Ons is altijd verteld dat het maken van een back-up van onze gegevensis een goed idee. Welnu, datzelfde concept kan zich ook uitstrekken tot e-mail. Misschien wilt u uw e-mail om de zoveel tijd archiveren, zoals maandelijks, driemaandelijks of zelfs jaarlijks.
We laten u zien hoe u e-mail archiveert in Outlook2013 en maak het gemakkelijk beschikbaar in het programma. Uw e-mail wordt opgeslagen in een .pst-bestand. Om e-mail te archiveren, verplaatsen we de e-mail naar een PST-archiefbestand.
OPMERKING: Wanneer u uw e-mail archiveert in een ander .pst-bestand, wordt alle e-mail die u wilt archiveren naar het archiefbestand verplaatst en is deze niet langer beschikbaar in het hoofd .pst-bestand.
Klik op het tabblad "Bestand" op het lint om uw e-mail te archiveren.
Klik in het scherm Accountgegevens op de knop 'Opruimtool' naast 'Postbus opruimen'.
Selecteer "Archive ..." in het vervolgkeuzemenu.
Het dialoogvenster Archief wordt weergegeven. Selecteer "Archiveer deze map en alle submappen" en selecteer een map om te archiveren. Als u al uw e-mail wilt archiveren, selecteert u het knooppunt met uw e-mailadres bovenaan.
Klik op de vervolgkeuzelijst 'Items archiveren ouder dan'lijst om de laatste datum te selecteren voor items die moeten worden gearchiveerd. Er verschijnt een kalender. Selecteer een datum in de huidige maand door op de datum te klikken of blader naar een andere maand om een datum te selecteren. Alle items die ouder zijn dan de geselecteerde datum worden gearchiveerd.
VERWANT: Hoe AutoArchive te beheren in Outlook 2010
Als u items wilt archiveren die niet zijn ingesteld om automatisch te worden gearchiveerd met AutoArchiveren, schakelt u het selectievakje "Items opnemen met" AutoArchiveren "in.
OPMERKING: AutoArchiveren in Outlook 2013 werkt op dezelfde manier als in Outlook 2010.
Klik op de knop "Bladeren" als u de locatie wilt wijzigen waar het archiefbestand wordt opgeslagen en de naam van het archiefbestand. Klik op OK wanneer u uw selecties hebt gemaakt.
Het gearchiveerde PST-bestand wordt opgeslagen op de gekozen locatie.
Merk op dat alle e-mailberichten die u hebt gekozenzijn niet meer beschikbaar in het hoofd .pst-bestand. Het gearchiveerde PST-bestand moet automatisch beschikbaar worden in Outlook. Als dit niet het geval is, klikt u op het tabblad 'Bestand'.
Klik in het blauwe paneel aan de linkerkant van het scherm 'Accountgegevens' op 'Openen en exporteren'.
Klik in het scherm "Openen" op "Outlook-gegevensbestand openen".
Het dialoogvenster "Outlook-gegevensbestand openen" wordt geopend. Navigeer naar de locatie waar u het gearchiveerde PST-bestand hebt opgeslagen, selecteer het en klik op OK.
In het linkerdeelvenster van het hoofdvenster van Outlook Mail wordt een sectie met de naam "Archieven" weergegeven en de gearchiveerde e-mails zijn beschikbaar.
Door e-mail te archiveren kunt u uw e-mails georganiseerd houden, waardoor u gemakkelijker oudere e-mails kunt vinden en uw inbox en mappen overzichtelijk kunt houden.
