Hvis du akkurat begynner å bruke Google Sheets,dens omfattende funksjoner og tilleggsprogrammer kan være litt overveldende. Her er noen tips for å komme deg på rask vei til å begynne å bruke dette kraftige, gratis alternativet til Microsoft Excel.
Hva er Google Sheets?
Hvis du har hørt om Google Sheets før, kan du føle detfri til å hoppe fremover. Hvis du aldri har hørt om det, er her et krasjkurs om hva du trenger å vite. Vi skal gå gjennom det grunnleggende og få deg børstet med hva Google Sheets er og hvordan du kan komme i gang med en gang.
Google Sheets er et gratis, nettbasert regnearkprogrammet som tilbys av Google som en del av sin komplette kontorpakke - Google Drive - for å konkurrere med Microsoft Office. De andre hovedtjenestene som er inkludert i den skybaserte suiten er Docs (Word) og Slides (Powerpoint).
I SLEKT: Nybegynnerguiden til Google Dokumenter
Google Sheets er tilgjengelig på alle enheter ogplattformer; alt du trenger er en internettforbindelse og en nettleser (eller når det gjelder mobil, de aktuelle appene). Google gjør resten og håndterer rosten av det tunge løftet mens det kjører programvaren i skyen.
Ark støtter flere forskjellige filtyper, inkludert XLS, XLSX, XLSM, TXT, ODS og CSV, noe som gjør det enkelt å se og konvertere Microsoft Office-filer direkte fra Google Drive.
Og siden Sheets er et online regnearksprogram, kan du dele og samarbeide med flere personer om det samme dokumentet, spore revisjoner, endringer og forslag alt i sanntid.
Har du hørt nok? La oss komme i gang.
Slik registrerer du deg for en konto
Det første du trenger å gjøre før du kanbruk Google Sheets er en påmelding til en Google-konto (en @gmail-konto). Hvis du allerede har en konto, kan du gå videre til neste seksjon. Hvis ikke, går vi over den enkle måten å opprette en Google-konto og får deg satt opp med Sheets.
Gå over til accounts.google.com, klikk på "Opprett konto" og deretter "For meg selv."
På neste side må du oppgi litt informasjon for å opprette en konto, for eksempel for- og etternavn, brukernavn og passord.
Du må også bekrefte telefonnummeret ditt for å forsikre deg om at du er en faktisk menneske og ikke en bot.
Etter at du har bekreftet telefonnummeret ditt, vilpåfølgende sider krever at du oppgir en gjenopprettingsadresse, fødselsdato og kjønn, samt samtykker til personvernerklæringen og vilkårene for tjenesten. Fullfør det, og du er den stolte nye eieren av en Google-konto.
Hvordan lage et tomt regneark
Nå som du har en Google-konto, er det på tide å lage det første regnearket. Gå videre til Google Sheets og plasser markøren på det flerfargede “+” -ikonet i nedre høyre hjørne.
+ Blir til et grønt blyantikon; klikk på den.
Du kan også skrive sheets.new inn i adressefeltet og trykk Enter for automatisk å opprette og åpne et nytt tomt regneark i den nåværende fanen.
Slik importerer du et Microsoft Excel-regneark
Selv om du er helt ny på Google Sheets, er du detkan ha allerede et lager av Microsoft Excel-filer du vil kunne bruke. Hvis det er tilfelle, er alt du trenger å gjøre å laste opp alle Excel-dokumentene dine til, og Google gjør resten. Selv om det kanskje ikke støtter noen av de mer avanserte funksjonene og effektene av noen Excel-regneark, fungerer det ganske bra og legger alltid til flere funksjoner.
Når du importerer et Excel-dokument, kan du bruke detenten Google Sheets eller Drive for å laste opp filene dine. Begge metodene lar deg dra og slippe en fil fra datamaskinen din direkte i nettleseren for enkel opplasting. Drive har alle opplastede filer, men for enkelhets skyld, når du går til Sheets-hjemmesiden, viser den bare filene du har av regnearket.
Fra Google Sheets hjemmeside, klikk på mappeikonet øverst til høyre, klikk på "Last opp" -fanen og dra en Excel-fil over fra datamaskinen din.
Når Excel-filen er lastet opp, konverterer Ark automatisk og åpner den, klar til å begynne å redigere, dele og samarbeide.
Hvis du vil åpne en Excel-fil du vil redigere som allerede er lastet opp, klikker du på filen med det grønne 'X' ved siden av filnavnet fra hjemmesiden din for Google Sheets.
Klikk enten på Excel-filen eller rediger den i Ark fra dialogboksen som vises.
Når du er ferdig med dokumentet, kan du gjøre detlast det ned som XLSX-, ODS-, PDF-, HTML-, CSV- eller TSV-format. Klikk på Fil> Last ned. Så klikk på ønsket format, så lastes det ned direkte der filene lagres fra nettleseren din.
I SLEKT: Slik importerer du et Excel-dokument i Google Sheets
Slik samarbeider du om dokumenter med andre
En av de beste funksjonene i Google Sheets ermuligheten til å generere en delbar kobling som lar alle som har den enten se, kommentere eller redigere dokumentet. I stedet for å sende en fil frem og tilbake mellom samarbeidspartnere, kan du lage redigeringer og forslag på en gang, som om dere alle krøllet over den samme datamaskinen i sanntid. Den eneste forskjellen er at hver person har sin egen tekstinnføringsmarkør å bruke på sin personlige datamaskin.
Fra dokumentet du vil dele, klikk pågrønn “Del” -knapp for å velge hvordan og med hvem du vil sende en lenke til filen din. Du kan oppgi e-postadresser manuelt eller klikke på "Få delbar kobling" i øverste hjørne for å dele ut invitasjonen selv.
Fra rullegardinmenyen kan du redigere hvor mye strøm den eller de delte brukerne har over filen når du velger et av disse alternativene:
- Av: Deling er deaktivert. Hvis du tidligere har delt en lenke med andre, fungerer den ikke lenger og opphever tillatelser de en gang hadde.
- Alle med lenken kan redigere: Gir de delte brukerne full lese- / skrivetilgang. De kan likevel ikke slette den fra Disken din - dette er bare for innholdet i filen.
- Alle med lenken kan kommentere: Lar delte brukere legge igjen kommentarer om ønskelig - dette er utmerket for teamprosjekter.
- Alle med lenken kan se: Delte brukere kan se på filen, men kan ikke redigere den på noen måte. Dette er standardhandlingen når du deler en fil, og det beste alternativet hvis du prøver å dele en fil for nedlasting.
Du kan gjøre mye mer med disse delbare koblingene, som også fungerer med andre Drive-filer og på mobil. For en dypere titt på hvordan disse koblingene fungerer og hvordan du genererer dem, sjekk innlegget vårt.
I SLEKT: Slik lager du delbare koblinger for nedlastning av filer på Google Drive
Beskytt celler i delte ark fra redigering
Evnen til å dele og samarbeide om dokumentermed Google Sheets er en av de beste funksjonene, nedover. Noen ganger vil du imidlertid opprettholde integriteten til visse celler og stoppe alle som prøver å endre dem. Så hvis du har delt et regneark med en gruppe mennesker, men ønsker å forhindre dem i å kunne redigere bestemte celler i filen, kan det hende du vil trekke tilbake tilgangen til dem.
Merk alle cellene du vil beskytte, og klikk deretter Data> Beskytt ark og områder fra verktøylinjen.
Ruten for beskyttede ark og områder vises til høyre. Her kan du legge inn en kort beskrivelse og deretter klikke på "Angi tillatelser" for å tilpasse cellens beskyttelsestillatelser.
Som standard har alle som allerede har tillatelse til detredigere dokumentet har lov til å redigere hver celle på siden. Klikk på rullegardinmenyen under "Begrens hvem som kan redigere dette området", og klikk deretter på "Tilpasset" for å angi hvem som skal redigere de valgte cellene.
Under listen over personer som kan redigere, allesom du har delt redigeringsrettigheter med, er allerede valgt som standard. Fjern markering av alle du ikke vil kunne redigere de valgte cellene, og klikk deretter på "Ferdig."
Hver gang noen prøver å endre eller redigere cellene du nettopp har beskyttet, ser de en ledetekst som informerer dem om at cellene / arket
Vil du bare vise en advarsel før noen redigerer celler, eller kanskje beskytter et helt regneark? Sjekk ut innlegget vårt for mer informasjon.
I SLEKT: Hvordan beskytte celler mot redigering i Google Sheets
Slik ser du alle de siste endringene i et dokument
Når du deler dokumenter med andre, er det detvanskelig å holde rede på alle de små endringene som skjer hvis du ikke er til stede. For det er det revisjonshistorikk. Google Sheets holder oversikt over alle endringene som skjer i et dokument og grupperer dem i perioder, og holder rotet nede. Du kan til og med tilbakestille en fil til en av de tidligere versjonene som er oppført i historikken, med et museklikk.
Du kan se en liste over alle nylige endringer ved å klikke på Fil> Versjonshistorikk> Se versjonshistorikk.
Endringer gjort av hvert teammedlem er forskjellige farger, noe som gjør det enkelt å spore hvem som gjorde hva mens du ikke så.
I SLEKT: Slik ser du nylige endringer i Google Dokumenter, Ark eller Presentasjoner
Hvordan bruke Google Sheets offline
Hva skjer hvis du trenger tilgang til Google Sheetsmen har du ikke internettforbindelse? Selv om Sheets er et nettbasert produkt, betyr det ikke at du ikke kan bruke det offline. Du må laste ned en utvidelse for Chrome og sørge for at du aktiverer filen for offline bruk på forhånd. Eventuelle endringer du gjør i filoppdateringen neste gang du kobler deg til Internett.
Etter at du har lastet ned den offisielle utvidelsen forChrome, gå til Google Sheets ‘hjemmeside og klikk på Hamburger-menyen> Innstillinger øverst til venstre. Når du er her, bytter du "Frakoblet" til På-posisjonen, og deretter "OK."
For å spare lagringsplass på din lokale maskin,Google laster kun ned og gjør de nylig tilgjengelige filene tilgjengelige offline. Hvis du vil aktivere en fil manuelt, klikker du på trepunktsikonet og veksler deretter “Tilgjengelig frakoblet” til På.
I SLEKT: Slik bruker du Google Dokumenter frakoblet
Oversett ord direkte i Google Sheets
Trenger å oversette ord eller uttrykk fra enspråk til et annet uten å forlate siden? Det er en spesiell formel du kan bruke til å oversette enkeltord - eller til og med en gruppe av dem - direkte i cellene i Google Sheets. Formelen ser slik ut:
=GOOGLETRANSLATE(“text”, “source language”, “target language”)
Når du vil oversette tekst i dokumentet,Du kan enten skrive ordene som skal oversettes direkte til formelen, eller skrive inn cellen som inneholder ordet / frasen som skal oversettes. Her refererer vi til teksten i celle A2, spesifiserer inngangsspråket som engelsk (en), og utdataene som kinesisk (zh), og deretter trykker du på Enter og ser den gjøre sine ting.
Hvis du har en liste over ord i en enkelt kolonne, alt du trenger å gjøre er å velge cellen som inneholder formelen, og dra det blå firkanten ned til ønsket rad.
Hvis du noen gang har brukt Google Translate før, vet du at det ikke er nøyaktig 100% av tiden, men det fungerer fint som en pålitelig løsning for vanlige ord og uttrykk.
I SLEKT: Slik bruker du Google Translate direkte i Google Sheets
Automatiser kjedelige oppgaver med makroer
Google Sheets lar deg automatisere repeterende oppgavermed en spesifikk sekvens av instruksjoner for å øke produktiviteten i regnearkene. Når du klikker på “Record”, lager Sheets et skript med all koden for å gjenskape kjedelige og monotone trinn.
Når du registrerer en makro i Google Sheets, er detoppretter automatisk et Apps-script med all koden for å gjenskape handlingene dine for deg. Dette betyr at du kan lage komplekse makroer uten å vite hvordan du skriver kode. Neste gang du kjører den, vil Sheets gjøre alt du gjorde da du spilte inn makroen. I hovedsak lærer du Google Sheets hvordan du kan manipulere et dokument til din smak med en enkelt kommando.
I SLEKT: Slik supercharger du Google Apps med Script Editor
Her er noen eksempler på dens kraftige funksjonalitet:
- Bruk formatering og stiler.
- Lag helt nye regneark.
- Bruk hvilken som helst Google Sheets-funksjon, verktøylinje, meny eller funksjon.
Himmelen er grensen.
For å komme i gang, fyrer du opp et Google-ark og klikker Verktøy> Makroer> Spill inn makro.
Dette åpner innspillingsmenyen nederst i vinduet, med to alternativer for å fange handlingene dine:
- Absolutte referanser: Makroen utfører bare oppgaver på de nøyaktige cellene du registrerer. Hvis du kursiverer celle B1, vil makroen bare kursivere B1 uavhengig av hvilken celle du klikket på.
- Relative referanser: Makroen vil utføre oppgaver på de valgte cellene, uavhengig av hvor de er i arket. Hvis du kursiverer B1 og C1, kan du bruke den samme makroen til å kursivere cellene D1 og E1 senere.
Velg om du vil ha en absolutt eller relativ referanse, så kan du begynne å klikke, formatere og lære ark hvilke rekkefølge du vil at disse handlingene skal gjenskape.
Nå kan du begynne å flytte celler, bruke formater, lage funksjoner, etc.
Etter at du har fanget alle handlingene for denne makroen, klikker du på "Lagre".
Skriv inn et navn for makroen din. Google lar deg også lage snarveier for opptil ti makroer. Hvis du vil binde en makro til en tastatursnarvei, skriver du inn et tall fra 0-9 i det medfølgende rommet. Når du er ferdig, klikker du på "Lagre".
Hvis du trenger å finjustere makroens navn eller snarvei, kan du redigere en makro ved å klikke Verktøy> Makroer> Administrer makroer.
Juster etter ønske fra vinduet som åpnes, og klikk deretter "Oppdater."
Neste gang du trykker på snarveien tilknyttet makroen, kjører den uten å måtte åpne makromenyen fra verktøylinjen.
Hvis makroen din er en absolutt referanse, kan du kjøre makroen ved å trykke på tastatursnarveien eller gå til Verktøy> Makroer> Makroen din og deretter klikke på riktig alternativ.
Ellers, hvis makroen din er en relativ referanse,uthev cellene i regnearket som du vil at makroen skal kjøres til, og trykk deretter på den tilsvarende snarveien, eller klikk på den fra Verktøy> Makroer> Makroen din.
Selv om dette skulle komme i gang, har vi et dypere dykk i å bruke Google Sheets-makroer hvis du vil ha mer informasjon.
I SLEKT: Slik automatiserer du Google-ark med makroer
Fjern duplikater
Trenger du å fjerne en haug med dupliserte oppføringer iregnearket ditt? Det er ikke noe problem med den innebygde Google Sheets-funksjonen som gjør nettopp det. Fjern enkelt dupliserte verdier fra regnearket uten å måtte skrive et skript eller gjøre det manuelt.
Uthev tabellen / cellene som inneholder duplikaterdu vil fjerne, og klikk deretter Data> Fjern duplikater. Hvis dataene har en overskriftsrad, må du huske å merke av i boksen "Data har overskriftsrad", og klikk deretter på "Fjern duplikater."
De beste Google Sheets-tilleggene
Nå som du har lært alt det grunnleggende for GoogleArk, kan du bli en virkelig strømbruker med tillegg av tilleggsprogrammer. Tillegg ligner på utvidelser for nettlesere, men er spesifikke for Google Sheets og lar deg få flere funksjoner fra tredjepartsutviklere. Du kan installere verktøy for å finne fakta og beregne formler automatisk, 'dele ut' dokumenter til studenter, generere forretningsrapporter og til og med sende e-post direkte fra et dokument.
Hvis du leter etter noen av de beste tilleggene for å komme i gang, har vi deg dekket.
I SLEKT: De beste Google Sheets-tilleggene
