Mes rekomenduojame naudoti OHIO (tik tvarkyti vieną kartą)sutvarkykite savo el. Esminė OHIO dalis yra el. Pašto adresų, kuriuos turite saugoti, archyvavimas - išmeskite juos iš savo pašto dėžutės! Štai kodėl archyvavimas yra labai svarbus ir kodėl neturėtumėte jaudintis dėl aplankų.
Kodėl reikia archyvuoti savo el
Trumpas mūsų OHIO straipsnio vaizdas: jūsų gautieji nėra archyvas, šiukšliadėžė, kartotekos dėžė ar sąvartynas. Tai gautieji!
Kai turite šimtus ar tūkstančius el. Laiškųjūsų pašto dėžutėje, jie greitai bus palaidoti. Nepastebimas yra protas. Daug sunkiau rasti konkrečius el. Laiškus, jis priverčia jūsų pašto klientą dirbti lėčiau (net jei el. Laišką pasiekiate naudodamiesi naršykle, pvz., „Gmail“), ir jis gali sunaudoti saugyklos vietą, jei telefone naudojate „Outlook“ ar „Apple Mail“.
Esmė: nėra prasmės laikyti visus el. Laiškus gautuosiuose ir daugybė rimtų priežasčių to nedaryti.
Turėdami tai omenyje, turite tvarkyti el. Laišką (atsakyti į / persiųsti jį, paversti užduotimi, nustatyti susitikimą) ir tada el. Laišką ištrinti arba archyvuoti. Štai kaip turėtumėte tai padaryti.
SUSIJĘS: Pamirškite „Nulinę gautųjų“: naudokite OHIO, kad sutvarkytumėte el. Laiškus
Kur turėtumėte archyvuoti savo el
El. Laiškai turėtų būti perkelti į archyvo aplanką. Jie neturėtų patekti į vieną iš kelių šimtų kruopščiai tvarkomų aplankų; jie turėtų patekti į vieną Archyvo aplanką.
Tai gana drąsus teiginys, todėl reikia šiek tiek pagrindimo.
Pirma, aplankų hierarchijai nustatyti reikia laikopalaikykite ir prižiūrėkite laiką, kurį būtų geriau praleisti tvarkant el. laiškus. Antra, gali prireikti nemažai pastangų, kad nuspręstumėte, kur turėtų būti el. Laiškas - ar jūsų kolegos el. Laiškas, kodėl jie gali praleisti projekto terminą, patenka į to projekto aplanką? Aplankas tam asmeniui? Pamokų aplankas? - ir sprendimų priėmimas užima daug laiko ir reikalauja laiko. Galiausiai gali būti beprotiškai sunku rasti el. Laiškus vėliau, kai jie gali būti viename iš kelių katalogų, o kiekviename aplanke yra šimtai el. Laiškų.
Dėl vieno archyvo lengva perkelti savolaiškus iš gautų laiškų, nes jums nereikia naudoti jokių mąstymo ar sprendimų priėmimo šaltinių. Tiesiog tvarkote paštą ir perkelkite jį į savo archyvą. Tai negali būti paprasčiau, o kai bandai išlikti nesibaigiantis el. Pašto srautas, norisi, kad procesas būtų kuo paprastesnis ir lengvesnis. Kiekvienas sunkumas ar sudirginimas yra padidinamas mastu, todėl tai, kas sukelia nedidelį susierzinimą ar sugaišta laiką vienam el. Laiškui, bus milžiniškas susierzinimas ir sugaišta šimtams el. Laiškų.
Kai kuriems žmonėms tai bus sveikintinas palengvinimaskankinti aplanko struktūrą, tačiau kai kuriems kitiems žmonėms teks įkvėpti popierinį maišelį, turint mintyje prarasti kruopščiai suplanuotą, painų, logišką, gražus aplanko struktūra. Jei tai jūs, tada, deja, tai bus sunku nuryti. Mes suprantame jūsų skausmą, net jei esame tikri, kad ilgalaikė vieno archyvo nauda daugiau nei kompensuos trumpalaikį skausmą keičiant jūsų sistemą
Kaip archyvuoti savo el. Laiškus kartu
Turbūt atrodo akivaizdu, kad archyvuoti savolaiškus, kuriuos tereikia perkelti į aplanką „Archyvas“, ir jūs dėl to teisus. Bet jei gautuosiuose turite šimtus ar tūkstančius el. Laiškų, juos perkelti atskirai bus gana baisu. Idealiu atveju jums reikia rasti būdą, kaip juos perkelti dideliais kiekiais.
Jei naudojate tokį klientą kaip „Microsoft Outlook“ar „Apple Mail“, nesunku masiškai pasirinkti laiškus. Spustelėkite el. Laišką gautuosiuose, slinkite žemyn, paspauskite klavišą SHIFT klaviatūroje ir pasirinkite kitą el. Pašto adresą. Bus pasirinkti visi el. Laiškai nuo pirmojo iki antrojo. Galite nuvilkti juos į savo archyvo aplanką arba naudoti mygtuką Archyvas. Kaip ir diskelio piktograma, naudojama pavaizduoti Išsaugoti, yra ir standartinė Archyvo piktograma, kuri atrodo kaip tradicinis kartono archyvo dėžutė. Tai yra „Outlook“ ir „Apple Mail“ (tiek kliento, tiek mobiliųjų programų) mygtukams Archyvuoti.
Jei naudojate „Outlook“ klientą, taip pat galitesukurkite „Quick Step“ veiksmą, kuris pažymės visus pasirinktus el. laiškus kaip perskaitytus ir perkels juos į katalogą Archyvas vienu mygtuko paspaudimu (arba klaviatūros klavišu).
Jei nusprendėte pradėti švieži, tuomet galitevisada pasirinkite visus el. laiškus gautuosiuose naudodami „Ctrl“ + A spartųjį klavišą („Command + A“ „Mac“) ir juos archyvuodami. Negalime jums pasakyti, ar tai yra teisinga priemonė, tačiau jūs tikrai labai greitai gausite tuščią pašto dėžutę.
Žiniatinklio sąsajoje, pvz., „Gmail“, galite pasirinkti puslapį vienu metu spustelėdami žymimąjį langelį puslapio viršuje.
Kai pasirinksite el. Laiškus, spustelėkite Archyvuoti, kad juos perkeltumėte.
Neįmanoma pasirinkti visų klavišųlaiškus „Gmail“ gautuosiuose (nors * + a pasirenka visus el. laiškus puslapyje), bet kai pasirinksite visus el. laiškus puslapyje, virš el. laiškų pasirodys pranešimų juosta, suteikianti galimybę pasirinkti visus el. jūsų gautuosiuose.
Spustelėkite šią nuorodą, norėdami pasirinkti visus el. Laiškus gautuosiuose. Pranešimų juosta pasikeis, kad galėtumėte atšaukti pasirinkimą.
Kiek el. Laiškų turėtumėte archyvuoti?
El. Laiškų, kuriuos norite archyvuoti iš karto, skaičiustikrai priklauso nuo jūsų. Kaip jau minėjome anksčiau, tuščių gautų laiškų turėjimas geriausiu atveju yra laikinas, o blogiausiu atveju - beveik neįmanomas. Jūs nekontroliuojate, kas patenka į jūsų gautuosius, nes bet kas, turintis jūsų adresą, gali jums ką nors atsiųsti. Taigi net jei jums pavyks ištuštinti gautuosius, jis neliks tuščias. Tai reiškia, kad nėra blogas tikslas, nes turėdamas tuščią pašto dėžutę, net trumpam, neabejotinai atimi šiek tiek spaudimo. Bet jis neliks tuščias, todėl el. pašto tvarkymas yra procesas,o ne tikslas. Ir, žinoma, nereikia archyvuoti el. Laiško, jei jo nereikia saugoti, galite jį ištrinti - tai puiki galimybė taupyti vietą.
Taigi užuot sutelkę visas savo pastangas įarchyvuodami (arba ištrindami) kiekvieną el. pašto dėžutę, sutelkite dėmesį į pasiekiamus tikslus, kurie sumažins jūsų el. pašto adresus. Tik jūs žinote, kas sumažins stresą el. Paštu, tačiau pavyzdžiai yra šie:
- Dienos pabaigoje neliko jokio aukšto prioriteto pašto
- Gautuosiuose nėra daugiau nei dviejų darbo dienų senumo laiškų
- Savaitės pabaigoje laiškų iš jūsų darbuotojų / vadybininko / klientų (ištrinti atitinkamai)
Sužinokite, koks el. Paštas sukelia jums didžiausią stresą. Tvarkykite ir archyvuokite (arba ištrinkite) tuos el. Laiškus kaip prioritetus.
SUSIJĘS: Kas yra „Inbox Zero“ ir kaip jūs galite jį pasiekti?
