जब आप किसी Outlook संपर्क में एक ईमेल भेजते हैंसमूह (औपचारिक रूप से वितरण सूची के रूप में जाना जाता है), आप प्राप्तकर्ता से समूह में ईमेल पते छुपाना चाह सकते हैं। यहां लोगों की निजी जानकारी की सुरक्षा का सबसे आसान तरीका है।
संपर्क समूह क्या है?
Office 365 (O365) में, Microsoft का Office का सदस्यता संस्करण, दो अलग-अलग समूहों ने वितरण सूचियों को बदल दिया है:
- O365 समूह: एक के बीच पर उड़ान सहयोग के लिए बनाया गया हैलोगों के समूह, इन समूहों में एक साझा मेलबॉक्स, कैलेंडर, फ़ाइल स्टोर, प्लानर और OneNote नोटबुक शामिल हैं। ये छोटी परियोजना टीमों के लिए, आपके स्थानीय थिएटर समूह के पूर्वाभ्यास, या किसी अन्य परिदृश्य को व्यवस्थित करने के लिए बहुत बढ़िया हैं जहाँ आपको त्वरित और सरल सहयोग उपकरण की आवश्यकता होती है।
- संपर्क समूह: ये ईमेल पतों का एक गुच्छा हैं जिन्हें एक में जोड़ा गया हैसमूह। ईमेल में व्यक्तिगत रूप से उनमें से प्रत्येक को जोड़ने के बजाय, आप समूह का नाम ईमेल कर सकते हैं, और उस समूह में सभी को प्राप्तकर्ता के रूप में जोड़ा जाएगा। अगर आपको लगता है कि यह लगता है ठीक ठीक वितरण सूची की तरह, आप सही होंगे, साथ मेंएक उल्लेखनीय अपवाद: डिफ़ॉल्ट रूप से, वितरण सूचियाँ (और O365 समूह) आपके संगठन की वैश्विक पता पुस्तिका में सभी को देखने के लिए दिखाई देती हैं। संपर्क समूह आपके लिए व्यक्तिगत हैं।
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यदि आपके पास O365 नहीं है और एक का उपयोग कर रहे हैंवेब ऐप्स के बिना Office का स्टैंड-अलोन संस्करण, आपके पास अभी भी वितरण सूची उपलब्ध हो सकती है। हम आपको दिखा रहे होंगे कि किसी संपर्क समूह में प्राप्तकर्ताओं का नाम कैसे छिपाया जाए, लेकिन वितरण सूचियों के लिए वही चरण काम करते हैं।
आप संपर्क समूह में नाम क्यों छिपाएंगे?
कभी-कभी यह आम शिष्टाचार होता है। आपके मित्र आपके द्वारा ईमेल द्वारा उनसे संपर्क करने से ठीक हो सकते हैं, लेकिन वे संभवत: अपनी संपर्क जानकारी को उन सभी के साथ साझा नहीं करना चाहेंगे, जिन्हें आप बड़े पैमाने पर ईमेल भेजते हैं।
डेटा सुरक्षा और अनुपालन मुद्दों से भरपूरकिसी के ईमेल पते को छिपाने के लिए अच्छे कारण प्रदान करें। यदि आप किसी भी संवेदनशील जानकारी, विशेष रूप से वित्तीय या चिकित्सा से संबंधित हैं, तो आप शायद लोगों की पहचान को निजी रखने के लिए बाध्य हैं।
ईमेल पते अक्सर वास्तविक से लिंक करना आसान होता हैसंयुक्त राज्य अमेरिका में दोनों HIPAA और यूरोप में GDPR द्वारा "व्यक्तिगत रूप से पहचान योग्य जानकारी" के रूप में माना जाता है। इसलिए, यदि आप एक सहायता समूह को ईमेल कर रहे हैं, उदाहरण के लिए, आपको प्राप्तकर्ता की संपर्क जानकारी साझा नहीं करनी चाहिए।
आप संपर्क समूह में नाम कैसे छिपा सकते हैं?
अच्छी खबर यह है कि जब आप अपना ईमेल बनाते हैं तो बीसीसी विकल्प का उपयोग करके नाम छिपाते हैं।
BCC का मतलब ब्लाइंड कार्बन कॉपी है। जब आप किसी ऐसे व्यक्ति को शामिल करना चाहते हैं जो ईमेल का प्राथमिक प्राप्तकर्ता नहीं है, तो आपने लगभग सीसी (कार्बन कॉपी) विकल्प का उपयोग किया है। BCC, CC के समान ही कार्य करता है, सिवाय इसके कि BCC प्राप्तकर्ता केवल प्रेषक का नाम और "इन" फ़ील्ड में व्यक्ति का नाम देखता है।
जो लोग BCC’d हो चुके हैं वे यह भी नहीं देखते हैं कि अगर कोई CC'd हो गया है और कोई जवाब नहीं मिलता है अगर कोई व्यक्ति "सभी का जवाब देता है" क्लिक करता है।
जब आप एक नया ईमेल बनाते हैं तो BCC फ़ील्ड डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई नहीं देती है, लेकिन इसे एक्सेस करना आसान होता है। Outlook में एक नया मेल खोलें और विकल्प> BCC पर क्लिक करें।
यह नए मेल में BCC फ़ील्ड प्रदर्शित करेगा।
ऐसा आपको सिर्फ एक बार करना है। भविष्य में, सभी ईमेल बीसीसी विकल्प दिखाएंगे। यदि आप BCC फ़ील्ड को छिपाना चाहते हैं, तो किसी भी ईमेल से विकल्प> BCC पर क्लिक करें, और यह फिर से दिखाई नहीं देगा।
अब यह दिखाई देने पर, "BCC" फ़ील्ड में अपना नाम और "BCC" फ़ील्ड में अपना संपर्क समूह दर्ज करें।
संपर्क समूह में सभी को ईमेल मिल जाएगा, लेकिन वे केवल उसी व्यक्ति को देख पाएंगे जिसने इसे (आप) और व्यक्ति को "टू" फ़ील्ड (आप भी) भेजा है।
पहली बार जब आप ऐसा करते हैं, तो एक विचार करेंअपनी गोपनीयता की रक्षा के लिए BCC का उपयोग करने वाले लोगों को समझाते हुए ईमेल में नोट करें। यह आपके कम तकनीक-प्रेमी प्राप्तकर्ताओं को यह सोचने से रोक देगा कि उन्हें ऐसा ईमेल क्यों मिल रहा है, जो ऐसा लगता है कि वह आपसे ही है!
