Outlook 2013 מאפשר לך להקצות קטגוריות לדבריםולהתאים אישית את הקטגוריות האמורות. העניין עם הקטגוריות הוא שהם אוניברסליים בכל Outlook, והאם אתה יכול להקצות כל קטגוריה לשילוב מקלדת. כך תוכלו לסווג דוא"ל, אירועי לוח שנה והערות באמצעות מספר מקשי מקשים מהירים.
במהלך החודשים האחרונים דיברנו נהדרלהתמודד עם Outlook 2013 ועל חלקיו השונים. דיברנו על שליטה בתכונות החשובות ביותר שלה, כמו למשל לחבר ולשלוח דוא"ל, כמו גם ליצור ולנהל אנשי קשר ואפילו לייבא את אנשי הקשר שלך ב- Gmail. כיסינו גם את שאר הדברים האחרים של Outlook, כמו כיצד ניתן ליצור רשימות משימות כדי לשמור על בריאותך במשימה. וכמובן, יש את לוח השנה החשוב ביותר, שהוא חיוני לכל מי שרוצה לשמור על לוח זמנים באופן יעיל.
מה שהכל אומר זה שאתה יכול לעשות מעולההתמודד עם זה בכדי לעזור לנהל טוב יותר את העבודה העמוסה שלך ואפילו בחיים האישיים. לפני שנסקור את מבטנו על Outlook 2013, עם זאת, הרגשנו שעלינו רק לכסות בקצרה את שני ההיבטים שנותרו לנו לציין: קטגוריות וחיפוש.
אודות הקטגוריות האלה
כדי להתאים אישית את הקטגוריות שלך, לחץ עללחץ על כפתור "סיווג" ואז בחר "כל הקטגוריות ..." מהתפריט הנפתח. באמצעות דו-שיח זה תוכלו ליצור קטגוריות חדשות, למחוק קטגוריות ישנות, לשנות שם, לשנות צבעים ולהקצות מקשי קיצור.
שימו לב בתמונת המסך הבאה, כיצד הקצנו את "CTRL + F2" לקטגוריה הכחולה.
עכשיו, למשל, אתה יכול להחיל קטגוריות עלכל דבר שאתה רוצה. קח את הדוגמא המטופשת שלנו למטה, יש לנו את המשימה שלנו "לחיות la vida loca" וסימנו אותה בקטגוריות אישיות (סגול) ודחופות (אדום).
זכור טיפ זה מועיל מאוד: ברגע שתקצה מקשי קיצור לקטגוריות שלך ותתחייב את הקטגוריות שלך לזיכרון, הם יכולים לבצע עבודה מהירה מארגון דואר, פגישות ופריטים אחרים של Outlook.
לדוגמה, הנה כותרת דוא"ל של אהודעה בתיבת הדואר הנכנס שלנו, סימנו אותה בקטגוריית העבודה. מעתה, אם עלינו לחפש הודעה ספציפית זו, נוכל להשתמש בקטגוריות כדי לסנן הודעות שאינן קשורות.
היה מודע לכך שאתה יכול לסמן במהירות משימות,הודעות דוא"ל ופריטים אחרים של Outlook במהירות עם קטגוריית ברירת מחדל, כגון בתמונה המסך הבאה. כאן סימנו כמה משימות כדחיפות פשוט על ידי לחיצה על התיבה הקטנה בעמודה CATEGORIES.
ברור שקטגוריות יכולות לעזור מאוד,והם תכונה בלתי מובטחת ברובם ב- Outlook. למד להשתמש בהם ביעילות ותוכל לשמור על כל הדברים שלך מסודרים בתחומי הקטגוריה הקשורים בה.
חיפוש פשוט ב- Outlook
בואו נעטוף את זה על ידי דיבור קצרחיפוש פריטים ב- Outlook. אנו מתכוונים לכך לחול בעיקר על דואר, אך החיפוש נמשך לאורך כל היישום. כשאתה לוחץ על חלונית החיפוש, כגון בתיבת הדואר הנכנס (או כל תיקיית דואר אחרת), הסרט ישתנה כדי לספק לך שפע של כלי חיפוש.
מדוע כל הדברים האלה כאן? פשוט, ככל שדרכים רבות יותר לחפש הודעה, הסיכוי שלך למצוא אותה יהיה טוב יותר. ראה כאן בתצלום המסך הבא, אנו לוחצים על כפתור ה"נושא "ונוכל למלא את החלל המתאים במה שאנחנו רוצים שהנושא יכיל. במקרה זה אנו רוצים למצוא נושאים הנוגעים ל"עבודה ".
שימו לב, התוצאות שצצות הן למעשה משימות, המדגימה כיצד Outlook מחזירה תוצאות חיפוש מכל מה שהיא מאחסן.
אם למקסם את כישורי החיפוש שלך ב- Outlookמעניין אותך, אתה יכול לחתוך את העומס במהירות על ידי הקצת זמן וניסוי האפשרויות של סרט החיפוש. זכור כי אם התוצאות שלך רחבות ומגוונות מדי, אתה תמיד יכול לצמצם את ההיקף שלך באמצעות כלי Scope שכותרתו כראוי.
לבסוף, אם אתה מרגיש צורך בעוצמה ובשליטה מוחלטת בחיפוש שלך, נסה להשתמש בטופס 'חיפוש מתקדם' שנמצא על ידי לחיצה על כפתור "כלי חיפוש" בקטע אפשרויות.
השימוש בטופס 'חיפוש מתקדם' הוא הרחוק והדרך הטובה ביותר, ללא שטויות, לחפש ב- Outlook, אך בכל דרך שתשתמש בה, אנו בטוחים שתמצא כיצד למצוא את הדברים שלך בתוך זמן קצר.
אפשרויות חיפוש
Outlook עובד עם Windows Search, עליו כתבנו סדרה שלמה זמן קצר לאחר מכן. אפשרויות אלה משפיעות על אופן החיפוש של פריטים הן ב- Windows והן ב- Outlook.
שים לב, אם תלחץ על "אפשרויות אינדקס ..." תעשה זאתפתח את לוח הבקרה של אפשרויות אינדקס, שם תוכל להתאים את אופן הצמדת האינדקס של אינדקס החיפוש של Windows או אם. שאר האפשרויות הללו עוסקות בעיקר בתוצאות חיפוש, כגון אופן הצגתן וממנו מוצגות תוצאות.
קטגוריות וחיפוש הן שתי תכונות בלתי מובנותאתה יכול להוסיף לרפרטואר Outlook שלך, שיעקב את חוויית Office שלך בצורה די יפה. אם אתה משתמש ב- Outlook בהרחבה ומקבל דוא"ל רב, יוצר פגישות לוח שנה רבות או מייצר רשימות משימות ארוכות, אז היכולת לא רק לארגן אותם היא חשובה, אלא שיש לך את היכולת לחפש כל דבר, במיוחד אם אתה יודע מה שאתה מחפש לא יסולא בפז.
