Jeśli chcesz, aby program Outlook 2010 był czysty i działał szybciej, jedną z metod jest skonfigurowanie funkcji autoarchiwizacji. Dzisiaj pokażemy, jak skonfigurować i zarządzać funkcją w programie Outlook 2010.
Korzystanie z autoarchiwizacji pozwala zarządzać miejscem w skrzynce pocztowej lub na serwerze e-mail, przenosząc starsze elementy w inne miejsce na dysku twardym.
Włącz i skonfiguruj automatyczną archiwizację
W programie Outlook 2010 Automatyczna archiwizacja nie jest domyślnie włączona. Aby go włączyć, kliknij kartę Plik, aby uzyskać dostęp do widoku Backstage, a następnie kliknij Opcje.
Zostanie otwarte okno Opcje programu Outlook, a następnie kliknij przycisk Zaawansowane, a następnie przycisk Ustawienia autoarchiwizacji.
Zostanie otwarte okno autoarchiwizacji, a zobaczysz, że wszystko jest wyszarzone. Zaznacz pole obok Uruchom autoarchiwizację co…
Uwaga: Jeśli wybierzesz opcję Trwale usuń stare elementy, wiadomości nie będą archiwizowane.
Teraz możesz wybrać ustawienia, które chceszdo zarządzania funkcją autoarchiwizacji. Wybierz, jak często ma się uruchamiać, pytaj przed uruchomieniem funkcji, gdzie przenosić elementy i inne działania, które chcesz wykonać podczas procesu. Po dokonaniu wyboru kliknij OK.
Ręcznie skonfiguruj poszczególne foldery
Aby uzyskać większą kontrolę nad archiwizowanymi pojedynczymi folderami, kliknij folder prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Właściwości.
Kliknij kartę Autoarchiwizacja i wybierz ustawienia, które chcesz zmienić dla tego folderu. Na przykład możesz nie chcieć zarchiwizować określonego folderu lub przenieść zarchiwizowane dane do określonego folderu.
Jeśli chcesz ręcznie zarchiwizować i wykonać kopię zapasową elementu, kliknij kartę Plik, Narzędzia do czyszczenia, a następnie Archiwizuj.
Kliknij przycisk opcji obok Zarchiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery. Wybierz folder, który chcesz zarchiwizować. W tym przykładzie chcemy zarchiwizować ten folder w określonej lokalizacji.
Pliki .pst są zapisywane w folderze dokumentów, a jeśli chcesz uzyskać do nich dostęp później, możesz.
Po skonfigurowaniu autoarchiwizacji możesz znaleźć elementy w zarchiwizowanych plikach. W okienku nawigacji rozwiń folder Archives na liście. Następnie możesz przeglądać i uzyskiwać dostęp do swoich wiadomości.
Możesz również uzyskać do nich dostęp, klikając kartę Plik Otwórz, a następnie Otwórz plik danych programu Outlook.
Następnie możesz przejść do zarchiwizowanego pliku, który chcesz otworzyć.
Archiwizacja starych wiadomości e-mail to dobry sposób na utrzymanieładna, czysta skrzynka pocztowa, pomóż przyspieszyć korzystanie z Outlooka i zaoszczędź miejsce na serwerze pocztowym. Inną miłą rzeczą jest to, że możesz skonfigurować swoje archiwa e-mail i określone foldery, aby spełnić Twoje potrzeby.
