Program Outlook zawiera funkcję Szybkie kroki, która pozwalamożesz zastosować wiele działań do wiadomości za pomocą jednego kliknięcia. Program Outlook zawiera kilka domyślnych szybkich kroków, ale możesz także utworzyć własne (i usunąć domyślne, jeśli ich nie potrzebujesz). Jeśli regularnie wykonujesz ten sam zestaw czynności, utworzenie szybkiego kroku i przypisanie mu skrótu może zaoszczędzić dużo czasu. Oto jak działają.
Domyślne szybkie kroki
Szybkie kroki można znaleźć na karcie „Strona główna” programu Outlook. Po pierwszym uruchomieniu zobaczysz tam domyślne Szybkie kroki. Możesz kliknąć dowolne z nich, aby zastosować dołączone działania do wybranej wiadomości.
Domyślne szybkie kroki obejmują:
- Przenieś do: Otwiera okno, w którym możesz wybrać folder, do którego chcesz przenieść wiadomość.
- Do managera: Tworzy przesłaną kopię aktualnie wybranej wiadomości z adresem swojego menedżera.
- E-mail zespołu: Tworzy pustą wiadomość skierowaną do członkówtwojego zespołu. (Jeśli Twój e-mail jest zarządzany przez pracodawcę, to w zależności od tego, jak administratorzy Exchange skonfigurowali Twoją skrzynkę pocztową, Outlook może już wiedzieć, kim jest Twój menedżer i członkowie zespołu. Jeśli nie, musisz wypełnić je przy pierwszym użyciu szybkie kroki.)
- Gotowy: Oznacz wiadomość jako przeczytaną i ukończoną, a następniewysyła go do określonego folderu. Przy pierwszym użyciu tego folderu musisz określić folder, ale odtąd program Outlook zapamięta Twój wybór i wyśle go do tego folderu za każdym razem, gdy użyjesz szybkiego kroku.
- Odtwórz i usuń: Otwiera odpowiedź na aktualnie wybraną wiadomość, a następnie usuwa aktualnie wybraną wiadomość po wysłaniu odpowiedzi.
Program Outlook wyświetla tylko Szybkie krokidostępny. Jeśli na przykład nie wybrano wiadomości, wyświetlany jest tylko szybki krok „E-mail zespołu”, ponieważ inne ustawienia domyślne działają na istniejącej wiadomości.
Jak stworzyć szybki krok
Aby dodać nowy Szybki krok, kliknij opcję „Utwórz nowy” w polu Szybkie kroki.
Otwiera to nowe okno, w którym możesz nazwać swój szybki krok i wybrać działania, które chcesz wykonać.
Po kliknięciu menu rozwijanego „Wybierz akcję” pojawia się lista możliwych akcji, z których każda może dać dodatkowe opcje do wyboru.
Dodamy dwa działania: jedno, aby przenieść wiadomość do folderu i jedno, aby oznaczyć ją jako przeczytaną.
Wybierz akcję „Przenieś do folderu” i wybierz folder, do którego chcesz przenieść wiadomości.
Następnie kliknij „Dodaj akcję”, aby dodać drugą akcję.
Z rozwijanego menu wybierz „Oznacz jako przeczytane”.
Opcjonalnie możesz wybrać jeden z wbudowanychSkróty klawiszowe i dodaj tekst, który będzie wyświetlany po najechaniu kursorem myszy na Szybki krok za pomocą wskaźnika (pomocny jest krótki opis przypominający czynności wykonywane przez Szybki krok).
Kliknij „Zakończ”, a nowy Szybki krok pojawi się w polu Szybkie kroki w Outlooku. Po najechaniu myszką na Szybki krok zobaczysz wybrany klawisz skrótu i wprowadzony tekst podpowiedzi.
Teraz wystarczy wybrać wiadomości i kliknąć nowy QuickStep (lub nacisnąć kombinację klawiszy skrótu), aby zastosować jego działania.
Jak edytować lub usunąć QuickStep
Jeśli chcesz edytować lub usunąć Szybki krok, kliknij małą strzałkę w prawym dolnym rogu grupy Szybkie kroki na Wstążce.
Otworzy się okno „Zarządzaj szybkimi krokami”.
Tutaj masz opcję edycji, duplikowania (która tworzy dokładną kopię wybranego szybkiego kroku, jeśli chcesz podobny, ale z niewielkimi zmianami) lub usunięcia szybkiego kroku.
Możesz także zmienić kolejność, w jakiej Twoje Szybkie kroki pojawiają się na Wstążce lub utworzyć nowy Szybki Krok.
Na koniec dostępna jest opcja „Resetuj do domyślnych”.
Wybranie opcji „Resetuj do domyślnych” usuwawszystkie utworzone Szybkie kroki i odtwarza wszelkie domyślne Szybkie kroki, które mogłeś usunąć. Usuwa również wszelkie zmiany wprowadzone w domyślnych szybkich krokach. Ponieważ nie możesz cofnąć tej czynności, zobaczysz ostrzeżenie. Kliknij „Tak”, aby zresetować.
Możesz także ominąć „Zarządzaj szybkimi krokami”okno dla poszczególnych akcji Szybki krok, klikając prawym przyciskiem myszy szybki krok na wstążce. Wyświetla się menu kontekstowe, w którym można edytować, powielać lub usuwać Szybki krok.
I to są szybkie kroki. Nie przeszliśmy przez wszystkie możliwe działania, które możesz dodać do szybkiego kroku, ponieważ jest ich mnóstwo i jest to dość intuicyjny interfejs, gdy wiesz, jak to działa. Jeśli chcesz, aby korzystanie z programu Outlook było bardziej wydajne i mniej czasochłonne, Szybkie kroki to świetne miejsce na rozpoczęcie.
