Számos e-mail szervezése és nyomon követéseaz irodában mindennapi munka lehet önmagának. Ma megvizsgáljuk a színkódok használatát, hogy megkönnyítsük az üzenet tárgyainak és a küldő személyek azonosítását.
Ez a szolgáltatás elérhető az Office 2007-bena kezdetektől, de még soha nem fedtük le, és erre figyelmen kívül hagytam. Miután egy ideig játszottam vele, rájöttem, hogy ez egy jó módszer a mindennapi e-mailek kezelésére. Itt átváltjuk az üzeneteket küldő névjegyeket, így könnyebben észrevehetők. A tárgy különféle színcsoportokba sorolása szintén hozzájárul a helyzet egyenes tartásához.
Színkód-küldők
Nyissa meg az Outlook alkalmazást, és kattintson a színkóddal megjelölni kívánt üzenet kiemeléséhez.
Lépjen az Eszközök elemre, majd a Szervezés elemre.
Megnyílik a Beérkezett üzenetek rendezési módjai, és ezt meg is akarjakattintson a Színek használata elemre. Most kiválaszthatja azt a színt, amelyet társítani szeretne az adott névjegyhez. Kiválaszthat egy speciális színt a csak az önnek küldött üzenetekhez is, amely jó módszer a csoportos és a személyes üzenetek megkülönböztetésére.
Íme egy példa arra, hogy mit lehet tenni a színekkel. Lehet, hogy csak pár színt szeretne létrehozni a legfontosabb feladó számára, bár egy kicsit túlmentem a példával.
Színkategóriák
Az üzenetek vizuális rendezésének másik hasznos módja a színkategóriák hozzáadása hozzájuk. Testreszabhatja, hogy mely e-mail témák kapcsolódnak az egyes színkategóriákhoz.
Az üzenet tetején lesz a kategóriájú színes sáv, és a jobb egérgombbal kattintson a sávra a szín megváltoztatásához.
A kategória megváltoztatásához kattintson a jobb gombbal egy üzenetre a Kategóriák szakasz alatt is.
Az egyes kategóriákat átnevezheti bármilyen értelmezésre.
Érdemes lehet új kategóriát létrehozni a különböző levelekhez. Lépjen a Műveletek kategorizálása és az Összes kategória elemre.
A Színkategóriák képernyőn kattintson az Új elemre, és adjon nevet és színt a kategóriának, és hozzá is rendelhet gyorsbillentyűt.
Most már rendezheti az e-mail üzeneteit a kategóriájuk típusa alapján.
Ha azt szeretné, hogy gyorsan megpillanthassa ae-mailben, hogy képet kapjon arról, mi van, a színkategóriák használata hasznos lehet. Remélhetőleg ez elindíthatja az e-mailek rendezését, így tudhatja, hogy mit szeretne az éles hajú főnökök.
