Microsoft a crezut că sunt de ajutor atunci cândau setat notificări pentru e-mailurile noi. Totuși, un baraj constant de notificări vă poate perturba trenul de gândire. Puteți opri notificările complet sau, mai bine, puteți configura Outlook pentru a vă anunța doar despre e-mailuri importante.
Cum să creezi o regulă simplă
LEGATE DE: Cum dezactivați notificările desktop în Outlook 2013
Dacă trebuie să fii receptiv la anumite persoane,cum ar fi clienții, șeful sau membrii familiei dvs., puteți utiliza reguli în Outlook pentru a primi notificări doar despre anumite mesaje. Iată cum puteți configura o regulă care afișează doar notificările prin e-mail de la un anumit expeditor.
Cel mai simplu mod de a seta această regulă este de a găsi oe-mail de la persoana respectivă. Pentru acest exemplu, voi seta o regulă care să mă anunțe când primesc un e-mail de la șeful meu, deoarece e-mailurile de la șeful tău sunt întotdeauna importante, nu? Așadar, am dat clic dreapta pe e-mail de la redactorul-șef How-To Geek, Whitson Gordon, și am selectat „Reguli” și apoi „Creați o regulă” din meniul pop-up.
În caseta de dialog „Creare regulă”, selectațicondițiile în care doriți să primiți notificări despre un e-mail nou. Vreau să primesc notificări imediate despre e-mailurile primite de la Whitson, așa că selectez prima casetă de selectare.
De asemenea, selectez caseta de selectare „Trimis către” și makesigur că numele meu este selectat din lista derulantă, așa că voi primi notificări pentru e-mailurile trimise direct de la Whitson către mine. Dacă nu doriți să fiți notificați de e-mailuri unde sunteți CC sau unul dintre mai mulți destinatari, selectați „numai pentru mine” din lista derulantă „Trimis la”. Faceți clic pe „OK” după ce ați făcut alegerile.
Apare o casetă de dialog „Succes” cu o opțiune de„Executați această regulă acum la mesajele care există deja în folderul curent”. Faceți clic pe „OK”. Vreau să aflu ce e-mailuri sunt în inbox-ul meu din Whitson, așa că selectez caseta de selectare.
Va apărea caseta de dialog „Alerte mail noi”,solicitând acțiuni imediate. În prezent, am un singur e-mail de la Whitson în căsuța de e-mail, deci acesta este singurul enumerat în această casetă de dialog. Cu toate acestea, dacă ar fi mai multe e-mailuri de la Whitson, toate acestea ar fi enumerate aici. Dacă doriți să vizualizați un e-mail direct din această casetă de dialog, selectați e-mailul pe care să îl vizualizați și faceți clic pe „Deschide element”. Faceți clic pe „Închidere” pentru a închide caseta de dialog.
Caseta de dialog „Alerte noi mail” rămâne deschisă până când faceți clic pe „Închidere”, chiar și atunci când deschideți un mesaj de e-mail din caseta de dialog și apoi închideți mesajul.
Cum se creează reguli mai avansate
Când creați reguli, puteți selecta dintreopțiuni suplimentare, mai specifice decât sunt disponibile în caseta de dialog principală „Creare regulă”. Pentru a face acest lucru, deschideți caseta de dialog „Creați o regulă”, așa cum s-a descris anterior în acest articol. Apoi faceți clic pe „Opțiuni avansate”.
Primul ecran din caseta de dialog „Expert Wizard”afișează o listă de condiții detaliate pentru a verifica. Selectați casetele de selectare pentru condițiile pe care doriți să le verificați pentru notificări prin e-mail. Doresc să primesc notificări atunci când primesc e-mailuri de la Whitson, trimise doar la mine, așa că selectez acele condiții.
Textul subliniat albastru sunt link-uri pe care faceți clicspecificați valoarea (valorile) pe care doriți să o verificați în respectiva condiție. După ce selectați acea condiție, faceți clic pe legătura albastră a condiției din caseta „Pasul 2” pentru a edita valorile.
După ce ați selectat condițiile pe care doriți să le verificați, faceți clic pe „Următorul”.
Acum, selectați opțiuni pentru a indica ce ar trebui să fiefăcut cu un mesaj pe care îl primiți care corespunde condițiilor selectate. Puteți face lucruri cum ar fi să mutați mesajul într-un folder specific, să îl transmiteți unuia sau mai multor persoane, să răspundeți folosind un șablon sau să îl marcați ca citit. Vreau să primesc o alertă desktop când primesc un mesaj de e-mail de la Whitson, așa că selectez ultima opțiune din listă, „afișează o alertă desktop”. După ce ați selectat ceea ce doriți să faceți cu mesajul, faceți clic pe „Următorul”.
Următorul ecran oferă opțiuni pentru setareexcepții de la regulă, cum ar fi dacă nu doriți să primiți o notificare dacă mesajul este o invitație sau o actualizare la întâlnire. Alegeți toate excepțiile pe care doriți să le aplicați regulii dvs. și faceți clic pe „Următorul”. Nu vreau excepții, așa că pur și simplu dau clic pe „Următorul” pentru a omite acest ecran.
Ultimul ecran vă permite să specificați un nume pentruregula și setați câteva opțiuni de regulă, inclusiv una pentru „Activați această regulă” imediat. Dacă doriți să rulați imediat regula pe mesajele care sunt deja în căsuța de e-mail, selectați „Rulați această regulă acum pe mesajele deja din„ Inbox ”.
Examinați descrierea regulii de la „Pasul 3” și faceți clic pe „Finalizați” când ați terminat.
Acum, când primesc un e-mail de la Whitson, aAlerta pentru desktop se afișează pe desktopul Windows. Rețineți că acest lucru este diferit de caseta de dialog „Alerte de mail noi” - în schimb, este o notificare nativă pentru Windows. Dacă preferați acest stil de notificare, va trebui să parcurgeți „Opțiuni avansate” pentru fiecare regulă pe care o creați.
Cum să vă modificați regulile
Modificarea, ștergerea sau chiar transformarea temporarăîn afara regulilor tale este ușor. Vreau să modific regula mea pentru a afișa caseta de dialog „Alerte noi mail”, mai degrabă decât „Desktop Alert”. Pentru a face acest lucru, fac clic pe fila „Acasă”.
Faceți clic pe butonul „Reguli” din secțiunea „Mutare” și selectați „Gestionare reguli și alerte” din meniul derulant.
Se afișează caseta de dialog „Reguli și alerte” În fila „Reguli de e-mail”, faceți clic pe „Schimbă regula” și selectați „Modificați setările regulilor” din meniul derulant.
Așa cum am discutat anterior, primul ecran al ecranului„Expert Wizard” afișează o listă de condiții pe care le puteți verifica la mesajele de e-mail primite. Selecțiile pe care le-am făcut când am configurat prima dată afișarea regulilor în partea de sus a listei, iar descrierea cu setările actuale se afișează în caseta de la „Pasul 2”. Nu vreau să schimb condițiile, așa că fac clic pe „Următorul”. Dacă doriți să modificați condițiile din regula dvs., efectuați modificările și apoi faceți clic pe „Următorul”.
Pe ecran conținând acțiunile care trebuie întreprinseMesajele de e-mail primite (în funcție de condiții), dezactivez opțiunea „afișează o alertă desktop”, care se afișează în partea de sus a listei, apoi faceți clic pe „Următorul”.
Să zicem că doriți să afișați mai multîn schimb, în casă de dialog „Alerte de mail noi” în fața ta Derulați în jos în partea de jos a listei de acțiuni și selectați „afișați un mesaj specific în fereastra Alertă articol nou”. Pentru a personaliza mesajul care se afișează în caseta de dialog „Alerte noi mail”, faceți clic pe linkul „un mesaj specific” din caseta de la „Pasul 2”.
În caseta de dialog „Mesaj de alertă”, introduceți un mesaj care va fi afișat în caseta de dialog „Alerte noi mail” și faceți clic pe „OK”.
Dacă doriți să adăugați sau să eliminați excepții,faceți clic pe „Următorul” pentru a accesa lista de excepții și pentru a face modificările. Pentru a schimba numele regulii sau a modifica alte opțiuni în ultimul ecran al „Expertului de reguli”, faceți clic din nou pe „Următorul” din ecranul de excepții. Nu vreau să schimb nimic altceva, așa că dau clic pe „Finalizează” pe ecranul de acțiuni pentru a accepta modificările mele și pentru a închide „Expertul de reguli”.
V-ați întors la caseta de dialog „Reguli și alerte”. Faceți clic pe „OK” pentru a o închide. Pentru a executa imediat regula, faceți clic pe „Executați regulile acum” din partea de sus a filei „Reguli de e-mail”.
În caseta de dialog „Executați reguli acum”, în caseta „Selectați regulile de executat”, bifați caseta de selectare a regulii pe care doriți să o executați și faceți clic pe „Executați acum”.
NOTĂ: După ce ați executat regula, caseta de dialog „Executați regulile acum” nu se închide automat. Trebuie să faceți clic pe „Închidere” pentru a-l închide. Nu se închide automat caseta de dialog „Reguli și alerte”, așa că faceți clic pe „OK” pentru a o închide.
Fereastra de dialog „Alerte de mail noi” se afișează cu mesajul personalizat în partea de sus.
Funcția Reguli din Outlook oferă multeopțiuni pentru gestionarea automată a mesajelor dvs. de e-mail. Puteți să mutați anumite mesaje în directoare specifice, să efectuați acțiuni pe mesaje de e-mail cu un anumit text din subiectul subiectului sau chiar să ștergeți mesajele automat în funcție de anumite condiții. Regulile Outlook pot părea copleșitoare la început din cauza tuturor opțiunilor disponibile. Cu toate acestea, dacă știți cum doriți să gestionați anumite mesaje de e-mail, nu este atât de greu să vă creați și să gestionați propriile reguli.
