Outlook ti consente di creare e personalizzare la cartellavisualizzazioni in molti modi, come l'aggiunta e la rimozione di colonne o il raggruppamento e l'ordinamento dei messaggi. Puoi anche applicare regole per fare in modo che Outlook visualizzi i messaggi in diversi modi in base alle loro proprietà (come mittente, riga dell'oggetto o timestamp). Questo è chiamato formattazione condizionale. Diamo un'occhiata a come funziona.
Aggiornare: Uno dei nostri lettori ha portato alla nostra attenzione che la formattazione condizionale è disponibile solo sulla versione Windows di Outlook e non la versione macOS. Grazie Christy!
Iniziare
Per iniziare a configurare la formattazione condizionale, vai su Visualizza> Visualizza impostazioni.
Puoi anche accedere alle Impostazioni di visualizzazione avanzate facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione della cartella e selezionando il comando "Visualizza impostazioni".
La finestra Impostazioni vista avanzata consente di personalizzare la vista della cartella. Fai clic sul pulsante "Formattazione condizionale".
Questo ti porta alla finestra di formattazione condizionale che utilizzerai per impostare regole diverse per la formattazione dei messaggi.
Gli elementi visualizzati nelle "Regole per questa vista"elenco sono le regole predefinite fornite con una vista cartella non personalizzata. Ad esempio, puoi vedere che i "Messaggi non letti" sono visualizzati in grassetto, blu UI Segoe con una dimensione di 11 punti.
Come funzionano le regole
Le "regole" sono le condizioni che un messaggio haper incontrare Outlook per applicare la formattazione. Nelle regole predefinite, ad esempio, la regola "Messaggi non letti" è attivata quando un messaggio è contrassegnato come non letto. Quando questa regola è attivata, Outlook utilizza il carattere grassetto, blu e 11 punti dell'interfaccia utente Segoe per visualizzarla.
Outlook applica le regole in ordine dall'altola lista. Le regole più in alto nell'elenco hanno la precedenza sulle regole in basso. Come funziona in pratica? Supponiamo che tu abbia due regole, una in cima all'elenco che cambia il carattere in verde e una in basso nell'elenco che cambia il carattere in rosso. Se un messaggio soddisfa le condizioni di entrambe le regole, il carattere diventerà verde perché quella regola è più in alto nell'elenco: la regola che imposta il carattere su rosso viene ignorata.
Con le regole predefinite, puoi solo cambiare ilfont. Non puoi eliminare le regole predefinite, spostare l'ordine o modificare le condizioni per la regola. Puoi disattivare le regole predefinite, deselezionandole nell'elenco "Regole per questa vista".
Come aggiungere una nuova regola
Nella finestra Formattazione condizionale, fai clic sul pulsante "Aggiungi". Una nuova regola chiamata "Senza titolo" verrà aggiunta all'elenco. Assegna un nome alla regola e fai clic sul pulsante "Condizione".
La finestra Filtro consente di decidere la condizione o le condizioni che la posta deve soddisfare per essere formattata.
Useremo solo un semplice esempio qui e cercheremo di cercare i messaggi che sono stati inviati da "Rob Woodgate" e contengono la parola "Outlook" nel campo Oggetto.
Per fare ciò, fai prima clic sul pulsante "Da", che apre la rubrica e seleziona un contatto.
Quindi aggiungiamo "Outlook" nel campo "Cerca le parole", assicurandoci che l'opzione "Solo campo oggetto" sia selezionata dall'elenco a discesa "In". Fai clic su "OK" quando hai finito.
Torna nella formattazione condizionale, fare clic sul pulsante "Carattere".
Faremo messaggi corrispondenti ail filtro che impostiamo verrà visualizzato in viola e in grassetto. Imposta il tuo come preferisci, fai clic sul pulsante "OK", fai nuovamente clic su "OK" per chiudere la finestra Formattazione condizionale, quindi un'altra volta per chiudere la finestra Impostazioni vista avanzata.
Le regole vengono applicate immediatamente. Di seguito puoi vedere che i messaggi che soddisfano le nostre condizioni sono ora in grassetto e viola.
Questo è solo un semplice esempio: puoi aggiungerne molticondizioni, anche molto complesse. Tornando a quella finestra del filtro, puoi passare alla scheda "Altre scelte" per vedere una serie di condizioni aggiuntive che puoi scegliere.
Qui puoi scegliere di abbinare un messaggio se:
- È stata assegnata una categoria particolare
- È letto o non letto
- Ha allegati o nessun allegato
- È contrassegnato come priorità alta, normale o bassa
- È stato contrassegnato da te, da qualcun altro, da nessuno o contrassegnato come completo
- Il testo che stai cercando deve corrispondere al caso
- È una dimensione particolare, maggiore o minore di una dimensione particolare o tra due dimensioni
Passa alla scheda "Avanzate" e puoi creare condizioni complesse.
La scheda Avanzate ti consente di selezionare qualsiasi campoda qualsiasi parte di Outlook e selezionare una condizione che si desidera abbinare. Questo potrebbe essere abbastanza semplice, come ad esempio abbinare il mittente a un indirizzo esatto, ma hai molte opzioni tra cui scegliere. Supponiamo che desideri che la tua regola corrisponda alle email che hai ricevuto. Fare clic sul pulsante "Campo", selezionare "Campi data / ora", quindi fare clic sull'opzione "Ricevuto".
Fai clic sul menu a discesa "Condizione" per scegliere la tua condizione.
Le scelte sono molto più grandi di quanto ci si potrebbe aspettare:
- in qualsiasi momento
- Ieri
- Oggi
- Domani
- Negli ultimi 7 giorni
- Nei prossimi 7 giorni
- La settimana scorsa
- Questa settimana
- La prossima settimana
- Lo scorso mese
- Questo mese
- Il prossimo mese
- Sopra
- Acceso o dopo
- O prima
- Fra
- esiste
- Non esiste
E gli altri campi che puoi scegliere offrono quantità simili di opzioni.
Seleziona la tua condizione, aggiungi un valore e fai clic sul pulsante "Aggiungi all'elenco".
Puoi aggiungere all'elenco tutte le condizioni che desideri. Per darti un'idea di quanti campi ci sono, ecco uno sguardo al menu "Tutti i campi della posta".
Il menu "Tutti i campi di contatto" ha più di quattrocolonne di opzioni: così tante che non siamo riusciti a inserirle in uno screenshot sensibile. Quindi non esamineremo ciascuno dei campi e delle condizioni, ma ora sai dove sono e come usarli.
È possibile impostare più condizioni in una regola perottieni le cose come preferisci. Desideri che Outlook visualizzi i messaggi con un carattere rosso 16pt se provengono da un determinato contatto, ricevuto negli ultimi sette giorni, contengono una parola specifica nell'oggetto, e includere un allegato? Non è un problema.
Come eliminare una regola
Se hai creato una regola e non lo desideri piùè facile da eliminare. Nella finestra Formattazione condizionale, selezionare la regola che si desidera eliminare e fare clic sul pulsante "Elimina". Ricorda solo che puoi eliminare solo le regole che hai creato, non le regole predefinite integrate di Outlook.
Puoi aggiungere tutte le condizioni che desideri eavere tutte le regole che vuoi. E come ti abbiamo mostrato in precedenza, una volta impostate le regole di formattazione condizionale impostate nel modo desiderato, puoi copiare la vista in un'altra cartella o in tutte le cartelle, se lo desideri.
