Det er aldri en dårlig idé å fjerne det personligeinformasjon fra en fil før du deler den. Office-applikasjoner kan lagre personlig informasjon i hver fil du oppretter, noe som betyr at alle som mottar filen vil ha informasjonen din. Slik fjerner du det.
Lagre en kopi av filen din
Første ting først; hvis du planlegger å fjerne noe avpersonopplysningene dine fra en fil, kan det hende at du ikke kan gjenopprette dataene når de er borte. Med det i tankene er det en god idé å ha en sikkerhetskopifil tilgjengelig. I tillegg til å ha en kopi av originaldokumentet, må du huske å gi det et skillenavn, slik at du vet hvilken fil som er hvilken.
For eksempel kan det hende at du har en lysbildefremvisningpresentert på en salgskonferanse. Etter konferansen kan det hende du må sende den presentasjonen ut til kundene dine. I dette tilfellet vil du lage en kopi av den opprinnelige filen og deretter fjerne din personlige informasjon fra klientkopien. Du vil også sørge for at du ikke sender ut feil kopi, så gi det et klart navn!
Når du har lagret en kopi av filen din, åpner du den og fjerner informasjonen.
Inspiser presentasjonen for å fjerne personlig informasjon
Når du har åpnet kopien av filen, ville du gjøre detHvis du vil fjerne informasjonen din fra, velger du kategorien Fil. Når du er valgt, kommer du automatisk til under fanen "Info". Klikk her "Kontroller problemer".
Velg "Inspiser dokument" fra menyen som vises.
Når dette er valgt, vises "Document Inspector" -vinduet. Fortell PowerPoint hvilke typer innhold du vil at det skal inspiseres ved å merke av i ruten ved siden av hvert alternativ.
Når du er klar, klikker du på "Inspiser."
Inspeksjonsresultatene vises. Hvis du ser et grønt merke ved siden av en seksjon, ble ingen elementer funnet, og ingen ytterligere handlinger er nødvendig. Hvis du ser et rødt utropstegn, betyr det imidlertid at informasjon ble funnet i den delen. Gå gjennom den, og velg deretter "Fjern alle" fra hver gruppe som inneholder sensitiv informasjon.
Nå vil du motta en melding som forteller deg om detinformasjonen ble fjernet. Som et spørsmål om god praksis, kan du inspisere dokumentet på nytt for å sikre at alle dataene er fjernet. Gå videre og klikk på "Reinspect."
Det vil gå gjennom inspeksjonsprosessen igjen. Hvis det gikk glipp av noe, ville det gi deg beskjed. Under vår reinspeksjon sjekket alt ut. Imidlertid skjer det feil, og teknologien er ikke perfekt. Dette styrker ytterligere hvorfor det alltid er lurt å sjekke og dobbeltsjekke før du sender noe ut - spesielt når det gjelder dine personlige data.
Lagre filen til slutt. Du kan legge merke til at størrelsen på PowerPoint-filen er redusert. Dette er flott, siden det ikke alltid er mulig å sende ekstremt store dokumenter via e-post. Apropos, det er det siste trinnet ditt. Så hva venter du på? Del presentasjonen din!
