Zen et l'organisation de l'art des fichiers et des dossiers

Votre bureau est-il un modèle de netteté, ou est-cedébordant de tant d'icônes que vous avez peur de le regarder? Si vous tardez à vous organiser parce que la tâche est trop lourde ou intimidante, ou si vous ne savez pas par où commencer, nous avons 40 conseils pour vous aider à maîtriser zen votre système de classement numérique.

Pour tous les lecteurs qui souhaitent organiser leurs fichiers et dossiers ou, s'ils sont déjà organisés, mieux organisé - nous avons compilé un guide complet pour vous organiser et rester organisé, un article complet qui, nous l'espérons, couvrira tous les conseils que vous pourriez souhaiter.

Signes que votre ordinateur est mal organisé

Si votre ordinateur est en désordre, vous en êtes probablement déjà conscient. Mais juste au cas où vous ne seriez pas, voici quelques signes révélateurs:

• Votre bureau contient plus de 40 icônes
• «Mes documents» contient plus de 300 fichiers et 60 dossiers, y compris des MP3 et des photos numériques
• Vous utilisez la fonction de recherche intégrée de Windows chaque fois que vous avez besoin de trouver un fichier
• Vous ne pouvez pas trouver de programmes dans la liste des programmes hors de contrôle de votre menu Démarrer
• Vous enregistrez tous vos documents Word dans un dossier, toutes vos feuilles de calcul dans un deuxième dossier, etc.
• Tout fichier donné que vous recherchez peut se trouver dans l'un des quatre ensembles de dossiers différents

Mais avant de commencer, voici quelques notes rapides:

• Nous allons supposer que vous savez ce que sont les fichiers et les dossiers et comment les créer, les enregistrer, les renommer, les copier et les supprimer
• Les principes d'organisation décrits dans cet article s'appliquent également aux tout systèmes informatiques. Cependant, les captures d'écran refléteront à quoi les choses ressemblent sous Windows (généralement Windows 7). Nous mentionnerons également quelques fonctionnalités utiles de Windows qui peuvent vous aider à vous organiser.
• Chacun a sa propre méthodologie préférée d'organisation et de classement, et il est trop facile d'entrer dans les arguments "Ma façon est meilleure que la vôtre". La réalité est que est aucun moyen parfait d'organiser les choses. Lorsque j'ai écrit cet article, j'ai essayé de garder un point de vue généraliste et objectif. Je me considère comme exceptionnellement bien organisé (au point d’être obsédé, à vrai dire), et j’ai 25 ans d’expérience dans la collecte et l’organisation de fichiers sur ordinateur. J'ai donc beaucoup à dire sur le sujet. Mais les conseils que j'ai décrits ici ne sont que une manière de le faire. J'espère que certains de ces conseils fonctionneront également pour vous, mais veuillez ne pas lire cela comme une sorte de «bonne» façon de le faire.

À la fin de l'article, nous vous demanderons, à vous, lecteur, de donner vos propres conseils d'organisation.

Pourquoi s'embêter à organiser?

Pour certains, la réponse à cette question estva de soi. Et pourtant, à l'ère des puissants logiciels de recherche sur le bureau (les capacités de recherche intégrées aux menus de démarrage de Windows Vista et Windows 7 et des programmes tiers comme Google Desktop Search), la question doit être posée et répondue.

J'ai un ami qui met chaque fichier qu'il crée, reçoit ou télécharge dans son Mes documents dossier et ne prend pas la peine de les classer danssous-dossiers du tout. Il s'appuie sur la fonctionnalité de recherche intégrée à son système d'exploitation Windows pour l'aider à trouver tout ce qu'il recherche. Et il le trouve toujours. C'est un samouraï de recherche. Pour lui, le classement est une perte de temps précieux qui pourrait être consacré à profiter de la vie!

Il est tentant de faire de même. À première vue, pourquoi quelqu'un prendrait-il la peine de prendre le temps d'organiser son disque dur alors qu'un excellent logiciel de recherche est disponible? Eh bien, si tout ce que vous voulez faire avec les fichiers que vous possédez est de les localiser et de les ouvrir individuellement (pour les écouter, les modifier, etc.), alors il n'y a aucune raison de vous embêter à faire un seul morceau d'organisation. Mais considérez ces tâches courantes qui ne sont pas réalisables avec le logiciel de recherche de bureau:

• Rechercher des fichiers manuellement. Souvent, ce n'est pas pratique, rapide ou mêmepossible d'utiliser votre logiciel de recherche de bureau pour trouver ce que vous voulez. Cela ne fonctionne pas 100% du temps, ou vous ne l’avez peut-être même pas installé. Parfois, il est tout simplement plus rapide d’aller directement au fichier souhaité, si vous savez qu’il se trouve dans un sous-dossier particulier, plutôt que de parcourir des centaines de résultats de recherche.
• Rechercher des groupes de fichiers similaires (par exemple tous vos fichiers "travail", toutes les photos de vos vacances en Europe en 2008, tous vos clips, tous les MP3 de La face cachée de la lune, toutes vos lettres que vous avez écrites à votre femme, toutesvos déclarations de revenus). Une dénomination intelligente des fichiers ne vous mènera que jusqu'à présent. Parfois, c'est la date de création du fichier qui est importante, d'autres fois c'est le format du fichier et d'autres fois c'est le but du fichier. Comment nommez-vous une collection de fichiers pour les isoler facilement en fonction de tout des critères ci-dessus? Réponse courte, vous ne pouvez pas.
• Déplacer des fichiers vers un nouvel ordinateur. Il est temps de mettre à niveau votre ordinateur. Comment récupérez-vous rapidement tous les fichiers importants pour vous? Ou vous décidez d'avoir deux ordinateurs maintenant - un pour la maison et un pour le travail. Comment isoler rapidement uniquement les fichiers liés au travail pour les déplacer vers l'ordinateur de travail?
• Synchroniser des fichiers avec d'autres ordinateurs. Si vous possédez plusieurs ordinateurs et que vousdevez mettre en miroir certains de vos fichiers sur l'autre ordinateur (par exemple votre collection de musique), puis vous avez besoin d'un moyen de déterminer rapidement quels fichiers doivent être synchronisés et lesquels ne le sont pas. Vous ne voulez sûrement pas synchroniser tout?
• Choisissez les fichiers à sauvegarder. Si votre régime de sauvegarde nécessite plusieursou nécessite des sauvegardes rapides, vous devrez alors pouvoir spécifier quels fichiers doivent être sauvegardés et lesquels ne le sont pas. Ce n'est pas possible s'ils sont tous dans le même dossier.

Enfin, si vous êtes simplement quelqu'un qui prend plaisir à être organisé, rangé et ordonné (moi! Moi!), Alors vous n'avez même pas besoin de raison. Être désorganisé est tout simplement impensable.

Conseils pour s'organiser

Nous présentons ici nos 40 meilleurs conseils sur la façon de s'organiser. Ou, si vous êtes déjà organisé, pour obtenir mieux organisé.

Astuce n ° 1. Choisissez soigneusement votre système d'organisation

La raison pour laquelle la plupart des gens ne sont pas organisés est qu'il faut temps. Et le première ce qui prend du temps, c'est de décider d'un système d'organisation. C'est toujours une question de préférence personnelle, ne pas quelque chose qu'un geek sur un site Web peut vous dire. Vous devez toujours choisir votre propre système, basé sur la façon dont votre propre cerveau est organisé (ce qui fait l'hypothèse que votre cerveau est, en fait, organisé).

Nous ne pouvons pas vous instruire, mais nous pouvez faire des suggestions:

• Vous voudrez peut-être commencer avec un système basé surles utilisateurs de l'ordinateur. c'est-à-dire "Mes fichiers", "Fichiers de ma femme", Fichiers de mon fils ", etc. Dans" Mes fichiers ", vous pouvez ensuite les décomposer en" Personnel "et" Entreprise ". Vous pouvez alors réaliser qu'il y a des chevauchements. Par exemple, tout le monde peut vouloir partager l'accès à la bibliothèque musicale ou aux photos de l'école. Vous pouvez donc créer un autre dossier appelé «Famille», pour les fichiers «communs».
• Vous pouvez décider que la ventilation de plus haut niveaude vos fichiers est basé sur la «source» de chaque fichier. En d'autres termes, qui a créé les fichiers. Vous pouvez avoir «Fichiers créés par ME (entreprise ou personnel)», «Fichiers créés par des personnes que je connais (famille, amis, etc.)» et enfin «Fichiers créés par le reste du monde (fichiers musicaux MP3, téléchargés ou extraits) des films ou des émissions de télévision, des fichiers d'installation de logiciels, de superbes images de papier peint que vous avez collectées, etc.). »Ce système est celui que j'utilise moi-même. Voir ci-dessous:
  marque est pour les fichiers créés par moi
  VC est pour les fichiers créés par mon entreprise (Virtual Creations)
  Autres est pour les fichiers créés par mes amis et ma famille
  Les données est le reste du monde
  Aussi, Paramètres est l'endroit où je stocke les fichiers de configuration et autres fichiers de données de programme pour mon logiciel installé (plus à ce sujet dans l'astuce # 34, ci-dessous).
• Chaque dossier présentera son propre ensemble d'exigences particulières pour sous-organisation. Par exemple, vous pouvez décider d'organiser votre collection de musique en sous-dossiers en fonction du nom de l'artiste, tandis que votre photos numériques pourrait s'organiser en fonction de la date à laquelle ils ont été pris. Cela peut être différent pour chaque sous-dossier!
• Une autre stratégie serait basée sur «l'actualité». Les fichiers que vous n'avez pas encore ouverts et consultés en direct dans un dossier. Ceux qui ont été examinés mais pas encore classés vivent dans un autre endroit. Les projets actuels et actifs vivent encore dans un autre endroit. Tous les autres fichiers (votre «archive», si vous le souhaitez) vivraient dans un quatrième dossier. (Et bien sûr, dans ce dernier dossier, vous devez créer un autre sous-système basé sur l'un des points précédents).

Réfléchissez à cela - changez-le quand ilprouve incomplet peut être un gros tracas! Avant de vous lancer dans l'implémentation de tout système que vous proposez, examinez une large section transversale des fichiers que vous possédez et voyez s'ils seront tous en mesure de trouver un bel endroit logique pour vous asseoir dans votre système.

Pointe #2. Lorsque vous décidez de votre système, Tenez-vous-y!

Il n'y a rien de plus inutile que de se donner la peine de créer un système et de classer tous vos fichiers, puis chaque fois que vous créez, recevez ou téléchargez un Nouveau fichier, vous le videz simplement sur votre bureau. Vous devez être discipliné - pour toujours! Chaque nouveau fichier que vous obtenez, passez ces quelques secondes supplémentaires pour le classer à sa place! Sinon, dans seulement un mois ou deux, votre situation sera pire qu'avant - la moitié de vos fichiers seront organisés et l'autre moitié sera désorganisée - et vous ne saurez pas lequel est lequel!

Pointe #3. Choisissez soigneusement le dossier racine de votre structure

Chaque fichier de données (document, photo, fichier musical, etc.) que vous créez, possédez ou qui est important pour vous, peu importe d'où il vient, doit être trouvé dans un seul dossieret qu'un seul dossier doit se trouver à la racine de votre lecteur C: (en tant que sous-dossier de C:). En d'autres termes, faites ne pas basez votre structure de dossiers dans des dossiers standardcomme "Mes documents". Si vous le faites, vous laissez aux ingénieurs du système d'exploitation le soin de décider quelle structure de dossier vous convient le mieux. Et chaque système d'exploitation a un système différent! Sous Windows 7, vos fichiers se trouvent dans C: UsersYourName, alors que sur Windows XP, C: Documents and SettingsYourNameMy Documents. Dans les systèmes UNIX, c'est souvent / home / YourName.

Ces dossiers par défaut standard ont tendance à se rempliravec des fichiers et des dossiers indésirables qui ne sont pas du tout importants pour vous. «Mes documents» est le pire délinquant. Il semble que chaque deuxième logiciel que vous installez aime créer son propre dossier dans le dossier «Mes documents». Ces dossiers ne correspondent généralement pas à votre structure organisationnelle, alors ne les utilisez pas! En fait, n'utilisez même pas du tout le dossier «Mes documents». Laissez-le se remplir d'ordure, puis ignorez-le simplement. Cela peut sembler hérétique, mais: ne visitez jamais votre dossier «Mes documents»! Supprimez vos icônes / liens vers «Mes documents» et remplacez-les par des liens vers les dossiers toi créé et toi se soucier de!

Créez votre propre système de fichiers à partir de zéro! Le meilleur endroit pour le mettre serait probablement sur votre RÉ: conduire - si vous en avez un. De cette façon, tous votre fichiers vivent sur un seul disque, tandis que tous lesles fichiers des composants système et logiciels se trouvent sur le lecteur C: - séparés de manière simple et élégante. Les avantages de cela sont profonds. Non seulement il y a des avantages organisationnels évidents (voir conseil # 10, ci-dessous), mais quand il s'agit de migrer vos données vers un nouvel ordinateur, vous pouvez (parfois) simplement débrancher votre lecteur D: et le brancher en tant que lecteur D: de votre nouvel ordinateur (cela implique que le lecteur D: est en fait un disque physique distinct, et non une partition sur le même disque que C :). Vous obtenez également une légère amélioration de la vitesse (encore une fois, uniquement si vos lecteurs C: et D: sont sur des disques physiques distincts).

Avertissement: à partir de l'astuce # 12 ci-dessous, vous verrez que c'est en fait une bonne idée d'avoir exactement la même structure de système de fichiers - y compris le lecteur sur lequel il est déposé - sur tout des ordinateurs que vous possédez. Donc, si vous décidez d'utiliser le RÉ: lecteur comme système de stockage pour vos propres fichiers, assurez-vous que vous pouvez utiliser le lecteur D: tout les ordinateurs que vous possédez. Si vous ne pouvez pas vous en assurer, vous pouvez toujours utiliser une astuce astucieuse pour stocker vos fichiers sur le RÉ: conduire, mais toujours y accéder via le C: lecteur (voir conseil n ° 17 ci-dessous).

Si vous n'avez qu'un seul disque dur (C:), puis créez un dossier dédié qui contiendra tout vos fichiers - quelque chose comme C: Fichiers. Le nom du dossier n'est pas important, mais faites-en un seul mot bref.

Il y a plusieurs raisons à cela:

• Lors de la création d'un régime de sauvegarde, il est facile de décider quels fichiers doivent être sauvegardés - ils sont tous dans le même dossier!
• Si vous décidez d'échanger votre ordinateur contre un nouveau, vous savez exactement quels fichiers migrer
• Vous saurez toujours par où commencer la recherche d'un fichier
• Si vous synchronisez des fichiers avec d'autres ordinateurs, ilrend vos routines de synchronisation très simples. Cela permet également à tous vos raccourcis de continuer à fonctionner sur les autres machines (plus d'informations à ce sujet dans l'astuce n ° 24 ci-dessous).

Une fois que vous avez décidé où vos fichiers doivent aller, mettez-les tout vos fichiers là-dedans - Tout! Ignorer complètement la norme, par défautdossiers créés pour vous par le système d'exploitation («Ma musique», «Mes images», etc.). En fait, vous pouvez réellement déplacer un grand nombre de ces dossiers dans votre propre structure (plus d'informations à ce sujet ci-dessous, dans le conseil n ° 6).

Plus vous obtenez complètement tous vos fichiers de données (documents, photos, musique, etc.) et tous vos paramètres de configuration dans ce dossier, plus il sera facile d'exécuter toutes les tâches ci-dessus.

Une fois cela fait, et tout votre les fichiers vivent dans un dossier, tous les autre les dossiers en C: peuvent être considérés comme des dossiers «système d'exploitation», et donc peu intéressants au quotidien pour nous.

Voici une capture d'écran d'un lecteur C: bien organisé, où tous les fichiers utilisateur se trouvent dans le Des dossiers dossier:

Pointe #4. Utilisez des sous-dossiers

Ce serait notre astuce la plus simple et la plus évidente. Cela va presque de soi. Tout système organisationnel que vous décidez (voir astuce n ° 1) vous obligera à créer des sous-dossiers pour vos fichiers. Habituez-vous à créer régulièrement des dossiers.

Pointe #5. Ne soyez pas timide sur la profondeur

Créez autant de niveaux de sous-dossiers que vous le souhaitez. N'ayez pas peur de le faire. Chaque fois que vous remarquez une opportunité de regrouper un ensemble de fichiers associés dans un sous-dossier, faites-le. Les exemples peuvent inclure: Tous les MP3 d'un CD de musique, toutes les photos d'un jour férié ou tous les documents d'un client.

Il est parfaitement normal de placer des fichiers dans un dossier appelé C: FilesMeFrom OthersServicesWestCo BankStatements2009. Cela ne fait que sept niveaux de profondeur. Dix niveaux n'est pas rare. Bien sûr, il est possible d'aller trop loin. Si vous remarquez que vous créez un sous-dossier pour contenir un seul fichier, vous êtes probablement devenu un peu trop zélé. D'un autre côté, si vous créez simplement une structure avec seulement deux niveaux (par exemple C: FilesWork) alors vous n'avez vraiment atteint aucun niveau deorganisation (à moins que vous ne possédiez que six fichiers!). Votre dossier «Work» sera devenu un dépotoir, tout comme votre bureau, avec très probablement des centaines de fichiers.

Pointe #6. Déplacez les dossiers utilisateur standard dans votre propre structure de dossiers

La plupart des systèmes d'exploitation, y compris Windows, créentun ensemble de dossiers standard pour chacun de ses utilisateurs. Ces dossiers deviennent alors l'emplacement par défaut des fichiers tels que les documents, les fichiers musicaux, les photos numériques et les fichiers Internet téléchargés. Sous Windows 7, la liste complète est présentée ci-dessous:

Certains de ces dossiers que vous n'utiliserez peut-être jamais et dont vous ne vous souciez pas (par exemple, le Favoris dossier, si vous n'utilisez pas Internet Explorer commeton navigateur). Ceux que vous pouvez laisser là où ils sont. Mais vous utilisez peut-être certains des autres dossiers pour stocker des fichiers importants pour vous. Même si vous êtes ne pas les utilisant, Windows les traitera encore souventcomme emplacement de stockage par défaut pour de nombreux types de fichiers. Lorsque vous allez enregistrer un type de fichier standard, il peut devenir ennuyeux d’être automatiquement invité à l’enregistrer dans un dossier qui ne fait pas partie de votre propre structure de fichiers.

Mais il existe une solution simple: Déplacez les dossiers qui vous intéressent dans votre propre structure de dossiers! Si vous le faites, la prochaine fois que vous allez enregistrer un fichier du type correspondant, Windows vous invitera à l'enregistrer dans le nouvel emplacement déplacé.

Le déplacement des dossiers est facile. Faites-les simplement glisser-déposer vers le nouvel emplacement. Voici une capture d'écran de la valeur par défaut Ma musique dossier déplacé vers mon dossier personnel personnalisé (marque):

Astuce # 7. Nommer les fichiers et les dossiers de manière intelligente

C’est un autre qui va presque sans dire, mais nous le dirons quand même: faites ne pas autoriser la création de fichiers dont le nom n'a pas de sens, comme Document1.docou dossiers appelés Nouveau dossier (2). Prenez ces 20 secondes supplémentaires et trouvez un nom significatif pour le fichier / dossier - celui qui divulgue avec précision son contenu sans répéter tout le contenu dans le nom.

Astuce n ° 8. Attention aux longs noms de fichiers

Une autre façon de savoir si vous n'avez pas encore créé suffisamment de profondeur dans la hiérarchie de vos dossiers est que vos fichiers nécessitent souvent des noms vraiment longs. Si vous devez appeler un fichier Chiffre d'affaires de Johnson en mars 2009.xls (qui pourrait se trouver dans le même dossier que Rapport budgétaire d'Abercrombie 2008.xls), vous souhaiterez peut-être créer des sous-dossiers afin que le premier fichier puisse être simplement appelé March.xlset vivant dans le ClientsJohnsonSales Figures2009 dossier.

Un fichier bien placé n'a besoin que d'un bref nom de fichier!

Astuce n ° 9. Utilisez des raccourcis! Partout!

C'est probablement le conseil le plus utile et le plus important que nous puissions offrir. Un raccourci permet à un fichier d'être à deux endroits à la fois.

Pourquoi voudrai-tu ceci? Eh bien, la structure des fichiers et des dossiers de chaque système d'exploitation populaire sur le marché aujourd'hui est hiérarchique. Cela signifie que tous les objets (fichiers et dossiers) vivent toujours exactement un dossier parent. C’est un peu comme un arbre. Un arbre a des branches (dossiers) et des feuilles (fichiers). Chaque feuille, et chaque branche, est prise en charge par exactement une branche parent, tout le chemin du retour à la racine de l'arborescence (ce qui, incidemment, est exactement la raison pour laquelle C: est appelé le «dossier racine» du lecteur C:).

Que les disques durs soient structurés de cette façon peut semblerévident et même nécessaire, mais ce n’est qu’une façon d’organiser les données. Il en existe d'autres: les bases de données relationnelles, par exemple, organisent les données structurées de manière totalement différente. La principale limitation des structures de classement hiérarchiques est qu'un fichier ne peut jamais être que dans une branche de l'arborescence - dans un seul dossier - à la fois. Pourquoi c'est un problème? Eh bien, il existe deux raisons principales pour lesquelles cette limitation est un problème pour les utilisateurs d'ordinateurs:

1. L'endroit «correct» pour un dossier, selon notre logique organisationnelle, est très souvent un incommode place pour que ce fichier soit localisé. Ce n'est pas parce qu'il est correctement classé qu'il est facile d'y accéder. Votre fichier peut être «correctement» enfoui à six niveaux dans votre structure de sous-dossiers, mais vous pouvez avoir besoin d'un accès régulier et rapide à ce fichier chaque jour. Vous pourriez toujours le déplacer vers un emplacement plus pratique, mais cela signifierait que vous auriez besoin de le réenregistrer à son emplacement «correct» chaque fois que vous auriez fini de travailler dessus. Très insatisfaisant.
2. Un fichier peut simplement «appartenir» en deux ou plusieursdifférents emplacements dans votre structure de fichiers. Par exemple, supposons que vous êtes comptable et que vous venez de remplir la déclaration de revenus 2009 pour John Smith. Il pourrait être judicieux d'appeler ce fichier Déclaration de revenus 2009.doc et le déposer sous ClientsJohn Smith. Mais il peut également être important pour vous d'avoir les déclarations de revenus 2009 de tous vos clients ensemble en un seul endroit. Vous pourriez donc aussi voulez appeler le fichier John Smith.doc et le déposer sous Déclarations d'impôt 2009. Le problème est que, dans un système de classement purement hiérarchique, vous ne pouvez pas le mettre aux deux endroits. Grrrrr!

Heureusement, Windows (et la plupart des autressystèmes) vous offre un moyen de faire exactement cela: il s’agit d’un «raccourci» (également appelé «alias» sur Mac et «lien symbolique» sur les systèmes UNIX). Les raccourcis permettent à un fichier d'exister en un seul endroit, et une icône qui représente le fichier à créer et à mettre ailleurs où bon vous semble. En fait, vous pouvez créer une douzaine de ces icônes et les disperser sur votre disque dur. Un double-clic sur l'une de ces icônes / raccourcis ouvre le fichier d'origine, comme si vous aviez double-cliqué sur le fichier d'origine lui-même.

Considérez les deux icônes suivantes:

Celui de gauche est le document Word réel, tandis que celui de droite est un raccourci qui représente le document Word. Double-cliquez sur l'une ou l'autre icône pour ouvrir le même fichier. Il existe deux principales différences visuelles entre les icônes:

1. Le raccourci aura une petite flèche dans le coin inférieur gauche (sous Windows, de toute façon)
2. Le raccourci est autorisé à avoir un nom qui n'inclut pas l'extension de fichier (la partie «.docx», dans ce cas)

Vous pouvez supprimer le raccourci à tout moment sans perdre de données réelles. L'original est toujours intact. Tout ce que vous perdez, c'est la possibilité d'accéder à ces données où que se trouve le raccourci.

Alors pourquoi les raccourcis sont-ils si bons? Parce qu'ils nous permettent de surmonter facilement la principale limitation des systèmes de fichiers hiérarchiques et de placer un fichier à deux (ou plus) endroits en même temps. Vous serez toujours ont des fichiers qui ne fonctionnent pas bien avec votrejustification organisationnelle et ne peut être déposé en un seul endroit. Ils exigent d'exister en deux endroits. Les raccourcis le permettent! De plus, ils vous permettent de rassembler vos fichiers et dossiers les plus ouverts en un seul endroit pour un accès pratique. La partie intéressante est que les fichiers d'origine restent où ils sont, en sécurité pour toujours dans leur emplacement parfaitement organisé.

Ainsi, votre collection de fichiers les plus souvent ouverts peut - et devrait - devenir une collection de raccourcis!

Si vous n'êtes toujours pas convaincu de l'utilité des raccourcis, considérez les zones bien connues suivantes d'un ordinateur Windows typique:

• Le menu Démarrer (et tous les programmes qui y vivent)
• La barre de lancement rapide (ou le Superbar sous Windows 7)
• La zone «Dossiers favoris» dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de l'Explorateur Windows (sous Windows Vista ou Windows 7)
• Vos favoris Internet Explorer ou vos signets Firefox

Chaque élément dans chacun de ces domaines est un raccourci! Chacun de ces domaines existe dans un seul but: Pour plus de commodité - pour vous fournir une collection des fichiers et dossiers auxquels vous accédez le plus souvent.

Il devrait être facile de voir maintenant que les raccourcis sont conçus dans un seul but: Pour rendre l'accès à vos fichiers plus pratique. Chaque fois que vous double-cliquez sur un raccourci, vous n'avez plus à vous soucier de localiser le fichier (ou dossier, ou programme, ou lecteur, ou l'icône du panneau de configuration) qu'il représente.

Les raccourcis nous permettent d'inventer une règle d'or de l'organisation des fichiers et des dossiers:

(cette règle ne s'applique pas aux copies créées à des fins de sauvegarde, bien sûr!)

Il existe également des règles moindres, comme «ne déplacez pas unfichier dans votre espace de travail - créez un raccourci à la place "et" chaque fois que vous vous sentez frustré par le temps qu'il faut pour localiser un fichier, créez-en un et placez-le dans un emplacement pratique ".

Alors, comment créer ces raccourcis massivement utiles? Il existe deux manières principales:

1. "Copiez" le fichier ou dossier d'origine (cliquez dessus et tapez Ctrl-Cou faites un clic droit dessus et sélectionnez Copie):
   
   Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris dans une zone vide du dossier de destination (l'endroit où vous souhaitez que le raccourci aille) et sélectionnez Coller le raccourci:
   
2. Faites glisser le fichier vers la droite (faites glisser avec le bouton droit de la souris) du dossier source vers le dossier de destination. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris dans le dossier de destination, un menu apparaît:
   
   Sélectionner Créez des raccourcis ici.

Notez que lorsque des raccourcis sont créés, ils sont souvent nommés quelque chose comme Raccourci vers Budget Detail.doc (Windows XP) ou Détail du budget - Shortcut.doc (Windows 7). Si vous n'aimez pas ces mots supplémentaires, vous pouvez facilement renommer les raccourcis après leur création, ou vous pouvez configurer Windows pour ne jamais insérer les mots supplémentaires en premier lieu (voir notre article sur la façon de procéder).

Et bien sûr, vous pouvez également créer des raccourcis vers des dossiers, pas seulement vers des fichiers!

Ligne de fond:

Conseil n ° 10. Séparez les fichiers d'application des fichiers de données

Tout gourou de l'organisation numérique imposera cette règleen toi. Les fichiers d'application sont les composants du logiciel que vous avez installé (par exemple, Microsoft Word, Adobe Photoshop ou Internet Explorer). Les fichiers de données sont les fichiers que vous avez créés pour vous-même à l'aide de ce logiciel (par exemple, des documents Word, des photos numériques, des e-mails ou des listes de lecture).

Le logiciel est installé, désinstallé et mis à niveautout le temps. Espérons que vous ayez toujours le support d'installation d'origine (ou le fichier d'installation téléchargé) dans un endroit sûr et que vous pourrez ainsi réinstaller votre logiciel à tout moment. Cela signifie que les fichiers des composants logiciels ont peu d'importance. Alors que les fichiers que vous avez créés avec ce logiciel sont, par définition, importants. C’est une bonne règle de toujours séparer les fichiers sans importance des fichiers importants.

Ainsi, lorsque votre logiciel vous invite à enregistrer un fichiervous venez de créer, prenez un moment et vérifiez où il est suggéré d'enregistrer le fichier. S'il suggère que vous enregistrez le fichier dans le même dossier que le logiciel lui-même, alors ne suivez absolument pas cette suggestion. Classez-le dans votre posséder dossier! En fait, voyez si vous pouvez trouver l'option de configuration du programme qui détermine où les fichiers sont enregistrés par défaut (s'il en a un) et modifiez-le.

Astuce # 11. Organisez les fichiers en fonction de Objectif, ne pas sur le type de fichier

Si vous avez, par exemple un dossier appelé WorkClientsJohnson, et dans ce dossier, vous avez deux sous-dossiers, Documents Word et Feuilles de calcul (en d'autres termes, vous vous séparez ".doc "à partir de fichiers" .xls "), il est probable que vous ne soyez pas organisé de manière optimale. Il est peu logique d'organiser vos fichiers en fonction du programme qui les a créés. Au lieu de cela, créez vos sous-dossiers en fonction de la objectif du fichier. Par exemple, il serait plus logique de créer des sous-dossiers appelés Correspondance et Financials. Il se peut bien que tous les fichiers d'un sous-dossier donné soient du même type, mais cela devrait plutôt être une coïncidence et moins une caractéristique de conception de votre système d'organisation.

Pointe #12. Conservez la même structure de dossiers sur tous vos ordinateurs

En d'autres termes, quel que soit le système organisationnel que vous créez, appliquez-le à tous les ordinateurs que vous pouvez. Il y a plusieurs avantages à cela:

• Il y a moins à retenir. Peu importe où vous êtes, vous savez toujours où chercher vos fichiers
• Si vous copiez ou synchronisez des fichiers d'un ordinateur à un autre, la configuration du travail de synchronisation devient très simple
• Les raccourcis peuvent être copiés ou déplacés d'unordinateur à un autre avec facilité (en supposant que les fichiers originaux sont également copiés / déplacés). Il n'est pas nécessaire de retrouver la cible du raccourci sur le deuxième ordinateur
• Idem pour les fichiers liés (par exemple, les documents Word qui lient aux données dans un fichier Excel séparé), les listes de lecture et tout les fichiers qui font référence à l'emplacement exact des autres fichiers.

Cela s'applique même au lecteur sur lequel vos fichiers sont stockés. Si vos fichiers sont stockés sur C: sur un ordinateur, assurez-vous qu'ils sont stockés sur C: sur tout vos ordinateurs. Sinon, tous vos raccourcis, listes de lecture et fichiers liés cesseront de fonctionner!

Pointe #13. Créez un dossier «Boîte de réception»

Créez-vous un dossier où vous stockez tousles fichiers sur lesquels vous travaillez actuellement ou que vous n'avez pas encore réussi à classer. Vous pouvez considérer ce dossier comme votre liste de "tâches". Vous pouvez l'appeler «Boîte de réception» (ce qui en fait la même métaphore que votre système de messagerie), ou «Travail», ou «À faire», ou «Scratch», ou tout autre nom qui vous convient. Peu importe comment vous l'appelez, assurez-vous d'en avoir un!

Une fois que vous avez fini de travailler sur un fichier, vous le déplacez ensuite de la «Boîte de réception» vers son emplacement correct dans votre structure organisationnelle.

Vous voudrez peut-être utiliser votre bureau comme ce dossier «Boîte de réception». À tort ou à raison, la plupart des gens le font. Ce n'est pas un mauvais endroit pour mettre de tels fichiers, mais attention: si vous faire décidez que votre bureau représente votre «tâche»puis assurez-vous qu'aucun autre fichier n'y parvient. En d'autres termes, assurez-vous que votre "Boîte de réception", où qu'elle soit, sur votre bureau ou autre, est exempte de fichiers indésirables - des fichiers perdus qui n'y appartiennent pas.

Alors, où devriez-vous mettre ce dossier, qui, presque par définition, vit à l'extérieur la structure du reste de votre système de classement? Eh bien, avant tout, ça doit être quelque part pratique. Ce sera l'un de vos dossiers les plus visités,la commodité est donc la clé. Le placer sur le bureau est une excellente option - surtout si vous n'avez aucun autre dossier sur votre bureau: le dossier devient alors extrêmement facile à trouver dans l'Explorateur Windows:

Vous créeriez alors des raccourcis vers ce dossier à des endroits pratiques sur tout votre ordinateur («Liens favoris», «Lancement rapide», etc.).

Pointe #14. Assurez-vous que vous n'avez qu'un seul dossier «Boîte de réception»

Une fois que vous avez créé votre dossier «Boîte de réception», n'utilisez aucun autre emplacement de dossier comme «liste de tâches». Jeter chaque fichier entrant ou créé dans le dossier Boîte de réception en tant quevous le créez / le recevez. Cela permet de garder le reste de votre ordinateur vierge et exempt de fichiers indésirables créés ou téléchargés au hasard. La dernière chose que vous voulez faire est de vérifier plusieurs dossiers pour voir toutes vos tâches et projets en cours. Rassemblez-les tous ensemble dans un dossier.

Voici quelques conseils pour vous assurer que vous n'avez qu'une seule boîte de réception:

• Définissez l'emplacement par défaut de «sauvegarde» de tous vos programmes dans ce dossier.
• Définissez l'emplacement de téléchargement par défaut de votre navigateur dans ce dossier.
• Si ce dossier est ne pas votre bureau (recommandé), puis vérifiez également si vous pouvez vous assurer de ne pas mettre de fichiers «à faire» sur votre bureau. Cela maintient votre bureau épuré et zen:

(le Boîte de réception dossier se trouve dans le coin inférieur droit)

Pointe #15. Soyez vigilant quant à l'effacement de votre dossier «Boîte de réception»

C’est l’une des clés de rester organisé. Si vous laissez déborder votre «boîte de réception» (c.-à-d. permettre qu'il y ait plus de, disons, 30 fichiers ou dossiers), alors vous allez probablement commencer à vous sentir dépassé: vous ne suivez pas votre liste de tâches. Une fois que votre boîte de réception aura dépassé un certain point (environ 30 fichiers, des études l'ont montré), vous commencerez simplement à l'éviter. Vous pouvez continuer à y mettre des fichiers, mais vous aurez peur de les regarder, craignant le sentiment «hors de contrôle» que ressentent régulièrement toutes les personnes surmenées, chaotiques ou simplement désorganisées.

Voici donc ce que vous pouvez faire:

• Accédez à votre dossier Boîte de réception / tâches régulièrement (au moins cinq fois par jour).
• Analysez régulièrement le dossier pour rechercher les fichiers sur lesquels vous avez terminé de travailler et prêts à être archivés. Classez-les immédiatement.
• Faites-en une fierté de garder le nombre de fichiers dans ce dossier aussi petit que possible. Si vous appréciez la tranquillité d'esprit, faites du vide de ce dossier l'une de vos priorités (informatiques) les plus élevées
• Si vous savez qu'un fichier particulier a étéle dossier pendant plus de, disons, six semaines, puis admettez que vous n'allez pas réellement vous occuper de le traiter et le déplacer vers son lieu de repos final.

Pointe #16. Classez tout immédiatement et utilisez Raccourcis pour vos projets actifs

Dès que vous créez, recevez ou téléchargez un nouveau fichier, stockez-le dans son dossier «correct» immédiatement. Ensuite, chaque fois que vous devez y travailler(peut-être tout de suite), créez-en un raccourci dans votre dossier «Boîte de réception» («à faire») ou sur votre bureau. De cette façon, tous vos fichiers sont toujours dans leurs emplacements «corrects», mais vous avez toujours un accès immédiat et pratique à vos fichiers actifs actuels. Lorsque vous avez terminé de travailler sur un fichier, supprimez simplement le raccourci.

Idéalement, votre dossier «Boîte de réception» - et votre bureau - ne devrait contenir aucun fichier ou dossier réel. Ils doivent simplement contenir raccourcis.

Pointe #17. Utilisation Liens symboliques d'annuaire (ou jonctions) conserver une structure de dossiers unifiée

En utilisant cette astuce, nous pouvons contourner un potentielhoquet que nous pouvons rencontrer lors de la création de notre structure organisationnelle - la question d'avoir plus d'un lecteur sur notre ordinateur (C :, D :, etc.). Nous pourrions avoir des fichiers que nous devons stocker sur le lecteur D: pour des raisons d'espace, et pourtant nous voulons baser notre structure de dossiers organisée sur le lecteur C: (ou vice-versa).

La structure organisationnelle que vous avez choisie peut exiger que tous vos fichiers soient accessibles à partir du C: lecteur (par exemple, le dossier racine de tous vos fichiers peut être quelque chose comme C: Fichiers). Et pourtant, vous avez peut-être encore un RÉ: conduire et souhaiter profiter des centainesde gigaoctets de rechange qu'il offre. Saviez-vous qu'il est réellement possible de stocker vos fichiers sur le lecteur D: et d'y accéder comme s'ils se trouvaient sur le lecteur C:? Et non, nous ne parlons pas ici de raccourcis (bien que le concept soit très similaire).

En utilisant la commande shell mklink, vous pouvez essentiellement prendre un dossier qui un conduire et créer un alias pour cela sur un différent conduire (vous pouvez faire beaucoup plus que cela avec mklink - pour un aperçu complet des capacités de ce programme, voir notre article dédié). Ces alias sont appelés répertoire liens symboliques (et était connu sous le nom de jonctions). Vous pouvez les considérer comme des dossiers «virtuels». Ils fonctionnent exactement comme les dossiers normaux, sauf qu'ils sont physiquement situés ailleurs.

Par exemple, vous pouvez décider que votre RÉ: lecteur contient votre structure de fichiers organisationnels complète, mais que vous devez référencer tous ces fichiers comme s'ils étaient sur le C: conduire, sous C: Fichiers. Si tel était le cas, vous pourriez créer C: Fichiers comme un lien symbolique d'annuaire - un lien vers RÉ:, comme suit:

Ou il se peut que les seuls fichiers que vous souhaitez stocker sur le RÉ: drive sont votre collection de films. Vous pouvez localiser tous vos fichiers vidéo à la racine de votre RÉ: conduire, puis le lier à C: FilesMediaMovies, comme suit:

(Inutile de dire que vous devez exécuter ces commandes à partir d'une invite de commande - cliquez sur le bouton Démarrer, tapez cmd et appuyez sur Entrer)

Pointe #18. Personnalisez vos icônes de dossier

Ce n'est pas à proprement parler un organisationnel astuce, mais ayant des icônes uniques pour chaque dossier Est-ce que vous permettent d'identifier plus rapidement visuellementest ce qui vous fait gagner du temps lorsque vous recherchez des fichiers. Un exemple est ci-dessous (à partir de mon dossier qui contient tous les fichiers téléchargés depuis Internet):

Pour savoir comment changer les icônes de votre dossier, veuillez vous référer à notre article dédié sur le sujet.

Pointe #19. Ranger votre menu Démarrer

Le menu Démarrer de Windows est généralement l'un desparties les plus salissantes de tout ordinateur Windows. Chaque programme que vous installez semble adopter une approche complètement différente pour placer des icônes dans ce menu. Certains mettent simplement une seule icône de programme. D'autres créent un dossier basé sur le nom du logiciel. Et d'autres créent un dossier basé sur le nom du fabricant du logiciel. C'est le chaos et il peut être difficile de trouver le logiciel que vous souhaitez exécuter.

Heureusement, nous pouvons éviter ce chaos avec des fonctionnalités utiles du système d'exploitation comme le lancement rapide, le Superbar ou les éléments du menu de démarrage épinglé.

Même ainsi, il serait très logique d'entrer dansles tripes du menu Démarrer lui-même et lui donner une bonne fois. Il vous suffit de décider de la manière dont vous allez organiser vos applications. Une structure basée sur le but de l'application est un candidat évident. Voici un exemple d'une telle structure:

Dans cette structure, Utilitaires désigne un logiciel dont le travail consiste à assurer le bon fonctionnement de l'ordinateur lui-même (outils de configuration, logiciels de sauvegarde, programmes Zip, etc.). Applications fait référence à tout logiciel de productivité qui ne rentre pas dans les rubriques Multimédia, Graphique, l'Internet, etc.

Si vous n’êtes pas au courant, chaque icône de votre menu Démarrer est un raccourci et peut être manipulé comme tout autre raccourci (copié, déplacé, supprimé, etc.).

Avec le menu Démarrer de Windows (toutes les versions de Windows), Microsoft a décidé qu'il y aurait deux structures de dossiers parallèles pour stocker vos raccourcis du menu Démarrer. Un pour toi (l'utilisateur connecté de l'ordinateur) et un pour tous les utilisateurs de l'ordinateur. Avoir deux structures parallèles peut souvent être redondant: si vous êtes le seul utilisateur de l'ordinateur, alors avoir deux structures parallèles est totalement redondant. Même si vous avez plusieurs utilisateurs qui se connectent régulièrement à l'ordinateur, la plupart de vos logiciels installés devront être mis à la disposition de tous les utilisateurs et devraient donc être déplacés de la version «juste vous» du menu Démarrer et dans le «tout utilisateurs ”.

Pour prendre le contrôle de votre menu Démarrer, afin que vous puissiezcommencez à l’organiser, vous devez savoir comment accéder aux dossiers et aux fichiers de raccourcis qui composent le menu Démarrer (les deux versions). Pour trouver ces dossiers et fichiers, cliquez sur le Début puis cliquez avec le bouton droit sur le Tous les programmes texte (les utilisateurs de Windows XP doivent cliquer avec le Début bouton lui-même):

le Ouvert L’option fait référence à la version «juste vous» du menu Démarrer, tandis que Ouvrir tous les utilisateurs option fait référence à la version «tous les utilisateurs». Cliquez sur celui que vous souhaitez organiser.

Une fenêtre de l'Explorateur Windows s'ouvre alors avec la version choisie du menu Démarrer sélectionnée. De là, c'est facile. Double-cliquez sur le Programmes dossier et vous verrez tous vos dossiers et raccourcis. Vous pouvez maintenant supprimer / renommer / déplacer jusqu'à ce que vous le souhaitiez.

Remarque: Lorsque vous réorganisez votre menu Démarrer, vous souhaiterez peut-être deux Les fenêtres de l'Explorateur s'ouvrent en même temps - l'une affichant la version «juste vous» et l'autre la version «tous les utilisateurs». Vous pouvez glisser-déposer entre les fenêtres.

Astuce n ° 20. Garder Votre menu Démarrer Tidy

Une fois que vous avez un menu Démarrer parfaitement organisé,essayez d'être un peu vigilant pour qu'il en soit ainsi. Chaque fois que vous installez un nouveau logiciel, les icônes qui sont créées violeront presque certainement votre structure organisationnelle.

Donc, pour garder votre menu Démarrer immaculé et organisé, assurez-vous de faire ce qui suit chaque fois que vous installez un nouveau logiciel:

• Vérifiez si le logiciel a été installé dans la zone «juste vous» du menu Démarrer ou dans la zone «tous les utilisateurs», puis déplacez-le dans la zone appropriée.
• Supprimez toutes les icônes inutiles (comme le "Liremoi ", l'icône" Aide "(vous pouvez toujours ouvrir l'aide depuis le logiciel lui-même lorsqu'il est en cours d'exécution), l'icône" Désinstaller ", le ou les liens vers le site Web du fabricant, etc.)
• Renommez les icônes principales du logiciel en quelque chose de bref qui vous semble logique. Par exemple, vous aimeriez renommer Microsoft Office Word 2010 simplement Mot
• Déplacez les icônes dans le dossier approprié en fonction de la structure organisationnelle de votre menu Démarrer

Et n'oubliez pas: quand vous désinstaller un logiciel, la désinstallation du logicielLa routine ne pourra plus supprimer l'icône du logiciel du menu Démarrer (car vous l'avez déplacée et / ou renommée). Vous devrez donc supprimer cette icône manuellement.

Pointe #21. Tidy C:

La racine de votre lecteur C: (C:) est un dépotoir commun pour les fichiers et dossiers - à la fois par les utilisateurs de votre ordinateur et par les logiciels que vous installez sur votre ordinateur. Cela peut devenir un gâchis.

Il n’y a presque aucun logiciel de nos jours qui nécessite d’être installé dans C:. 99% du temps, il peut et doit être installé dans C: Fichiers de programme. Et en ce qui concerne vos propres fichiers, eh bien, il est clair qu'ils peuvent (et presque toujours devraient) être stockés ailleurs.

Dans un monde idéal, votre C: Le dossier devrait ressembler à ceci (sous Windows 7):

Notez qu'il existe des fichiers et des dossiers système dans C: qui sont généralement et délibérément «cachés» (comme le fichier de mémoire virtuelle Windows pagefile.sys, le fichier du chargeur de démarrage bootmgr, et le Information de volume du system dossier). Cacher ces fichiers et dossiers est une bonne idée, car ils doivent rester où ils sont et n'ont presque jamais besoin d'être ouverts ou même vus par vous, l'utilisateur. Les masquer vous empêche de jouer accidentellement avec eux et améliore votre sens de l'ordre et du bien-être lorsque vous regardez votre dossier de lecteur C :.

Pointe #22. Ranger votre bureau

Le bureau est probablement la partie la plus abusée d'unOrdinateur Windows (du point de vue de l'organisation). Il sert généralement de dépotoir pour tous les fichiers entrants, ainsi que de conserver des icônes pour les applications souvent utilisées, ainsi que certains fichiers et dossiers ouverts régulièrement. Cela finit souvent par devenir un gâchis incontrôlé. Voyez si vous pouvez éviter cela. Voici pourquoi…

• Icônes d'application (Word, Internet Explorer, etc.)se trouvent souvent sur le bureau, mais il est peu probable que ce soit l'endroit idéal pour eux. La barre «Quick Launch» (ou la Superbar dans Windows 7) est toujours visible et représente donc un emplacement parfait pour mettre vos icônes. Vous ne pourrez voir les icônes sur votre bureau que lorsque tous vos programmes seront réduits. Il est peut-être temps de retirer les icônes de votre application de votre bureau…
• Vous avez peut-être décidé que le dossier Boîte de réception / À fairesur votre ordinateur (voir astuce # 13 ci-dessus) devrait être votre bureau. Si oui, alors assez dit. Soyez simplement vigilant à le supprimer et à l'empêcher d'être pollué par les fichiers indésirables (voir astuce n ° 15 ci-dessus). D'un autre côté, si votre bureau est ne pas agissant comme votre dossier "Boîte de réception", il n’y a aucune raison tout fichiers de données ou dossiers dessus, saufpeut-être quelques raccourcis vers des fichiers et des dossiers souvent ouverts (projets en cours ou en cours). Tout le reste doit être déplacé vers votre dossier «Boîte de réception».

Dans un monde idéal, cela pourrait ressembler à ceci:

Pointe #23. Éloignez les éléments permanents de votre bureau du coin supérieur gauche

Lorsque des fichiers / dossiers sont glissés sur votre bureaudans une fenêtre de l'Explorateur Windows, ou lorsque des raccourcis sont créés sur votre bureau à partir d'Internet Explorer, ces icônes sont toujours placées dans le coin supérieur gauche - ou aussi près que possible. Si vous avez d'autres fichiers, dossiers ou raccourcis que vous conservez sur le bureau en permanence, alors c'est une bonne idée de séparer cesicônes permanentes parmi les transitoires, afin que vous puissiez rapidement identifier les transitoires. Un moyen simple de le faire est de déplacer toutes vos icônes permanentes du côté de la main droite de votre bureau. Cela devrait les séparer des éléments entrants.

Astuce n ° 24. Synchroniser

Si vous avez plusieurs ordinateurs, vous aurez presqueveulent certainement partager des fichiers entre eux. Si les ordinateurs sont connectés en permanence au même réseau local, il n'est pas nécessaire de stocker plusieurs copies d'un même fichier ou dossier - des raccourcis suffiront. Cependant, si les ordinateurs sont ne pas toujours sur le même réseau, vous devrez à un moment donné copier des fichiers entre eux. Pour les fichiers qui doivent vivre en permanence sur les deux ordinateurs, la façon idéale de le faire est de synchroniser les fichiers, au lieu de simplement les copier.

Nous n'avons ici que de la place pour écrire un bref résumé de la synchronisation, pas un article complet. En bref, il existe plusieurs types de synchronisation différents:

1. Où le contenu d'un dossier est accessible n'importe où, comme avec Dropbox
2. Où le contenu d'un nombre illimité de dossiers est accessible n'importe où, comme avec Windows Live Mesh
3. Où tout des fichiers ou des dossiers de n'importe où sur votre ordinateursont synchronisés avec exactement un autre ordinateur, comme avec le «Porte-documents» Windows, Microsoft SyncToy ou (beaucoup plus puissant, mais toujours gratuit) SyncBack de 2BrightSparks. Cela ne fonctionne que lorsque les deux ordinateurs sont sur le même réseau local, au moins temporairement.

Un grand avantage des solutions de synchronisation estqu'une fois que vous l'avez configuré comme vous le souhaitez, le processus de synchronisation se déroule automatiquement, à chaque fois. Cliquez sur un bouton (ou planifiez-le pour qu'il se produise automatiquement) et tous vos fichiers sont automatiquement placés là où ils devraient être.

Si vous conservez la même structure de fichiers et de dossiers sur les deux ordinateurs, vous pouvez également synchroniser les fichiers en fonction de l'emplacement correct de autre des fichiers, tels que des raccourcis, des listes de lecture et des documents de bureau liés à autre documents de bureau, et les fichiers synchronisés fonctionnent toujours sur l'autre ordinateur!

Astuce n ° 25. Masquer les fichiers que vous n'avez jamais besoin de voir

Si vos fichiers sont bien organisés, voussouvent être capable de dire si un fichier n'est pas à sa place simplement en regardant le contenu d'un dossier (par exemple, cela devrait être assez évident si vous regardez dans un dossier qui contient tous les MP3 d'un CD de musique et voyez un document Word là-dedans). C'est une bonne chose - cela vous permet de déterminer s'il y a des fichiers à leur place en un coup d'œil. Pourtant, il y a parfois des fichiers dans un dossier qui sembler pas à sa place, mais doivent en fait être là, commecomme le «dossier d'art» JPEG dans les dossiers de musique, et divers fichiers à la racine du lecteur C :. Si vous n'avez jamais besoin d'ouvrir de tels fichiers, alors une bonne idée est de simplement les cacher. Ensuite, la prochaine fois que vous regarderez le dossier, vous ne devrez pas vous souvenir si ce fichier était censé être là ou non, car vous ne le verrez pas du tout!

Pour masquer un fichier, faites simplement un clic droit dessus et choisissez Propriétés:

Ensuite, cochez simplement la Caché case:

Pointe #26. Conservez chaque fichier d'installation

De nos jours, la plupart des logiciels sont téléchargés sur Internet. Chaque fois que vous téléchargez un logiciel, garde le. Vous ne saurez jamais quand vous devez réinstaller le logiciel.

De plus, gardez avec lui un raccourci Internet qui renvoie au site Web où vous l'avez téléchargé à l'origine, au cas où vous auriez besoin de vérifier les mises à jour.

Voir l'astuce # 33 ci-dessous pour une description complète de l'excellence de l'organisation de vos fichiers de configuration.

Astuce n ° 27. Essayez de minimiser le nombre de dossiers qui contiennent des fichiers et des sous-dossiers

Certains dossiers de votre structure organisationnelle ne contiendront que des fichiers. D'autres ne contiendront que des sous-dossiers. Et vous aurez également des dossiers contenant les deux fichiers et sous-dossiers. Vous remarquerez de légères améliorations dans le temps qu'il vous faut pour localiser un fichier si vous essayez d'éviter ce troisième type de dossier. Ce n’est pas toujours possible, bien sûr - vous aurez toujours certains de ces dossiers, mais voyez si vous pouvez l'éviter.

Une façon de procéder consiste à prendre tous les fichiers restants qui n’ont pas été stockés dans un sous-dossier et à leur créer un dossier spécial «Divers» ou «Autre».

Pointe #28. Démarrer un nom de fichier avec un trait de soulignement l'amène en haut d'une liste

Suite à l'astuce précédente, si vous nommez ce dossier «Divers» ou «Autre» de telle manière que son nom commence par un trait de soulignement «_», il apparaîtra en haut de la liste des fichiers / dossiers.

La capture d'écran ci-dessous en est un exemple. Chaque dossier de la liste contient un ensemble de photos numériques. Le dossier en haut de la liste, _Misc, contient des photos aléatoires qui ne méritaient pas leur propre dossier dédié:

Pointe #29. Nettoyez ces CD-ROM et (frémissez!) Disquettes

Avez-vous une pile de CD-ROM empilés sur une étagèrede votre bureau? Anciennes photos ou fichiers que vous avez archivés sur CD-ROM (ou pire, disquettes!) Parce que vous n'aviez pas assez d'espace disque à l'époque? Entre-temps, avez-vous mis à niveau votre ordinateur et disposez-vous maintenant de 500 gigaoctets d'espace dont vous ne savez pas quoi faire? Si oui, n’est-il pas temps de ranger cette pile de disques et de les déposer dans votre magnifique nouvelle structure de dossiers?

Alors qu'est-ce que tu attends? Mordez la balle, copiez-les tous sur votre ordinateur, archivez-les dans leurs dossiers appropriés, puis sauvegardez le tout sur un nouveau disque dur externe 1000Gig brillant!

Dossiers utiles à créer

Cette section suivante propose quelques dossiers utiles que vous voudrez peut-être créer dans votre structure de dossiers. Je les ai personnellement trouvés indispensables.

Les trois premiers concernent commodité - des dossiers pratiques à créer puis à mettre dans un endroit auquel vous pouvez toujours accéder instantanément. Pour chacun, ce n'est pas si important où se trouve le dossier réel, mais c'est très important où vous mettez le raccourci (s) dans le dossier. Vous voudrez peut-être localiser les raccourcis:

• Sur votre bureau
• Dans votre zone «Lancement rapide» (ou épinglé à votre Superbar Windows 7)
• Dans votre zone «Liens favoris» de l'Explorateur Windows

Astuce # 30. Créer un dossier «Boîte de réception» («À faire»)

Cela a déjà été mentionné en profondeur (voir conseil# 13), mais nous voulions réitérer son importance ici. Ce dossier contient tous les fichiers récemment créés, reçus ou téléchargés que vous n'avez pas encore pu classer correctement, et il peut également contenir des fichiers que vous n'avez pas encore traités. En fait, cela devient une sorte de «liste de choses à faire». Il n'est pas nécessaire de l'appeler "Boîte de réception" - vous pouvez l'appeler comme vous le souhaitez.

Astuce # 31. Créez un dossier où vos projets en cours sont collectés

Plutôt que de les chasser tout le temps,ou en les déposant tous sur votre bureau, créez un dossier spécial dans lequel vous placez des liens (ou des dossiers de travail) pour chacun des projets sur lesquels vous travaillez actuellement.

Vous pouvez localiser ce dossier dans votre "Boîte de réception"dossier, sur votre bureau ou n'importe où - tant qu'il existe un moyen d'y accéder rapidement, par exemple en y mettant un lien dans la zone "Liens favoris" de l'Explorateur Windows:

Pointe #32. Créez un dossier pour les fichiers et les dossiers que vous ouvrez régulièrement

Vous aurez toujours quelques fichiers que vous ouvrezrégulièrement, que ce soit une feuille de calcul de vos comptes courants ou une playlist préférée. Ce ne sont pas nécessairement des «projets en cours», ce sont plutôt des fichiers que vous vous retrouvez toujours à ouvrir. De tels fichiers se trouvent généralement sur votre bureau (ou mieux encore, raccourcis à ces fichiers). Pourquoi ne pas rassembler tous ces raccourcis et les mettre dans leur propre dossier spécial?

Comme pour le dossier «Projets en cours» (ci-dessus),vous voudriez trouver ce dossier dans un endroit pratique. Voici un exemple de dossier appelé «Liens rapides», contenant environ sept fichiers (raccourcis), accessible via la barre de lancement rapide de Windows:

Voir l'astuce n ° 37 ci-dessous pour une explication complète de la puissance de la barre de lancement rapide.

Pointe #33. Créer un dossier «Configurations»

Un ordinateur typique contient des dizaines d'applications. Pour chaque logiciel, il existe souvent de nombreuses informations différentes dont vous devez suivre, notamment:

• Le ou les fichiers de configuration d'installation d'origine. Il peut s'agir d'un simple fichier setup.exe de 100 Ko que vous avez téléchargé à partir d'un site Web, jusqu'à un fichier ISO 4Gig que vous avez copié à partir d'un DVD-ROM que vous avez acheté.
• La page d'accueil du fabricant du logiciel (au cas où vous auriez besoin de rechercher quelque chose sur leurs pages d'assistance, leur forum ou leur aide en ligne)
• La page contenant le lien de téléchargement de votre fichier réel (au cas où vous auriez besoin de le télécharger à nouveau ou de télécharger une version mise à niveau)
• Le numéro de série
• Votre preuve d'achat
• Tous les autres fichiers de modèle, plug-ins, thèmes, etc. qui doivent également être installés

Pour chaque logiciel, c'est une excellente idée derassemblez tous ces fichiers et placez-les dans un dossier unique. Le dossier peut être le nom du logiciel (plus éventuellement une très brève description de ce à quoi il sert - au cas où vous ne vous souvenez pas de ce que fait le logiciel en fonction de son nom). Ensuite, vous rassembleriez tous ces dossiers en un seul endroit, et vous les qualifieriez de «logiciel» ou de «configurations».

Si vous avez assez de ces dossiers (j'aiplusieurs centaines, étant un geek, collectés sur 20 ans), alors vous voudrez peut-être les classer davantage. Ma propre structure de catégorisation est basée sur une «plateforme» (système d'exploitation):

Les sept derniers dossiers représentent chacun une plate-forme / système d'exploitation, tandis que _Systèmes d'exploitation contient des fichiers de configuration pour l'installation des systèmes d'exploitation eux-mêmes. _Matériel contient des ROM pour le matériel que je possède, comme les routeurs.

Dans le les fenêtres dossier (ci-dessus), vous pouvez voir les débuts de la vaste bibliothèque de logiciels que j'ai compilé au fil des ans:

Un exemple de dossier d'application typique ressemble à ceci:

Astuce n ° 34. Avoir un dossier «Paramètres»

Nous savons tous que nos documents sont importants. Nos photos et nos fichiers musicaux aussi. Nous enregistrons tous ces fichiers dans des dossiers, puis les localisons ensuite et double-cliquez dessus pour les ouvrir. Mais de nombreux fichiers importants pour nous ne peuvent pas être enregistrés dans des dossiers, puis recherchés et double-cliqués plus tard. Ces fichiers contiennent certainement des informations importantes dont nous avons besoin, mais ils sont souvent créés en interne par une application et enregistrés là où cette application le juge approprié.

Un bon exemple de ceci est le fichier «PST» quiOutlook crée pour nous et utilise pour stocker tous nos e-mails, contacts, rendez-vous, etc. Un autre exemple serait la collection de signets que Firefox stocke en votre nom.

Et encore un autre exemple serait la personnalisationparamètres et fichiers de configuration de tous nos logiciels. Certes, la plupart des programmes Windows stockent leur configuration dans le Registre, mais de nombreux programmes utilisent encore des fichiers de configuration pour stocker leurs paramètres.

Imaginez si vous avez perdu tous les fichiers ci-dessus! Et pourtant, lorsque les gens sauvegardent leur ordinateur, ils ne sauvegardent généralement que les fichiers qu'ils connaissent - ceux qui sont stockés dans le dossier «Mes documents», etc. S'ils ont eu une panne de disque dur ou que leur ordinateur a été perdu ou volé , leurs fichiers de sauvegarde n'incluraient pas certains des fichiers les plus importants qu'ils possédaient. De plus, lors de la migration vers un nouvel ordinateur, il est essentiel de s'assurer que ces fichiers font le voyage.

Il peut être très utile de créer vous-même undossier pour stocker tous vos «paramètres» - fichiers qui sont importants pour vous mais que vous ne recherchez jamais réellement par nom et double-cliquez dessus pour les ouvrir. Sinon, la prochaine fois que vous allez configurer un nouvel ordinateur comme vous le souhaitez, vous devrez passer des heures à recréer la configuration de votre ordinateur précédent!

Alors, comment obtenir nos fichiers importants dans ce dossier? Eh bien, nous avons quelques options:

• Certains programmes (tels que Outlook et ses fichiers PST)vous permettent de placer ces fichiers où vous le souhaitez. Si vous explorez les options du programme, vous trouverez un paramètre quelque part qui contrôle l'emplacement des fichiers de paramètres importants (ou «stockage personnel» - PST - en ce qui concerne Outlook)
• Certains programmes ne vous permettent pas de modifieremplacements d'une manière simple, mais si vous entrez dans le Registre, vous pouvez parfois trouver une clé de registre qui fait référence à l'emplacement du ou des fichiers. Déplacez simplement le fichier dans votre dossier Paramètres et ajustez la clé de registre pour faire référence au nouvel emplacement.
• Certains programmes refusent obstinément defichiers de paramètres à placer ailleurs que là où ils le stipulent. Face à des programmes comme ceux-ci, vous avez trois choix: (1) Vous pouvez ignorer ces fichiers, (2) Vous pouvez copie les fichiers dans votre dossier Paramètres (regardons le visageil - les paramètres ne changent pas très souvent), ou (3) vous pouvez utiliser un logiciel de synchronisation, tel que le Porte-documents Windows, pour faire des copies synchronisées de tous vos fichiers dans votre dossier Paramètres. Il vous suffit alors de vous rappeler d'exécuter votre logiciel de synchronisation périodiquement (peut-être juste avant d'exécuter votre logiciel de sauvegarde!).

Il y a d'autres choses que vous pouvez décider de localiser dans ce nouveau dossier "Paramètres":

• Exportations de clés de registre (à partir des nombreuses applications qui stockent leurs configurations dans le registre). Ceci est utile à des fins de sauvegarde ou pour migrer vers un nouvel ordinateur
• Notes que vous avez faites sur toutes les personnalisations spécifiques que vous avez apportées à un logiciel particulier (afin que vous sachiez comment tout recommencer sur votre suivant ordinateur)
• Raccourcis vers des pages Web qui détaillent comment modifiercertains aspects de votre système d'exploitation ou de vos applications, ils sont donc exactement comme vous les aimez (par exemple, comment supprimer les mots «Raccourci vers» depuis le début des raccourcis nouvellement créés). En d'autres termes, vous souhaitez créer des raccourcis vers la moitié des pages du site Web How-To Geek!

Voici un exemple de dossier "Paramètres":

Fonctionnalités Windows qui aident à l'organisation

Cette section détaille certaines des fonctionnalités de Microsoft Windows qui sont une aubaine pour quiconque souhaite rester organisé de manière optimale.

Pointe #35. Utilisez la zone «Liens favoris» pour accéder aux dossiers usagés

Une fois que vous avez créé votre excellent nouveau système de classement,déterminez les dossiers auxquels vous accédez le plus régulièrement ou ceux qui constituent un excellent point de départ pour localiser le reste des fichiers dans votre structure de dossiers, puis placez des liens vers ces dossiers dans votre zone «Liens favoris» sur le côté gauche de la Fenêtre de l'Explorateur Windows (simplement appelée «Favoris» dans Windows 7):

Voici quelques idées de dossiers que vous voudrez peut-être ajouter:

• Votre dossier "Boîte de réception" (ou ce que vous avez appelé) - plus important!
• La base de votre structure de classement (par ex. C: Fichiers)
• Un dossier contenant des raccourcis vers des dossiers souvent consultés sur d'autres ordinateurs du réseau (illustré ci-dessus comme Dossiers réseau)
• Un dossier contenant des raccourcis vers vos projets en cours (sauf si ce dossier se trouve dans votre dossier «Boîte de réception»)

Il est très simple de placer des dossiers dans cette zone - recherchez simplement le dossier qui vous intéresse et faites-le glisser ici!

Astuce # 36. Personnaliser la barre des espaces dans les zones Fichier / Ouvrir et Fichier / Enregistrer

Considérez la capture d'écran ci-dessous:

Les icônes mises en surbrillance (collectivement appelées «Barre des lieux») peuvent être personnalisées pour faire référence à n'importe quel emplacement de dossier que vous souhaitez, permettant un accès instantané à n'importe quelle partie de votre structure organisationnelle.

Remarque: ces Fichier / Ouvrir et Fichier / Enregistrer Les boîtes ont été remplacées par de nouvelles versions qui utilisent les «liens favoris» de Windows Vista / Windows 7, mais les anciennes versions (illustrées ci-dessus) sont toujours utilisées par un nombre étonnamment élevé d'applications.

La façon la plus simple de personnaliser ces icônes est d'utiliser l'éditeur de stratégie de groupe, mais tout le monde n'a pas accès à ce programme. Si vous le faites, ouvrez-le et accédez à:

Configuration utilisateur> Modèles d'administration> Composants Windows> Explorateur Windows> Boîte de dialogue d'ouverture de fichier commune

Si vous n'avez pas accès à l'Éditeur de stratégie de groupe, vous devez vous connecter au Registre. Aller vers:

HKEY_CURRENT_USER Logiciel Microsoft Windows CurrentVersion Policies comdlg32 Placesbar

Il devrait alors être facile d'apporter les modifications souhaitées. Déconnectez-vous et reconnectez-vous pour permettre aux modifications de prendre effet.

Pointe #37. Utilisez la barre de lancement rapide comme lanceur d'applications et de fichiers

Cette barre de lancement rapide (à droite du débutbouton) est beaucoup plus utile que les gens ne le reconnaissent. La plupart des gens ont simplement une demi-douzaine d'icônes et l'utilisent pour démarrer uniquement ces programmes. Mais il peut en fait être utilisé pour accéder instantanément à n'importe quoi dans votre système de classement:

Pour des instructions complètes sur la façon de configurer cela, visitez notre article dédié à ce sujet.

Astuce # 38. Mettez un raccourci vers l'Explorateur Windows dans votre barre de lancement rapide

Cela n'est nécessaire que dans Windows Vista et Windows XP. Les boffins Microsoft sont finalement devenus sages et l'ont ajouté au Superbar de Windows 7 par défaut.

Windows Explorer - le programme utilisé pour gérervos fichiers et dossiers - est l'un des programmes les plus utiles de Windows. Quiconque se considère sérieux dans son organisation a besoin d'un accès instantané à ce programme à tout moment. Un excellent endroit pour créer un raccourci vers ce programme se trouve dans la barre «Lancement rapide» de Windows XP et Windows Vista:

Pour y accéder, recherchez-le dans votre menu Démarrer (généralement sous «Accessoires»), puis faites-le glisser vers la droite dans votre barre de lancement rapide (et créez un copie).

Astuce # 39. Personnaliser le dossier de démarrage pour votre icône Superbar de l'Explorateur Windows 7

Si vous utilisez Windows 7, votre Superbarinclure une icône de l'Explorateur Windows. Cliquer sur l'icône lancera Windows Explorer (bien sûr), et vous démarrera dans votre dossier «Bibliothèques». Les bibliothèques peuvent être un bon point de départ, mais si vous vous êtes créé un dossier «Boîte de réception», il serait probablement plus logique de commencer dans ce dossier chaque fois que vous lancez l'Explorateur Windows.

Pour modifier cet emplacement de dossier par défaut / de départ, cliquez d'abord avec le bouton droit sur l'icône de l'Explorateur dans la barre des menus, puis cliquez avec le bouton droit Propriétés:

Puis dans Cible domaine de la Propriétés de l'Explorateur Windows zone qui apparaît, tapez % windir% explorer.exe suivi du chemin du dossier dans lequel vous souhaitez commencer. Par exemple:

% windir% explorer.exe C: Fichiers

Si ce dossier se trouvait sur le bureau (et s'appelait, par exemple, «Boîte de réception»), vous utiliseriez l'intelligence suivante:

Shell% windir% explorer.exe: desktopInbox

Puis clique D'accord et testez-le.

Astuce n ° 40. Ummmmm….

Non c'est ça. Je ne peux pas penser à un autre. Voilà tous les conseils que je peux trouver. J'ai seulement créé celui-ci parce que 40 est un si joli numéro rond…

Étude de cas - Un PC organisé

Pour terminer l'article, j'ai inclus quelques captures d'écran de mon (principal) ordinateur (exécutant Vista). L'objectif est double:

1. Pour vous donner une idée de ce à quoi cela ressemble lorsque les conseils ci-dessus, parfois abstraits, sont appliqués à un ordinateur réel, et
2. Pour offrir quelques idées sur les dossiers et la structure que vous voudrez peut-être voler pour les utiliser sur votre propre PC.

Commençons par le C: se conduire. Très minime. Tous mes fichiers sont contenus dans C: Fichiers. Je limiterai le reste de l'étude de cas à ce dossier:

Ce dossier contient les éléments suivants:

• marque: Mes fichiers personnels
• VC: Mon entreprise (Virtual Creations, Australie)
• Autres contient des fichiers créés par des amis et la famille
• Les données contient des fichiers du reste du monde (peut être considéré comme des fichiers «publics», généralement téléchargés sur le Net)
• Paramètres est décrit ci-dessus dans l'astuce # 34

le Les données dossier contient les sous-dossiers suivants:

• l'audio: Pièces radiophoniques, livres audio, podcasts, etc.
• Développement: Ressources du programmeur et du développeur, exemple de code source, etc. (voir ci-dessous)
• Humour: Blagues, drôles (ces e-mails que nous recevons tous)
• Films: Films téléchargés et extraits (tous légaux, bien sûr!), Leurs scripts, couvertures de DVD, etc.
• La musique: (voir ci-dessous)
• Configurations: Fichiers d'installation du logiciel (expliqués en détail dans l'astuce # 33)
• Système: (voir ci-dessous)
• la télé: Émissions télévisées téléchargées
• Écrits: Livres, manuels d'instructions, etc. (voir ci-dessous)

le La musique dossier contient les sous-dossiers suivants:

• Couvertures d'album: Numérisations JPEG
• Tablatures de guitare: Fichiers texte de partitions pour guitare
• Listes: par exemple. "Top 1000 chansons de tous les temps"
• paroles de chanson: Fichiers texte
• MIDI: Fichiers de musique électronique
• MP3 (représentant 99% des La musique dossier): MP3, extraits de CD ou téléchargés, triés par nom d'artiste / d'album
• Clip musical: Clips vidéos
• Partition: généralement des PDF

le DataWritings dossier contient les sous-dossiers suivants:

(tous assez explicites)

le Développement des données dossier contient les sous-dossiers suivants:

Encore une fois, tous assez explicites (si vous êtes un geek)

le DataSystem dossier contient les sous-dossiers suivants:

Il s'agit généralement de thèmes, de plug-ins et d'autres ressources spécifiques au programme téléchargeables.

le marque dossier contient les sous-dossiers suivants:

• Des autres: Généralement des lettres que d'autres personnes (amis, famille, etc.) m'ont écrites
• Pour les autres: Lettres et autres choses que j'ai créées pour d'autres personnes
• Livre vert: Ça ne vous concerne pas
• Playlists: Fichiers M3U que j'ai compilés de mes chansons préférées (plus un fichier de liste de lecture M3U pour chaque album que je possède)
• L'écriture: Fiction, philosophie et autres réflexions à moi
• Mark Docs: Raccourci vers C: UsersMark
• Paramètres: Raccourci vers C: FilesSettingsMark

le Autres dossier contient les sous-dossiers suivants:

le VC Le dossier (Créations virtuelles, mon entreprise - je développe des sites Web) contient les sous-dossiers suivants:

Et encore une fois, tout cela est assez explicite.

Conclusion

Ces conseils ont sauvé ma raison et m'ont aidé àmoi un geek productif, mais qu'en est-il de vous? Quels trucs et astuces avez-vous pour garder vos fichiers organisés? Veuillez les partager avec nous dans les commentaires. Allez, ne sois pas timide…