoda yhteystietoja Outlookiin ja päinvastoin.
vCard? Mikä on vCard?
Olet ehkä kuullut vCards (Virtual Card File tai.VCF), ehkä olet jopa saanut yhden tai käyttänyt sitä. vCard-kortit ovat tavallinen sähköinen käyntikorttimuoto, jota voit vaihtaa muiden kanssa, esimerkiksi sähköpostin allekirjoituksella tai liitteellä.
Siitä huolimatta, sinulla on useita tapoja, joilla voitkäsittele vCards-sovelluksia Outlookissa. Todennäköisin skenaario on, jossa joudut ehkä tuomaan yhteystiedon vCard-kortista tai viemään sen. How-To Geekillä on täydellinen kuvaus tästä prosessista, joka antaa sinulle nopean nopeuden tässä prosessissa.
Joskus voi olla, että useita vCard-kortteja on tallennettuyksi vCard-tiedosto. Jos yrität kuitenkin muuntaa tämän tiedoston, vain tiedoston ensimmäinen vCard tuodaan. Tämän rajoituksen poistamiseksi sinun on ensin muunnettava .CSV-tiedosto ja tuotava se sitten Outlookiin. Suosittelemme, että luet tämän artikkelin täydellisen kuvauksen prosessista.
Viimeinkin, voit viedä kaikki yhteystiedotyksittäiset vCard-kortit tai yksi yksittäinen master-vCard-kortti, kuten edellisessä kappaleessa on kuvattu. Jälleen kerran, meillä on hieno pieni opetusohjelma, miten tämä tehdään, joten sen avulla sinun pitäisi olla kiireellinen kuinka saada vCard-kortit Outlookiin ja ulos Outlookista suhteellisen helposti.
Luo ja hallinnoi yhteysryhmiä
Keskustelemme ryhmistä nyt, koska pystytään nopeasti katkaisemaan viestin valitulle sieluryhmälle varmistaaksesi, että et unohda sisällyttää ketään ja säästää kirjoittamasta jokaista nimeä Vastaanottaja: -kenttään.
Asettaaksesi yhteysryhmän, napsauta Nauhassa ”Uusi yhteysryhmä”.
Avattuaan sinun on ensin päätettävä, mitä sinähaluat soittaa ryhmällesi (kutsutaan tässä nimellä "CES 2015") ja napsauttaa sitten Lisää jäseniä ja valita ”Outlook-yhteystiedoista”. Voit myös luoda uuden yhteystiedon lennossa tai valita toisen osoitekirjan, esimerkiksi jos halusit lisätä ihmisiä yrityksen hakemistosta.
Valitsemme luettelosta ryhmämme jäsenet. Muista, että voit valita jäsenet pitämällä “CTRL” -painiketta ja napsauttamalla hiiren vasemmalla painikkeella kutakin jäsentä. Siitä huolimatta, kun haluat lisätä uusia jäseniä, valitset nimen tai nimet ja napsautat Jäsenet -> -painiketta, joka lisää heidät ryhmään.
Kun olet valmis, napsauta “OK”.
Sinut palautetaan ryhmän hallintaan-näyttö, jossa voit tarkistaa uuden ryhmäsi jäsenet ja tehdä muut muutokset. Voit esimerkiksi välittää ryhmän edelleen Vcard- tai Outlook-yhteyshenkilönä, lisätä ryhmän muistiinpanoja, lähettää sähköpostia koko ryhmälle tai luoda kokouksen vain näiden ryhmän jäsenten kanssa.
Meidän tapauksessamme napsautamme vain Tallenna &Sulje ”luodaksesi ryhmän virallisesti ja palataksesi Outlookin pääikkunaan. Näemme nyt uuden ryhmämme yhteystietoluettelossamme, jota merkitään ryhmäkuvakkeella. Oikealla puolella on ryhmän jäsen ja kuvakkeet, joihin toimet voidaan suorittaa. Tässä esimerkissä on käytettävissä vain sähköpostikuvake sekä “Muokkaa” -painike.
Huomaa, että nopein tapa lähettää sähköpostia aRyhmän tarkoituksena on kirjoittaa sen nimi Vastaanottaja: -kenttään, joten tässä tapauksessa voisimme kirjoittaa ”CES 2015” ja Outlook tietäisi lähettää viestin kaikille ryhmän jäsenille.
Ihmiset-asetukset
Jos napsautat ”Tiedosto -> Asetukset”, voit määrittää Outlookin monin tavoin useisiin eri luokkiin.
Tässä ovat ihmisten vaihtoehdot. Toisin kuin muissa Outlook-asetusten luokissa, Ihmiset-vaihtoehtoja on vähän ja melko helppo selvittää.
Täältä löytyvät vaihtoehdot antavat sinun päättää, miten nimet rekisteröidään, näytetäänkö ylimääräinen hakemisto ja näytetäänkö online-tilat ja valokuvat.
Outlook-yhteystietojen hallinta on melko yksinkertaista, muttakuten olet nähnyt, voit tehdä heille paljon enemmän pitääksesi heidät kunnossa. Se antaa paljon enemmän Outlook-kokemuksen pyöristämiseen, jos yhteystiedoissasi on enemmän tietoa kuin vain nimi ja sähköpostiosoite.
Se sanoi, jos käytät edelleen vain osittainjotain Gmailia ensisijaisena sähköpostin tarjoajana, voit silti käyttää Outlookia hallitsemaan yhteystietojasi pitäen ne samalla synkronoituna Gmail-tilisi kanssa.
