Organizar e acompanhar inúmeros e-mailsno escritório todos os dias pode ser um trabalho em si. Hoje, examinamos o uso de códigos de cores para facilitar a identificação dos assuntos das mensagens e quem os está enviando.
Esse recurso está disponível no Office 2007desde o início, mas nunca cobrimos ainda, e isso foi algo que eu esqueci. No entanto, depois de brincar um pouco, descobri que é uma boa maneira de gerenciar a infinidade de emails que recebo todos os dias. Aqui, mostraremos os contatos que estão enviando mensagens para facilitar a identificação. Também categorizar o assunto em diferentes grupos de cores parece ajudar a manter as coisas em ordem.
Remetentes de código de cores
Abra o Outlook e clique para realçar a mensagem que você deseja codificar em cores.
Vá para Ferramentas e depois Organizar.
As formas de organizar a Caixa de entrada são abertas e você desejaclique em Usando cores. Agora você pode selecionar a cor que deseja associar a esse contato. Você também pode escolher uma cor específica para as mensagens enviadas somente para você, o que é útil como uma maneira de distinguir entre mensagens de grupo e pessoais.
Aqui está um exemplo do que pode ser feito com as cores. Você pode querer criar apenas algumas cores para o remetente mais importante, mas fui um pouco exagerado com este exemplo.
Categorias de cores
Outra maneira útil de organizar visualmente suas mensagens é adicionar categorias de cores a elas. Você pode personalizar quais assuntos de email estão relacionados a cada categoria de cores.
A mensagem terá a barra de cores da categoria na parte superior e você pode clicar com o botão direito do mouse na barra para alterar a cor.
Você também pode clicar com o botão direito do mouse em uma mensagem na seção Categorias para alterar a categoria.
Você pode renomear cada categoria para o que fizer sentido para você.
Você pode criar uma nova categoria para diferentes e-mails. Vá para Ações Categorizar e Todas as Categorias.
Na tela Categorias de cores, clique em Novo e dê um nome e cor à categoria, também é possível atribuir um atalho de teclado a ela.
Agora você pode classificar suas mensagens de e-mail com base no tipo de categoria em que estão.
Se você quiser olhar rapidamente para o seue-mail para ter uma idéia do que existe, o uso de categorias de cores pode ser útil. Espero que isso ajude você a organizar seus e-mails para saber o que os chefes de cabelos pontudos querem que você faça com mais eficiência.
