Met Google Spreadsheets kunt u repetitieve taken automatiserenmet macro's, en u kunt ze vervolgens binden aan sneltoetsen om ze snel uit te voeren. Ze werken met Google Apps Script om uw acties vast te leggen voor later gebruik.
VERWANT: Leer hoe u Excel-macro's kunt gebruiken om vervelende taken te automatiseren
Wat zijn macro's?
Een macro - of macro-instructie - is een specifiekereeks acties waarmee u een reeks stappen kunt automatiseren om de productiviteit te verhogen. Ze werken door uw acties op te nemen en ze op te slaan in een bestand dat is gebonden aan de spreadsheet waarin ze zijn opgenomen.
Wanneer u een macro opneemt in Google Spreadsheets, is dit het gevalmaakt automatisch een Apps-script met alle code om uw acties voor u te repliceren. Dit betekent dat u complexe macro's kunt maken zonder te weten hoe u code moet schrijven. De volgende keer dat u het uitvoert, doet Spreadsheets alles wat u deed toen u de macro opnam. In wezen leert u Google Spreadsheets hoe u een document naar wens kunt bewerken met een enkele opdracht.
VERWANT: Hoe u uw Google-apps kunt opladen met de Script-editor
Macro's zijn een krachtige functie die in principe alles kan doen waar Sheets toe in staat is. Hier zijn slechts enkele voorbeelden van de functionaliteit:
- Pas opmaak en stijlen toe.
- Maak volledig nieuwe spreadsheets.
- Gebruik een functie, werkbalk, menu of functie van Google Spreadsheets.
De lucht is de limiet.
Een macro opnemen in Google Spreadsheets
Start een Google-spreadsheet en klik op Extra> Macro's> Macro opnemen.
Dit opent het opnamemenu onderaan het venster, met twee opties voor het vastleggen van uw acties:
- Absolute referenties: De macro voert alleen taken uit op de exacte cellen die u opneemt. Als u cel B1 cursief maakt, zal de macro alleen B1 cursief maken, ongeacht op welke cel u hebt geklikt.
- Relatieve verwijzingen: De macro voert taken uit op de geselecteerde cellen, ongeacht waar deze zich in het blad bevinden. Als u B1 en C1 cursief maakt, kunt u dezelfde macro opnieuw gebruiken om cellen D1 en E1 later cursief te maken.
Selecteer of u een absolute of relatieve referentie wilt, dan kunt u beginnen met klikken, formatteren en leren Sheets in welke volgorde u deze acties wilt repliceren.
Nadat u alle acties voor deze macro hebt vastgelegd, klikt u op 'Opslaan'.
Voer een naam in voor uw macro. Met Google kunt u ook snelkoppelingen maken voor maximaal tien macro's. Als u een macro aan een sneltoets wilt binden, voert u een cijfer in van 0-9 in de daarvoor bestemde ruimte. Wanneer u klaar bent, klikt u op 'Opslaan'.
VERWANT: Een Google-spreadsheet in Google Documenten invoegen
Als u de naam of snelkoppeling van uw macro moet aanpassen, kunt u een macro bewerken door te klikken op Extra> Macro's> Macro's beheren.
Pas in het geopende venster naar wens aan en klik vervolgens op "Update".
De volgende keer dat u op de snelkoppeling drukt die aan de macro is gekoppeld, wordt deze uitgevoerd zonder dat u het macromenu hoeft te openen vanaf de werkbalk.
Een macro uitvoeren in Google Spreadsheets
Als uw macro een absolute referentie is, kunt u de macro uitvoeren door op de sneltoets te drukken of naar Extra> Macro's> Uw Macro te gaan en vervolgens op de juiste optie te klikken.
Anders, als uw macro een relatieve referentie is,markeer de cellen in uw spreadsheet waarop u de macro wilt uitvoeren en druk vervolgens op de bijbehorende snelkoppeling, of klik erop vanuit Extra> Macro's> Uw Macro.
VERWANT: Hoe cellen te beschermen tegen bewerken in Google Spreadsheets
Macro's importeren
Zoals eerder vermeld, wanneer u een macro opneemt, is dezewordt gebonden aan de spreadsheet waarop u het hebt opgenomen. Maar wat als u een macro uit een andere spreadsheet wilt importeren? Hoewel het geen ongecompliceerde en eenvoudige taak is, kunt u het doen met deze kleine oplossing.
Omdat opgenomen macro's worden opgeslagen als functies in Google Apps Script, moet u om een macro te importeren de functie kopiëren en vervolgens in het macrobestand van het nieuwe blad plakken.
Open het Google-blad met de macro die u wilt kopiëren en klik vervolgens op Extra> Macro's> Macro's beheren.
Klik vervolgens op het pictogram 'Meer' naast de macro die u wilt kopiëren en klik vervolgens op 'Script bewerken'.
Alle macro's worden in hetzelfde bestand opgeslagen, dus als je een paar macro's hebt opgeslagen, moet je ze misschien doorzoeken. De naam van de functie is dezelfde die u eraan hebt gegeven toen u deze maakte.
Markeer de macro ('s) die u wilt kopiëren en druk op Ctrl + C. Zorg ervoor dat u alles kopieert tot en met de laatste puntkomma.
Open nu de andere spreadsheet waarin u de macro wilt importeren en klik op Extra> Macro's> Macro opnemen.
Klik onmiddellijk op "Opslaan" zonder enige actie op te nemen om voor ons een plaatshouderfunctie in het macrobestand van het blad te maken. U verwijdert dit een tijdje later.
Klik nogmaals op "Opslaan".
Open Google Apps Script door op Extra> te klikkenScript Editor en open vervolgens het bestand macros.gs in het linkerdeelvenster. Verwijder de bestaande functie en druk vervolgens op Ctrl + V om de macro uit uw andere blad te plakken.
Druk op Ctrl + S om het script op te slaan, het tabblad te sluiten en terug te keren naar uw spreadsheet.
Uw spreadsheet leest het bestand macros.gs en zoekt naar wijzigingen die erin zijn aangebracht. Als een nieuwe functie wordt gedetecteerd, kunt u de importfunctie gebruiken om een macro uit een ander blad toe te voegen.
Klik vervolgens op Extra> Macro's> Importeren.
Klik ten slotte op "Functie toevoegen" onder de macro die u wilt toevoegen.
Helaas moet u de macro opnieuw handmatig aan een sneltoets koppelen. Volg gewoon de eerder genoemde instructie en u bent klaar om deze macro op meerdere bladen te gebruiken.
Dat is alles wat u hoeft te doen bij het maken en gebruiken van macro'sin Google Spreadsheets. Er is geen limiet aan de routines die u voor uw spreadsheets kunt maken om de hoeveelheid tijd die u besteedt aan deze repetitieve taken te beperken.
