Ako ste koristili alat za čišćenje poštanskog sandučića, vidjet ćete gumb AutoArchive, ali možda ćete biti oprezni kako to radi i što će raditi. Evo što čini i kako to možete koristiti.
Klikom na gumb AutoArchive izaziva se postupakproći kroz sve mape u programu Outlook i primijeniti sva pravila automatskog arhiviranja koja ste postavili (ne brinite, zadano pravilo Automatskog arhiviranja ne radi ništa, tako da ne možete nanijeti nikakvu štetu klikom na gumb). Ali ako želite starije stavke premjestiti u arhivu tamo gdje im ne ide, AutoArchive je način na koji automatizirate postupak. Prolazimo kroz postavljanje i pokretanje.
Kako uključiti autoArhivu
Prvo, morate uključiti AutoArchive i odabrati njegove postavke. Idite na Datoteka> Opcije> Napredno, a zatim pritisnite gumb "Postavke automatskog arhiviranja".
Sve dok je opcija "Run AutoArchive every" isključena (što je zadana postavka), AutoArchive se nikada neće pokrenuti.
Nakon što uključite opciju "Pokreni automatsko arhiviranje svakog", sve su opcije sada dostupne.
Za razliku od čišćenja mape, koja ima jedan prozoru Postavkama datoteke, a zatim vam omogućuje da pokrenete te postavke prema bilo kojoj mapi koja vam se kao ručnom zadatku sviđa, ovdje prikazane postavke automatskog arhiviranja zadane su postavke. Svaka mapa s uključenim automatskim arhiviranjem može koristiti ove zadane postavke ili možete koristiti različite postavke za različite mape. Proći ćemo kasnije kako to učiniti, ali za sada pogledajmo zadane postavke.
Kako postaviti autoArhivu
Prvo što primijetite to je jednomAutoArchive je uključen, pokretat će se svakih 14 dana. To možete promijeniti pomoću strelica gore i dolje ili upisivanjem broja, a možete odabrati bilo koju vrijednost od 1 do 60 dana. Možete upisati bilo koji dvoznamenkasti broj, ali ako je veći od 60, Outlook će prikazati poruku pogreške kada kliknete "U redu" i morat ćete promijeniti vrijednost prije nego što možete spremiti.
Sljedeća opcija - "Pitaj prije automatskog arhiviranjaradi ”- daje vam izbor da li će vam Outlook pokazati brz prije nego što se AutoArchive dogodi. Ovaj brzi vam omogućava pregled postavki ili otkazivanje pokretanja automatskog arhiviranja ako želite.
Ostale postavke odnose se na stavkebit će arhivirana i što se događa tijekom postupka arhiviranja. Prva opcija ovdje - "Izbriši istečene stavke (samo mapa e-pošte)" - odnosi se na e-poruke kojima je dodan datum isteka. To neće utjecati na zadatke ili događaje, čak i ako uključite Automatsko arhiviranje za te mape.
Ostale postavke odnose se na sve stavke, a ne samo na e-poštu. To znači događaje, zadatke, bilješke i zapise u kalendaru.
Pod pretpostavkom da napustite "Arhiviranje ili brisanje starih predmeta"uključene, zadane postavke su da Outlook premjesti stavke starije od 6 mjeseci u novu, zasebnu .pst datoteku pod nazivom Arhiva (po zadanom) i to učini vidljivim u navigacijskom oknu u programu Outlook kako biste mogli pristupiti arhiviranim stavkama kad god želite. Možete promijeniti vrijednost "Očistite stavke starije od" u bilo kojem roku od 1 dana do 60 mjeseci, odaberite drugu .pst datoteku za arhiviranje stavki ili odaberite "Trajno brisanje starih stavki".
Napominjemo da ovo brisanje zaobilazi izbrisaneStavke mape, a vaši će se predmeti u potpunosti izbrisati iz Outlooka. I dalje mu možete pristupiti na poslužitelju pošte, ovisno o vašim postavkama, ali na to se ne biste trebali pouzdati. Ovu opciju odaberite samo ako stavke želite zauvijek izbrisati.
Kada kliknete “U redu”, okrenut će se AutoArchivena. Pokretat će se u skladu s odabranom vrijednošću "Pokreni automatsko arhiviranje svakog" (zadano svaka 14 dana), počevši od danas. Dakle, kad ga uključite, trebali biste očekivati da će se pokrenuti vrlo brzo. U našim testovima trebalo je manje od deset minuta između uključivanja i primanja brzine koja nam je rekla da će se AutoArchive pokrenuti. Automatsko arhiviranje zadano se pokreće samo u nekoliko mapa, pa ako želite da se pokreće na određenim mapama - ili ako želite prilagoditi način rada u različitim mapama - nastavite čitati.
Kako uključiti i prilagoditi automatsko arhiviranje za različite mape
Kad uključite Automatski arhiv, on se prema zadanim postavkama pokreće samo sa sljedećim mapama:
- Poslane stavke
- Izbrisane stavke
- mašina za glačanje
- zadaci
Ako želite da se pokrene u bilo kojoj drugoj mapi, bit ćetetrebate ga uključiti za svaku mapu (ili je isključite u bilo kojoj od četiri mape na kojima ne želite da se pokrene). To učinite tako da desnom tipkom miša kliknete mapu u navigacijskom oknu i kliknete "Svojstva".
Svojstvima mape također možete pristupiti putemodabirom mape> Svojstva mape na vrpci. (Za mape poput Kalendara i zadataka koji se ne prikazuju u navigacijskom oknu, ovo je jedini način pristupa svojstvima mape.) Postoji i mogućnost prijelaza ravno na Postavke automatskog arhiviranja, što vam štedi korak nakon što otvorite ' ponovno unutar Svojstva mape.
U prozoru Svojstva mape kliknite karticu Automatsko arhiviranje kako biste pristupili postavkama za tu mapu.
Za većinu mapa, "Ne arhiviraj stavke upostavka ove mape ”uključena je prema zadanim postavkama. To znači da će se, kada se proces automatskog arhiviranja pokrene, mapa zanemariti i nijedna stavka u njoj neće biti arhivirana. Ako želite uključiti mapu, uključite opciju "Arhiviraj stavke u ovoj mapi koristeći zadane postavke".
Alternativno, ako želite da se postavke AutoArchive za ovu mapu razlikuju od zadanih, uključite "Arhiviraj ovu mapu koristeći ove postavke" i izmijenite postavke prema želji.
Ako u bilo kojem trenutku želite vratiti sve mape ukoristite zadane postavke, vratite se na File> Options> Advanced> AutoArchive Settings i kliknite gumb "Primijeni ove postavke na sve mape sada". To će promijeniti sve mape koje su uključene "Arhiviraj ovu mapu koristeći ove postavke" da su umjesto njih uključene "Arhiviranje stavki u ovoj mapi pomoću zadanih postavki".
Jednom kada dobijete zadane postavke automatskog arhiviranja,i postavke po mapi, postavljene na način na koji želite, možete ostaviti postupak da tiho radi u pozadini, oslobađajući prostor za vas i sprečavajući da vam se mape previše naduvaju.
