आपके पास शायद कुछ पाठ है जो आप अक्सर लिखते हैंआपके Word दस्तावेज़ों में, जैसे पते। इस पाठ को हर बार जब आपको इसकी आवश्यकता हो, तो आप इस सामान्य पाठ को एक Word दस्तावेज़ में रख सकते हैं और इसे अन्य दस्तावेज़ों में संदर्भित कर सकते हैं - यदि आप इसे बदलते हैं तो यह आपके सभी दस्तावेज़ों में स्वचालित रूप से अपडेट भी हो जाएगा।
कहते हैं कि आप अपना पता पाद लेख में रखना चाहते हैंआपके दस्तावेज़, लेकिन पते समय-समय पर बदलते रहते हैं। आप पते को एक अलग, सामान्य शब्द दस्तावेज़ में संग्रहीत कर सकते हैं और अपनी रिपोर्ट में एक फ़ील्ड का उपयोग करके आम दस्तावेज़ से पाठ को खींच सकते हैं, और जब भी आप इसे बदल सकते हैं। हम आपको दिखाएंगे कि यह कैसे करना है।
शुरू करने के लिए, एक नया वर्ड डॉक्यूमेंट बनाएं जो होगाउस पते के लिए अपनी रिपॉजिटरी के रूप में सेवा करें जिसे आप अन्य वर्ड दस्तावेजों में सम्मिलित करना चाहते हैं। इसे किसी ऐसे स्थान पर सहेजें जो अन्य दस्तावेजों द्वारा सुलभ होगा। उदाहरण के लिए, इसे उस नेटवर्क ड्राइव पर सेव न करें, जिस पर आपके पास हमेशा पहुंच नहीं है।
हम संदर्भित करने के लिए बुकमार्क का उपयोग करने जा रहे हैंहमारे आम दस्तावेज़ में पता। उस पाठ का तार टाइप करें जिसे आप अन्य दस्तावेज़ों में डालना चाहते हैं (हमारे मामले में, पता)। नाम को हाइलाइट करके और सम्मिलित करें> बुकमार्क पर जाएं और इसे एक नाम दें, जैसे "पता"। उन्हें बनाने के बारे में जानकारी के लिए वर्ड में बुकमार्क के लिए हमारा गाइड देखें।
ध्यान दें कि बुकमार्क नामों में कोई स्थान नहीं हो सकता है। हम आपकी सामान्य जानकारी फ़ाइल में प्रत्येक आइटम के ऊपर बुकमार्क का नाम डालने की सलाह देते हैं ताकि आप आसानी से जान सकें कि किस आइटम का उपयोग किस नाम से करना है। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप इस आम दस्तावेज़ में बहुत सारे पुन: प्रयोज्य आइटम रखने की योजना बनाते हैं। हमारे उदाहरण में, हमने अपना पता आम सूचना दस्तावेज़ में जोड़ा और आइटम के ऊपर बुकमार्क नाम, "पता" डाल दिया।
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एक बार आपने आइटम को अपने आम में जोड़ दियादस्तावेज़, आप सहेज सकते हैं और बंद कर सकते हैं। वह दस्तावेज़ खोलें जिसमें आप पता सम्मिलित करना चाहते हैं और कर्सर को उस स्थान पर रखना चाहते हैं जहाँ आप उस पाठ को जाना चाहते हैं। हमारे उदाहरण के लिए, हम एक पाद लेख जोड़ने जा रहे हैं और वहां पता डालेंगे।
सामान्य दस्तावेज़ में बनाए गए बुकमार्क को संदर्भित करने के लिए हम INCLUDETEXT फ़ील्ड कोड का उपयोग करने जा रहे हैं। ऐसा करने के लिए, फ़ील्ड कोड के लिए कोष्ठक सम्मिलित करने के लिए "Ctrl + F9" दबाएं।
नोट: आप फ़ील्ड कोड के आसपास सामान्य कोष्ठक नहीं टाइप कर सकते हैं। सही प्रकार के कोष्ठक सम्मिलित करने के लिए आपको "Ctrl + F9" का उपयोग करना चाहिए।
कर्सर को स्वचालित रूप से बीच में रखा जाता हैकोष्ठक। कोष्ठक के बीच निम्न पाठ टाइप करें, "आम फ़ाइल में पथ>" की जगह अपने सामान्य शब्द के पूर्ण निरपेक्ष पथ के साथ जिसका नाम आप सम्मिलित करना चाहते हैं। सामान्य दस्तावेज़ में आइटम को दिए गए बुकमार्क नाम के साथ "<बुकमार्क नाम>" बदलें।
INCLUDETEXT "<path to file>" <bookmark name>
नोट: फ़ील्ड कोड में कोष्ठक दर्ज न करें।
उदाहरण के लिए, हमने फ़ील्ड कोड कोष्ठक के बीच निम्नलिखित टाइप किया:
INCLUDETEXT "C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx" Address
नोट: आपको पथ में डबल बैकस्लैश का उपयोग करना होगा, जैसे हमने किया था। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आप सीधे उद्धरणों का उपयोग करते हैं, स्मार्ट उद्धरणों का उपयोग नहीं करते हैं, जब उपरोक्त कोड को फ़ील्ड में टाइप करते हैं।
आम दस्तावेज़ से पते को हथियाने के लिए और आपके द्वारा दर्ज फ़ील्ड कोड में सम्मिलित करें, फ़ील्ड कोड पर राइट-क्लिक करें और पॉपअप मेनू से "अपडेट फ़ील्ड" चुनें।
दस्तावेज़ में पता प्रदर्शित होता है। यदि आपके पास "बुकमार्क दिखाएं" विकल्प है, तो ब्रैकेट अभी भी पते के आसपास प्रदर्शित होते हैं। फिर से, इस विकल्प को बंद करने का तरीका जानने के लिए बुकमार्क के बारे में हमारा लेख देखें। इसके अलावा, फ़ील्ड कोड छायांकित हो सकता है। हालाँकि, आप इसे बंद भी कर सकते हैं।
यदि आप फ़ील्ड कोड बदलना चाहते हैं, तो आप कर सकते हैंपरिणाम के बजाय कोड फिर से प्रदर्शित करें। ऐसा करने के लिए, परिणामी आइटम पर राइट-क्लिक करें और पॉपअप मेनू से "टॉगल फील्ड कोड्स" चुनें। फ़ील्ड कोड में आपके द्वारा लिखा गया पाठ फिर से प्रदर्शित होता है और आप उसे संपादित कर सकते हैं। बस, नया परिणाम प्रदर्शित करने के लिए फ़ील्ड को अपडेट करें।
एक बार जब आप अपना सामान्य दस्तावेज़ बना लेते हैं, तो आप कर सकते हैंइसका उपयोग अन्य वस्तुओं को स्टोर करने के लिए करें, जिन्हें आप अक्सर अपने Word दस्तावेज़ों में लिखते हैं। अपने प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए अपने दस्तावेज़ों में बस एक अलग INCLUDETEXT फ़ील्ड का उपयोग करें जिसे आप अपने सामान्य दस्तावेज़ से स्वचालित रूप से सम्मिलित करना चाहते हैं।
