Se hai appena iniziato a utilizzare Google Documenti,le sue ampie funzionalità e componenti aggiuntivi possono essere un po 'schiaccianti. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a iniziare con questa potente alternativa a Microsoft Word.
Che cos'è Google Docs?
Se hai già sentito parlare di Google Documenti, sentiti liberoper andare avanti. Se non ne hai mai sentito parlare prima, ecco un corso intensivo su ciò che devi sapere. Esamineremo le nozioni di base e ti aggiorneremo su cos'è Google Documenti e su come iniziare subito.
Google Docs è un word processor gratuito basato sul webofferto da Google come parte della sua suite per ufficio completa, Google Drive, per competere con Microsoft Office. Gli altri servizi principali inclusi nella suite basata su cloud sono Fogli (Excel) e Diapositive (Powerpoint).
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Google Documenti è disponibile su tutti i dispositivi epiattaforme; tutto ciò che serve è una connessione Internet e un browser Web (o, nel caso di dispositivi mobili, le app applicabili). Google fa il resto e gestisce il peso del sollevamento pesante mentre esegue il software nel cloud.
Documenti supporta diversi tipi di file, tra cui .doc, .docx .txt, .rtf e .odt, semplificando la visualizzazione e la conversione dei file di Microsoft Office direttamente da Google Drive.
E poiché Docs è un elaboratore di testi online, puoi condividere e collaborare con più persone sullo stesso documento, monitorando revisioni, modifiche e suggerimenti in tempo reale.
Ne hai sentito abbastanza? Iniziamo.
Come registrarsi per un account
La prima cosa che devi fare prima di poterlo fareutilizzare Google Documenti è una registrazione per un account Google (un account @gmail). Se disponi già di un account, passa alla sezione successiva. In caso contrario, esamineremo il modo semplice per creare un account Google e iniziare con Documenti.
Vai su accounts.google.com, fai clic su "Crea account", quindi su "Per me stesso".
Nella pagina successiva, dovrai fornire alcune informazioni per creare un account, come nome e cognome, nome utente e password.
Inoltre, devi verificare il tuo numero di telefono per assicurarti di essere un vero essere umano e non un bot.
Dopo aver verificato il tuo numero di telefono, ille pagine successive richiedono di fornire un indirizzo e-mail di recupero, la data di nascita e il genere, nonché di accettare l'informativa sulla privacy e i termini di servizio. Finiscilo e sei l'orgoglioso nuovo proprietario di un account Google.
Come creare un documento vuoto
Ora che hai un account Google, è il momento di creare il tuo primo documento. Vai su Google Documenti e posiziona il cursore sull'icona multicolore "+" nell'angolo in basso a destra.
Il + si trasforma in un'icona a matita blu; cliccaci sopra.
Suggerimento di Chrome Pro: Se stai utilizzando Google Chrome, puoi digitare docs.new nella Omnibox e premi Invio per creare e aprire automaticamente un nuovo documento vuoto.
Come importare un documento di Microsoft Word
Anche se non conosci Google Documenti, potresti farlohai già una raccolta di file di Microsoft Word che vorresti poter utilizzare. In tal caso, dovrai caricare tutti i tuoi documenti Word prima di poterli visualizzare. Anche se potrebbe non supportare alcune delle funzionalità e la formattazione più avanzate di alcuni documenti di Word, funziona abbastanza bene.
Quando si importa un documento di Word, è possibile utilizzareGoogle Documenti o Drive per caricare i tuoi file. Entrambi i metodi ti consentono di trascinare e rilasciare un file dal tuo computer direttamente nel browser Web per caricarli facilmente. Drive contiene tutti i file caricati, ma per comodità, quando vai alla home page di Documenti, mostra solo i file di tipo documento.
Dalla home page di Google Documenti, fai clic sull'icona della cartella in alto a destra, quindi fai clic sulla scheda "Carica".
Una volta caricato il file Word, Docs lo apre automaticamente, pronto per iniziare a modificare, condividere e collaborare.
Per aprire un documento di Word che desideri modificare, fai clic sul file con la "W" blu accanto al nome file dalla tua home page di Google Documenti.
Fai clic su Visualizza il file Word o modificalo in Documenti.
Quando hai finito con il documento, puoi farloscaricare nuovamente il documento in formato DOCX o PDF, ODT, TXT, HTML o EPUB. Fai clic su File> Scarica come, quindi fai clic sul formato desiderato e verrà scaricato direttamente nel punto in cui i file vengono salvati dal tuo browser.
RELAZIONATO: Come importare un documento di Word in Google Documenti
Come controllare l'ortografia in Google Documenti
Ora che hai pochi documenti, è ora di farloassicurati che l'ortografia e la grammatica siano corrette. Documenti è dotato di un correttore ortografico pronto per te: ogni volta che si scrive un errore di ortografia, sottolinea l'errore con una linea ondulata, che richiede di apportare una modifica.
Questo dovrebbe essere attivo per impostazione predefinita, ma puoi assicurarti in Strumenti> Ortografia> Sottolinea errori.
Per visualizzare correzioni e suggerimenti ortografici,fai clic con il pulsante destro del mouse sulla parola con la riga sotto. In alternativa, oppure premi Ctrl + Alt + X (Windows) o Comando + Alt + X (Mac) per aprire lo strumento Controllo ortografico e grammatica.
Un altro modo per accedere al controllo ortografico è fare clic sull'icona con una A e un segno di spunta. Questo abilita lo strumento e analizza il tuo documento per ortografia e grammatica.
Insieme a un correttore ortografico, Google Documenti viene caricato con un dizionario e un thesaurus integrati. Tutto quello che devi fare è evidenziare una parola, fare clic destro su di essa, quindi fare clic su "Definisci [parola]".
Anche se questo dovrebbe farti iniziare, abbiamo un approfondimento nel controllo ortografico e grammaticale di Documenti se desideri maggiori informazioni.
RELAZIONATO: Come controllare l'ortografia in Google Documenti
Come collaborare ai documenti con gli altri
Una delle migliori funzionalità di Google Documenti è lapossibilità di generare un link condivisibile che consenta a chiunque di esso di visualizzare, suggerire modifiche o modificare il documento. Invece di inviare un file avanti e indietro tra i collaboratori, puoi apportare modifiche e suggerimenti contemporaneamente, come se fossi rannicchiato sullo stesso computer in tempo reale. L'unica differenza è che ogni persona ha il proprio cursore di immissione testo da utilizzare sul proprio personal computer.
Dal documento che desideri condividere, fai clic supulsante blu "Condividi" per scegliere come e con chi si desidera inviare un collegamento al file. Puoi inserire manualmente gli indirizzi email o fare clic su "Ottieni link condivisibile" nell'angolo in alto per distribuire l'invito tu stesso.
Dal menu a discesa, è possibile modificare la potenza degli utenti condivisi sul file quando si seleziona una di queste opzioni:
- off: La condivisione è disabilitata. Se in precedenza hai condiviso un link con altri, non funzionerà più e revoca tutte le autorizzazioni che avevano una volta.
- Chiunque abbia il link può modificare: Fornisce agli utenti condivisi pieno accesso in lettura / scrittura. Tuttavia, non possono ancora eliminarlo dal tuo Drive: questo è solo per il contenuto del file.
- Chiunque abbia il link può commentare: Consente agli utenti condivisi di lasciare commenti, se lo si desidera: questo è ottimo per i progetti di gruppo.
- Chiunque abbia il link può visualizzare: Gli utenti condivisi possono visualizzare il file, ma non possono modificarlo in alcun modo. Questa è l'azione predefinita quando condividi un file e l'opzione migliore se stai provando a condividere un file per il download.
Puoi fare molto di più con questi link condivisibili, che funzionano anche con altri file di Drive e su dispositivi mobili. Per uno sguardo più approfondito su come funzionano questi collegamenti e su come generarli, dai un'occhiata al nostro post.
RELAZIONATO: Come creare collegamenti di download condivisibili per file su Google Drive
Come visualizzare tutte le modifiche recenti a un documento
Quando condividi documenti con altri, lo èdifficile tenere traccia di tutti i piccoli cambiamenti che si verificano se non sei presente. Per questo, c'è una cronologia delle revisioni. Google Documenti tiene traccia di tutte le modifiche che si verificano in un documento e le raggruppa in punti, mantenendo il disordine. Puoi anche ripristinare un file in una delle versioni precedenti elencate nella cronologia con un clic del mouse.
Puoi visualizzare un elenco di tutte le modifiche recenti facendo clic su File> Cronologia versioni> Vedi cronologia versioni.
RELAZIONATO: Come visualizzare le modifiche recenti al file di Documenti, Fogli o Presentazioni di Google
Come suggerire una modifica a un documento
Se sei il proprietario di un documento e lo farestipreferire che i collaboratori debbano suggerire modifiche al file (anziché modificarle direttamente), è possibile impostare l'autorizzazione di accesso su "Suggerimenti". Ciò consente ad altri di apportare una modifica a un documento senza la preoccupazione che altri si sporchino nel file. Quando un collaboratore effettua una modifica, il proprietario riceve una notifica e-mail relativa alla modifica suggerita e può scegliere di conservare o annullare la modifica.
Se cerchi in alto a destra nel documentofinestra, vedrai il tuo stato attuale. Se vedi "Suggerimenti", allora sei a posto. Se vedi "Modifica" o "Visualizzazione", fai clic su quel pulsante e quindi fai clic sull'opzione "Suggerimenti".
RELAZIONATO: Come suggerire una modifica in Google Documenti
Come trovare la parola e il conteggio delle pagine
Per impostazione predefinita, Google Documenti non visualizza la parolao conteggio pagine, ma è facile controllarli senza un conteggio manuale. Quindi, se hai un limite di parole rigoroso per un compito o ti piace tenere traccia dell'importo che scrivi, puoi vedere i dettagli delle tue fatiche con il conteggio delle parole. Puoi anche evidenziare il testo di qualsiasi paragrafo per verificare quante parole ci sono nella selezione.
Per visualizzare il conteggio parole / pagine del documento, fai clic su Strumenti> Conteggio parole o premi Ctrl + Maiusc + C su Windows e Comando + Maiusc + C su Mac.
Puoi anche trovare il conteggio delle parole per una specifica stringa di testo evidenziandolo e saltando indietro in Strumenti> Conteggio parole (o usando la combinazione di tasti).
RELAZIONATO: Come trovare la pagina e il conteggio delle parole in Google Documenti
Come utilizzare Google Documenti offline
Cosa succede se devi accedere a Google Documentima non hai una connessione Internet? Sebbene Google Documenti sia un prodotto basato sul Web, ciò non significa che non puoi utilizzarlo offline. Devi scaricare un'estensione per Chrome e assicurarti di abilitare il file per l'utilizzo offline in anticipo. Eventuali modifiche apportate al file vengono aggiornate alla successiva connessione a Internet.
Dopo aver scaricato l'estensione ufficiale perChrome, vai alla home page di Google Documenti e nell'angolo in alto a sinistra, fai clic sul menu Hamburger> Impostazioni. Una volta qui, attiva "Offline" in posizione On, quindi fai clic su "OK".
Per risparmiare spazio di archiviazione sul tuo computer locale,Google scarica e rende offline solo i file a cui si accede più di recente. Per abilitare manualmente un file, fai clic sull'icona con tre punti, quindi imposta “Disponibile offline” su Attivo.
RELAZIONATO: Come utilizzare Google Documenti offline
Come aggiungere i numeri di pagina a un documento
I numeri di pagina sono uno strumento visivo utilizzato per mostrare illettore su quale pagina sono attualmente. Ti aiutano anche a organizzare i fogli di carta fisici e a posizionarli nell'ordine corretto (sai, se li stampi). Google Documenti non genera automaticamente i numeri di pagina nei file, devi aggiungerli manualmente, ma è facile aggiungerli all'intestazione o al piè di pagina del documento.
Per aggiungere un numero di pagina a tutte le pagine, fare clic su Inserisci> Intestazione e numero di pagina> Numero di pagina. Vedrai una finestra pop-up in cui puoi scegliere uno stile di numero di pagina.
RELAZIONATO: Come aggiungere i numeri di pagina a Google Documenti
Come controllare i margini in Google Documenti
I margini sono lo spazio bianco che confina con il tuodocumento su tutti i lati. Poiché i margini creano un bordo invisibile, quando si riduce la dimensione del margine, si aumenta la quantità di spazio utilizzabile sulla pagina. Se devi modificare la quantità di spazio sui bordi di tutte le pagine di un file, devi gestirne i margini con il righello lungo il lato e la parte superiore del documento.
Se preferisci inserire manualmente i margini, fai clic su File> Imposta pagina, inserisci la quantità di spazio bianco che vuoi vedere su ciascun lato, quindi fai clic su "OK".
RELAZIONATO: Come controllare i margini in Google Documenti
Come aggiungere una casella di testo a un documento
L'aggiunta di caselle di testo a Google Documenti è un ottimo modoevidenziare informazioni pertinenti e attirare l'attenzione su elementi specifici di un documento. Tuttavia, crearne uno non è un processo semplice ed è nascosto in un luogo improbabile: dalla funzione Disegno.
Per accedere al menu Disegno, vai su Inserisci> Disegno e fai clic sull'icona della casella di testo nella barra dei menu.
Ora fai clic e trascina il mouse per creare una casella di testo nello spazio fornito, quindi aggiungi il testo desiderato.
Fare clic su "Salva e chiudi" per inserire la casella di testo nel documento al termine.
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Come aggiungere un sommario
Un sommario è un modo per mostrare ai lettori ciascunoargomento / capitolo elencato nel documento. Questa funzione ne genera automaticamente una e utilizza collegamenti che passano a ciascuna sezione quando si fa clic. Quindi, se si dispone di un documento di grandi dimensioni, questo consente a chiunque di accedere rapidamente a parti specifiche senza la necessità di scorrere l'intero documento.
Fare clic su Inserisci> Sommario, quindi fare clic susu una delle due opzioni fornite. La prima opzione è un sommario a testo semplice con numeri sul lato destro destinati ai documenti stampati. La seconda opzione non utilizza i numeri di pagina ma inserisce invece collegamenti ipertestuali che passano alla sezione indicata per la visualizzazione online dei documenti.
Si noti che per creare un generato automaticamentesommario che rimanda a sezioni specifiche del documento, è necessario formattare ciascun capitolo o titolo utilizzando gli stili di intestazione incorporati di Google Documenti. Ciò consente a Documenti di sapere come popolare la tabella e aggiungere collegamenti selezionabili.
RELAZIONATO: Come creare un sommario in Google Documenti
I migliori componenti aggiuntivi di Google Documenti
Ora che hai imparato tutte le basi di GoogleDocumenti, puoi diventare un vero utente esperto con l'aggiunta di componenti aggiuntivi. I componenti aggiuntivi sono molto simili alle estensioni per i browser Web, ma sono specifici di Google Documenti e consentono di ottenere funzionalità aggiuntive da sviluppatori di terze parti. È possibile installare strumenti per aumentare la produttività con correttori di bozze aggiuntivi, app per la firma di documenti, un traduttore nel documento e persino un creatore di rubriche per gli insegnanti.
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