Organizzare e tenere traccia di numerose e-mailin ufficio ogni giorno può essere un lavoro a sé stante. Oggi diamo un'occhiata all'utilizzo dei codici colore per facilitare l'identificazione degli oggetti dei messaggi e di chi li sta inviando.
Questa funzionalità è stata disponibile in Office 2007dall'inizio, ma non l'abbiamo ancora coperto, ed è stato qualcosa che ho trascurato. Dopo averci provato per un po ', tuttavia, ho scoperto che è un buon modo per gestire la moltitudine di e-mail che ricevo ogni giorno. Qui esamineremo i contatti coloranti che inviano messaggi in modo che siano più facili da individuare. Anche categorizzare l'argomento in diversi gruppi di colori sembra aiutare a mantenere le cose dritte.
Mittenti di codici colore
Apri Outlook e fai clic per evidenziare il messaggio che vuoi colorare con il codice.
Vai su Strumenti e poi Organizza.
Modi per organizzare Posta in arrivo si apre e si desiderafai clic su Usa colori. Ora puoi selezionare il colore che vuoi associare a quel contatto. Puoi anche scegliere un colore specifico per i messaggi inviati solo a te, utile per distinguere tra messaggi di gruppo e personali.
Ecco un esempio di cosa si può fare con i colori. Tuttavia, potresti voler creare solo un paio di colori per il mittente più importante, con questo esempio sono andato un po 'fuori bordo.
Categorie di colore
Un altro modo utile per organizzare visivamente i tuoi messaggi è l'aggiunta di categorie di colori ad essi. È possibile personalizzare gli oggetti e-mail correlati a ciascuna categoria di colore.
Il messaggio avrà la barra dei colori della categoria nella parte superiore ed è possibile fare clic con il tasto destro del mouse sulla barra per cambiare il colore.
È inoltre possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio nella sezione Categorie per modificare la categoria.
Puoi rinominare ogni categoria in qualunque cosa abbia senso per te.
Potresti voler creare una nuova categoria per diverse mail. Vai a Azioni categorizza e Tutte le categorie.
Nella schermata Categorie colore fai clic su Nuovo e dai un nome e un colore alla categoria, puoi anche assegnare una scorciatoia da tastiera.
Ora puoi ordinare i tuoi messaggi e-mail in base al tipo di categoria in cui si trovano.
Se vuoi essere in grado di dare un'occhiata veloce al tuoe-mail per avere un'idea di cosa c'è, usando le categorie di colore può essere utile. Spero che questo possa farti iniziare a organizzare le tue e-mail in modo che tu sappia cosa vogliono i capi con i capelli a punta che fai in modo più efficace.
