En indeks gir leserne en måte å finne viktige påord lett i dokumentet vårt, men det er veldig kjedelig og tidkrevende å lage en indeks for hånd. Heldigvis kan du automatisk opprette en indekstabell i Word.
Bilde av Ifijay
Den vanlige tilnærmingen for å lage en indekstabel iWord er å markere hvert ord man ønsker å indeksere manuelt, men det andre alternativet er å bruke et konkordansedokument for å automatisk indeksere hoveddokumentet vårt, og det er det vi vil dekke i dagens artikkel.
Genererer indeksen
La oss begynne med å lage en tabell med to kolonner i vårkonkordansefil. Skriv ordene du vil bli merket for indeksering i venstre kolonne. Skriv teksten du vil bruke i hoveddokumentets indekstabell i høyre kolonne.
Lukk konkordansefilen og åpne hoveddokumentets referansefane for å indeksere hoveddokumentet.
Klikk på “AutoMark” -knappen og velg konkordansedokumentet når Word ber deg om å spesifisere AutoMark-filen.
Rett etter at du har klikket på OK-knappen, vil du se at Word oppretter noen indeksoppføringsfelt i dokumentet vårt.
Vi kan skjule disse feltene ved å klikke på "Vis / skjul avsnitt" -knappen i Hjem-fanen.
Gå til slutten av hoveddokumentet og klikk på "Sett inn indeks" -knappen en gang til og klikk OK-knappen denne gangen for å opprette indeksen.
Det er alt vi har om hvordan du oppretter en indekstabell med en konkordansefil. La oss se nærmere på hvordan vi kan tilpasse indeksstilen.
Opprette krysshenvisninger i indeksen
Word lar oss lage en annen type indeks. Her har vi en indeks med underoppføring som er spesielt nyttig når vi ønsker å gruppere et sett med nær beslektede konsepter i dokumentet vårt.
Trikset med å opprette en underoppføring er avå skille teksten i høyre kolonne i tabellen vår om konkordans med en kolon (:). Word vil behandle alle ord som kommer etter tykktarmen som en underpost i indeksen.
En annen nyttig indeks er en kryssreferanseindeks som vanligvis kommer i form av "Se også ..."
Vi kan dessverre ikke lage kryssreferanser iindekstabellen vår ved hjelp av en konkordansefil, så vi må redigere indeksfeltet manuelt ved å legge til “t” etter det indekserte ordet etterfulgt av det krysshenvisede ordet.
Opprettholde indeksen
En av utfordringene med å opprettholde en indeks i Word, er at Word ikke gir oss en knapp eller meny som vi ganske enkelt kan klikke for å fjerne indeksfeltene hvis vi bestemmer oss for å gjøre om vår konkordansefil.
Vi må bruke et Visual Basic-skript for å fjerneindeksfelt i dokumentet vårt. De fleste av dere må tenke “Visual Basic Script, jeg er ikke programmerer! Hva er det ?". Ikke bekymre deg for at det ikke er så ille som det høres ut. Bare kopier og lim inn dette enkle skriptet skrevet av de fantastiske gutta på TechRepublic i Words Visual Basic-editor og kjør det for å rense hoveddokumentets indeksfelt.
Sub DeleteIndexEntries()
Dim doc As Document
Dim fld As Field
Set doc = ActiveDocument
For Each fld In doc.Fields
fld.Select
If fld.Type = wdFieldIndexEntry Then
fld.Delete
End If
Next
Set fld = Nothing
Set doc = Nothing
End Sub
Åpne Visual Basic-redigereren ved å trykke på Alt + F11 og plassere dette skriptet i redaktøren. Utfør skriptet ved å klikke på "Kjør-knappen" for å rense hoveddokumentets indeksfelt.
Hoveddokumentet skal ikke lenger ha indeksfelt. Vi kan nå indeksere hoveddokumentet og gjenskape indekstabellen ved å bruke "Sett inn indeks" -menyen.
Bruke forskjellige indeks tabellformater
Ja-indeksen er absolutt nyttig for leseren din,men sannsynligvis tenker noen av dere, “Hvorfor ser indekstabellen så kjedelig ut? Kan jeg endre hvordan det ser ut for å gjøre det mer attraktivt? ”. Svaret er ja, indekstabell trenger ikke å se vanlig ut.
Vi kan justere indekstabellens stil ved å velge formatet som er tilgjengelig for å justere utseendet og følelsen av indekstabellen.
Her er et eksempel på hvordan Classic indeksformat ser ut.
Vi kan til og med bruke vår egen stil på indekstabellen ved å velge “Fra mal” og klikke på “Endre” -knappen.
Velg en av de tilgjengelige indeksstiler og klikk på "Endre" -knappen for å lage vår egen stil.
Vi kan justere indekstabellens skriftstil.
Gir indekstabellen noen grenser, eller nummerering;
... for å gi indekstabellen et spesifikt utseende.
Det er alt vi har for å lage indekstabell med Microsoft Word. Har du flere gode tips for dokumentkonstruksjon? Del kompetansen din i kommentarene.
