Microsoft Word i Outlook od dawna oferująmożliwość przeglądania statystyk „czytelności” tego, co piszesz, dzięki czemu wiesz, jak proste lub złożone jest twoje pisanie. Pomoże to zapewnić, że twoje pisanie będzie wystarczająco czytelne dla docelowej grupy odbiorców.
W starszych wersjach programu Word funkcja była tylkokliknij pasek stanu. W wersjach rozpoczynających się od 2013 r. Musisz najpierw włączyć tę funkcję, a następnie uzyskać do niej dostęp, uruchamiając sprawdzanie pisowni i gramatyki.
Sprawdzanie pisowni i gramatyki w programach Word i Outlookdzieje się w panelu sprawdzania i oferuje dość solidny sposób sprawdzania dokumentów. Istnieje kilka lepszych dodatków sprawdzających gramatykę dla pakietu Office, ale nawet jeśli je masz, nadal musisz włączyć wbudowane sprawdzanie gramatyki, aby móc korzystać ze statystyk dotyczących czytelności. To, czy warto, zależy od Ciebie. A jeśli nie masz nic przeciwko włączeniu sprawdzania gramatyki, ale wolisz nie rozpraszać się zawiłymi podkreśleniami podczas pracy, zawsze możesz wyłączyć sprawdzanie pisowni i gramatyki podczas pisania.
Jak włączyć statystyki czytelności
Aby uzyskać dostęp do statystyk czytelności w programie Word, będziesznajpierw musisz włączyć tę funkcję. W programie Word kliknij kartę Plik, a następnie kliknij Opcje. W oknie Opcje wybierz kartę Sprawdzanie. Zaznacz pola wyboru „Sprawdź gramatykę z pisownią” i „Pokaż statystyki czytelności”. Po zakończeniu kliknij OK.
Proces jest podobny w programie Outlook. Kliknij kartę Plik, a następnie kliknij Opcje. W oknie Opcje wybierz kartę Poczta, a następnie kliknij przycisk „Pisownia i autokorekta”.
W oknie Opcje edytora wybierz kartę Sprawdzanie. Zaznacz pola wyboru „Sprawdź gramatykę z pisownią” i „Pokaż statystyki czytelności”, a następnie kliknij OK.
Zauważ, że zarówno w programie Word, jak i Outlook, możesz odznaczyć opcje sprawdzania błędów ortograficznych i gramatycznych podczas pisania, jeśli zauważysz, że to rozprasza.
Jak wyświetlić statystyki czytelności
Teraz, gdy włączyłeś statystyki czytania,sprawdzenie oceny czytelności dokumentu lub zaznaczonego tekstu jest proste. Wszystko, co musisz zrobić, to uruchomić sprawdzanie pisowni i gramatyki. Możesz zaznaczyć określony tekst do sprawdzenia lub upewnić się, że nic nie jest zaznaczone, aby sprawdzić cały dokument. Zainicjuj sprawdzanie pisowni i gramatyki, naciskając klawisz F7 lub klikając przycisk Sprawdzanie na pasku stanu u dołu okna.
Przeprowadź sprawdzanie pisowni i gramatyki, a gdy skończysz, pojawi się okno Statystyka czytelności.
Okno pokazuje podstawowe statystyki, takie jakliczba słów i znaków oraz niektóre wartości średnie, takie jak zdania na akapit. W sekcji Czytelność zobaczysz dwa wyniki: łatwość czytania Flescha i poziom oceny Flescha-Kincaida. Oba wyniki oparte są na formułach uwzględniających średnią długość zdania (ASL) i średnią sylaby na słowo (ASW).
- Łatwość czytania Flesch. Ten wynik ocenia czytelność tekstuw 100-punktowej skali, przy czym wyższe wyniki są łatwiejsze do odczytania. Wyniki od 0 do 60 są zwykle uważane za poziom absolwentów szkół wyższych i są dość trudne do odczytania. Wyniki z lat 60–80 są uważane za dość łatwe do odczytania i napisania zwykłym angielskim. Większość profesjonalnych dokumentów należy do tego zakresu. Wyższe wyniki niż 80 są uważane za łatwe do odczytania dla dzieci.
- Poziom klasy Flesch-Kincaid. Ten wynik ocenia czytelność tekstu na podstawiena amerykańskich poziomach szkolnych. Na przykład wynik 4,0 oznacza pisanie, które może być zrozumiane przez czwartą równiarkę. Większość profesjonalnych dokumentów mieści się w przedziale 7,0-11,0.
A jeśli lubisz znać matematykę, formuła stosowana do określania wyniku łatwości czytania Flescha jest następująca:
206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)
Wzór stosowany do określania wyniku na poziomie klasy Flesch-Kincaid to:
(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59
I to wszystko! Jest to prosta funkcja do włączenia i użycia, i chociaż możesz nie chcieć opierać wszystkiego, co piszesz, na wynikach czytelności, wciąż mogą być przydatnym narzędziem do upewnienia się, że trafiasz do odpowiednich odbiorców swoją pisarstwem.
