Datafiler i Outlook kan bli veldig store over tid, spesielt hvis du får mange vedlegg. Selv om du sletter gamle meldinger, reduseres ikke størrelsen på Outlook-datafilen tilsvarende.
Dine Outlook-datafiler (.pst og.ost-filer) inkluderer alle e-postene dine (i alle mappene, inkludert sendte e-postmeldinger), kontakter, kalenderavtaler, oppgaver og notater, samt tilhørende filvedlegg. Når du sender og mottar flere e-poster og vedlegg, legger til flere avtaler i kalenderen din og lager flere oppgaver og notater, kan Outlook-datafilene enkelt vokse til flere gigabyte i størrelse. Min er en gigabyte, men den er fremdeles ganske stor.
I SLEKT: Slik tømmer du automatisk den slettede mappen når du avslutter Outlook
Selv om du tømmer mappen Slettede elementer, eller hvis den automatisk blir tømt når du går ut av Outlook, frigjøres ikke plassen som er okkupert i datafilen. Du kan imidlertid gjenvinne den plassen innen komprimering Outlook-datafilen din. Slik gjør du det.
Trinn én: Undersøk kontoene dine og slett det du ikke trenger
Før du går gjennom komprimeringsprosessen,vil du gå gjennom Outlook og slette alt du ikke trenger. Vi anbefaler å sjekke hvor store de forskjellige mappene dine er, slik at du vet hvilke elementer som frigjør mest mulig plass. Husk at du også kan slette kalender, oppgaver og notater i tillegg til e-post. For å sjekke størrelsene på mappene dine, velg Innboksen (eller en hvilken som helst annen mappe) i kontoen (Outlook-datafil) du vil komprimere, og klikk på "Fil" -fanen.
Klikk på “Verktøy” på backstage-skjermen og velg “Opprydding av postkasse” fra rullegardinmenyen.
Klikk på “Vis postkassestørrelse” i dialogboksen Mailbox Cleanup.
Mappestørrelsesdialogboksen viser størrelsen påhver mappe i den valgte kontoen. Bla gjennom og se hvilke mapper som er større, hvor du kanskje vil slette elementer. Klikk på "Lukk" når du er ferdig.
Hvis du vil se størrelsen på mappen Slettede elementer, klikker du "Vis størrelse på slettede elementer".
Mappen for slettede elementer er ikke stor, men vi bør tømme den uansett før vi komprimerer datafilen. Klikk på "Lukk".
Du kommer tilbake til dialogboksen Mailbox Cleanupeske. Hvis du vil slette flere elementer fra kontoen din, klikker du på "Lukk" for å gå tilbake til kontoen din. Velg e-poster, kalender, oppgaver og notater du ikke vil ha, og trykk på Slett. Du kan også trykke på Skift + Slett for å slette de valgte elementene permanent, ved å omgå mappen Slettede elementer.
Trinn to: Tøm mappen for slettede elementer
Du vil også tømme søpla, eller "SlettetItems ”-mappen, før du fortsetter. Hvis det fremdeles er elementer i mappen Slettede elementer, er det to måter du kan tømme mappen på. En måte er å klikke på "Tom" i dialogboksen Mailbox Cleanup, hvis den fortsatt er åpen.
En bekreftelsesdialogboks vises og sørger for at du vil slette elementene permanent i mappen Slettede elementer. Klikk “Ja”.
Hvis dialogboksen Opprydding av postkasse ikke er åpen,Du kan også tømme mappen Slettede elementer direkte i kontoen din i postruten. For å gjøre dette, må du først forsikre deg om at E-post-ruten er aktiv. Trykk Ctrl + 1 for å åpne Mail-ruten, hvis den ikke er det. Høyreklikk deretter på mappen Slettede elementer i kontoen du vil komprimere, og velg "Tøm mappe" fra popup-menyen. Den samme bekreftelsesdialogboksen som er avbildet over, vises.
Trinn tre: Komprimer din Outlook-datafil
Nå som du har slettet elementer du ikke vil hatømte mappen Slettede elementer, er det på tide å komprimere Outlook-datafilen. I hovedvinduet i Outlook klikker du på "Fil" -fanen igjen. Forsikre deg om at skjermbildet for kontoinformasjon er aktivt. Hvis ikke, klikker du på "Info" i listen over elementer til venstre. Klikk "Kontoinnstillinger" og velg deretter "Kontoinnstillinger" fra rullegardinmenyen.
I dialogboksen Kontoinnstillinger klikker du på fanen "Datafiler".
Velg Outlook-datafilen du vil komprimere i listen, og klikk deretter “Innstillinger”.
Hvis den aktuelle kontoen som er valgt, er en POP3-konto (.pst-fil), vises følgende dialogboks. Klikk på "Kompakt nå".
Hvis ikke den valgte kontoen er en IMAP-konto (.ost-fil), ser du følgende dialogboks. Klikk på "Kompakt nå".
Følgende dialogboks vises mens Outlook-datafilen er komprimert.
Når komprimeringsprosessen er fullført, returneres du til dialogboksen Outlook Data File (eller Outlook Data File Settings). Klikk “OK” eller “Avbryt” for å lukke det.
Klikk "Lukk" i dialogboksen Kontoinnstillinger.
Outlook-datafilen vår gikk fra omtrent 951 MB ned til omtrent 845 MB, så vi fikk tilbake litt over 100 MB diskplass. Jo større datafil, desto mer plass får du sannsynligvis tilbake.
Å komprimere Outlook-datafilene hjelper ikke baredu sparer diskplass, men kan også forbedre ytelsen til Outlook. En stor Outlook-datafil kan gjøre at Outlook tar lengre tid å starte opp, jobbe med og slå av. Så å periodisk komprimere Outlook-datafilen er en smart ting å gjøre.
