Você pode estar usando o Microsoft Excel para organizar umlista de discussão ordenadamente. No entanto, quando estiver pronto para imprimir etiquetas de endereçamento, você precisará usar a mala direta para criá-las no Word a partir de sua lista do Excel. Veja como.
Etapa um: prepare sua lista de distribuição
Se você já criou uma lista de discussão emExcel, então você pode pular este teste com segurança. Se você ainda não criou a lista, apesar da falta do Excel da função de etiqueta de endereçamento, ainda recomendamos que você use o Excel, pois é melhor para organizar e manter dados do que usar uma tabela do Word.
A primeira coisa que você precisa fazer é criar um cabeçalho de coluna respectivo aos dados que vão em cada coluna. Coloque esses cabeçalhos na primeira linha de cada coluna.
Quais cabeçalhos você inclui depende de quaisinformações que você planeja usar nas etiquetas de endereçamento. Títulos são sempre legais, mas é importante que você saiba qual título uma pessoa usa antes de criar os rótulos. Além disso, se a sua lista for para empresas e não pessoas individuais, você pode omitir os cabeçalhos “Nome” e “Sobrenome” e apenas ir com “Nome da empresa”. Para ilustrar adequadamente as etapas, usaremos uma lista de e-mails pessoal neste exemplo. Nossa lista incluirá os seguintes cabeçalhos:
- Primeiro nome
- Último nome
- Endereço
- Cidade
- Estado
- Código postal
Esta é a informação padrão que você encontrará nas etiquetas de endereçamento. Você pode até inserir imagens nas etiquetas de endereçamento se desejar, mas essa etapa viria mais tarde no Word.
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Depois de terminar de criar os cabeçalhos, vá em frente e insira os dados. Quando terminar, sua lista deve ser parecida com esta:
Vá em frente e salve sua lista e vamos para o Microsoft Word.
Etapa dois: configurar rótulos no Word
Abra um documento do Word em branco. Em seguida, vá até a guia "Correspondências" e selecione "Iniciar mala direta".
No menu suspenso que aparece, selecione “Marcadores”.
A janela “Opções de etiqueta” aparecerá. Aqui, você pode selecionar a marca da etiqueta e o número do produto. Quando terminar, clique em “OK”.
Os contornos de sua etiqueta agora aparecerão no Word.
Nota: Se os contornos de sua etiqueta não estiverem aparecendo, vá para Design> Bordas e selecione “Exibir linhas de grade”.
Etapa três: conecte sua planilha aos rótulos do Word
Antes de transferir os dados do Excel para suas etiquetas no Word, você deve conectar os dois. De volta à guia “Correspondências” no documento do Word, selecione a opção “Selecionar Destinatários”.
Um menu suspenso aparecerá. Selecione “Usar uma lista existente”.
O Windows File Explorer aparecerá. Use-o para localizar e selecionar seu arquivo de lista de mala direta. Com o arquivo selecionado, clique em “Abrir”.
A janela “Selecionar Tabela” aparecerá. Se você tiver várias planilhas em sua pasta de trabalho, elas aparecerão aqui. Selecione aquele que contém sua lista. Certifique-se de habilitar a opção “Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna” se ainda não estiver e clique em “OK”.
Seus rótulos agora estão conectados à sua planilha.
Etapa quatro: adicionar campos de mala direta às etiquetas
Agora é hora de adicionar seus campos de mala direta aos rótulos do Word. Selecione o primeiro rótulo, mude para a guia "Correspondências" e clique em "Bloco de endereço".
Na janela “Inserir bloco de endereço” que aparece, clique no botão “Corresponder campos”.
A janela “Match Fields” aparecerá. No grupo “Obrigatório para bloqueio de endereço”, certifique-se de que cada configuração corresponda à coluna em sua pasta de trabalho. Por exemplo, “Nome” deve corresponder a “Nome” e assim por diante. Depois de confirmar que tudo está configurado corretamente, clique em “OK”.
De volta à janela “Inserir bloco de endereço”, verifique a visualização para ter certeza de que tudo está certo e clique em “OK”.
<<AddressBlock>> agora aparecerá em sua primeira etiqueta.
Volte para a guia "Correspondências" e clique em "Atualizar rótulos".
Uma vez selecionado, <<AddressBlock>> deve aparecer em cada etiqueta.
Agora, você está pronto para realizar a mala direta.
Etapa cinco: realizando a mala direta
Agora, para ver a mágica acontecer. Na guia “Correspondências”, clique em “Concluir e mesclar”.
No menu suspenso que aparece, selecione “Editar documentos individuais”.
A janela “Mesclar para novo documento” aparecerá. Selecione “Todos” e clique em “OK”.
Sua lista do Excel agora será mesclada com os rótulos do Word.
Tudo o que resta a fazer agora é imprimir suas etiquetas e enviar seu e-mail!
