Gdy wysyłasz wiadomość e-mail do kontaktu programu Outlookgrupa (formalnie znana jako lista dystrybucyjna), możesz chcieć ukryć adresy e-mail w grupie przed adresatami. Oto najprostszy sposób ochrony prywatnych informacji ludzi.
Co to jest grupa kontaktowa?
W Office 365 (O365), subskrypcji Microsoft w pakiecie Office, dwie oddzielne grupy zastąpiły listy dystrybucyjne:
- Grupy O365: Zaprojektowany do współpracy w locie międzygrupa osób, grupy te obejmują wspólną skrzynkę pocztową, kalendarz, magazyn plików, terminarz i notatnik OneNote. Są one idealne dla małych zespołów projektowych, organizujących próby lokalnej grupy teatralnej lub w każdym innym scenariuszu, w którym potrzebujesz szybkich i prostych narzędzi do współpracy.
- Grupy kontaktów: To jest kilka adresów e-mail dodanych doGrupa. Zamiast dodawać każdego z nich osobno do wiadomości e-mail, możesz wysłać nazwę grupy pocztą e-mail, a wszyscy w tej grupie zostaną dodani jako odbiorcy. Jeśli myślisz, że to brzmi dokładnie jak lista dystrybucyjna, masz racjęjeden znaczący wyjątek: domyślnie listy dystrybucyjne (i grupy O365) pojawiają się w globalnej książce adresowej organizacji, aby wszyscy mogli je zobaczyć. Grupy kontaktów są dla Ciebie osobiste.
ZWIĄZANE Z: Jaka jest różnica między Office 365 a Office 2016?
Jeśli nie masz telefonu O365 i korzystasz zsamodzielna wersja pakietu Office bez aplikacji internetowych, nadal możesz mieć dostępne listy dystrybucyjne. Pokażemy Ci, jak ukryć nazwiska odbiorców w grupie kontaktów, ale te same kroki działają w przypadku list dystrybucyjnych.
Dlaczego miałbyś ukrywać nazwy w grupie kontaktów?
Czasami jest to zwykła uprzejmość. Twoi znajomi mogą nie mieć nic przeciwko, że kontaktujesz się z nimi przez e-mail, ale prawdopodobnie nie chcą, aby ich dane kontaktowe były udostępniane wszystkim, do których wysyłasz masowe e-maile.
Wiele problemów związanych z ochroną danych i zgodnościąpodać dobre powody, aby ukryć czyjś adres e-mail. Jeśli masz do czynienia z poufnymi informacjami, zwłaszcza finansowymi lub medycznymi, prawdopodobnie masz obowiązek zachować tożsamość ludzi.
Adresy e-mail są często łatwe do połączenia z prawdziwymiosoby, ponieważ są one uważane przez HIPAA w Stanach Zjednoczonych za „informacje umożliwiające identyfikację” i RODO w Europie. Jeśli na przykład wysyłasz wiadomość e-mail do grupy wsparcia, nie powinieneś udostępniać informacji kontaktowych odbiorcy.
Jak ukryć nazwy w grupie kontaktów?
Dobrą wiadomością jest to, że ukrywanie nazw przy użyciu opcji BCC podczas tworzenia wiadomości e-mail jest proste.
BCC oznacza ślepą kopię. Prawie na pewno skorzystałeś z opcji CC (kopia), jeśli chcesz dołączyć osobę, która nie jest głównym odbiorcą wiadomości e-mail. BCC działa dokładnie tak, jak działa CC, z tym wyjątkiem, że odbiorcy BCC widzą tylko nazwę nadawcy i nazwisko osoby w polu „Do”.
Osoby, które były BCC, również nie będą widzieć, czy ktoś był CC, i nie otrzymają żadnych odpowiedzi, jeśli ktoś kliknie „Odpowiedz wszystkim”.
Pole BCC nie jest domyślnie widoczne po utworzeniu nowego e-maila, ale dostęp do niego jest łatwy. Otwórz nową pocztę w Outlooku i kliknij Opcje> BCC.
Spowoduje to wyświetlenie pola BCC w nowej poczcie.
Musisz to zrobić tylko raz. W przyszłości wszystkie e-maile będą wyświetlać opcję BCC. Jeśli chcesz ukryć pole BCC, kliknij Opcje> BCC z dowolnego e-maila, a nie pojawi się ponownie.
Teraz, gdy jest widoczny, wpisz swoje imię i nazwisko w polu „Do”, a swoją grupę kontaktów w polu „BCC”.
Wszyscy w grupie kontaktów otrzymają wiadomość e-mail, ale będą mogli zobaczyć tylko osobę, która ją wysłała (ciebie) i osobę w polu „Do” (także ciebie).
Za pierwszym razem, gdy to zrobisz, rozważ umieszczenienotatkę w e-mailu wyjaśniającą osobom, które używasz BCC w celu ochrony ich prywatności. Dzięki temu Twoi mniej obeznani z technologią odbiorcy nie będą się zastanawiać, dlaczego dostają wiadomość e-mail, która wygląda na Twoją wiadomość!
