אם אתה עובד במשרד, אז הסיכוי הואאתה מבלה זמן רב בהתמודדות עם דוא"ל, ככל הנראה ב- Microsoft Outlook. כדאי לקחת קצת זמן כדי ש- Outlook יציג את המידע הדרוש לך. לדוא"ל, הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא עם תצוגות תיקיות. כך הם עובדים.
מהי תצוגת תיקיות?
בכל מקום בו אתה שומר את הדוא"ל שלךOutlook - בין אם מדובר בתיבת הדואר הנכנס, פריטים שנשלחו, ארכיון, פריטים שנמחקו או כל מקום אחר - היא תיקיה. כל אחת מהתיקיות נראית זהה כברירת מחדל, עם עמודות הכוללות מטא נתונים לגבי הדוא"ל, כמו השולח, הנושא, התאריך והשעה שהתקבלו וכן הלאה. Outlook מקבץ את הדוא"ל לפי תאריך (עם האחרונה בחלקו העליון), מסנן הודעות שלא נקראו בטקסט כחול מודגש ומציג הודעות שקראת בגופן שחור רגיל.
זה תצוגת תיקיות ברירת מחדל.
אבל אתה יכול לשנות תצוגה זו אם תרצה. אתה יכול ליצור תצוגה אחרת עבור כל תיקיה, או שאתה יכול ליצור תצוגת תיקיות שאתה אוהב ולהחיל אותה על כל תיקיה. ב- Outlook יש אפילו כמה תצוגות מובנות חלופיות בהן אתה יכול להתחיל.
כיצד לשנות לתצוגה מובנית אחרת
ראשית, נעבור לאחת מהתצוגות המובנות האחרות על ידי לחיצה על תצוגה> שנה תצוגה.
התצוגה הקומפקטית היא תצוגת ברירת המחדל בה משתמשים בכל תיקיות, אך באפשרותך לשנות לאחת משתי האחרות:
- יחיד: זה מסיר את קיבוץ לפי תאריך ומציג את כל ההודעות שלך ברשימה פשוטה.
- תצוגה מקדימה: זה (באופן קצת אינטואיטיבי) מסיר את החלונית תצוגה מקדימה.
כיצד להתאים אישית את התצוגה הקיימת
ניתן להתאים אישית את תצוגת התיקיות הנוכחית על ידי לחיצה על תצוגה> הגדרות תצוגה.
פעולה זו פותחת את חלון הגדרות התצוגה המתקדמות, בו תוכלו לשנות כל מיני דברים הנוגעים לתצוגה.
נשנה את העמודות המוצגות ואת הגדרות המיון כדוגמה. לחץ על "עמודות" כדי לפתוח את חלון הצג עמודות.
בחר "הזכר" בעמודה הימנית, לחץ על כפתור "הסר" ואז לחץ על "אישור."
בחזרה בחלון הגדרות התצוגה המתקדמת, לחץ על כפתור "מיין" כדי לפתוח את חלון המיון.
בתפריט הנפתח "מיין פריטים לפי", בחר "מ" ואז לחץ על "אישור."
כעת לחץ על "אישור" בהגדרות התצוגה המתקדמות. תצוגת התיקיה השתנתה כעת כך שהעמודה "הזכר" מוסתרת והתיקיה ממוינת על ידי האדם ששלח את הדואר.
אלה רק שתי דוגמאות מהירות למה שאתה יכוללעשות. ניתן להוסיף או להסיר המון עמודות שונות, לקבץ ולמיין הודעות בדרכים שונות ואף לשנות את הגופנים והסגנונות המשמשים להצגת הודעות. הסתובב עם האפשרויות השונות כדי למצוא את מה שהכי מתאים לך.
החל תצוגה על תיקיות אחרות
לאחר שתתאים אישית את התצוגה שלך, תוכל להגיש בקשהאותה תצוגה לכל תיקיה אחרת ללא צורך להתאים אישית כל אחת מהן. לחץ שוב על תצוגה> הצג הגדרות והפעם, לחץ על הפקודה "החל תצוגה נוכחית על תיקיות אחרות".
בחר את התיקיות עליהן ברצונך להחיל את התצוגה ולחץ על "אישור."
אתה יכול לבחור כמה תיקיות (או תיקיות משנה) שאתה רוצה.
שמור תצוגת תיקיות בהתאמה אישית
אתה יכול גם לשמור על התצוגה המותאמת אישית שלך כתבנית, כך שתוכל להחיל אותה על תיקיות אחרות בעתיד. לחץ שוב על תצוגה> הגדרות תצוגה ובחר בפקודה "שמור תצוגה נוכחית כתצוגה חדשה".
פעולה זו פותחת את החלון העתק תצוגה, שם אתה יכול לתת לתצוגה שלך שם ולבחור מי יכול לראות את התצוגה. לחץ על "אישור" כשתגדיר הכל.
אם תלחץ שוב על תצוגה> הגדרות תצוגה, Outlook מציג את התצוגה החדשה שלך כאפשרות זמינה. לחץ על "נהל תצוגות" כדי לראות את כל התצוגות שאליהן יש לך גישה.
חלון ניהול כל הצפיות מאפשר לך להוסיף, לערוך ולמחוק תצוגות, כמו גם לראות את ההגדרות החלות על כל תצוגה.
צור תצוגה מגרד
אם ברצונך ליצור תצוגה חדשה לגמרי, לחץ על הכפתור "חדש" בחלון 'ניהול כל התצוגה'. זה פותח את חלון יצירת תצוגה חדשה.
בחר את סוג תצוגת הבסיס שברצונך להתחילולחץ על כפתור "אישור". חלון הגדרות התצוגה המתקדמת נפתח ותוכל להתאים אישית את התצוגה שלך באופן שאתה רוצה. כשתסיים, לחץ על "אישור" עד שתחזור לחלון נהל את כל התצוגות ולחץ על "החל תצוגה" כדי להחיל את התצוגה על התיקיה הנוכחית.
לאחר שיצרת תצוגה חדשה, תוכל להחיל על כל תיקיה אחרת, להתאים אותה עוד יותר או להשתמש בה כבסיס לתצוגה נוספת אחרת.
הסר התאמות אישיות מהתצוגה
אם ביצעת כמה התאמות אישיות שלךבתצוגה קיימת, אתה יכול לחזור בקלות לתצוגה הקיימת. זוהי דרך טובה לנסות דברים בלי שתצטרך לדאוג לבטל אותם אם השינויים לא יעבדו עבורך. לחץ על תצוגה> אפס תצוגה כדי להסיר התאמות אישיות שנשמרו מהתיקיה הנוכחית.
בעזרת כלי תצוגה אלה בידך אתה יכול לגרום לתיקיות שלך לעבוד בדיוק כמו שאתה רוצה, ולהתחיל לאלף את רשימת ההודעות הצפופה.
