आउटलुक में क्विक स्टेप्स फीचर शामिल है जो इसकी सुविधा देता हैआप एक क्लिक के साथ एक संदेश में कई क्रियाएं लागू करते हैं। आउटलुक में कई डिफॉल्ट क्विक स्टेप्स शामिल हैं, लेकिन आप भी अपना खुद का बना सकते हैं (और जरूरत पड़ने पर डिफॉल्ट लोगों को हटा सकते हैं)। यदि आप नियमित रूप से एक ही कार्य करते हैं, तो एक त्वरित चरण बनाना और इसे हॉटकी असाइन करना आपको बहुत समय बचा सकता है। यहां बताया गया है कि वे कैसे काम करते हैं
डिफ़ॉल्ट क्विकस्टेप्स
आप Outlook के "होम" टैब पर त्वरित चरण पा सकते हैं। जब आप पहली बार शुरू करते हैं, तो आपको वहां डिफ़ॉल्ट त्वरित चरण दिखाई देंगे। चयनित कार्यों में सम्मिलित कार्यों को लागू करने के लिए आप उनमें से किसी पर भी क्लिक कर सकते हैं।
डिफ़ॉल्ट त्वरित चरणों में शामिल हैं:
- करने के लिए कदम ?: उस फ़ोल्डर का चयन करने के लिए एक विंडो खोलता है जिसमें आप संदेश ले जाना चाहते हैं।
- प्रबंधक को: वर्तमान में चयनित संदेश की एक अग्रेषित प्रति आपके प्रबंधक के पते के साथ बनाता है।
- टीम ईमेल: सदस्यों को संबोधित एक रिक्त संदेश बनाता हैआपकी टीम के (यदि आपका ईमेल आपके नियोक्ता द्वारा प्रबंधित किया जाता है, तो आपके एक्सचेंज व्यवस्थापक ने आपके मेलबॉक्स को कैसे कॉन्फ़िगर किया है, इसके आधार पर, आउटलुक को पहले से ही पता चल सकता है कि आपका प्रबंधक और टीम के सदस्य कौन हैं। यदि नहीं, तो आपको पहली बार इनका उपयोग करने के लिए भरना होगा। त्वरित कदम।)
- किया हुआ: संदेश को पढ़े गए और पूर्ण के रूप में चिह्नित करता है, और फिरइसे एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर में भेजता है। पहली बार जब आप इसका उपयोग करते हैं, तो आपने फ़ोल्डर निर्दिष्ट किया होगा, लेकिन तब से आउटलुक आपकी पसंद को याद रखेगा और हर बार जब आप क्विक स्टेप का उपयोग करते हैं, तो उस फ़ोल्डर में भेजें।
- फिर से खेलना और हटाना: वर्तमान में चयनित संदेश का उत्तर खोलता है और फिर उत्तर भेजने के बाद वर्तमान में चयनित संदेश को हटा देता है।
Outlook केवल त्वरित चरण प्रदर्शित करता है जो हैंउपलब्ध। यदि आपको उदाहरण के लिए चयनित संदेश नहीं मिला है, तो केवल "टीम ईमेल" त्वरित चरण दिखाया गया है क्योंकि अन्य चूक मौजूदा संदेश पर काम करती हैं।
क्विक स्टेप कैसे बनाएं
एक नया त्वरित चरण जोड़ने के लिए, त्वरित चरण बॉक्स में "नया बनाएँ" विकल्प पर क्लिक करें।
यह एक नई विंडो खोलता है जहां आप अपने त्वरित कदम का नाम दे सकते हैं और उन कार्यों को चुन सकते हैं जिन्हें आप प्रदर्शन करना चाहते हैं।
जब आप "एक्शन चुनें" ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करते हैं, तो आपको संभावित कार्यों की एक सूची मिलती है, जिनमें से प्रत्येक आपको चयन करने के लिए अतिरिक्त विकल्प दे सकता है।
हम दो कार्यों को जोड़ने जा रहे हैं: एक संदेश को फ़ोल्डर में ले जाने के लिए और एक इसे पढ़ने के लिए चिह्नित करने के लिए।
"फ़ोल्डर में ले जाएँ" कार्रवाई का चयन करें और जिस फ़ोल्डर को आप चाहते हैं उसे स्थानांतरित करने के लिए फ़ोल्डर चुनें।
इसके बाद, दूसरी क्रिया जोड़ने के लिए "Add Action" पर क्लिक करें।
ड्रॉप-डाउन मेनू से "मार्क के रूप में पढ़ें" का चयन करें।
वैकल्पिक रूप से, आप बिल्ट-इन में से एक चुन सकते हैंशॉर्टकट कुंजियाँ और जब आप अपने पॉइंटर के साथ क्विक स्टेप पर होवर करते हैं, तब प्रदर्शित होने के लिए कुछ टेक्स्ट जोड़ें (क्विक स्टेप सहायक है जो आपके कार्यों को याद दिलाने वाला एक संक्षिप्त विवरण है)।
"समाप्त करें" पर क्लिक करें और आपका नया क्विक स्टेप आउटलुक में क्विक स्टेप्स बॉक्स में दिखाई देगा। यदि आप क्विक स्टेप पर होवर करते हैं, तो आपको आपके द्वारा चुनी गई शॉर्टकट कुंजी और आपके द्वारा दर्ज किया गया कोई टूलटिप टेक्स्ट दिखाई देगा।
अब आपको बस अपने संदेशों का चयन करना है और अपने कार्यों को लागू करने के लिए नए QuickStep पर क्लिक करें (या शॉर्टकट कुंजी कॉम्बो पर क्लिक करें)।
क्विकस्टेप को कैसे संपादित या डिलीट करें
अगर आप क्विक स्टेप को एडिट या डिलीट करना चाहते हैं, तो रिबन पर क्विक स्टेप्स ग्रुप के निचले दाईं ओर स्थित छोटे तीर पर क्लिक करें।
यह "त्वरित कदम प्रबंधित करें" विंडो खोलता है।
यहां आपको संपादित करने, डुप्लिकेट करने का विकल्प मिला है (जो कि यदि आप एक समान चाहते हैं लेकिन थोड़ी भिन्नता के साथ, तो चयनित क्विक स्टेप की एक सटीक प्रतिलिपि बनाता है) या एक त्वरित चरण हटाएं।
आप उस क्रम को भी बदल सकते हैं जिसमें आपके त्वरित चरण रिबन पर दिखाई देते हैं या एक नया त्वरित चरण बनाते हैं।
अंत में, "डिफ़ॉल्ट पर रीसेट करें" का विकल्प है।
"रीसेट टू डिफॉल्ट्स" विकल्प को हटाने से चयन होता हैआपके द्वारा बनाए गए किसी भी त्वरित चरण और आपके द्वारा हटाए गए किसी भी त्वरित त्वरित चरण को फिर से बनाया जाएगा। यह आपके द्वारा डिफ़ॉल्ट त्वरित चरणों में किए गए किसी भी परिवर्तन को भी हटा देता है। क्योंकि आप इस कार्रवाई को पूर्ववत नहीं कर सकते, इसलिए आपको एक चेतावनी दिखाई जाएगी। रीसेट होने के लिए "हां" पर क्लिक करें।
आप "त्वरित कदम प्रबंधित करें" को भी बायपास कर सकते हैंरिबन में एक त्वरित चरण को राइट-क्लिक करके व्यक्तिगत त्वरित चरण क्रियाओं के लिए विंडो। यह एक संदर्भ मेनू लाता है जहां आप त्वरित चरण को संपादित, डुप्लिकेट या हटा सकते हैं।
और यह त्वरित कदम है। हम उन सभी संभावित कार्यों से नहीं गुज़रे हैं जिन्हें आप एक त्वरित चरण में जोड़ सकते हैं क्योंकि उनमें से कई टन हैं और यह एक बहुत ही सहज ज्ञान युक्त इंटरफ़ेस है जब आप जानते हैं कि यह कैसे काम करता है। यदि आप अपने आउटलुक अनुभव को अधिक कुशल और कम समय लेने वाला बनाना चाहते हैं, तो क्विक स्टेप्स शुरू करने के लिए एक शानदार जगह है।
