Outlook lar deg opprette og tilpasse mappevisninger på mange måter, for eksempel å legge til og fjerne kolonner eller gruppere og sortere meldinger. Du kan også bruke regler for å få Outlook til å vise meldinger på forskjellige måter basert på egenskapene (som avsender, emnelinje eller tidsstempel). Dette kalles betinget formatering. La oss se på hvordan det fungerer.
Oppdater: En av leserne våre gjorde oppmerksom på at betinget formatering bare er tilgjengelig i Windows-versjonen av Outlook og ikke macOS-versjonen. Takk, Christy!
Starter
For å komme i gang med å konfigurere betinget formatering, gå til Vis> Vis innstillinger.
Du kan også få tilgang til avanserte visningsinnstillinger ved å høyreklikke på mappehodet og velge kommandoen “Vis innstillinger”.
Vinduet Avanserte visningsinnstillinger lar deg tilpasse mappevisningen. Klikk på "Betinget formatering" -knappen.
Dette bringer deg til vinduet Betinget formatering som du bruker for å sette opp forskjellige regler for hvordan meldinger blir formatert.
Elementene som vises i “Regler for denne visningen”listen er standardreglene som kommer med en ikke-tilpasset mappevisning. For eksempel kan du se at “Uleste meldinger” vises i fet, blå Segoe UI-font med en størrelse på 11 poeng.
Hvordan reglene fungerer
"Reglene" er betingelsene som en melding harfor å møte for Outlook for å bruke formateringen. I standardreglene, for eksempel, aktiveres regelen "Uleste meldinger" når en melding er merket som ulest. Når denne regelen er aktivert, bruker Outlook den fet, blå, 11-punkts Segoe UI-font for å vise den.
Outlook bruker regler i rekkefølge fra toppen avlisten. Regler høyere opp på listen har forrang fremfor regler nede. Hvordan fungerer dette i praksis? La oss si at du har to regler, en øverst på listen som endrer skriften til grønn, og en lavere nede i listen som endrer skriften til rød. Hvis en melding oppfyller vilkårene i begge regler, vil skriften bli endret til grønn fordi den regelen er høyere oppe på listen - regelen som setter skriften til rød blir ignorert.
Med standardreglene kan du bare endrefont. Du kan ikke slette standardregler eller flytte rekkefølgen eller endre vilkårene for regelen. Du kan imidlertid slå av standardreglene ved å fjerne merket for dem i listen "Regler for denne visningen".
Hvordan legge til en ny regel
I vinduet Betinget formatering, klikk på "Legg til" -knappen. En ny regel kalt "Untitled" vil bli lagt til listen. Gi regelen et navn, og klikk deretter på "Tilstand" -knappen.
Filter-vinduet lar deg bestemme om tilstanden eller betingelsene som e-posten må oppfylle for å bli formatert.
Vi skal bare bruke et enkelt eksempel her og la det se etter meldinger som ble sendt av "Rob Woodgate" og inneholde ordet "Outlook" i Emne-feltet.
For å gjøre dette, klikk først på "Fra" -knappen, som åpner adresseboken, og velg en kontakt.
Deretter legger vi til "Outlook" i feltet "Søk etter ord (er)", og sørger for at alternativet "Kun felt" er valgt fra rullegardinlisten "Inn". Klikk "OK" når du er ferdig.
Tilbake i den betingede formateringen, klikk på "Font" -knappen.
Vi kommer til å lage meldinger som samsvarer medfilteret vi satt opp vises i lilla og fet skrift. Sett din opp slik du vil, klikk “OK” -knappen, klikk “OK” igjen for å lukke betingelsesformateringsvinduet, og deretter en gang til for å lukke vinduet Avanserte visningsinnstillinger.
Reglene blir brukt umiddelbart. Du kan se nedenfor at meldinger som oppfyller betingelsene våre nå er fet og lilla.
Dette er bare et enkelt eksempel - du kan legge til masseforhold, til og med veldig komplekse. Tilbake i filtervinduet kan du bytte til fanen "Flere valg" for å se en mengde ekstra betingelser du kan velge.
Her kan du velge å matche en melding om:
- Det er tildelt en bestemt kategori
- Den er lest eller ulest
- Den har vedlegg eller ingen vedlegg
- Den er markert som høy, normal eller lav prioritet
- Den er flagget av deg, av noen andre, av ingen, eller merket som fullstendig
- Teksten du søker etter, må samsvare med saken
- Det er en bestemt størrelse, større eller mindre enn en bestemt størrelse, eller mellom to størrelser
Bytt til fanen "Avansert", og du kan lage komplekse forhold.
Fanen Avansert lar deg velge hvilket som helst felthvor som helst i Outlook, og velg en betingelse du vil matche. Dette kan være ganske enkelt, for eksempel å matche avsenderen til en nøyaktig adresse, men du har mange alternativer å velge mellom. La oss si at du vil at regelen din skal samsvare med e-postmeldinger du mottok. Klikk på "Felt" -knappen, pek på "Dato / tid-felt", og klikk deretter på "Mottatt" -alternativet.
Klikk på "Tilstand" -rullegardinmenyen for å velge tilstand.
Valgene er mye større enn du kan forvente:
- Når som helst
- I går
- I dag
- I morgen
- I løpet av de siste 7 dagene
- I løpet av de neste 7 dagene
- Forrige uke
- Denne uka
- Neste uke
- Forrige måned
- Denne måneden
- Neste måned
- På
- På eller etter
- På eller før
- Mellom
- eksisterer
- Eksisterer ikke
Og de andre feltene du kan velge, tilbyr lignende mengder med alternativer.
Velg tilstanden din, legg til en verdi og klikk på knappen "Legg til i listen".
Du kan legge til så mange betingelser på listen du vil. For å gi deg en ide om hvor mange felt det er, ser du bare "Alle postfelter" -menyen.
Menyen "Alle kontaktfelt" har over firekolonner med alternativer - så mange at vi ikke kunne passe det til et fornuftig skjermbilde. Så vi kommer ikke til å gå gjennom hvert av feltene og forholdene, men nå vet du hvor de er og hvordan du bruker dem.
Du kan sette opp flere forhold i en regel tilfå ting så spesifikke som du vil. Ønsker at Outlook skal vise meldinger i en rød 16pt-skrift hvis de er fra en bestemt kontakt, mottatt i løpet av de siste syv dagene, inneholder et bestemt ord i emnet, og inkludere et vedlegg? Ikke et problem.
Slik sletter du en regel
Hvis du har opprettet en regel, og du ikke vil lengerdet, det er enkelt å slette. I vinduet Betinget formatering, velg regelen du vil slette og klikk på "Slett" -knappen. Bare husk at du bare kan slette regler du har opprettet - ikke Outlook's innebygde standardregler.
Du kan legge til så mange forhold du vil, oghar så mange regler du vil. Når vi har vist deg før, kan du kopiere visningen til en annen mappe eller til alle mapper hvis du vil ha de betingede formateringsreglene satt opp slik du vil.
