Microsoft Office vă permite să criptați Officedocumente și fișiere PDF, permițând nimănui să nu vizualizeze fișierul decât dacă au parola. Versiunile moderne ale Office utilizează criptarea sigură pe care vă puteți baza - presupunând că setați o parolă puternică.
Instrucțiunile de mai jos se aplică Microsoft Word, PowerPoint, Excel și Access 2016, dar procesul ar trebui să fie similar în alte versiuni recente ale Office.
Cât de securizată este protecția prin parolă a Microsoft Office?
Funcțiile de protecție a parolei Microsoft Officeau primit un rap rău în trecut. De la Office 95 la Office 2003, schema de criptare a fost foarte slabă. Dacă aveți un document protejat de parolă cu Office 2003 sau o versiune anterioară, parola poate fi ocolită cu ușurință și rapid cu ajutorul unui software de cracare a parolelor disponibil pe scară largă.
Odată cu Office 2007, Microsoft a devenit mai seriosdespre securitate. Office 2007 a trecut la standardul avansat de criptare (AES) cu o cheie pe 128 de biți. Aceasta este considerată pe scară largă și înseamnă că Office utilizează acum criptarea reală și puternică pentru a vă proteja documentele atunci când setați o parolă. Am testat funcția de criptare PDF și am constatat că folosește și criptarea AES pe 128 de biți pe Office 2016.
Trebuie să ai grijă de două lucruri maripentru. În primul rând, numai parolele care criptează complet documentul sunt sigure. De asemenea, Office vă permite să setați o parolă la „Limitarea editării” unui fișier - în teorie, permițând oamenilor să vizualizeze un fișier, dar să nu îl editeze fără parolă. Acest tip de parolă poate fi ușor crăpat și eliminat, permițând oamenilor să editeze fișierul.
De asemenea, criptarea Office funcționează numai dacăsalvați în formate de documente moderne, cum ar fi .docx. Dacă salvați în formate de documente mai vechi, cum ar fi .doc, care sunt compatibile cu Office 2003 și versiunile anterioare - Office va folosi versiunea mai veche, care nu este sigură, a criptării.
Dar, atâta timp cât vă salvați fișierele în formate Office moderne și utilizați opțiunea „Criptați cu parolă” în loc de opțiunea „Restricte editarea”, documentele dvs. ar trebui să fie sigure.
Cum să protejați parola cu un document Office
Pentru a proteja parola, mai întâi, un document Officedeschide-l în Word, Excel, PowerPoint sau Access. Faceți clic pe meniul „File” din colțul din stânga sus al ecranului. În panoul Informații, faceți clic pe butonul „Protejați documentul” și selectați „Criptați cu parola”.
Butonul este numit doar „Protect Document” înMicrosoft Word, dar este numit ceva similar în alte aplicații. Căutați „Protect Workbook” în Microsoft Excel și „Protect Presentation” în Microsoft PowerPoint. În Microsoft Access, veți vedea doar un buton „Criptați cu parolă” în fila Informații. Pașii vor funcționa la fel.
NOTĂ: Dacă doriți doar să restricționați editarea documentului, puteți alege aici „Limitarea editării”, dar așa cum am spus, aceasta nu este foarte sigură și poate fi ușor ocolită. Puteți cripta mai bine documentul, dacă puteți.
LEGATE DE: Cum să creați o parolă puternică (și să vă amintiți-o)
Introduceți parola cu care doriți să criptați documentul. Vrei să alegi o parolă bună aici. Parolele slabe pot fi intuite cu ușurință prin fisurarea software-ului dacă cineva obține acces la document.
Avertizare: Veți pierde accesul la document dacă uitați vreodată parola, deci păstrați-l în siguranță! Microsoft vă sfătuiește să scrieți numele documentului și parola acestuia și să îl păstrați într-un loc sigur.
Când un document este criptat, veți vedea mesajul „Este necesară o parolă pentru a deschide acest document” pe ecranul de informații.
Data viitoare când deschideți documentul, veți vedea o casetă „Introduceți parola pentru a deschide fișierul”. Dacă nu introduceți parola corectă, nu veți putea vedea documentul deloc.
Pentru a elimina protecția de la parolă de la adocument, faceți clic pe butonul „Protejați documentul” și selectați din nou „Criptați cu parola”. Introduceți o parolă goală și faceți clic pe „OK”. Office va elimina parola din document.
Cum se creează un fișier PDF protejat prin parolă
De asemenea, puteți exporta un document Office într-un PDFfișierul și parola protejează acel fișier PDF. Documentul PDF va fi criptat cu parola pe care o oferiți. Aceasta funcționează în Microsoft Word, Excel și PowerPoint.
Pentru a face acest lucru, deschideți documentul, faceți clic pe butonul meniu „Fișier” și selectați „Export”. Faceți clic pe butonul „Creare PDF / XPS” pentru a exporta documentul ca fișier PDF.
Faceți clic pe butonul „Opțiuni” din partea de jos a ferestrei de dialog de salvare care apare. În partea de jos a ferestrei de opțiuni, activați opțiunea „Criptați documentul cu o parolă” și faceți clic pe „OK”.
Introduceți parola cu care doriți să criptați fișierul PDF, apoi faceți clic pe „OK”.
După ce ați terminat, introduceți un nume pentru fișierul PDF și faceți clic pe butonul „Publicare”. Office va exporta documentul într-un fișier PDF protejat prin parolă.
Avertizare: Nu veți putea vedea fișierul PDF dacă uitați parola. Asigurați-vă că îl urmăriți sau veți pierde accesul la fișierul dvs. PDF.
Va trebui să introduceți parola fișierului PDF cândo deschizi. De exemplu, dacă deschideți fișierul PDF în vizualizatorul PDF implicit al Microsoft Edge – Windows 10 - vi se va solicita să introduceți parola înainte de a putea să o vizualizați. Acest lucru funcționează și în alte cititoare PDF.
Această caracteristică poate ajuta la protejarea documentelor deosebit de sensibile, mai ales atunci când le depozitați pe o unitate USB sau într-un serviciu de stocare online, cum ar fi Microsoft OneDrive.
Criptare pe disc complet, cum ar fi criptare dispozitiv șiBitLocker pe un computer Windows sau FileVault pe un Mac este mai sigur și nedureros pentru protejarea tuturor documentelor de pe computer, cu toate acestea, în special dacă computerul este furat.
