Microsoft pomyślał, że byli pomocni, kiedykonfigurują powiadomienia o nowym e-mailu. Jednak ciągły napływ powiadomień może również zakłócić tok myślenia. Możesz całkowicie wyłączyć powiadomienia lub - jeszcze lepiej - możesz skonfigurować program Outlook tak, aby powiadamiał Cię tylko o ważnych wiadomościach e-mail.
Jak stworzyć prostą regułę
ZWIĄZANE Z: Jak wyłączyć powiadomienia na pulpicie w programie Outlook 2013
Jeśli musisz reagować na określone osoby,takich jak klienci, szef lub członkowie rodziny, możesz używać Reguł w Outlooku, aby otrzymywać powiadomienia tylko o niektórych wiadomościach. Oto jak skonfigurować regułę, która pokazuje powiadomienia e-mail tylko od określonego nadawcy.
Najłatwiejszym sposobem skonfigurowania tej reguły jest znalezieniee-mail od tej osoby. W tym przykładzie skonfiguruję regułę powiadamiającą mnie, gdy otrzymam wiadomość e-mail od mojego szefa, ponieważ wiadomości e-mail od twojego szefa są zawsze ważne, prawda? Tak więc kliknąłem prawym przyciskiem myszy e-mail od redaktora naczelnego How-To Geek, Whitson Gordon, i wybrałem „Reguły”, a następnie „Utwórz regułę” z menu podręcznego.
W oknie dialogowym „Utwórz regułę” wybierzwarunki, na jakich chcesz otrzymywać powiadomienia o nowym e-mailu. Chcę otrzymywać natychmiastowe powiadomienia o wiadomościach e-mail otrzymywanych od Whitson, więc zaznaczam pierwsze pole wyboru.
Zaznaczam również pole wyboru „Wysłano do” i dokonujęupewnij się, że moje nazwisko zostało wybrane z listy rozwijanej, więc będę otrzymywać powiadomienia o wiadomościach e-mail wysyłanych z Whitson bezpośrednio do mnie. Jeśli nie chcesz otrzymywać powiadomień o wiadomościach e-mail, na których jesteś CC lub jednym z kilku adresatów, wybierz „Tylko ja” z listy rozwijanej „Wysłane do”. Po dokonaniu wyboru kliknij „OK”.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe „Sukces” z opcją„Uruchom tę regułę teraz na wiadomościach już w bieżącym folderze”. Kliknij OK". Chcę dowiedzieć się, jakie e-maile są w mojej skrzynce odbiorczej od Whitson, więc zaznaczam pole wyboru.
Pojawi się okno dialogowe „Powiadomienia o nowej poczcie”,domagając się natychmiastowego działania. Obecnie w mojej skrzynce odbiorczej jest tylko jeden e-mail od Whitsona, więc jest to jedyny wymieniony w tym oknie dialogowym. Gdyby jednak było więcej e-maili od Whitsona, wszystkie byłyby tutaj wymienione. Jeśli chcesz wyświetlić wiadomość e-mail bezpośrednio z tego okna dialogowego, wybierz wiadomość do wyświetlenia i kliknij „Otwórz element”. Kliknij „Zamknij”, aby zamknąć okno dialogowe.
Okno dialogowe „Powiadomienia o nowej poczcie” pozostaje otwarte, dopóki nie klikniesz „Zamknij”, nawet gdy otworzysz wiadomość e-mail z okna dialogowego, a następnie zamkniesz wiadomość.
Jak tworzyć bardziej zaawansowane reguły
Podczas tworzenia reguł możesz wybrać zdodatkowe, bardziej szczegółowe opcje niż są dostępne w głównym oknie dialogowym „Utwórz regułę”. Aby to zrobić, otwórz okno dialogowe „Utwórz regułę”, jak opisano wcześniej w tym artykule. Następnie kliknij „Opcje zaawansowane”.
Pierwszy ekran w oknie dialogowym „Rules Wizard”wyświetla listę szczegółowych warunków do sprawdzenia. Zaznacz pola wyboru dla warunków, które chcesz sprawdzić, aby otrzymywać powiadomienia e-mail. Chcę otrzymywać powiadomienia, gdy otrzymam wiadomości e-mail od Whitson wysłane tylko do mnie, więc wybieram te warunki.
Podkreślony na niebiesko tekst to linki, do których klikaszokreśl wartości, które chcesz sprawdzić w tym stanie. Po wybraniu tego warunku kliknij niebieski link na tym warunku w polu „Krok 2”, aby edytować wartości.
Po wybraniu warunków, które chcesz sprawdzić, kliknij „Dalej”.
Teraz wybierz opcje, aby wskazać, co powinno byćzakończone z otrzymaną wiadomością, która odpowiada wybranym warunkom. Możesz wykonywać takie czynności, jak przenoszenie wiadomości do określonego folderu, przekazywanie jej do jednej lub więcej osób, odpowiadanie za pomocą szablonu lub oznaczanie jako przeczytane. Chcę otrzymywać alert na pulpit, gdy otrzymam wiadomość e-mail od Whitson, więc wybieram ostatnią opcję z listy „wyświetl alert na pulpicie”. Po wybraniu tego, co chcesz zrobić z wiadomością, kliknij „Dalej”.
Następny ekran zawiera opcje ustawieńwyjątki od reguły, na przykład jeśli nie chcesz otrzymywać powiadomień, jeśli wiadomość jest zaproszeniem na spotkanie lub aktualizacją. Wybierz wyjątki, które chcesz zastosować do reguły i kliknij „Dalej”. Nie chcę żadnych wyjątków, więc po prostu klikam „Dalej”, aby pominąć ten ekran.
Ostatni ekran umożliwia określenie nazwyregułę i skonfiguruj niektóre opcje reguły, w tym jedną, aby „Włącz tę regułę” natychmiast. Jeśli chcesz natychmiast uruchomić regułę w przypadku wiadomości znajdujących się w skrzynce odbiorczej, wybierz opcję „Uruchom tę regułę w przypadku wiadomości znajdujących się już w„ Skrzynce odbiorczej ””.
Przejrzyj opis reguły w „Krok 3” i kliknij „Zakończ”, gdy skończysz.
Teraz, gdy otrzymam wiadomość e-mail od Whitson, aalert na pulpicie wyświetla się na pulpicie Windows. Pamiętaj, że różni się to od okna dialogowego „Powiadomienia o nowej poczcie” - zamiast tego jest rodzimym powiadomieniem systemu Windows. Jeśli wolisz ten styl powiadomień, musisz przejść przez „Opcje zaawansowane” dla każdej tworzonej reguły ”.
Jak edytować swoje reguły
Modyfikowanie, usuwanie, a nawet tymczasowe obracaniezłamanie twoich zasad jest łatwe. Chcę zmodyfikować moją regułę, aby wyświetlała okno dialogowe „Powiadomienia o nowej poczcie” zamiast „Alarmu na pulpicie”. Aby to zrobić, klikam kartę „Strona główna”.
Kliknij przycisk „Reguły” w sekcji „Przenieś” i wybierz z menu rozwijanego opcję „Zarządzaj regułami i alertami”.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe „Reguły i alerty”. Na karcie „Reguły e-mail” kliknij „Zmień regułę” i wybierz „Edytuj ustawienia reguł” z menu rozwijanego.
Jak wspomniano wcześniej, pierwszy ekran„Kreator reguł” wyświetla listę warunków, które możesz sprawdzić przy przychodzących wiadomościach e-mail. Wybory dokonane podczas pierwszej konfiguracji wyświetlania reguły na górze listy, a opis z bieżącymi ustawieniami jest wyświetlany w polu pod „Krok 2”. Nie chcę zmieniać warunków, więc klikam „Dalej”. Jeśli chcesz zmienić warunki swojej reguły, wprowadź zmiany, a następnie kliknij „Dalej”.
Na ekranie z listą działań do podjęciaprzychodzące wiadomości e-mail (w zależności od warunków), wyłączam opcję „wyświetl alert na pulpicie”, która wyświetla się na górze listy, a następnie klikam „Dalej”.
Powiedzmy, że chcesz wyświetlić więcejzamiast tego okno dialogowe „Powiadomienia o nowej poczcie”. Przewiń w dół listy działań i zaznacz pole wyboru „wyświetl konkretną wiadomość w oknie Alert nowego elementu”. Aby dostosować wiadomość wyświetlaną w oknie dialogowym „Powiadomienia o nowej poczcie”, kliknij link „konkretna wiadomość” w polu pod „Krok 2”.
W oknie dialogowym „Komunikat alertu” wprowadź komunikat, który ma zostać wyświetlony w oknie dialogowym „Alerty nowej poczty” i kliknij „OK”.
Jeśli chcesz dodać lub usunąć wyjątki,kliknij „Dalej”, aby uzyskać dostęp do listy wyjątków i wprowadzić zmiany. Aby zmienić nazwę reguły lub zmienić inne opcje na ostatnim ekranie „Kreatora reguł”, ponownie kliknij „Dalej” na ekranie wyjątków. Nie chcę zmieniać niczego innego, dlatego klikam „Zakończ” na ekranie działań, aby zaakceptować moje zmiany i zamknąć „Kreatora reguł”.
Powrócisz do okna dialogowego „Reguły i alerty”. Kliknij „OK”, aby go zamknąć. Aby natychmiast uruchomić regułę, kliknij „Uruchom reguły teraz” u góry karty „Reguły e-mail”.
W oknie dialogowym „Uruchom reguły teraz”, w polu „Wybierz reguły do uruchomienia” zaznacz pole wyboru dla reguły, którą chcesz uruchomić, i kliknij „Uruchom teraz”.
UWAGA: Po uruchomieniu reguły okno dialogowe „Uruchom reguły teraz” nie zamyka się automatycznie. Musisz kliknąć „Zamknij”, aby go zamknąć. Okno dialogowe „Reguły i alerty” również nie zamyka się automatycznie, dlatego kliknij „OK”, aby je zamknąć.
Wyświetlone zostanie okno dialogowe „Powiadomienia o nowej poczcie” z niestandardową wiadomością u góry.
Funkcja Reguły w programie Outlook zapewnia wieleopcje automatycznej obsługi wiadomości e-mail. Możesz przenieść określone wiadomości do określonych folderów, wykonywać działania na wiadomościach e-mail z określonym tekstem w temacie, a nawet automatycznie usuwać wiadomości na podstawie określonych warunków. Reguły programu Outlook mogą początkowo wydawać się przytłaczające ze względu na wszystkie dostępne opcje. Jeśli jednak wiesz, jak chcesz zarządzać niektórymi wiadomościami e-mail, tworzenie reguł i zarządzanie nimi nie jest trudne.
