Microsoft Office ti consente di crittografare il tuo Officedocumenti e file PDF, che non consentono a nessuno di visualizzare il file a meno che non dispongano della password. Le versioni moderne di Office utilizzano la crittografia sicura su cui puoi fare affidamento, supponendo che tu abbia impostato una password complessa.
Le istruzioni seguenti si applicano a Microsoft Word, PowerPoint, Excel e Access 2016, ma il processo dovrebbe essere simile in altre versioni recenti di Office.
Quanto è sicura la protezione con password di Microsoft Office?
Funzionalità di protezione password di Microsoft Officeho avuto un brutto rap in passato. Da Office 95 a Office 2003, lo schema di crittografia era molto debole. Se si dispone di un documento protetto da password con Office 2003 o una versione precedente, la password può essere facilmente e rapidamente ignorata con un software di cracking delle password ampiamente disponibile.
Con Office 2007, Microsoft è diventata più seriasulla sicurezza. Office 2007 è passato a Advanced Encryption Standard (AES) con una chiave a 128 bit. Questo è ampiamente considerato sicuro e significa che Office ora utilizza una crittografia forte e reale per proteggere i documenti quando si imposta una password. Abbiamo testato la funzionalità di crittografia PDF e abbiamo scoperto che utilizza la crittografia AES a 128 bit anche su Office 2016.
Ci sono due grandi cose che devi fare attenzioneper. Innanzitutto, solo le password che crittografano completamente il documento sono sicure. Office consente inoltre di impostare una password per "Limitare la modifica" di un file, in teoria, consentendo alle persone di visualizzare un file ma non modificarlo senza una password. Questo tipo di password può essere facilmente crackato e rimosso, consentendo alle persone di modificare il file.
Inoltre, la crittografia di Office funziona bene solo sestai salvando in formati di documento moderni come .docx. Se si salva in formati di documenti meno recenti come .doc, che sono compatibili con Office 2003 e precedenti, Office utilizzerà la versione precedente e non sicura della crittografia.
Tuttavia, fintanto che stai salvando i tuoi file nei moderni formati di Office e utilizzando l'opzione "Crittografa con password" anziché l'opzione "Limita modifica", i tuoi documenti dovrebbero essere sicuri.
Come proteggere con password un documento di Office
Per proteggere con password un documento di Office, innanzituttoaprilo in Word, Excel, PowerPoint o Access. Fai clic sul menu "File" nell'angolo in alto a sinistra dello schermo. Nel riquadro Informazioni, fai clic sul pulsante "Proteggi documento" e seleziona "Crittografa con password".
Il pulsante è chiamato solo "Proteggi documento" inMicrosoft Word, ma ha un nome simile in altre app. Cerca "Proteggi cartella di lavoro" in Microsoft Excel e "Proteggi presentazione" in Microsoft PowerPoint. In Microsoft Access, vedrai semplicemente un pulsante "Crittografa con password" nella scheda Informazioni. I passaggi altrimenti funzioneranno allo stesso modo.
NOTA: Se vuoi solo limitare la modifica del documento, puoi scegliere "Limita modifica" qui, ma come abbiamo detto, non è molto sicuro e può essere facilmente aggirato. È meglio crittografare l'intero documento, se possibile.
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Immettere la password con cui si desidera crittografare il documento. Ti consigliamo di scegliere una buona password qui. Le password deboli possono essere facilmente indovinate dal software di cracking se qualcuno accede al documento.
avvertimento: Perderai l'accesso al documento se dimentichi la password, quindi tienilo al sicuro! Microsoft consiglia di annotare il nome del documento e la sua password e conservarlo in un luogo sicuro.
Quando un documento viene crittografato, vedrai il messaggio "È necessaria una password per aprire questo documento" nella schermata Informazioni.
La prossima volta che apri il documento, vedrai una casella "Inserisci la password per aprire il file". Se non inserisci la password corretta, non sarai in grado di visualizzare il documento.
Per rimuovere la protezione con password da adocumento, fare clic sul pulsante "Proteggi documento" e selezionare nuovamente "Crittografa con password". Immettere una password vuota e fare clic su "OK". Office rimuoverà la password dal documento.
Come creare un file PDF protetto da password
Puoi anche esportare un documento di Office in un PDFfile e password proteggono quel file PDF. Il documento PDF verrà crittografato con la password fornita. Funziona con Microsoft Word, Excel e PowerPoint.
Per fare ciò, apri il documento, fai clic sul pulsante del menu "File" e seleziona "Esporta". Fai clic sul pulsante "Crea PDF / XPS" per esportare il documento come file PDF.
Fai clic sul pulsante "Opzioni" nella parte inferiore della finestra di dialogo di salvataggio che appare. Nella parte inferiore della finestra delle opzioni, abilita l'opzione "Crittografa il documento con una password" e fai clic su "OK".
Immettere la password con cui si desidera crittografare il file PDF e quindi fare clic su "OK".
Al termine, inserisci un nome per il file PDF e fai clic sul pulsante "Pubblica". Office esporterà il documento in un file PDF protetto da password.
avvertimento: Non sarai in grado di visualizzare il file PDF se dimentichi la password. Assicurati di tenerne traccia o perderai l'accesso al tuo file PDF.
Dovrai inserire la password del file PDF quandolo apri. Ad esempio, se apri il file PDF in Microsoft Edge, il visualizzatore PDF predefinito di Windows 10, ti verrà chiesto di inserire la password prima di poterla visualizzare. Questo funziona anche con altri lettori PDF.
Questa funzione può aiutare a proteggere i documenti particolarmente sensibili, soprattutto quando li memorizzi su un'unità USB o in un servizio di archiviazione online come Microsoft OneDrive.
Crittografia dell'intero disco come Device Encryption eBitLocker su un PC Windows o FileVault su un Mac è più sicuro e indolore per proteggere tutti i documenti sul tuo computer, tuttavia, in particolare se il tuo computer viene rubato.
